文书立卷归档制度

文书立卷归档制度

机关的文件材料必须统一归档，这是国家规定的一项制度。这一制度是保证集中统一管理国家档案的基础，也是文书工作对集中统一管理国家档案原则的具体贯彻。为此，特制订本制度。

一、立卷归档文件材料范围

凡记录反映本机关主要职能活动，办理完毕的具有保存价值的内部文件、会议材料、会议记录、电话记录、出版物原稿、表册、图片、照片、录音、录像以及收发文电等均属立卷归档范围。

1、市政协会议、常委会议、主席会议形成的文件材料（包括记录、简报、录音、录像、照片）。

2、市政务党组会议和秘书长会议记录、文件材料。

3、市政协召开的工作会议、经验交流会、座谈会、论证会的文件材料（包括简报、录音、录像带、照片）。

4、上级政协机关如开会议的文件材料。

5、市政协以及下设六个专门委员会进行的考察、调查所形成的调查报告等。

6、本机关颁发的（包括与其他机关联合颁发）各类通知。

7、本机关的请示与上级机关的批复。

8、市政协及政协机关制订并反映主要职能的工作总结报告。

9、本机关调查研究形成的文件材料。

10、本机关与有关机关协商工作的来往文书。

11、本机关编制的各种计划（包括年、季、月计划）。

12、本机关填制的或本机关汇总的统计报表和统计资料。

13、市政协及机关内部各组织机构的工作计划、总结和会议记录等文件材料。

14、本机关党支部、团支部所形成的文件材料。

15、市政协提案委员会的委员提案及政协机关处理委员来信来方形成的文件材料。

16、本机关干部任免（包括上级或本机关批的）下级报送的备案的文件材料。

17、本机关关于职工的奖励、处分决定等文件材料。

18、本机关职工的录用、转正、定级、调资、退休、退职、离休、复转、评残、抚恤、死亡文件材料。

19、本机关职工评定职称的文件材料。

20、本机关人员编制表、党员、团员、干部、工人名册、报表等材料。

21、干部、工人的转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根。

22、市政协常委会议批准的机关的机构设置、更改名称启用印等文件材料。

23、市政协及政协机关的历史沿革、大事记及反映本机关重要活动的简报、照片、录音录像带等。

24、本机关财产、物资、档案等交流凭证。

25、本机关编的出版（包括样本的原稿、清样）。

26、本机关外事活动形成的文件材料。

27、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件。

28、下级机关报送的工作报告、总结。

29、下级机关报送的统计报表。

30、本机关基建形成的图纸等。

31、本机关的会计报表、帐薄、凭证。

二、归档时间

归档时间，原则上按《机关档案工作条件》规定执行。凡已办理完毕，应归档保存的文件材料，都要分别由六个专门委员会及办公室首先积累、分类、立卷，在第二年的第一季度移交机关档案室。属于经常利用的案卷，可在立卷科室再保存一年后移交。具体确定为：

1、文书档案，各科室要集中于第二年的第一季度收集、整理后一式两份，移交机关档案室。

2、会计档案可在财会室保存一年后向机关档案室归

档。

3、人事档案（指干部、工人档案），随时向机关档案室移交。

4、基建工程档案，要在工程结束后向机关档案室移交。

三、归档要求

归档案卷的整理，必须保证质量，符合要求。主要有以下几点：

1、归档文件齐全完整。凡反映本机关主要职能活动的文件材料（包括收发文件、内部文件、电报、传真、会议材料、会议记录、电话记录、领导讲话稿、出版物原稿、各种统计表册、图片照片、录音录像、实物等），都要交收集齐全。

2、分类准确，科学系统。

根据机关实际情况，各委科室档案可按年代、问题分类。机关内的党、政、工、团档案是本机关全部档案的一部分，要各做为一大类，按问题整理单独立卷，统一归档。划分年度，要把明显针对时间的工作计划、总结预决算、统计报表等放在文件内容针对年度；跨年度的案件文件放在结案年度；长远规划放在开始年度；多年总结放在最后一年；其它文件以成文时间确定所年度。

3、合理组卷，保持联系。

组卷要按照文件的自然形成规律和文件之间的历史联

系，以问题为主，灵活运用“六个牲”，区分文件的不同价值，照顾文件数量进行组卷。一般每卷最多不超过150页左右。把有密切联系的一个问题、一项工作、一次会议形成的文件，根据其重要程度、文件多少，合理组卷。一份文件的正本与定稿（包括附件）、请示与批复、批转达文与被批转件要放在一起立卷；蒙文文书的立卷接《蒙文文书立卷和蒙文档案工作管理办法》办理。

4、卷内文件，排列条理。

卷内的每份文件，应按其相互之间的内在联系，有条理地进行排列。单一作者、单一问题的案卷，可按文件的形成时间先后排列；单一作者、几个问题的案卷，应先按问题排，后按时间；多作者、同问题的案卷，先排作者，后按时间排、多作者、多问题的案卷可按重要程度排列。一份文件，正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；转达发文件转文在前，被子转件在后；请示与批复，本机关文件在前，其他文件在后。

5、保管期限划分准确。

组卷时要根据国家档案局《文书档案保管期限的规定》认真考虑每份文件的价值，昼将同一年同一作者、同一问题、同保存价值的文件组成一个案卷，并按永久、长期在卷皮上注明。

6、编写页码，填写卷内目录。

凡属永久、长期保存的案卷，卷内文件材料要编写页码，并填写卷内目录和备考表。卷内文件排好后，按顺序用阿拉伯数字编写页码。页码，不论是单面、双面、筒子页、折叠页、大小页均各编一页码。编号用铅笔。编号位置：左侧装订，编在文件右上角；右则装订，编在文件左上角；照片、图纸编在空白处或背面。

卷内目录和备考表要逐项填写，用钢笔书写。文件作者和标题不要随意更改和简化，必须简化的要用通用简称，没有标题的要代拟标题。

7、案卷装订要整齐、结实、美观。要做到去掉文件上的金属物、装订线不能盖住字迹、破损页要修补、底边书口整齐、用三孔线装订等。

8、案卷封面填写字迹工整，标题简明准确。封面填写要用钢笔或毛笔。案卷标题简明确切，概括提示卷内文件的作者、内容和名称等主要特征。

9、案卷排列系统，编制案卷目录，案卷排列要保持卷与卷之间的主要联系，按保管期限、内部机构、问题的次序排列，编条款号、案卷号。并按不同保管期限登记一式三份案卷目录。

四、归档份数

文书档案双套制归档两份，照片档案负片、正片各归档一份，其他档案均归档一份。