Excel基本知识

Excel 的基本知识
（一）教学目的与要求
1．了解Excel 的功能和基本特点；掌握Excel 的启动和退出方法。

2．熟悉Excel 的界面操作。

（二）教材分析与教法建议
本节主要介绍Excel 的功能与主要特点，Excel的启动和退出方法，主界面中各工具栏的主要功能等。

这些内容是以后制作电子表格的基础，大部分编辑、排版的功能都是通过工具栏中的菜单或快捷按钮来实现的。

由于Excel是一门操作实践性很强的课程，为了加强教学直观性，建议教师上课时使用大屏幕液晶投影仪或大的电视机与电脑相接，边讲边演示，效果较好；没有投影仪的学校，可以在机房上课，让学生边听边操作。

教师要给学生讲清楚Excel 仅是电子表格软件中的一种。

Excel自1985年问世以来，版本从Excel 5.0 到Excel 97 不断提高，功能变得越来越强大，制表方法更加自由方便。

课本中Excel 的启动方法有两种：常规启动和利用快捷键启动。

在安装Office97组件时，会自动生成一系列快捷图标，用户可以根据需要增加或删除某些快捷键，保留常用的快捷图标，以免占用桌面过多的空间。

这些快捷图标中肯定包括“WORD”、“EXCEL”等，只要双击Excel 的快捷图标即可进入Excel 的操作界面，并同时打开一个空文档。

在创建新文档时，可以选用以上任意一种方法。

如果在进入Excel 的同时要对某一已存在的文档进行编辑的话，最快捷的方法是单击【开始】→【文档】→【文档名】，当然必须有一个前提：文档菜单中有该文档名（Win95能显示存储最近打开过的15个文件名）。

以上每一种方法都可以进入Excel ，但每一种进入Excel 后的情形有所不同，教师在讲述过程中要加以区分。

进入Excel 后，首先看到的是主界面，教材中介绍的几个工具栏，除了菜单栏和状态栏外，其余的工具栏如常用工具栏、格式工具栏、标尺等都可以隐藏起来，用户可以根据自己的需要来设定工具栏，方法是：单击菜单栏【工具（T）】→【自定义（C）…】，或者单击【视图（V）】→【工具栏（T）】→【自定义（C）…】，屏幕都将弹出自定义对话框。

由于Excel 的操作界面与上一章Word 的界面有许多相似之处，因此教师应提示学生注意前后知识的联系，以便尽快掌握Excel 的制表方法。

讲到工作区这部分内容时，要让学生弄清工作薄、工作表、单元格和当前活动单元等概念。

由于屏幕窗口大小的限制，只能显示整个工作表的一小部分。

教师上课演示时可以通过使用水平和垂
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直滚动条（块）或滚动按钮移动窗口，并提醒学生注意观察行列号的变化。

（三）教学指导
【练习解答】
练习4-1
7. 16384、256 。

8. 3 。

9. AA 。

10. D 。

上机实习4-1
1．开机，进入Windows95窗口界面，按课本上的两种方法启动Excel 97。

2．使用滚动块或滚动按钮移动窗口，观察工作表行、列、标题等的变化。

3．用鼠标改变活动单元格，观察活动单元格与普通单元格的区别。

4．初步熟悉Excel操作界面上三大功能区和主要工具按钮。

5．完成课本上的例4-2-1至例4-2-3，掌握简单的计算方法，并学会保存“捐款统计表”。

6．学会打开已存在的“捐款统计表”文件，并能将其保存到另一个文件中。

7．试着用课本上介绍的三种方法退出Excel 。

【典型教案】
课题：EXCEL的基本知识
教学目的与要求：
掌握EXCEL的基本功能和主要特点；学会EXCEL的启动、退出方法；熟悉EXCEL的界面操作方法。

教学重点与难点：熟悉EXCEL界面操作。

教学过程：
EXCEL是当今世界最为流行的电子表格处理软件，是微软公司办公自动化套件OFFICE97家族成员之一，其中文版运行于WIN95中文版或WINNT4.0中文版环境下，具有简便、易学和功能丰富的特点。

从今天起，我们开始学习电子表格这一章内容，首先学习EXCEL的基本知识。

[板书]：第一节EXCEL的基本知识
一、Excel 的功能与主要特点
Excel 不仅具备传统电子表格软件的一般功能，例如建立报表、填充数据、打印报表等，而且还具有较强的文字处理、图表绘制、数据库管理、决策支持分析等功能。

Excel 的主要特点有：
1．工作于Windows95操作平台，具有与Microsoft应用程序相一致的操作界面，并且设有工
具栏和快捷菜单，输入工具可同时使用鼠标和键盘，操作非常简便。

对于熟悉Windows95平台操作
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的用户，很快就能操作自如。

2．能以表格的形式进行数据处理，可方便地建立、编辑表格，数据处理功能极强。

3．强大的制图功能。

能绘制多种多样的平面图形和立体图形，曲线平滑,质量较高,并能将图形与文字＼表格混排,制作出图文并茂、艳丽多彩的数据分析报告。

4．灵活的打印格式设计功能。

能根据实际需要设计页眉、页脚及页面的格式，能缩小或放大打印图表。

[板书]：二、启动
EXCEL的启动方法有多种，这里我们介绍两种：常规启动和快捷启动。

[板书]：1.常规启动
常规启动的步骤比较多，单击【开始】→【程序】→【Microsoft Excel】就可以启动EXCEL 了。

[演示]：常规启动
启动之后，首先看到的是版权申明，然后进入EXCEL主界面，在这里就可以进行表格处理了。

[板书]：2.利用快捷键启动
如果桌面上已有EXCEL的快捷图标的话，双击这一图标即可进入EXCEL主界面。

[演示]：快捷启动
如果桌面上没有建立起EXCEL的快捷图标的话，我们也可以自己建立一个，简化以后的操作。

在学习WIN95时，曾经学习过如何创建快捷方式，现在请一位同学叙述并操作一下。

[提问]：如何创建EXCEL的快捷方式？具体操作如何？
[总结]：下一次上机大家可以如法创建一个快捷键。

[板书]：三、EXCEL窗口组成
进入主界面后，可以看到里面的内容较多，现在我们来分别研究一下。

[板书]：1.标题栏
标题栏用来显示一个工作簿文件的标题，新建一个工作簿文件时，标题为“Microsoft Excel-BOOK1”，如果是打开一个已有的文件，该文件的名字就会出现在标题栏上。

鼠标左键按住标题栏拖动，可以移动EXCEL窗口，当然当窗口最大化时则无法拖动。

[板书]：2.菜单栏
菜单栏位于标题栏下方，由九个菜单项组成，单击任意菜单项都将弹出一组下拉菜单，如果要使用某一个命令，只要打开其所在的菜单，选择相应的命令即可执行。

（演示）
[例如]：要使用帮助信息，方法是：单击【帮助】，选择其中的【目录和索引】，屏幕将显示帮助主题，从中搜索所需的内容即可。

[板书]：3.常用工具栏
常用工具栏有许多按钮组成，大部分是编辑时使用的，如果不知道按钮的功能，可以将鼠标置于按钮上，稍等片刻，在按钮下方将出现提示，显示按钮的名称，使用时，单击按钮即可。

（演示）[板书]：4.格式工具栏
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与常用工具栏相似，也由许多按钮组成，这些按钮主要用于排版，在以后学习文件的排版时，我们将详细介绍每一个按钮的功能。

[板书]：5.标尺
标尺有水平和垂直两种，通过标尺，可以查看正文、图形的宽度，可以通过标尺进行排版。

[板书]：6.工作区
工作区就是一个很大的表。

工作区包括工作表名、行号、列号、滚动条、工作表标签等。

工作表是工作区中由行号右边、列号下边的区域构成。

工作表共有16384行（1--16384）、256列（Ａ－Ｚ、ＡＡ－ＩＶ），由于屏幕窗口大小的限制，只能显示工作表的一小部分，但通过使用水平和垂直滚动条或滚动按钮移动窗口，可以观察到工作表的各个部分。

一本工作簿就是一个独立的文件，它有３个预设的工作表（sheet1、sheet2和sheet3），Excel 启动后，就建立了一个空的工作薄，文件名是BOOK1.XLS，标题栏中反映就是当前工作薄的名称，打开不同的工作薄，标题栏就显示相应的工作薄名称。

单元格——工作区中的一格（即由行和列划分的方格），“单元格”（也称“单元”）是Excel 的基本工作单位，数据就是放在单元格中保存的。

为准确表示单元格的位置，每个单元格都有一个地址与之对应，例如第4行第2列的单元格地址为B4，该单元格就称为B4单元格。

当前活动单元——此单元（格）是输入焦点，即在此单元格中可以直接输入文字、数字或公式，将鼠标指针移到一个单元格，单击鼠标左键，此单元格就成为“当前活动单元”。

[板书]：7.滚动条
滚动条有水平和垂直两种，与WIN95中的滚动条类似，单击上、下移动一行；单击左右箭头，插入点左右移动一个字符。

单击滚动上方，向前翻动一屏；单击滚动块下方，向后翻动一屏。

（边讲边演示）。

[板书]：8.状态条
状态条位于最下面一行，用来显示插入点所在位置、有关命令、工具栏按钮、正在进行的操作有关信息。

[总结]：以上介绍的工具栏中，常用工具栏、格式工具栏和标尺可以根据需要显示和隐藏起来，标题栏、菜单栏、滚动条和状态栏是不可隐藏的。

[板书]：四、退出
退出Excel可用下列方法之一：
1．单击Excel操作界面右上角的“关闭”按钮；
2．单击Excel操作界面上的“文件”菜单中的“退出”命令；
3．按Alt+F4。

无论采用上面哪一种方法退出Excel，都将返回到Windows95操作平台。

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第二节工作表的建立
（一）教学目的与要求
1．使学生学会建立一张简单的工作表。

2．使学生初步学会对工作表中的数据进行简单的计算。

（二）教材分析与教法建议
本节介绍了建立一张工作表的基本方法，并对表中数据进行简单的计算。

安排上课和上机实习各1 课时。

课本中首先给出了制作一张“捐款统计表”的实例，本章下面的内容也主要围绕如何制作这张“捐款统计表”来一步一步说明Excel 软件的制表方法。

教师还应按照上一节的直观教学法，利用大屏幕投影仪边讲解边演示，把教材中三个例子的方法和步骤细细地讲授给学生，让学生对工作表的建立过程有一个初步印象，以便在他们自已上机前做到心中有数。

工作表制好后教师要提醒学生及时保存，保存文件的目的有两个：一是可以将电脑内存中工作表存到磁盘中，以便将来使用或修改，二是为了防止因突然停电等意外事故而使得所输入的数据丢失。

课本中的思考题可让学生在上机实习后完成，教师不必着急提问解释，学生带着问题去上机实践操作，得出的思考题答案可能更为有意义。

（三）教学指导
【上机】
上机实习4-2
1．开机，进入Excel 的基本操作界面，打开“捐款统计表”文件。

2．完成课本中的例4-3-1至例4-3-3，学会数据修改、插入和删除的基本方法。

3．完成课本中的例4-3-4和例4-3-5，使用“自动求和”函数和计算公式“复制”两种方法对“捐款统计表”文件进行合计。

4．完成课本上的例4-3-6和例4-3-7，注意数据排序前后表中格式的变化。

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第三节工作表的编辑
（一）教学目的与要求
1．使学生学会在工作表中修改、插入和删除数据。

2．使学生学会运用自动求和函数和公式复制对工作表中的数据进行计算。

3．使学生掌握工作表的文字编辑功能。

（二）教材分析与教法建议
工作表的编辑既是本章的重点，也是本章的难点，熟悉数据操作和文字编辑方法并灵活运用是掌握Excel 的关键。

本节共分两部分内容，第一部分着重介绍了数据操作中的数据修改、插入和删除、自动求和函数的运用及计算公式的复制、数据排序等；第二部分是文字编辑，主要介绍了剪切、复制、粘贴、清除等功能。

容量较大，涉及到的知识点也较多，因此，在教学中应仔细讲解。

上课要采取边讲边演示的教学方法。

讲到“数据插入”时，课本中只介绍了“行”插入，教师不妨顺便再介绍“列”插入和单个数据插入等，以拓宽学生的知识面。

“数据删除”除了可用“编辑”菜单中“删除”命令之外，还可以用键盘中的DEL键实现。

具体方法是选定要删除的内容，然后按键盘中DEL 键即可。

关于“自动求和函数的运用”，教师要提醒学生注意计算范围的变化，不符合要求时应及时修正，这是使用“自动求和”函数不足的地方。

而“计算公式的复制”更是一种高效的计算方法，学生应认真掌握并学会灵活运用。

“数据排序”有升序和降序两种排列方法，只要按课本中步骤讲解，学生会很容易掌握的。

“剪切”和“复制”两个命令相同点在于都是把选定的内容先放到“剪贴板”上，不同点在于“剪切”是把有关内容从一个地方转移到另一个地方，而“复制”则是原内容在老地方和新地方都存在。

（三）教学指导
【上机】
上机实习4-3
1．开机，进入Excel 操作界面，打开“捐款统计表”文件。

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2．熟悉剪切、复制、粘贴、清除、改变字体设置等操作，
3．完成课本中的例4-3-8至例4-3-11。

4．如果有打印机可依据课本上的方法将“计算结果”文件打印出来。

5．根据前面已学过的Excel 的知识，把下面这张“学生成绩统计表”输入微机中，分别用“自动求和”函数和“计算公式”复制两种方法计算出每个学生的总分并按总分高低排序打印出来。

第四节工作表的打印
（一）教学目的与要求
使学生学会打印简单的工作表。

（二）教材分析与教法建议
本节内容比较简单，可以与前一节内容合起来上，也可以把页面设置和打印预览的内容演示给学生看，要求学生能把前一节完成的“捐款统计表”文件用打印机打印出来。

（三）教学指导
【参考资料】
尽管Excel 不是为处理文书而设计的软件，但由于很多时候需要打印出工作的全部或部分，因此也需要具有页面设置及打印方面的功能。

下面介绍Excel 页面设置和打印预览等内容。

一、页面设置
“页面设置”是指先对打印参数进行设置或改变，打印工作表时会按照新的设置进行打印。

“页
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面设置”在“页面设置”对话框中进行，为此要使“页面设置”对话框先出现。

操作如下：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，出现“页面设置”对话框。

如果在设置或修改了“页面设置”对话框中的内容或参数以后与文件本身一起存储，则这种修改是永久性，直到再次修改为止。

1．页面卡片
“页面”卡片包括打印纸张的方向、缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码等参数的设置。

具体操作方法如下：
①在页面设置对话框中单击“横向”按钮，再单击“确定”按钮，即将打印方向由“纵向”打印改变为“横向”打印。

②修改“缩放比例”栏中的数字（默认值为100%）就可以改变打印比例，比如在此栏中删除原来的数字，输入新的数字（比如，输入50），再单击“确定”按钮，则设置打印比例为50%，即为正常大小（100%）的一半。

③单击“纸张大小”栏的下拉按钮，出现一个下拉列表，选择一种打印纸，比如选择“Legal 8 1/2×14英寸”，再单击“确定”按钮，就设置了另外一种打印纸张。

④单击“打印质量”栏的下拉按钮，出现一个下拉列表，可以选择一种打印质量。

比如选择“150 dpi”或“75 dpi”，再单击“确定”按钮，就设置了另外一种打印质量。

设置的dpi数值越大，打印质量越好。

⑤将光标置于“起始页码”栏的输入框中，删除“自动”二字，输入打印起始页码（比如，输入数字5），再单击“确定”按钮，就使得打印程序工作表的第5页开始打印。

上述各参数可以单个设置，也可以同时设置几个或全部重新设置。

这些参数一旦重新设置就对整个工作簿产生影响。

2．页边距卡片
“页边距”卡片的作用主要是设置打印内容与页面各边界的距离，也就是需要在页面的上下、左右各留出多少空白。

单击“页面设置”对话框中的“页边距”按钮，即出现“页边距”卡片的内容。

修改“页边距”卡版中各参数的具体方法如下：
①将光标置于“上”栏（即上边栏）的输入框中，删除原来的数字，输入新的数字（比如，输入数字5），再单击“确定”按钮，则将上边界留出5厘米的空白。

注意：系统默认的单位是厘米。

修改下边界、左边界、右边界、页眉（含义见下一小节）距上边界、页脚（含义见下一小节）
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距下边界的方法与上述修改上边界的方法相似。

②单击“居中方式”栏中的“水平居中”按钮，再单击“确定”按钮，则使得打印内容在水平方向上位于页面的中央。

③单击“居中方式”栏中的“垂直居中”按钮，再单击“确定”按钮，则使得打印内容在垂直方向上位于页面的中央。

上述各／参数可以单个设置，也可以同时设置几个或全部重新设置。

这些参数一旦重新设置就对整个文件产生影响。

3．页眉／页脚卡片
“页眉”和“页脚”都不属于工作表的正文，但它们可以在打印时出现在打印页面上。

“页眉”出现在页面正文的上部，故称为“页眉”；而“页脚”则出现在页面正文的下部，故称为“页脚”。

“页眉”或“页脚”一旦设置，将出现在每一个打印页面上，因此不需要为每一打印页面重新设置“页眉”或“页脚”。

单击“页面设置”对话框中的“页眉／页脚”按钮，即出现“页眉／页脚”卡片的内容。

下面分别介绍设置或修改“页眉／页脚”的方法。

可以利用“页眉”栏列表中的内容设置或修改“页眉”，也可以利用“自定义页眉”按钮设置或修改“页眉”。

利用“页眉”栏列表中的内容设置“页眉”的具体操作方法如下：
①单击“页眉”栏的下拉按钮，出现下拉列表。

②在下拉列表中选择一个选项，比如选择“捐款统计表”。

③单击“确定”按钮，即重新设置了“页眉”的内容。

利用“页眉／页脚”卡片中的“自定义页眉”按钮修改“页眉”的具体操作方法如下：
①单击“自定义页眉”按钮，出现“页眉”对话框。

②在“页眉”对话框中，将“页眉”划分为左、中、右3部分，每一部分都可以进行修改。

③单击“页眉”对话框中的“确定”按钮。

④单击“页面设置”对话框中的“确定”按钮，最后确定修改结果。

可以利用“页脚”栏列表中的内容制作或修改“页脚”，也可以利用“自定义页脚”按钮制作或修改“页脚”。

利用“页脚”栏列表中的内容修改“页脚”的具体操作方法如下：
①单击“页脚”栏的下拉按钮，出现下拉列表。

②在下拉表中选择一个选项，比如选择“第１页，共？页”。

③单击“确定”按钮，即重新设置了“页脚”的内容。

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二、打印预览
有时为了节省打印时间和纸张，可以预先在电脑屏幕上看看打印效果。

Excel 提供了“打印预览”功能来满足这个要求。

“打印预览”所看到的效果除了版面大小与实际版面有年差别外，其他效果都是一致的。

另外，在“页面设置”对话框中对参数进行修改并单击“确定”按钮后，也可以使用“打印预览”功能来查看修改后的参数的作用效果。

“打印预览”的具体操作如下：
①选择要进行“打印预览”的工作表，单击常用工具栏中的“打印预览”按钮，出现“打印预览”窗口
②单击“打印预览”窗口中的“下页”按钮，系统显示下一页的预览画面，单击“打印预览”窗口中的“上页”按钮，系统显示上一页的预览画面。

注意：可以使用滚动条前后滚动“打印预览”窗口中的内容，而且速度快。

③单击“打印预览”窗口中的“缩放”按钮，则将预览画面放大，再次单击“缩放”按钮将缩小预览画面。

④单击“打印预览”窗口中的“打印”按钮，将返回到基本操作界面并显示“打印”对话框，打印完成后不会回到“打印预览”窗口。

⑤单击“打印预览”窗口中的“设置”按钮，将显示“页面设置”对话框，这时可以修改各种打印参数，具体修改方法请参阅前面“页面设置”一节中的内容。

⑥单击“打印预览”窗口中的“页边距”按钮，将出现修改页边距画面，这时可以通过非数值的方法修改页边距。

⑦如果要修改上边距，则将鼠标箭头移到上边距线上的小黑块处（上边第2线上的小黑块，左边或右边的都可以），使鼠标光标变为上下箭头的光标，按下鼠标键不放，向上或向下拖动鼠标，到达满意的位置时释放鼠标键。

修改下边距的方法与此相似。

⑧如果要修改左边距，则将鼠标箭头移到左边距线上的小黑块处（左边第１线上的小黑块，上边或下边的的都可以），使鼠标光标变为左右箭头的光标，按下鼠标键不放，向左或向右拖动鼠标，到达满意的位置时释放鼠标键。

修改右边距的方法与此相似。

⑨单击“打印预览”窗口中的“帮助”按钮，系统显示相关的帮助窗口。

⑩.单击“打印预览”窗口中的“关闭”按钮，系统关闭“打印预览”窗口，返回基本操作界面。

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