城建档案的保管及利用

城建档案的保管及利用

史荣峰第一部分城建档案的保管

一、城建档案保管工作的意义和任务

城建档案的保管工作在整个城建档案工作中是非常重要。城建档案保管工作质量的高低，对城建档案管理工作产生直接的影响，在一定的条件下有决定性的作用。城建档案保管工作不是单纯“为保管而保管”，其最终目的是为了保证城市建设各项工作对城建档案的利用。城建档案的保管工作是开展城建档案利用工作的保证和前提。

城建档案保管工作的任务：就是采用科学有效的技术方法和措施，克服和限制损毁档案的各种不利因素，集中统一地保管好城市建设档案，保证党和国家机密的安全，维护城建档案的完整、准确、系统和安全，尽量延长城建档案的自然寿命。维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则，档案保管工作就是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。

二、城建档案保管工作含义、内容、

基本要求

（一）、城建档案的保管：是指根据城建档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。（二）、城建档案的保管工作的内容主要包括三方面：

1、档案的库房管理；

2、档案流动过程中的保护；

3、保护档案的专门措施。

（三）、城建档案的保管工作的基本要求：

1、档案保管人员要有强烈的事业心和高度的责任感；

2、为保管工作提供必要的物质条件，如专用库房、柜架、空调等；

3、工作中贯彻“以防为主、防治兼施”的方针；

4、要刻苦钻研业务，勇于实践，善于分析和掌握造成档案损毁的原因，不断总结经验，采用新方法、新技术保管好档案。

三、城建档案的保管工作制度

城建档案的保管制度包括：保密制度和安全检查制度

(一)城建档案的保密制度

城建档案馆（室）要认真贯彻执行国家《保密法》，建立健全保密制度，经常进行保密检查，对档案保管人员进行保密教育，严格履行档案查阅审批手续。

(二)档案的安全检查制度

安全检查制度分为定期和不定期两种。

四、城建档案的保管方法

城建档案的保管方法，要从城建档案的特点出发，做到利于保护档案和便于查找、提调档案。

（一）城建档案的库房管理

库房管理工作是档案保管工作的基础，做好经常、具体的库房管理工作，才能保证城建档案工作顺利进行。

1、库房档案保管条件要求：

要配备专门的档案库房、柜架以及库房的防火、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防鼠、防有害气体等设备。

2、档案库房的编号及档案柜（架）的排放和编号：

（1）库房编号：一般分为两种方式:一种给所有的库房编一个总的顺序号；另一种根据库房所在地的方位及建筑物的特征进行分区编号。

（2）档案柜架的库房内的排放要求：

第一整齐一致；

第二避光通风防潮；

第三充分空间利用。

（3）档案柜架的编号：

A、一般柜（架）编号方法：从进库房门起，面对柜（架），从左到右依次编出柜号，一组柜（架）编一个柜号，每组柜（架）从上而下编出层号。

B、密集架编号方法：自库房进门起，从左到右编列号，每列的栏也是从左到右编栏号，每栏的层从上而下编出层号。

C、柜(架)排放与编号一旦固定，就要保持相对稳定，不要经常变动。

3、城建档案存放位置索引：把每个库房柜(架)内档案存放的实际情况绘成平面示意图，揭示出档案的存放地点。

(二)城建档案的排架管理

城建档案装入档案柜或密集架均按一定的顺序排列，档案上架排列的方法目前有两种，分类排列法和大流水排列法。

1、分类排列法：按分类大纲A、B、C、D……R类,进行档案分类后,按类别依次进行分类排列。

2、大流水排列法：以档案接收进馆或归档时间的先后为序，所有档案编通号，依次排列。

注意：绝密和重要的档案应与一般档案分开保管。

无论使用哪种排架方式，档案上架排列时，都应该是人面对柜（架），按照案卷的顺序编号, 从左到右，从上到下的进行依序排列。

(三)城建档案的存放方式

城建档案载体形式较多，根据其载体的类型特点，选择适宜的存放方式。

1、底图的保管：

(1)平放保管。将底图展开，按整理顺序平放在底图柜内，用标签标明底图的名称和档案号。

(2)卷放保管。将底图卷成捆状，卷好的底图放人底图柜，或装入底图筒内，筒外贴标签，标明底图的名称或档案号。

2、蓝图（图纸）的保管

蓝图一般都是采用优质纸张，机械强度好，可以折叠装订成册(卷)或不装订、折叠放入袋、盒内保管。采用竖放方式，按一定顺序排列在档案柜(架)上。

3、文字材料的保管

按A4纸大小，按内容分类组卷，装订成卷装入盒内。竖放在柜(架)上。

4、地形图和板图的保管

地形图分为印刷品和晒印的兰图。大比例尺的地形图，其图幅数量比较多，保管方法一般采用按不同的图幅号，平放在柜架上。较大的地形图采用卷放。

板图是测绘地形图时形成的原图样，可装入袋内或保护夹内，立放或平放在柜架上。

五、城市建设档案的保护

城建档案保护的基本内容和一般常用方法：

1、保证文件制成材料的质量：文件制成材料的质量包括载体材料质量和字迹材料质量。

2、建造符合保管条件的档案库房：

新建档案库房应选在上风地方，远离污染源，对库房楼面荷载、面积、结构、朝向、门窗大小、密闭程度等提出要求。对于旧库房、办公楼应尽量按档案保管条件的要求进行改造，达到有利于档案的保护。

3、调节控制档案库房的温湿度

(1)档案库房温湿度的基本要求：档案库房的温湿度应努力达到或尽可能趋近国家规定标准，即温度14¡ª24℃湿度45%-60％。

(2)调节控制库房温湿度的方法：

A、库房密闭：其作用是防止和减少库外不适宜温湿度对库内的影响，使库内温湿度保持相对稳定。

B、通风降温：通风包括自然通风和机械通风。自然通风就是打开库房门窗，让库房内外空气进行交流，降低库内温湿度的目的，机械通风则是利用通风机、风扇实行通风。

C、去湿机除湿：去湿机用于档案库房降温效果明显。去湿机工作环境一般为温度15-35℃，相对湿度40-95％，高于或低于此范围，去湿效果差。

D、空调机调节温湿度：空调机具有全面处理空气质量的效能，既可以降温降湿；又可以升温加湿，还可以过滤空气。

E、固体吸潮剂吸湿：一般可选用硅胶氧化钙等吸潮剂。

以上几种方法，除通风降湿外，任何一种温湿度调控方法，都要以库房的密闭为前提，否则效果不明显，甚至无效.

4、保证库内清洁卫生，做好档案的防光、防尘

(1)清洁卫生：要制定清洁卫生制度，定期和不定期打扫库内外清洁卫生，严禁在库内堆放杂物。

(2)防光的方法：

A．库房窗户要小要少，B．库房内应安白炽灯，做到人离灯灭，C.库房必须要有窗帘，D．库房内窗户玻璃涂滤紫外光的涂料，E．档案要存放在柜内，不要露于光线下，F．档案要避免反复复印、照相，C．禁止阳光曝晒档案。

(3)防尘和除尘的方法：

A.档案办公及库房地址，应避开烟尘污染源，这是最简单、经济而有效的防护措施。

B、档案库房要实行密闭管理。

C、保持库房周围的清洁卫生，搞好环境绿化。

D、要注意把好档案入库关。档案入库前要仔细检查，进行除尘、消毒处理，工作人员进入库房换工作服和拖鞋，尽量减少入库次数。

E．做库房清洁卫生要使用吸尘器，避免灰尘飞扬搬家。

5、虫、霉和鼠害的预防措施

(1)虫、霉的预防措施：

A．搞好库房温湿度管理。库房内温湿度尽量控制在要求范围，减少虫霉害的发生。

B．严格库房出入制度，尽量减少出入库房次数，禁止在库内进食和把食物带入库内保存。

C．库房和办公用房必须分开，避免人为因素使档案感染、滋生虫害。

D．定期检查档案保管情况，经常翻动长期紧密排列的案卷，及时发现有无虫霉害。

E．保持库内柜、架清洁卫生，柜内放置防虫、防霉药物。

F．新库房和新柜架使用前，要先打药进行密闭消毒，新档案入库前也要进行消毒处理。(2)防鼠措施：

A．应对档案库房建筑采取一些防护措施，以防止老鼠进入而危害档案，尽可能切断老鼠进入档案库房的途径。

B．在库房内外，清除老鼠可能栖息和隐藏的条件，库房周围应做到干净、无垃圾、不堆杂物。

C．利用某些药物、器械产生的气味，声波或刺激作用来驱赶老鼠

6．做好档案库房的防火、防盗工作

(1)加强档案人员的防火意识教育，掌握一定防火、灭火技术；

(2)制定并严格执行防火、防盗制度。

(3)要根档案的特点，配置足够的有效的灭火装置、库房要安装防盗门和防盗栏。

(4)库房内外禁止堆放易燃易爆物品、禁止吸烟。