《时间管理》课件

组织因素
环境因素
突发事件多 应酬多 同事问题多多
？
管理制度不健全 沟通不畅 官僚作风 文山会海
？

29
技术因素
缺乏科学的时间管理方法 和有效的时间管理工具
时间管理误区分析 误区根源追踪
没有选择对的事
30
时间管理——二八定律
二八定律
用80%的时间和精力照顾好能给你带 来80%的销售额的20%的优质客户；
很想好好给自己放个假，但如果长休了一段时间，又会有负罪感。
你常常沉醉于过去的成功或失败之中，不敢想未来会怎样。
还记得自己的理想吗？或许自己的宏图大志等都只有在梦中实现了。
时间管理误区分析
请数一数，你所回答的 你 需 要 时 间 管 理 吗 个数：
0-3个
4-7个
8-11个
12-16个
恭喜你，保 留并坚持你 的方法吧， 并多介绍经 验！
另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。
11
四代时间管理理论
• 第一代的理论：便条与备忘录（例如何时写报告、开会、 修车等） • 优点： •
•
重要事情发生时应变能力强
每完成备忘录上的一件事，都会有成就感
• 缺点：
•
•
这种成就并不一定符合人生目标
最重要的事就是眼前的事
四代时间管理理论 • 第二代的理论：强调行事历与日程表，反映出时间管理已 注意到规划未来的重要。 • 优点： • 通过制定目标与规划，能完成较多事 • 事先准备充分，会议或行事较能发挥实效 • 缺点： • 最重要的事就是时间表上的事 • 对事物仍然没有轻重缓急之分
一般人的时间分配管理
25%－30% 紧急
三：不重要而且紧急
15% 不紧急
四：不重要且不紧急 2-3%
56-60%
不重要
时间管理误区分析 时间管理之“四象限法则” 成功人士的时间分配管理
重要
一：重要而且紧急 二：重要但不紧急
20%－25% 紧急
三：不重要而且紧急
65%－80% 不紧急
四：不重要且不紧急
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1.确定去做——制订目标与计划
目标的力量——哈佛大学的调查
1953年，一群意气风发的天之骄子从哈佛大学毕业了，
即将走向社会。他们的智力、学历、环境条件都相差无几。 在临出校门前，哈佛对他们进行了一次关于人生目标的调查， 结果是这样的：
47
1.确定去做——制订目标与计划
25年以后
社会顶尖成功人士， 不乏白手创业者、行业领袖、社会精英
·看报纸 ·看肥皂剧 ·闲聊 ·打牌
不紧急
三、不重要但紧急
·造成干扰的紧急事件 ·电话、不速之客
·会议
不重要
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时间管理误区分析 请将您刚才写的一天的清 单填到对应的象限里，并 计算每个象限事务所占的 时间比例。
紧急 重要
不紧急
不重要
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时间管理误区分析 时间管理之“四象限法则”
重要
一：重要而且紧急 二：重要但不紧急
为什么要进行时间管理
• 时间管理：一只苍蝇的一生
视频1
为什么要进行时间管理
这是一个薄雾未散的清晨，四周一片寂静。 在一片菜地中，某张萝卜叶上，有一枚毫不 起眼的虫卵。不久，里面的新生命破茧而出。 这是一只心情愉悦的苍蝇，但是它的快乐和 新鲜感并未 持续太久，因为头顶上的计数
器分明显示它只有一分钟的生命。一分钟？
如何制订目标——SMART原则
2013年某大龄男要完成结婚
1.
具体的 Specific
结婚
2. 可以衡量的 Measurable
拿到结婚证
朋友介绍、网上、婚介所 符合婚姻法的，具备完婚条件的 2013年12月31日
49
3.
4.
可行的 Attainable 务实的 Realistic 要有时限 Time-based 务实 的Realistic
Hale Waihona Puke Baidu
15%
<1%
不重要
时间管理误区分析
四象限工作法的处理原则
马上做
重点做
可以做或 授权做
何必做
40
时间管理误区分析
如何选择对的事做？
回报及收益高吗？ 是必须要做的吗，不做的危害有多大？
完成会怎么样？不完成会怎么样？
一定要自己完成吗？
《何经理的一天》
练一练
通过第二章，我们学到了……
8
时间管理误区分析
9 你 需 要 时 间 管 理 吗 10 11 12 13 14 15
16
or
都没有时间和朋友聚一聚，感觉自己生活的圈子越来越小了。 你知道自己迫切需要提高，但总是无暇阅读与工作有关的书籍。
你没有开通微博，也不知道什么是微信，没有时间尝试新鲜事物，感 觉自己凹凸了。 什么，你问我的业余爱好？我哪有时间去从事什么业余爱好，太奢侈 了吧？ 感觉没有在有限时间里做自己应该做的事情，每天都忙却忙的不是 地方。
确定去做 立刻去做 高效去做
2.立刻去做
56
2.立刻去做——避免拖延 认识拖延
视频2
拖延症
57
2.立刻去做——避免拖延 讨论： 1、拖延有哪些危害？ 2、拖延产生的原因有哪些？ 3、如何应对拖延？
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2.立刻去做——避免拖延 拖延的危害 1. 承受来自内在情绪的折磨，内疚、后悔、自责等。 2. 遭受来自外部的各种损失，滞纳金、错失成功的机会、
Action (处理）
A C
P D
Plan (计划）
Check (检查）
Do (执行）
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PDCA循环的4个阶段
1.确定去做——制订目标与计划
如何制订计划—— 2013年某大龄男要完成结婚为例
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1.确定去做——制订目标与计划 请制定你的2014年工作目标，并列出行动计划
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三、时间管理对策
1 3 2 3 3
28
2、看QQ新闻
3、忘记财务人员面试时间 4、亲自安排食堂做凉菜 5、召开部门会议 6、与吴经理交谈 7、寻找财务总监简历 8、制作考核沟通使用的PPT 9、回家后本计划加班做材料结果先看了球赛 10、在会议前草草交上一份自己都不满意的 材料
时间效率杀手 自身因素
缺乏计划性 时间观念不强 追求完美 不愿委托或授权 不愿意说“No” 身体欠佳
价值 时间
80%
事情 价值
20% 80%
用80%的时间和精力学习能带给你产
生80%的效果的20%的技能和方法； 用20/80定律从你要做的一大堆要事 中选出最具价值的优先做。
20%
31
时间管理误区分析
时间管理——二八定律
想一想： 如何将石块、碎石、沙子、水尽可能多放进水罐里？
32
时间管理——二八定律
5
思考：
一开始选择做的方向正确吗？
在执行的过程中发生了什么？
6
主题
3 一 二 时间管理概述 时间管理误区 时间管理对策 时间管理提升
3 三
四
什么是时间？
世界上哪样东西最长又最短，最快又是 最慢，最能分割又是最广大的，最不受重视 又是最值得惋惜的？ 没有它，什么事情都做不成；它使一切 渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生 命不绝。
34
时间管理误区分析
请详细列出您一天的事务清单，并标注出所用的时间（分钟）
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时间管理误区分析
四象限定律
重要
二、重要、不紧急
·准备工作、编制计划、维持人际 关系 ·去拜访VIP客户，回访客户
一：重要、紧急
·客户投诉 ·即将到期的任务 ·财务危机 ·安全事故
·计划给员工进行培训
紧急
四：不重要且不紧急
法国思想家伏尔泰
8
时间的四项独特性
我们和他人唯一拥有的最公平
的资源。 时间是人最大的成本，同样也 是每个人的资本和财富。 时间的奇妙性。
不可 再生 无法 开源
时间 特性
不可 取代
无法 节流
时间不可逆性。
时间变化性。
9
10
什么是时间管理
就是用”技巧、技术、工具”帮助人们完成工作，实 现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更 有效的运用时间。 时间管理的目的：除了要决定该做些什么事情之外，
通道 4
职能管理者 管理经理人
通道3
通道 2
管理他人 自我管理
目标达成、高绩效表现！
通道1
18
本次课程目标
19
通过第一章，我们学到了……
时间管理概述
时间 四项独特性
四代时间 管理理论
本次课程 目标
主题
3 一 二 时间管理概述 时间管理误区 时间管理对策 时间管理提升
3 三
四
时间管理误区分析
时间管理现状
5.
1.确定去做——制订目标与计划
目标需要分解——马拉松运动员的故事
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1.确定去做——制订目标与计划
如何制订计划——计划是连接目标的桥梁。
一般包含： 做什么（what）
如何做（how）
谁来做（who） 什么时间做（when）
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1.确定去做——制订目标与计划
如何制订计划——计划执行中要遵循PDCA原则。
失去别人的信任。
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2.立刻去做——避免拖延
向拖延宣战
拖延的原因 解决方案 •将任务委托给他人，他们可能会感兴趣。 任务令人生厌 枯燥乏味 •承认自己的拖延行为，并努力完成工作。 •设想自己完成任务后的愉快心情。 •向他人承诺。
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时间管理误区分析
案例研讨：《何经理的一天》
27
时间管理误区分析 案例研讨：《何经理的一天》
存在的时间管理误区 1、与谭经理交谈关于工程师离职 原因分析 无效沟通 自我打扰 没有计划 没有授权 无效沟通 外部打扰 没有做好办公室5S 没有授权 拖延 没有区分事务的轻重缓急、 没有明确的目标和计划
扰是没有意义或者极少有价值的。
一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1.5小时，每周要 花将近10个小时。 做一件事情，实际花费的时间，往往会比预期的时间多一倍。 如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做 两件事情，你也会完成它们；如果你让自己一天做12件事情，则会完成 7~8件……
时间管理误区
罗列误区
追溯根源
导入定律
主题
3 一 二 时间管理概述
时间管理误区
时间管理对策 时间管理提升
3 三
四
三、时间管理对策
1 3
确定去做 立刻去做
2 3 3
高效去做
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1.确定去做
时间管理，首先是要做对事，我们必须要先
选择出我们的目标，确定去做什么，以及怎么去 做，就是制定出我们的 ：
目标和计划
住你的时间
—— 高效时间管理
时间管理项目组
在培训中我们的建议……
积极参与
挑战性思考
分享观点
享受乐趣
2
本次课程目标
3
团建活动—搭纸牌屋
游戏规则：
每个小组一副扑克牌、一卷胶带。 在不借助外力的情况下，使用扑克牌和胶带 搭建纸牌屋 以实际高度作为评判标准（必须坚持不倒）
完成时间共5分钟
4
讨论：相同的任务要求、一 样的时间节点，结果完全不 同的原因是什么？
有明确的长期目标 有清楚但短期目标
3%
10%
社会中上层，他们短期目标不断达成 成为行业专业人士，如医生、律师、 公司高级管理人员
有较模糊目标 60% 无目标 27%
社会中下层，尽管能够安稳生活， 但是没有取得什么成绩 社会最底层，生活十分 不如意，不断抱怨社会 和他人，经常失业 、家庭也不幸福
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1.确定去做——制订目标与计划
“Yes”
还可以，方 向正确，但 需要进一步 提升技能。
“Yes”
当心哦，你 需要重新审 视你的时间 管理方法了。
“Yes”
救命啊！你迫 切需要学习时 间管理并付诸 实施。
“Yes”
时间管理误区分析
时间如何被浪费
人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次～60次。 平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。其中50% ～ 80%的打
• 了解自我的时间管理
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时间管理误区分析
or
1 你 需 要 时 间 管 理 吗 2 3 4 5 6 7
如果没有完成你所希望做的工作，是否有负罪感？ 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到压力山大？
你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗？
你常常不能集中精神来工作，常常在做重要工作时被打断吗？ 你常常感觉有许多事情要做，但做起事情来又感觉效率低下吗？ 你时常把工作推到最后一分钟，然后再很努力的去做完它们吗？ 你感觉自己的工作落下了很多，总是很难在既定目标内完成。 你很想跟家人多呆一会儿，可你感觉根本就没有时间啊。
如此之短，该如何度过？
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进行时间管理的根本意义
可以让企业：提高工作效率，减少管理 成本、规范管理流程，用有限的资源获得 更高的回报。 可以让我们自己：掌握正确的时间管理 技巧、制定适合自己的时间管理计划，拥 有更多可支配的时间，实现工作和生活的 更好平衡。
企业管理者
通道 6
集团管理者 业务管理者
四代时间管理理论 • 第三代的理论：目前正流行、讲求优先顺序、效率为主的 观念。 • 优点： • 能将价值观化为目标与行动 • 能发挥短、中、长期目标的效果 • 效率提高，更具管理技巧 • 缺点： • 最重要的事因急迫性与价值观而定 • 过分强调效率，反而会适得其反
四代时间管理理论
• 第四代的理论：在前三代“时间管理”理论的基础上 ，提出全新的理念，关键在于自我管理，而非时间管 理，讲求改变思想，而非改变行为。