财务共享中心-费用报销流程

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费用报销业务流程
一、流程概述
财务共享中心结合股份公司及成员单位管理制度相关规定,通过协同办公系统,实现对各单位费用报销业务进行审核及付款的系统管控。

本流程统一规范各单位日常发生的、未与供应商签订采购合同,经办人凭收到的发票,直接办理报销或者支付的付款业务,具体业务如下:
二、表单格式
费用开支审批单
红色区域:经办人填写项目
绿色区域:共享中心会计填写项目
蓝色区域:财务主管填写项目
绿线区域:会计可修改字段
蓝线区域:财务主管可修改字段
三、填写要求
(二)填写要求
1.经办人填写要求
(1)费用报销人、或委托本单位其他经办人登录协同办公系统,填报《费用开支审批单》,提交报销申请。

协同办公系统根据登录账号,自动获取经办人名称、员工编号、申请单位、申请部门等基本信息。

(2)填写“费用金额”,经办人根据收到发票金额填写费用合计金额。

(3)选择“付款方式”,系统提供以下付款方式:a.现金;b.
电汇;c.支票;d.电子银行承兑汇票;e.纸质银行承兑汇票;f.电子商业承兑汇票;g.纸质商业承兑汇票,经办人据实选择。

(4)选择“是否清理备用金”,对于事前预借备用金的,经办人选择清理备用金,并填写“申请备用金流程编号”。

(5)经办人根据每项费用发生情况填写费用信息:
a.填写“费用类别”,系统将全部费用项目分为两级,费用一级类别包括:职工薪酬/财务费用/税金/上交利费/办公用品/业务招待/日常办公费/制造费用;费用二级类别是一级类别的费用明细项,经
办人根据实际情况,先选择“费用一级类别”,系统自动筛选出对应的“费用二级类别”再由经办人进行进一步选择。

b.如果在“费用二级类别”中选择“三包损失”或者“科研费”,经办人根据项目情况,填写“工号”。

c.填写“金额、备注”,要求每项费用发生金额与发票金额一致。

d.系统根据“费用二级类别”自动获取“科目编号”。

(6)根据每项费用报销情况,经办人填写“付款信息”,系统将费用报销收款人分为四类:报销人/供应商/客户/其他。

a.据实选择报销人、供应商和客户名称,系统自动获取对应的“开户行、银行行号、银行账号”等信息。

b.选择、填写“付款方式”和“付款金额”,“付款金额”填写相同供应商、相同付款方式的合计金额。

c. 如果信息不存在或者不正确可进行添加或者修改。

2.审核要求
(1)经办人部门领导、分管领导、单位负责人、财务主管等相关领导对经办人填写的《费用开支审批单》中“收款单位、事由、金额、备用金挂账”等情况的合理性进行审核,填写“审批意见”,并有权退回流程或终止报销流程。

(2)经办人部门领导判断是否需要加签其他部门领导。

(3)财务主管有权修改“付款方式”,并选择支付在手票据信息,如果需要新增办理票据支付,维护“应付票据”中的“票据金额”字段。

3.共享中心会计复核要求
(1)系统根据费用信息中不同费用类别,在记账信息中自动生成对应的记账行项目。

(2)审核并有权修改“科目编号”和“工号”,并维护“报销记账”信息中相关字段:凭证类型、抬头文本、记账代码(默认“40”)、科目编号、记账金额、成本中心、分配字段、摘要。

并通过增加报销记账行项目,来区分归属不同成本中心的费用。

主要账务处理:
a.日常报销:
借:费用相关科目
贷:应付未付款(银企互联)。

b.备用金清账报销时生成凭证:
备用金金额大于报销金额:
借:费用相关科目
应付未付款(银企互联)(返款)。

贷:备用金
备用金金额小于报销金额:
借:费用相关科目
贷:备用金
应付未付款(银企互联)(补款)。

备用金金额等于报销金额:
借:费用相关科目
贷:备用金
(3)系统根据“应付未付款(银企互联)”挂账情况,抓取表单付款相关信息,并传递至付款模块。

三、相关要求
1.已签订采购合同费用支出,必须先挂账,通过“物资采购付款流程”进行付款。

2.《费用开支审批单》经相关领导审批通过后,经办人打印《凭证粘单》(打印时系统自动生成唯一的二维码),并将发票等原始凭证粘贴整齐,与相关文件、通知等附件一并传递至共享中心会计。

3.共享中心会计收到《凭证粘单》及相关附件,扫码比对系统表单信息,审核记账后,打印《费用开支审批单》,并与原始凭证一起归档。

财务共享中心。

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