11第十一章 明清档案的管理

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第十一章 明清档案的管理
第一节 明清档案的构成和沿革
历史档案是我国文化遗产中一个重要组成部分。由 于历史上政治的和自然的原因，宋元以前的档案留存下 来的不多，只有明清以后的档案被大量保存下来。 一、明清档案的构成 我国各级档案馆现存的明清档案，主要是明清王朝 在其统治活动中形成的官方文件。文件的时限包括明代 朱元璋称帝（1368年）到李自成推翻明统治（1644年） 为止，共计经历17朝，277年；清代从顺治帝开始（1644 年）到宣统皇帝离宫（1911年）为止，共经历10朝，268 年。 现存明清档案从形成单位而言，分为明清中央国家 机关档案和地方政权档案，以国家机关档案为主。
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（三）组成保管单位 明清档案的保管单位有件、卷、册、包、盒等，形 式不一，大小各异。 1949年以前整理的档案，重要的文件都是按件登记， 如诏、诰、敕、硃批奏折、题本等，都是在分类之后， 逐件编号登目。一般文件多采用包或盒。 1949年以后整理的档案，分类之后，多数都组了卷。 立卷是根据不同的文件，灵活地采用问题、文种、作者 、地区、时间收发文机关等不同特征进行的，分“详细 立卷”和“简单立卷”两种。 “详细立卷”卷内文件须逐件摘由、排列编号，并 制有“卷内文件目录”和“备考表”。 “简单立卷” 卷内文件仅排列顺序，另外附一个“ 备考表”就可以了。
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中国第一历史档案馆是保存清代档案最多﹑最集中的地方。 它收藏有清朝中央机构及地方官衙﹑个人﹑王府的档案﹐共约 九百多万件。在时间上起于清入关前1607年﹐止于宣统三年 (1911)。此外﹐清朝末代皇帝溥仪退位后住在紫禁城及寄居天 津时期的档案亦包括在内。 档案的种类和名称包括有皇帝发布的命令文书﹐如制﹑诏 ﹑诰﹑敕﹑谕﹑旨等﹔有官员向皇帝的奏报文书﹐如题本﹑奏 折﹑贺表﹑笺文等﹔有记载皇帝言行和政务活动的档案﹐如起 居注﹑实录﹑圣训﹑本纪﹑方略等﹔有记载皇室和皇族事务的 档案﹐如玉牒﹑星源吉庆﹑皇册等﹔有各衙门之间的来往文书 ﹐如咨文﹑移会﹑札﹑禀﹑呈﹑函等﹔有外交文书--照会等﹔ 此外还有电报﹑舆图﹑史书﹑清册﹑各种档册﹑人物传记等。 这些档案﹐绝大部分使用汉文或满汉文合璧书写﹐有一部 分专用满文的﹐也有少数使用蒙﹑藏等少数民族文字书写。此 外还有英﹑法﹑俄﹑日等外文档案。 这些档案史料内容丰富﹐几乎包括了政治﹑经济﹑军事﹑ 外交﹑文化﹑教育﹑艺术﹑天文﹑地理﹑气象﹑民族﹑外国侵 略﹑人民革命运动以至宫廷生活﹑典章制度等各个方面。
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二、明清档案的沿革 明清两代是我国封建社会最后两个王朝，也是封建君主 专制高度发展的时期。明清王朝非常重视文件的作用，以公 文作为联系国家机器各部分的纽带和推行封建政令的工具。 因此，明清两代都规定有严格的文书、档案制度。 但由于诸多因素，明清档案文件的损失也是相当严重的。 表现在以下各方面： 1、鸦片战争以后，清代档案被八国联军以及沙俄等列 强焚毁、掠抢严重。 2、北洋军阀对清代档案的破坏。 3、官方或地方政府对清代档案的保管不善以及被劫盗 严重。 4、清代档案的搬运、转移等也使损失增加。 “八千麻袋事件”：1921年，北洋政府时期，历史博物 馆因经费紧张，除留有一部分较好档案外，其余部分以4000 银元共装了八千条麻袋（15万斤）卖给了西单大街同懋增纸 店，准备造纸，形成了震惊中外的“八千麻袋事件”。
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中国第一历史档案馆所存的明代档案﹐有洪武﹑永乐 ﹑宣德﹑成化﹑正德﹑嘉靖﹑隆庆﹑万历﹑泰昌﹑天启﹑ 崇祯等朝。而以天启﹑崇祯朝为最多。其中最早的是洪武 三年徽州祁门县住民的户口单﹐最晚的是崇祯十七年反映 明清战争及明末农民战争方面的文件﹐另外还有四件是南 明弘光朝的官文书。 明档案的文种繁多。有皇帝的敕谕﹑诰命﹑铁券﹐各 衙门或官员个人的题行稿﹑题本﹑奏本﹑揭帖﹑奏表﹑呈 文﹑禀文﹑启本﹑手本﹑塘报﹑咨文﹑札付﹑舆图﹑簿册 ﹑契约﹑税票﹑户口单﹑状纸﹑宝钞以及实录﹑圣训﹑明 会要﹑明会典﹑明国史稿等官修书的残本﹐也还有少数私 人的著述如:明史纲目稿﹑明通鉴纲目稿﹑人物传记及奏 议之类的手抄本等。其中以兵部的题行稿即发文稿以及科 钞题本﹑奏本为最多﹐共计有三千一百余件﹐约占该馆现 存明代档案的百分之八十五以上﹐其次是一些武职选簿等 各种簿册。
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3、修复 明清档案的修复工作，就是档案的修裱与复制工作。 明清档案因年代久远，虫蛀、霉烂、破损比较严重，如不 进行修裱则无法被研究利用。 明清档案的修裱工作包括托 裱、修补以及装订。 复制档案则有三种方法：一是临摹复制；二是静电复 印和照像；三是缩微复制。中国档案馆自1980年至1995年 ，已经修裱霉烂虫蛀档案512447张、舆图2915平方公尺。 摄制缩微胶卷132535791拍，复印还原档案2384895张。这 不但有效地保护了明清档案，而且方便了查阅利用档案。 同时还要做好明清档案的统计工作。主要有：一是档 案状况的各项统计（如档案数量、长度统计表、馆藏档案 全宗一览表、档案整理状况统计表、档案残破情况统计表 等）；二是档案工作情况的各项统计（如征集档案统计表 、档案利用情况统计表）；三是档案工作人员各种档案统 计表册；四是档案装备、各种机器、办公用具等统计表； 五是档案事业费用统计表，等等。
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（二）明清文书产生的过程，充分反映了封建君主极端专 制主义的统治 现存的明清档案证实，所有的档案材料都是有各个级 别的不同阶层的人员所形成的，不可随意的形成相关档案 材料。 （三）明清王朝建立了我国封建社会最完备的文书、档案 制度，为我们留下了数量浩瀚、内容丰富的史料 明清两代从中央到地方，都有健全的文书处理机构、 档案制度。而且各级政府还有严格的档案保密制度和录副 汇抄制度，为相关档案资料得以保存至今打下了良好的基 础。 （四）明清档案，特别是清代档案，由多民族文字的文件 组成 ，它反映了我们统一的多民族国家的巩固和发展 明清档案的文字以汉文为主，同时保存了大量的满、 蒙、藏、回等少数民族文字以及英、法等西方文字。说明 了对全国的管理和对外交流的事件。
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二、明清档案的整理与编目 明清档案的整理工作，可分完整文件加工整理和对零 散文件整理两种。加工整理应根据原整理的基础情况，采 用相应的方法和程序。 整理零散文件，一般依下列程序进行： （一）区分全宗 区分全宗就是档案馆所藏全部档案的第一层分类。档 案的分类应以保持文件的历史联系为原则。 全宗原则在历史档案中也是适用的。不过历史档案的 全宗和现行机关档案全宗的划分有所不同。历史档案的全 宗，不仅指一个衙署或某个官员所形成的全部档案，而且 还指在历史形成的具有密切联系的一宗档案，不管这种联 系是文书处理过程中形成的，还是在管理这些档案的长期 过程中形成的联系，都可以构成一个全宗。
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第三节 明清档案管理的原则和要求
一、以历史唯物主义为指导 思想管理明清档案 由于明清档案具有明显的封建阶级 性，所以在管理明清档案时，必须以历史唯物主义为指导思 想，才能正确地认识它，管好它并利用它。 二、保持历史档案的原貌 为了维护明清档案的真实性，在管理工作中应该力求保 持明清档案的历史原貌，维护明清档案本身所固有的次序， 按照文件在处理过程中所形成的自然联系进行分类管理。 三、充分利用原有基础 有些已整的档案，如有不便管理和使用的明显缺陷，可 在原基础上进行必要的加工，或采用其他方法如通过检索工 具来弥补。 四、管理档案与研究工作结合进行 为不断提高明清档案的管理水平，应加强研究工作。管 理明清档案的研究工作包括两方面的内容：一是对历史档案 管理业务的研究，诸如明清两代的官制、文书制度和历史档案 的收集、整理、保管方法等等；二是结合所管档案的内容，进行 印证历史、考证史料等方面的研究工作。
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第四节 明清档案的管理方法
一、明清档案的征集与维护 1、征集
明清档案不但距今年代久远，而且流散遗失十分严重。 现存的明清档案，虽然绝大部分已经集中起来，得到妥善
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的保管。 要做好明清档案的收集工作，首先要熟悉明清档案的 变迁历史，调查明清档案散存在国内外的状况，然后有计 划地向收藏明清档案的机关、团体、学校、图书馆、博物 馆、书店以及个人进行征集收购。或收回原物；或复制副 本；或拍摄成缩微胶片。对流散在国外的档案要通过外交途 径，或民间往来的方式，采取适当的办法进行征集工作。 对要征集的档案，要经过鉴定、辨别真伪、评定价值 、经有关领导批准后，方可接收。对捐赠和移交档案资料 的单位和个人，可给以适当的奖励和酬谢。对收购的档案 和资料要按质议价。中国第一历史档案馆拟设立征集档案 基金，要专款专用，任何开支不得挪用。
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档案征集到馆后，要登记档案的来源、种类、数量、价值、 征集费用等，然后进行消毒处理，再按全宗统一保管，如需要 整理，通知整理组纳入工作计划进行整理。 2、保管 明清档案的保管工作，是防止与限制毁坏档案的各种因素， 尽量延长文件的寿命，确保档案的安全。损坏档案的因素不外 乎有两个方面：一是自然的因素，如虫蛀、潮湿、光照、尘土 等；二是人为的因素，如盗窃、剪裁、涂改、磨损等。 为了改善档案的保管条件，1975年在紫禁城的西华门内新建了 8000平方米的古建筑形式库房大楼。随后又将库房的窗户一律 用石岩绵封闭，变成了防风、防尘、放光、防虫的密闭库房。 为了提高库房使用率，又安装了安全密闭、防光防尘、美观协 调的密集排架，安装了新型空调设备，加添了防火的烟雾报警 器。建立了对档案资料库的遥控和电脑中心控制系统。设有温 湿度自动记录仪并安装了闭路电视，以便于监督管理。 现在，库房管理实行安全责任制，按库定人。保管员每天 都要检查库房的温湿度，温度一般保持在20°C±2°C，相对 温湿度保持在50°C±2°C,。经常清扫地面、框架，以保持库 房的清洁。
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(二）全宗内档案的分类 清代档案各全宗内档案文件的分类有： 1、按文件名称分类； 2、按机构分类； 3、按问题分类； 4、按年代分类（各大类之下，再分属类、项、目、 子目等）。 划分类目时应注意以下几点： ①类目的设置应以保持文件的历史联系和便于利用为 原则； ②划分必须以所整理档案的共同基本属性为根据。每 一层分类必须取一个标准，否则，采取二个或两个以上的 标准就会造成紊乱，使同类列不能互相排斥。
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第二节 明清档案的特点和作用
一、明清档案的特点 （一）明清档案的阶级性 明清时代，在行文体制上有严格的等级制度。 明时，规定凡上达下，谓之诏、制、册文、谕、等； 凡下达上，谓之题、奏、表、文册等。官署文件的程式及 使用范围也由规定。凡官署上行文用咨呈、呈状、申状、 牒呈、牒上等；下行文用照会、札付、下帖、故牒等；平 行文用平咨、平关、平牒等。 清时初期继承了明的惯例，后又有所增减。如对农民 起义称之为贼、匪等。 所有这些都充分说明了封建王朝对各个阶层的统治以 及对文化所采取的专制主义政策。
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二、明清档案的作用 （一）研究明清历史的第一手材料 研究明清历史必须占有丰富的史料。史料当中，有各 种史书、官修典籍、私人著述及档案、文物等，其中档案 便是可靠地第一手资料。利用档案材料不仅可以编纂史籍 ，同时还可以印证史籍。 （二）我国进行国际交往、生产建设和科学研究的参考材 料 明清档案中，有大量文件和地图，载明我国的领土海 疆和历史活动。通过这些档案材料可以揭露别有用心的国 家的阴谋，还原历史真相。 （三）价值极其珍贵的文化财富 翔实的档案材料是我国悠久历史的记录和文明古国的 象征，是世界上不可多得的文化财产。