单据流转方案设计20140106

A：由共享服务中心统一负责 单据管理、凭证装订，能够确 保电子影像与原始单据无差异， 减少 能够规范档案管理。
B：企业内部保管原始单据， 不利于档案的集中管理，也不 利于统一凭证装订质量标准， 但便于税务及审计检查。
30
为减少企业财务人员的工作量，降低 企业财务人员与FSSC 凭证打印与装订 事宜的沟通成本，兼顾提升单据和凭 证等档案管理的规范化目标。 对企业注册地财税、审计等制度对档 案保管有特殊要求的企业，可由FSSC 定期整理完整的凭证档案寄回企业档 案室归档。
原则
3. 明确对会计信息真实性、完整性、安全性负责的责任主体；
4. 尽量减少单据的交互环节与频率；
5. 会计日常核算工作尽量纳入共享服务，从而使得企业财务人员从会 计日常核算工作中最大程度解放出来，将更多精力用于财务管理和分 析工作，提升工作价值。
1. 企业每年需要进行税务稽查、外部审计的次数；
依据
FSSC 扫描影像件 （定期寄回
企业档案室）
应用单位
单据接收
初审
FSSC派驻 企业当地 财务人员 FSSC派驻 企业当地 财务人员
邮寄
扫描后 邮寄到 FSSC
扫描
FSSC派驻 企业当地 财务人员 FSSC派驻 企业当地 财务人员
发起请求
业务人员、 部门预算人 员
中兴通讯财 FSSC派驻 务共享服务 企业当地 财务人员 中心 新华保险、 FSSC派驻 金蝶软件财 企业当地 务共享服务 财务人员 中心 拜耳亚太区 财务共享服 FSSC 务中心
不邮寄
业务或FSSC 各地企业 派驻企业当 扫描影像件 进行归档 地财务人员 保管 FSSC 完成扫描同 时自动创建 （OCR） FSSC 扫描影像件 （定期寄回
企业档案室）
FSSC
邮寄到 FSSC
FSSC
国际惯例
FSSC
FSSC
邮寄到 FSSC
FSSC
FSSC
扫描影像件
FSSC （对有特殊 档案归集要 求的国家， 档案定期寄 回企业）
19
单据流转设计-行业应用补充内容
一、邮寄的平均时长
因为集中邮寄的业务量稳定，可以通过投标方式选择邮寄供应商。单据收集之后，从企业邮
寄到FSSC的邮寄时长根据路程远近和邮寄供应商的不同，时间跨度略有不同。 异地邮寄时长可以控制在2天之内，同一地区的单据可以采用内部车辆派送的方式，灵活机动， 易于控制，邮寄时长可以控制在一天之内。 二：邮件丢失的应急处理方式 对于增值税发票丢失的情况，可以参照《国税发2006 156号文》第二十八条规定进行处理。 涉及已认证发票需要出具已抄报税证明、未抵扣发票重开及税金承担事宜，重点在于与企业注
册地税务部门的沟通和协调。
对于其他原始单据丢失的情况，主要依据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国 档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况进行处理，重点是防患于 未然。 如其他原始单据丢失，拜耳的实际操作是由当事人出具情况说明，主管经理、财务经理、 总经理逐层审批，主要涉及负责人的责任承担问题。
FSSC 财务会计
根据影 像文件 过账 凭证打 印、装 订归档
FSSC 打印归档组
单据流转设计场景四：增值税抵扣联流转方式
单据接收 VAT发票 整理 发票验证 单据扫描 发票过账 发票认证 发票归档
FSSC 单据收集组
收到原 始单据
拆分VAT 发票抵 扣联
抵扣联
VAT发票 认证
系统开发中需 要增加增值税 发票号与服务 请求、记账凭 证号的关联。
销售方财务人员
提交服 务请求
邮寄原 始单据
销售方提交交易时，自动 创建服务请求给共享中心， 采购方财务/业务人员 请求与交易单据号匹配 登记签 收、整 理 FSSC 单据收集组
采购方审核关联交易时，可 通过影像查看功能，调用扫 描影像文件，同时在审核关 联交易单据时补录入账需要 的信息(PO/成本中心等）
企业财务人员
收集整 理单据
审核单 据真实 性
邮寄原 始单据
FSSC 单据收集组
复核请 求和原 始单据
FSSC 单据扫描组 系统自 动创建 请求 主要差异在于：企业财务人员先提供原始 单据影像文件，FSSC根据企业提供的影像 文件过账，待收到企业邮寄的原始单据后 正式扫描入影像系统。
34
扫描原 始单据
FSSC
税务岗
记账联
FSSC 单据扫描组 扫描原 始单据 根据记 账联扫 描件过 账 VAT发票 归档
FSSC 财务会计
FSSC 打印归档组
35
17
填写单据 交接清单
FSSC 单据收集组
核对交接 清单与原 始单据
按业务类 别整理原 始单据
FSSC 单据扫描组
扫描原始 单据
FSSC 财务会计
根据票据 影像过账
FSSC 打印归档组
32
凭证打印、 装订归档
单据流转设计场景二：集团内部采购方单据流转方式（待确认）
发起请求 邮寄 单据接收 初审 扫描 凭证过账 打印归档
试点期间建议采用方案A。
单据流转设计-目录
一、背景介绍 二、行业应用情况介绍 附件：支持文件 三、单据流转方案比较分析 四、试点阶段单据流转方案
31
单据流转设计一：日常业务单据的流转方式
收集、初审 邮寄 FSSC签收 分类整理 扫描 凭证过账 打印归档
企业财务人员
收集整理 单据，做 单据真实 性审查
方案建议
目前共享服务中心行业内的通用方式 是依据扫描影像入账。 依据影像文件记账，可以实现异地支 持和无纸化办公，系统线上操作，提 高效率的同时，减少单据内部流转， 降低了单据丢失几率。 试点阶段建议采用方式A。
FSSC 记账
A：根据原始 单据影像记账
B：根据原件 记账
打印 归档
A：FSSC B：企业财务
2. 财政部已经开始进行会计电子档案管理的研究和探索，这将为财务共 享模式下的会计档案集中管理提供政策支持。
16
单据流转设计-目录
一、背景介绍 二、行业应用情况介绍 附件：支持文件 三、单据流转方案比较分析 四、试点阶段单据流转方案
14
单据流转设计-单据流转方式行业应用情况
FSSC 打印归档 记账依据
•
单据流转方式将影响财务工作运营效率提升目标的实现；
•
单据流转方式决定了企业与共享服务中心间风险转移和职责划分；
•
单据流转方式将对财务共享服务中心技术平台自动化解决方案提出要求；
•
会计档案的存储地点将影响内外部监管、审计配合工作方式和责任主体的选择。
15
单据流转设计-方案设计的原则与依据
1. 符合中国会计政策要求及中石化实际情况； 2. 满足会计核算及时性要求（尤其是月末、年末等特殊时点）；
20
单据流转设计-目录
一、背景介绍 二、行业应用情况介绍 附件：支持文件 三、单据流转方案比较分析 四、试点阶段单据流转方案
14
单据流转设计-单据流转方案比较分析
流转 环节 方式 优缺点分析 方案建议
单据 接收
A：企业财务
B：FSSC
A： 便于单据传递，能够保 证入账信息匹配度和完整性， 试点阶段，由企业财务负责收集单据 减轻了业务人员的工作量， 可以更好地保证入账信息有效性和完 避免了问题单据的反复交接。 整性，有利于FSSC与企业业务平稳完 成知识迁移。 B：对业务人员提交入账信 息匹配度和完整性的要求高， 试点阶段建议采用方式A。 增加了业务人员的工作量， 对业务人员现有操作方式有 影响。 A：企业财务初审有利于及 时沟通、确定单据真实性， 减少了退票率，但增加了企 业财务的工作量。 B：FSSC初审，需要业务人 员首先保证单据真实性，对 业务人员要求较高。 为减少企业与FSSC票据传递和沟通成 本，A方案由企业财务负责审核单据 真实性、完整性，企业业务部门审批 人负责业务真实性，FSSC负责审核业 务合规性和单据完整性。问题发票可 以直接现场处理，节约沟通时间。这 样既可以平衡分配工作量，做到了责 权清晰，也有利于提高整体运营效率。 试点阶段建议采用方式A。
中国石化财务共享服务试点项目
原始单据流转设计方案
2015年3月
单据流转设计-目录
一、背景介绍 二、行业应用情况介绍 附件：支持文件 三、 单据流转方案比较分析 四、试点阶段单据流转方案
14
单据流转设计-方案设计的必要性
单据流转方式将影响财务信息的质量和及时性；
•
•
单据流转方式将影响发票、财务凭证等文件的安全性；
29
方案建议
通过选择可靠的邮寄供应商，签订 保密协议等法律合同，可减少邮寄 过程中的传递风险。 试点阶段建议采用方式A。 集中扫描既可以减少总投资量，又 可以提高扫描质量和效率。 试点阶段建议采用方式A。 （对于月末、年末处理的紧急业务， 可采取企业先提供影像文件的方式） 试点期间由企业财务人员发起请求， 可减少业务数据差错率，增强FSSC 与企业财务、业务数据的衔接，更 贴近业务前端，保证了FSSC入账信 息准确性。 试点阶段建议采用方式A。 在系统具体实现时，可根据业务实 际情况尽量实现系统自动创建请求。
关联交 易审核 审核单 据真实 性 粘贴、 扫描原 始单据 根据正 式扫描 件过账 凭证打 印、装 订归档
33
FSSC 单据扫描组
FSSC 财务会计
FSSC 打印归档组
单据流转设计场景三：紧急业务单据的流转方式
单据接收 初审 发送单据 扫描件 发送电子 邮件提供 票据扫描 件 创建服务 请求 凭证过账 邮寄 打印归档
28
A：企业财务
初审
B：FSSC
单据流转设计-单据流转方案比较分析（续）
流Байду номын сангаас 环节 方式
A：邮寄 邮寄
优缺点分析
A：加强了对原始单据的统一管理，可 以保证影像和原始单据的一致性，提 高入账的准确性。但传递风险较高， 邮寄成本高。 B：不利于对原始单据的管理。但传递 风险低，无邮寄成本。 A：集中扫描方式投资低，扫描质量高， 减轻了企业财务人员工作量。 B：分散扫描时效性较高，但投资高， 扫描质量不易控制，增加了企业财务 人员的工作量。 A：企业财务人员通过共享服务平台自 助门户发起请求，能够在系统中追踪 请求处理状态；企业财务人员对入账 核心信息负责，责任明晰。 B：减少了企业财务人员在系统中的操 作，但财务人员无法跟踪服务请求的 处理状态。
B：不邮 寄
A：FSSC 扫描 B：企业 财务
发起 请求
A：企业 财务 B：FSSC
单据流转设计-单据流转方案比较分析（续）
流转 环节 方式 优缺点分析
A：减少内部单据流转环节， 有利于提高操作效率，但需要 一段时间适应并培养习惯。 B：符合传统会计中的行业操 作习惯，共享服务专业化分工 之后，根据原件入账会增加内 部单据流转的环节。