秘书与保密工作规定

秘书与保密工作规定
第一条秘书人员作为各级经理和公司的参谋和助手，经常接触一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要机密，知悉时间早、内容多、程度深、范围广，因而对保守公司的秘密，负有比一般工作人员更为重大的责任。

第二条秘书人员要在工作中保证公司的机密安全，就要把保密工作落实到业务工作中去，将其作为搞好本职工作的一项重要内容来对待。

第三条必须熟知并严格执行保密规章制度，保证机密的安全。

第四条秘书人员在工作中采取措施保证文件、资料的安全。

在传阅、登记、装封、运转、传达中制定安全措施和知密范围，做到层层把关。

第五条秘书人员必须掌握一定的保密知识。

第六条秘书人员要保证自己知密不泄密，要做到守口如瓶，把从严治密、依法治密贯穿到工作中去。

第七条公文保密
公文是公司秘密的一种主要存在形式，包含着公司的大量秘密，秘书在做好公文保密工作时应注意以下几个环节：
1、文件的印制。

秘密文件在交付印制的原稿上要标明密级，规定发放范围；印制时要严格按经理批准的份数执行，不得擅自多印多留；印制后，其原稿、重要修改稿及印刷清样必须与正式文件一同妥善保存；印制过程中形成的蜡纸、废页等应及时销毁；复印文件必须履行审批手续。

2、文件的登记。

收、发文件必须指定专人负责，在收发、分送、传递、借阅等各个环节，都应履行登记制度。

传阅秘密文件应指定人员统一掌握，不得随意扩大阅读范围，阅读文件要在办公室进行。

3、文件的递送与携带。

外出递送秘密文件必须要有安全保障；在递送过程中不得办理与文件无关的事；秘密文件不准通过普通邮政邮寄；外出工作必须携带文件的，要经经理批准并采取安全措施。

4、文件的存放与保管。

秘密文件必须存放在有保密保障的房间和文件柜内，经常检查
保管情况；对平时工作使用的文件，应在用后随手入柜加锁；秘书在工作调动时，要将文件造册、核对，办理签字手续，将文件全部移交清楚。

5、文件的清查和清退。

秘密文件应定期清查，凡分发和借出的，应按时清退；在清查、清退中发现丢失的，要及时追查处理。

6、文件归档和销毁。

每年办理完毕的秘密文件，应按要求收集齐全，立卷归档。

有备考、保存价值的应整理入卷；无价值的要登记造册，经领导批准，到指定地点监督销毁。

第八条涉外保密
在涉外活动中，秘书要切实做好以下几个方面的保密工作：
1、搞好保密教育。

秘书要明白，在涉外活动中必须忠于祖国，坚决维护国家主权、民族尊严和祖国声誉，分清内外，提高警惕，严格执行外事工作各项规定和保密守则，不说不利于公司和国家的话，不做不利于公司和国家的事。

2、秘书不准携带秘密文件、资料、刊物、相片和笔记本等会见外宾、参加宴会、陪同外国人参观游览和出入有外国人的场所。

3、未经公安部门批准，不得将外国人引入非开放地区。

4、对外国人利用参观考察、旅游、洽谈贸易、学术交流、友好往来等名义，搞其他与专业无关的任何形式的调查，均应制止并上报有关部门。

5、安排外国人活动，必须严格按照已经批准的接待计划进行，如需变动，必须经上级部门批准同意。

6、公司对外开放的场所，要根据国家保密规定明确参观项目、路线和范围，不应参观的要做出“请勿拍照”、“谢绝参观”的标志。

7、在对外交往中，凡尚未公开的事项、各种统计资料的保密数字、自然资源、传统工艺、技术诀窍、未展出的文物和未公开的疫情等，均不得向外国人提供和泄露。

8、在涉外保密工作中，要能科学确定对外提供资料内容的范围，既能确保公司的核心秘密，又能合理、合法、适度地对外提供非核心秘密，以推动涉外经济合作。

第九条经济保密
经济保密的重点，是对外经济贸易。

在对外经济贸易工作中，要特别注意对下列事项保守秘密：
1、进出口计划数字。

如泄露进口商品的计划数字，外商就会抬价；泄露出口计划数字，外商就会压价。

2、主要外销商品的产量、质量和库存情况。

如将这些情况泄露出去，会给外商可乘之机。

3、进出口商品的成交价格。

4、除正常工作外，不得随意与外商接触，做到在外商面前不卑不亢，不该说的绝对不说。

5、其他不利于开展经济贸易的秘密事项。

第十条会议保密
会议保密是保密工作的一个重要环节。

在会议保密中秘书要做到以下几点：
1、要做好会议准备过程中的保密工作。

对列入会议讨论的议题，以及提交会议讨论研究或传达贯彻的文件材料，都要注意保密，不要向无关人员泄露。

2、依据会议的保密程度，确定参加会议人员，严格控制列席人员，不得随意扩大范围。

首先要对与会人员进行保密教育，并严格规定保密纪律和保密事项，使与会人员严格遵守保密纪律，对会议所做出的和研究的保密内容和有关问题一律不得向外透露、传播。

3、经理办公会议，要指定专人认真做好记录。

对会议记录要妥善保管和存放，严防丢失和泄露。

查阅会议记录，要严格控制，必要时要有一定的查阅手续，必须经主管经理的允许和批准，方可查阅，但对无关部分不得查阅。

4、会议发放的文件，要确定专人管理存放，统一编号、登记分发，不得转他人代办。

会议文件一般不要带出会议住地，更不许带回家中和其他一些公共场所，以免丢失。

5、会议需翻印、复印有关文件和经理的内部讲话，必须按照保密规定履行审批手续，须经主管经理签字。

6、会议传达秘密以上密级的文件、内部讲话、资料，允许记录的，要用保密手册记录，按保密管理办法处理。

对传达文件和经理讲话，未经同意不得录音、录像；对经同意录音、录像的磁带和录像带要视同文件一样进行保密。

第十一条组织人员保密
组织人员部门担负着组织建设、管理人员建设的繁重任务，涉密较多、较广，一旦泄露，不仅会给组织工作带来损失，而且还会在员工中造成不良影响和后果。

因此，要注意以下几个方面：
1、未公布的下级管理人员调整意见、方案，以及审批中的主管任免、机构变动，必须严格遵守保密纪律，与会人员必须做到守口如瓶，不得随意传播或不分场合地点地讨论闲聊；在整个酝酿过程中，都要严格保密，堵塞漏洞，杜绝泄密现象的发生。

2、组织建设、管理人员建设、人员调动、上下级经理变动，未公布前不得将其形成过程和会议讨论意见泄露出去，特别是相关主管，要充分认识自己在保守公司秘密中的重要责任，带头遵守保密规定，自觉接受监督检查，做保守秘密的表率。

3、主管人员考察人事档案管理，对考察时的谈话内容，绝不允许随便透露出去，尤其不允许透露给被考察对象。

考察材料及记录考察内容的笔记本及个人档案要妥善管理，严禁无关人员翻阅。