如何正确书写工作邮件

如何正确书写工作邮件

一、明确邮件发给谁

参与者：一定要想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人。收件人即指你邮件的发送对象；抄送即指上司等需要知悉邮件内容的对象

1.跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还要抄送给自己的直属主管和部门的主管

2.发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的是抄送人

二、邮件主题不能忘

邮件必须要有且只能有一个主题，不能空着，主题要求简洁明了，突出关键字。必要时可使用【请批示】【请审阅】【请回复】【请参考】【请协调】【紧急】等字眼。

三、邮件正文需明了

1.称呼要正确：人名书写正确，称谓合理，称呼要包含所有收件人。

2.条理要分明：

a.电子邮件的内容力求简明扼要，要求沟通效益。在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多，一行的内容也不宜过长。

b.结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一目了然。

c.为了使邮件内容调理清晰，注意分段，一个要点占一个自然段，清晰直观。各个段落之间要插入一行空行。

3.表述需完整

再简单的内容也要完整表述，以免造成误解，影响执行效率和效果。

4.意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决，不能仅是表示感谢。

5.结尾需总结：结尾要总结，再次明确需求。

6.如有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。

四、署名需准确

注明部门、职位、姓名及联系方式（邮箱、电话）。

五、附件莫疏忽

1.附件名要清晰明了，不要忘传、错传。

2.附件是图片的，一定要打包压缩后再上传。

六、邮件转发需谨慎

转发邮件时应对原邮件的信息进行处理，写明自己的意图，方便对方接收到正确而有效的信息。