公司接待策划方案.doc

接待考察人员方案

中江国际将于年月日，一行6人来我公司进行为期2天的访问，主要是为加强进一步的了解。为了促进中江国际和我公司的进一步合作，树立良好公司形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必须重视此次的接待工作，做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。

一．接待准备★

（一）接待信息：

1.接待对象：中江国际一行6人

2.接待时间：

3.接待地点：接机地点—

送机地点—

下榻酒店—昆明索菲特大酒店

参观地点：

4.接待规格：对等接待

5.接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度

6.接待小组：

（二）接待前期准备：

1．信息收集。

a中江国际的基本信息，未来发展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度；

b 中江国际来访人员基本情况

c过去来访情况；

d 抵达时间和交通工具；

e来访期间天气状况；

2．询问对方意见，是否需要预定机票，若需要，根据所要求的时间和地点来定；

3．住宿安排。提前预定房间；

4．迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；

5．公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作；

6．拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员。

7. 资料准备。欢迎词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料；

二．相关事项

1.整体流程

第一天：

确认参观人员需求→办理票务→预定宾馆→安排接待人员及车辆→事先再次确认→布置接待环境→机场（车站）接参观人员→安排住宿休息→午餐→项目部介绍→致欢迎词→现场情况介绍→视察工地→听取工作汇报→项目部全体就餐→回酒店住宿休息

第二天：

项目部送党课- →慰问各个办公室员工→与业主的见面会→在傣族人家聚餐

第三天：

11：50飞成都→下午2点半到天府机场→安排住宿

第四天：

成都交通轨道二标项目部视察工作→ 12点的飞机回杭州

三、各接待环节说明与要求

1. 确认参观人员级别及需求

接待专干在接到《参观人员考察申请表》后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括参观人员单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据参观人员重要程度按公司接待标准安排相应的接待。

责任人员：

2.办理票务

接待专干根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。飞机票以折扣票为主，时间不宜过早或过晚。

责任人员：

3.预定宾馆

接待专干根据参观人员的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆（详见表2）

❖对于特殊要求的参观人员应事先了解，妥善合理安排。

责任人员：

4.安排接待人员及车辆

(1)接待专干开具《车辆使用申请单》，仔细填写相关内容，交至车队以安排车辆。

(2)接待专干同时协调好参观人员考察当日所需的接待人员—产品推介员、相关领导等。

(3)根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见表2

责任人员：

5.飞往成都事先再次确认

(1)参观前，与参观人员再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、参观人员姓名，

联系方式和人数等信息。

(2)与车队确认接参观人员的司机安排是否落实。

(3)与预定的宾馆再次确认客人入住房间。

责任人员：

6.党课环境

党课教室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉盆景、字画，还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。在公司门厅边上打上欢迎词。

责任人员：接待专干

7.机场（车站）接参观人员

(1)根据接待专干事先确认的信息，按预计时间通知车队司机接参观人员，接参观人员司机

与接待人员要求服装仪表整洁，礼貌热情，可准备鲜花等。

(2)按照身份对等的原则安排接待人员，对较重要的客人，安排身份相当、专业对口的人士

出面迎送；也可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待；对于一般客人，可派遣有礼貌、言谈流利的人员接待即可。

(3)接待人员在机场、车站出口处手举迎宾牌，遇到参观人员应主动上前握手表示欢迎主动

帮助提取行李。

(4)在接参观人员车辆回程途中，接待人员应主动和参观人员寒暄交流，并大概介绍一下这

次参观人员来访的行程安排，切忌冷落参观人员。

责任人员：

8.安排住宿休息

参观人员抵达后，应先安置其休息。如果是本地来宾，可在单位会议室或接待室稍作休息，并提供茶水等；若是远道而来的参观人员，应先把参观人员引进事先安排的客房休息。并与参观人员约定时间，再行安排下一步事宜。

责任人员：

9.工地参观

参观人员从宾馆抵达参观地点后，接待人员先大概介绍一下公司情况及项目情况

责任人员：接待专干、营销经理或分管经理

10.党课

接待专干将参观人员引导至党课教室，为参观人员倒好茶水，准备好将要播放的宣传片等影音资料。接待人员进行简短的欢迎词，然后接待专干开始播放上课内容。（整个介绍时间控制在30分钟之内）。

责任人员：接待专干、营销经理或分管经理、产品推介员

11.慰问工作人员

提前布置现场

介绍被慰问人员

责任人员：

12.参观人员参观礼品

(1)礼品由公司监管。

(2)申请人提出申请→营销部核准→总经理审批

(3)市场部凭“礼品领用申请表”核发

责任人员：

13.合影留念

来公司考察的所有参观人员都要举行合影留念这一事宜，根据参观人员级别安排不同等级的领导进行合影。

责任人员：

14.商务洽谈

(1)对当场有合作签约意向的参观人员，安排商务洽谈环节，建议由营销经理或分管经理主

谈，商务洽谈以在小型商务洽谈室进行为宜，接待专干做好商务洽谈前水果点心等相应的准备工作。

(2)招待客人所需的水果、点心之物品行政办公室负责安排采购并监督，接待专干按审批标

准领取并摆放到位。

责任人员：

15.预定返程票务

根据实际的情况来预定参观人员往返的交通工具，预定返程机票，并安排好送行车辆与相关送行人员。

责任人员：接待专干