厦门市建设工程文件归档整理规定(定稿)

厦门市建设与管理局关于印发《厦门市建设工程文件归档整理规定》的通知

各区建设局、各建设、勘察、设计、施工、监理单位：

为规范我市城建档案管理，提高城建档案案卷和电子档案质量，现将《厦门市建设工程文件归档管理规定》印发给你们，请遵照执行。

二○一二年二月十三日

厦门市建设工程文件归档整理规定

为加强城建档案管理，确保城建档案案卷和电子档案的质量，维护城建档案的完整与安全，便于档案的管理与利用，根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）和《厦门市建设与管理局关于施行建设工程电子文件归档和完善竣工档案工作的通知》（厦建办…2011‟11号）等规范和文件精神，结合我市具体情况制定本规定。

一、归档范围

工程文件的具体归档范围按《厦门市建设与管理局关于施行建设工程电子文件归档和完善竣工档案工作的通知》（厦建办…2011‟11号）的规定执行。

二、组卷要求

1、组卷要遵循文件的形成规律，保持卷内的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、向城建档案馆报送的工程文件应是原件，且齐全、完整、系统、准确、签章手续完备。

3、案卷内文件必须准确地反映城市规划、建设、管理等活动的真实内容。

4、竣工图应与实际图样一致，由设计单位出图（有设计单位的出图章）再加盖竣工图章成为竣工图，由施工单位编制的竣工图使用竣工底图图标。

5、案卷不宜过厚，每卷文字案卷内装文件材料不超过180页、厚度不超过20mm，每卷图纸案卷厚度不超过30mm。

三、案卷内文件材料的排列

1、建设工程文件材料按单位工程组卷，以工程准备阶段、监理、施工、竣工验收文件材料和竣工图的顺序排列。

2、卷内文件按事项、专业排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3、竣工图按综合、专业竣工图的顺序，同专业图纸按图号排列。

四、编目要求

1、每份文件填写一条目录，文件题名由建设单位名称+工程名称+文件标题的全称组成。

2、卷内目录中案卷编号应与总目录中的案卷编号相对应；“序号”按流水号从“1”开始编号，不足3位的在流水号前用“0”补足；“文件编号”填写文件原有的文号或图号；“责任者”填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时应选择两个主要责任者，其余用“等”代

替；“日期”填写文件的形成日期，用8位数字表示；“页次”填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

3、单面书写的文件页码编写在右下角，双面书写的文件页码编写在正面右下角和背面左下角，折叠后的图纸页码编写在展开后的右下角。

五、编写要求

1、案卷内文件制作与材料书写必须符合长期保存的要求。案卷封面应采用计算机打印，案卷正面的“案卷题名”使用楷体加粗二号字体，“档号”、“档案馆代号”、“编制单位”、“编制日期”等其它所有栏目使用楷体加粗小三号字体，案卷脊背处的“档号”、“案卷题名”、“案卷编号”使用楷体加粗小四号字体。

2、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，应包括建设单位名称、工程名称、专业名称和卷内文件的内容。

六、整理装盒要求

1、文字案卷采用内装订装盒的形式，便于保管和利用。

2、案卷装盒前应去掉文件材料上的金属物，对破损、幅面较小的文件材料应在空白纸上裱糊后方可装盒，需作文字说明的要记载清楚。

3、案卷内不同幅面的图纸应统一折叠为297mm×210mm幅面，折叠采用手风琴式，图标栏露在外面，图纸不装订。

七、电子档案要求

报送的电子文件内容应与纸质档案一致，电子档案可以是原始电子文件或纸质档案扫描件。原始电子文件应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）要求，内嵌的电子签章应合法有效。报

送的电子档案应符合以下质量要求：

1、建设工程电子档案应按单个工程（项目）报送，同一工程（项目）的电子档案必须存储在同一载体上。

2、电子档案的载体应采用一次写光盘，并标有载体编号。报送单位应保证所移交载体的安全性，确保内容无病毒、外观无损伤。

3、同一工程（项目）的电子档案文件应放在同一个文件夹内，文件夹以工程（项目）名称命名。电子档案文件以“案卷号+文件序号+文件题名”命名，案卷号（该案卷在本工程（项目）中的排列次序号）为5位数字，文件序号（该份文件在本案卷中的排列次序号）为3位数字。如：“00005003某建设单位关于某某项目的监理文件”，是该项目档案中第5份案卷内第3份文件的扫描件名称。

4、纸质档案扫描应符合以下要求：

（1）使用24位彩色模式、200dpi分辨率，按1:1的比例进行扫描，文件格式为TIFF。

（2）每份文件扫描成一个TIFF文件，每张A0及以下幅面图纸扫描成一个TIFF文件，超过A0幅面的图纸可降低图像质量位数（例如采用8位索引彩色）进行分区扫描，再将多个分区图像合并为一个TIFF 文件。

（3）扫描件内容应与相对应的纸质档案完全相同，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。在纸质档案文字偏小、密集、模糊等特殊情况下，可适当提高分辨率进行扫描。

（4）扫描的图像应保持原件幅面尺寸并进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量，节省存储空间。

八、城市地下管线工程档案归档要求

1、城市地下管线工程档案归档内容应严格按《厦门市地下管线工程档案管理办法》（市府令112号）的规定执行。

2、城市地下管线工程档案电子文件应单独刻录成光盘，文件的命名方式与其他电子档案文件的命名方式相同。

九、声像档案归档要求

1、声像档案随普通纸质档案一起报送。

2、声像档案应主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。

3、照片档案应体现工程竣工后的外观、地理位置，并包含该工程的文字说明（项目级著录单）。

4、数码照片影像光学分辨率不得小于1000万有效像素。

十、实施

本规定自2012年5月1日起施行，我局以前印发的文件与本规定不一致的，以本规定为准。