现代技术在档案管理中的应用

文/武建宁
浅谈现代技术在档案管理中的应用
【摘要】随着经济社会的发展，科学技术的进步，对我们的档案管理工作提出了更高的要求，档案管理只有不断地进行改革和创新，才能适应时代发展的要求。

近年来，各单位都把现代技术应用于档案管理，取得了显著的效益。

本文通过分析档案管理现代化的必然趋势，一些现代技术在档案管理中的应用。

【关键词】档案管理；现代化；应用
档案管理现代技术的应用对传统的档案管理模式造成了强烈的冲击，面对当今信息化、网络化、数字化的信息管理技术，作为重要信息的档案，如何应用现代技术，使其管理更加先进便捷，是一个现实面临的重要问题。

一、将现代技术应用到档案管理中是一种必然趋势
（一）档案管理现代化是科技发展的必然趋势。

随着现代技术的迅速发展，计算机技术、网络技术、声像技术等新技术在社会生活工作的各个领域越发广泛的得到应用。

新介质、新载体的档案给档案管理提出了新的思路，新的挑战，因此，档案管理必须顺应现代技术发展。

（二）档案管理现代化是转变传统档案工作方式的迫切需要。

传统的档案管理载体材料差，保护方式落后，我们很难有效长期的保护档案。

尤其是环境污染加重，有害气体，有害物质等都使档案易受到各种侵害，这对档案信息的保护非常不利。

所以要积极应用现代技术，在档案的修改、保存、查阅等各方面进行改良。

（三）档案管理现代化是提高档案管理效率的必由之路。

传统的档案管理方式多依靠手工完成，这对档案管理人员的工作是一个很大的挑战，而且档案的管理中需要接触有害物质，会影响人的身体健康。

而加快实行档案管理现代化，将大大减少档案管理人员的繁重的工作量，使工作轻松便捷。

二、现代技术在档案管理中的应用
（一）信息化在档案管理中的应用。

档案管理的信息化具体可分为两个部
分：将已归档的纸质档案信息化，并进行
管理，即，计算机辅助档案管理；直接利
用信息技术产生电子文件并进行归档与
管理，即计算机及网络的档案管理。

计
算机辅助档案管理是档案工作信息化的
初级阶段。

而真正的管理计算机网络信
息化后的电子档案文件，才是全面地实
现档案管理的现代化。

相较于传统的档案管理模式，信息化
后的电子档案有很多独特的属性。

一是
电子档案可以完全复制，有原始性。

电子
档案存放在两个硬盘都不会损坏电子档
案的内容，即原来所表示的什么，复制后
仍然表示什么，原始性不变。

二是电子档
案的生命周期受多种因素的影响，如电子
档案的内容，需要保存的年份，电子档案
存储介质的寿命等因素。

三是虽然电子
档案具备好存储，易保护等优点，但却不
具备证据的功能。

按证据的概念，是以其
来源和表现形式为标准的。

电子档案从
来源上是原始的真实记录，但是在表现形
式上，它不能令人留下直观的感受。

纸质
的档案是一目了然的，电子档案却只能通
过计算机输出才能令人理解。

（二）光盘在档案管理中的应用。

随
着档案管理现代化工作的广泛开展，运
用光盘技术是必然趋势。

传统的档案存
贮检索方式受到严重的考验，光盘技术
就是在人们对信息处理提出更高要求的
前提下，开发出来的一种新型信息存贮
技术。

由于光盘上的信息是数字传递，
可以直接由计算机控制操作，所以能够
使档案信息管理达到图、文、声一体化的
利用效果，增强了开发档案信息管理的
广度和深度。

这些作用都离不开光盘的
诸多优点：1、光盘存储容量大、体积小的
特点。

2、光盘存储安全可靠且容易保管。

3、光盘可恢复褪变档案的原貌。

虽然缩
微技术也具有这个功能，但这种技术操
作复杂，需要进行多次的实验才能达到
恢复的效果，且质量不易控制。

而光盘
技术操作相对简便，图像质量可随时观
看，随时进行质量调整，最终把清晰度调
到最佳状态后写入光盘，操作简便，省时
省力。

4、随着档案的全文图像存贮和随
机快速检索光盘技术的问世，档案全文
存贮的问题，随机快速检索的问题都接
连被解决。

凡光盘中的档案信息，都可
以通过计算机输出在屏幕上直接显示。

同时还可以将所需要的文件打印出来，
集档案的输入、显示、存贮、查找和打印
输出为一体。

同时，现代技术应用于档
案管理对其从业人员也提出了许多要
求。

在办公室自动化如此普及的今天，
档案管理人员必须加强学习，更新观念，
重视学习新科学新知识，认清办公自动
化必然代替传统的办公方式，无纸办公
必然代替有纸办公的发展趋势。

并且应
该积极更新自身的知识储备，除必备的
档案知识外，档案工作者还要根据管理
需要具备文史，科技，生物学，法学，计算
机操作，现代管理，经济学等各门类相关
学科知识。

总而言之，做好档案管理工作是各
个单位健康发展的需要，是提高工作质
量和工作效率的必要条件，是维护历史
真实面貌的一项重要工作。

随着现代技
术的发展，对如何做好档案管理工作提
出了新的挑战，只有实现档案管理同现
代技术有机结合，档案管理工作才能走
上良性发展的轨道。

参考文献：
①薛文.关于档案信息电子化问题的研究[J].
管理方略,2009(09):110.
②韩秀成.现代技术的应用与档案管理方式
的变革[J].档案学研究,2002(06):12.
（作者简介：山西省文水县劳动就业中心）office opertions
办公室业务・网络化・电子化・数字化
46办公室业务2011・12。