秘书角色意识

秘书角色意识

1、已通过初级商务秘书资格认证并从事相关工作一年以上者；

2、大专以上或同等学历应、历届学生；

3、从事相关工作两年以上者。

三、高级商务秘书：

1、已通过商务秘书资格认证并从事相关工作一年以上者；

2、本科以上或同等学历应、历届学生；

3、大专以上或同等学历并从事相关工作一年以上者；

4、中专以上或同等学历并从事相关工作两年以上者。

5、报考学员可参加相关培训或自学应考。若是国际贸易、工商治理、电子商务、商务治理等相近专业毕业的大专及以上学历程度的考生可直截了当报考。

一、商务秘书

1、定义

广义定义：指在从事各种商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业治理者处理各种商务事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作

人员。

狭义定义：指在企业里关心上司处理各种商业性事务，要紧负责联络客户、起草商业合同、收发商业信函，同时还参与商业考察、辅助上司商务决策、参与和服务商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员。

2、商务秘书的分类

助理级秘书接待员、打字员

文书级秘书：秘书

执行级秘书：业务秘书、行政秘书

行政级秘书：办公室主任、行政经理、行政总监、经理私人助理

二、商务秘书工作

1、商务活动的差不多特点

交易性、利益性、竞争性

2、西方学者的阐述

美国《职称辞典》、《涉外秘书全书》

英国《秘书的职责》

3、商务秘书工作的内容

常规性事务工作、指派性工作、自主创新性工作

4、商务秘书工作的特点

辅助性、中介性、综合性、机要性

秘书是一种专门的社会角色，全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是：要像心理学家一样善于洞悉别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系……社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员，对自己应有较高的期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。

处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”一个秘书假如专门善于交际，见面就熟，使人专门容易接近，也容易被人信任，那么办事的成功率就比较高。

秘书人际关系的处理应该具备的那些能力呢？1、明白得和领会的能力：确实是要听得快，听得准，记得牢。只有清晰领会他人的意图才能明白得他人的立场，从而和谐融洽人际关系。2、学会说话：这是一门学问，是关系人际关系成败的基础。它要求语言要有感染力、说服力、风度、礼貌等等。3、应变能力：秘书接触的人际关系多样化，办公室各色人员之间难免有时会显现不和谐的因子，这就要求秘书人员能原则不便，灵活处置这些不和谐使之和谐。4、学习能力：则是向别人学习，同别人友好，相互谅解和支持，在互帮互学中进步。7、操纵自我情绪的能力：工作时应该保持高昂的情绪状态，绝不把消极负面的情绪带进办公室，带进工作中。

秘书人际关系处理应遵循的原则。1、平等。人际交往中，平等是建立良好人际关系的前提。人际交往中着重的是人格平等，即尊重他人的人身权益、自尊心、感情、不涉及他人的隐私权。2、诚信。在秘书工作中诚信有着重要的价值。它实际上是单位或个人的无形资产，诚信是单位或个人忠诚的外在表现，它反映了单位或个人行为的规律性和稳固性。秘书人员在人际交往中“诚而有信”，就能发挥出自身能力，得到他人或组织的支持、鼓舞，更好的表现自身价值。3、宽容。宽容指心胸宽广、忍耐力强、不计较个人利益得失。“海纳百川，有容乃大。”人际交往中要求秘书严以律己，宽以待人，关怀人，明白得人，大事清晰，小事糊涂，原则要坚持，方法要灵活，以德报怨，得理让人。4、知人知言。社会中每个人得气质、性格皆不同，交往得动机，所抱的目的也不同，秘书人员在开展人际交往时，对交往对象应该有较深刻的了解与把握，把握主动。应知“知其能够言而不言，为失人；知其不可言而与之言，为失言”。5、礼仪。礼仪是礼节和仪式，它是道德的一种外在表现方式，在人际关系调剂中具有不可忽视的作用。微笑是礼仪的重要组成部分。它能使生疏变为亲热，使隔阂化为融洽，使不顺心变为快乐。6、慎独。秘书人员在八小时内外都要遵章守纪，坚持道德品行操守，防止误入歧路。老子言：“慎终如始，则无败事”。如何样“慎独”？一是要慎“浮躁”，淡漠明志，宁静致远，戒骄戒躁，惯于自省；二是要慎“交友”，牢记“近朱者赤，近墨者黑”，幸免在社会圈里栽跟头；三是要慎“私欲”，私欲膨胀，利欲熏心，就难免不出问题。秘书人员应远离一切腐朽的、低级趣味的东西。

秘书同领导、同事、下级的关系

秘书人际关系的具体内容确实是和别人相处，这也是人际关系理论最终要解决的重要问题。秘书工作的人际关系要紧分为：秘书与领导的关系、秘书与同事的关系、秘书与下级的关系。

秘书与领导的关系

秘书与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种。不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系，同时也交错着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交

往关系。

作为一个现代秘书，在尊重领导的前提下，不应该惟命是从，而要做领导的帮手，关心领导出谋划策，关心领导来做一些决定，防止领导发生一些错误。给上司提意见只是本职工作中的一小部分，尽力完善、改进、迈向新台阶才是最终目的。要让上司接纳你的观点，应在尊重的氛围内，有礼有节，有分寸地磨合。只是，在提出质疑和意见前，一定要拿出详细的，足以说服对方的资料打算。从而制造一个与上司比较合作化的环境，充分发挥自己的能力。

在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作动身，尽力爱护领导班子的团结与威信，不论是在思想感情上，依旧行为活动上都不能产生倾斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁，听从谁，不听从谁的行为；不能当甲领导的面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导；当领导之间产生分歧时，更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者冷眼旁观，只能被动地双面劝慰、弥合、排除，本着工作的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考查的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

秘书与同事的关系

秘书在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分，应该遵守两个差不多原则：真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最差不多的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。

秘书人员在办公室与同事相处应切忌以下几点：忌讳拉小圈子，互相散播小道消息；忌讳情绪不佳，牢骚满腹；忌讳趋炎附势，攀龙附凤；忌讳逢人诉苦，没完没了；忌讳故作姿势，举止特异。

在幸免以上的忌讳之后，秘书人员要和同事关系融洽还得做到以下十个方面。1、以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关怀他人的态度打入人群。2、信守承诺：说到做到，做事卖力，讲求效率。3、全神贯注：集中注意力，积极参与集体活动组织。4、勤加浇灌：把时刻投资在培养人际关系上，在无求于人时，用、卡片、、电子邮件等与他人保持联络，孕育出彼此的信任与支持。5、尊重对方：别把人只视作工作上该联络的对象。6、颂扬他人：不吝于给予颂扬和鼓舞，表达对他人的观赏。7、时时感恩：别忘了在他人的颂扬和善意的批判之后说声感谢！8、承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找接口推脱。9、绝不居功更不抢功。10、不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！秘书与下级的关系

由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最靠近的人，经常会代表领导去公布一些命令，指挥下面的职员去办理一些情况。在那个时候，秘书假如跟下级职员的人际关系处理得不行的话会直截了当阻碍到职员的工作积极性，从而阻碍了工作的效率和工作的质量。因此秘书人员应与下级平等交往，承认大伙儿是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大伙儿的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关怀他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。秘书人际关系的方法技巧

美国成人教育家戴·卡耐基在调查了许多的明星、巨商、军政要员之后认为，一个人事业上的成功，只有15％是由于他的专业技术，另外85％要靠人际关系和处事技巧。因此，我们应该主动地、积极地同他人交往，努力建立良好的人际关系。