人事档案数字化概论(共 67张PPT)

（三）人事档案数字化实务
执行标准： 《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》 川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字档案标准(试 行 )》 干部人事档案数字化着注以《纸质档案数字化技术规范 DA/T31-2005》和川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字 档案标准(试行)》标准执行
档案室改造
（1）按标准规划档案库房 面积要求：根据《干部档案工作条例》 “库房面积每千卷需20至25平方米”的规 定,尽量按上限配置库房，充分考虑未来 10-20年档案容量及库房承重。 “六防”要求：库房设计要符合防火、防 潮、防蛀、防盗、防光、防高温等要求， 要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度 （要求：温度14℃—24℃，相对湿度 45—65%）。 档案室独立管理 ：“四室”（库房、阅 档室、办公室、微机室）分开” ，有条 件的地方可以配备物资储藏室。
注：以标准的人事档案整理为基础

（二）人事档案数字化概念、目标及前期配套准备工作
1、概念 （1）什么是干部档案数字化 干部档案数字化是指随着计算机技术、扫描技术、 的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载 体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的 形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系 统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时 提供利用，实现资源共享。
（3）完善安全措施

网络物理隔离： 禁止使用无线网卡、无线键盘、无 线鼠标等。 安装视频监控设备： 24小时不间断监控，历史数据通过 光盘或者移动硬盘离线保存1年以上。

按标准化收集、整理人事档案
（1）收集、充实、完善干部档案材料 补充、完善干部档案中所缺材料 严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》 ( 中组发[2009]12号)的要求执行。
任务： 2016年底前完成所有市（州）、县（市、区）党委组 织部管理的干部档案数字化工作。
3、主要任务
内容

库房加固。 档案室装修。 硬件设备采购、安装、调试。 软件采购、安装、维护。 数字化信息采集。




步骤


确定干部档案数字化建设项目为涉密项目。（按照中共四川省 委组织部 2016年2月25日 省国家保密局《关于确认省管干部档 案管理信息化建设项目为涉密项目的复函》（川保函[2015]33 号） 精神处理） 确定档案室用房；与相关企业沟通、协商，并对企业报送的解 决方案进行初步甄别和比较，有必要的可以进行比选。 拟定本地具体实施方案，送领导审批或者会议集体研究决定。 联系专业单位对档案室装修、库房加固等进行设计，与相关合 作企业签订合同。 具体组织实施。 接受省委组织部专项督查。 开展工作自查。 接受省委组织部验收、目标考核检查。
（2）按标准配置设备

全部采用回转柜放置干部档案:回转柜每 组的标准规格为长1.86米、宽1.2米、高 3.45米，可根据场地定制，越高层数越多， 放置的档案越多，可放置3.5厘米厚的档 案约600册）

按标准配备设备:数据服务器、电脑、扫 描仪、打印机、复印机、切纸机、打孔机、 灭火器、除湿机、空气净化器等）

材料不齐全、手续不完整的档案不进入整理 扫描程序
（2）标准化整理干部人事档案

要按照“全、严、准、细、齐”的标准，更换A4 档案盒。

要按照“四、九类二级分类”的要求进行整理。
要实现整理标准、档案用品、操作程序、档案质 量的四个统一。 整理后的档案要分类准确、编排有序、目录清楚， 技术加工和装订要符合要求。
人事档案数字化
Байду номын сангаас
人事档案数字化的意义 人事档案数字化、信息化的依据 数字化人事档案管理系统的建设 纸质人事档案数字化
一、人事档案数字化的意义


干部档案数字化建设，对组织人事部门整 合信息资源、改进工作方式、提高工作效 率有着重要意义。干部档案数字化后，不 仅实现了档案查阅从手工检索到电脑检索 的转变，提高了工作效率，同时也实现了 《干部档案信息系统》、《干部信息库》、 《公务员信息库》三个系统中信息资源的 有效融合，形成更加真实、完整、有效的 干部信息，大大提高了干部信息的利用价 值。 干部档案数字化具有不可替代的重要作用， 既保护了档案实体，又便于安全利用和远 程服务
二、人事档案数字化、信 息化的依据
（三）全国干部、人事管理信息系统 指标体系与数据结构（GB／T 14946．1— 2009）（代替GB／T 14946．1—2002）
三、数字化人事管理系统
四、纸质人事档案数字化

（一）业务标准与规范：



《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》
（2）主要优点 保护纸质档案材料。 提升档案管理效率。 避免档案图改造假。 （3）主要范围 组织部门管理的所有在职人员档案。
2、工作目标

近期目标
提供准确、方便、快捷、优质的电子化干部阅档服务
建立健全干部档案管理机构和规章制度，配齐工作力量，提升基础 设施保障水平

远期目标
构建以组织部为资源中心、按权限分级分单位赋权提供阅档服务的 数字化管理格局


（3）数字化信息采集
使用符合标准的管理软件 开发企业具有涉密信息系统集成资质 (甲级资质、乙级资质)

或产品具有第三方评测机构出具的风险 评估和检测合格报告 注意要考虑信息交流标准统一(便于档 案的转递与接收及共享)

保密要求


人员选择：可以抽用干部专门从事档案数字化工作， 也可以按规定外包给专业公司负责（签订保密协 议）。 自主加工注意完善安全和保密制度。 安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有 涉密信息系统集成资质的单位，档案整理、扫描、 高清处理等业务应选择具有国家秘密载体印制资质 的单位。 严格安全保密有关规定，不连接其他任何网络。