关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知【模板】

关于做好2019年档案整理归档及移交工作的

通知

各部门：

为进一步加强学院档案资源建设，根据《高等学校档案管

理办法》和《XX软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院〔2010〕50号）等要求，现就2019年档案整理归档及移交工作通知如下：

一、归档范围

1.2018-2019学年度或2019年期间，学院党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、外事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各部门文件材料归档范围请参照《XX软件职业技术学院各部门档案征集范围》（附件2）和学院制度汇编中的《XX软件职业技术学院党群类、行政类等各类文件材料归档制度》（琼软院〔2007〕96号）（网址：******/news-show-2523.html）相关内容。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。各类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3.各部门获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

4.往年应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求

1.各部门兼职档案员(或由部门指定专人)负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。兼职档案员要保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院综合档案室。

2.兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写目录。

3.归档的声像档案须按照电子照片存档要求编辑，内容包括：人物、事由（事件）、时间、地点及文件目录等。

4.归档文件整理具体操作要求请参照《国家档案局归档文件整理规则》（网址：******/news-show-2512.html）。

三、档案移交

1.归档验收

移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交（接收）登记表，详见附件1(下载网址：******/news-show-2534.html），登记表一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

四、移交时间

1.党政部门及按年度归档的部门请在2020年4月底前完成档案移交工作。

2.各教学单位和应按学年度归档的部门请于2020年3月底前移交上一学年度的归档材料。

3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

其它档案的归档时间请按《XX软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院〔2010〕50号）执行。

五、严肃工作纪律

1.对在移交工作玩忽职守，工作不负责任，造成档案损毁、丢失的部门或个人，学院将依据《中华人民共和国档案法》追究部门领导或直接责任人的责任。

2.对不按时向综合档案室移交档案的部门或个人，学院将通报批评。

3.各部门要明确专人负责，按照通知内容及业务规范要求，对本部门档案进行搜集整理，保质保量按时完成档案收集、整理、立卷、归档及移交工作。

移交地点：综合档案室（综合楼1001室），联系电话：********。

附件：1.档案移交（接收）登记表

2.各部门档案征集范围

XX软件职业技术学院党政办公室2020年1月10日

附件1

档案移交（接收）登记表

移交单位：接收单位：综合档案室

- 5 -

移交时间：移交经手人：接收经手人：

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附件2

XX软件职业技术学院各部门档案

征集范围

党政办公室

1.学院年度工作计划、总结

2.本部门年度工作计划、总结

3.党委会议记录本、院长办公会议记录本

4.党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿

5.学院大事记

6.学院党委和上级领导调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

7.本院师生员工案件中的侦察、调查、处分结论材料、平反、复查处理结果及上级的批复、判决书

8.各类有价值的电子文件（光盘）

9.本部门与外单位签订的重要协议书、合同书

10.各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）

11.其它具有查考利用价值、需要归档的资料

组织宣传部（统战部）

1.本部门年度工作计划、总结

2.各类有关组织、宣传工作的报告、统计报表等上报材料

3.党员代表大会的有关文件（通知、名单、贺电、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）

4.领导干部名册

5.支部委员名册

6.党员花名册

7.发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的材料

8.理论学习工作计划、报告、总结、决定、通知、

9.反映本院重大活动的剪报及相片、图表

10.统战工作计划、报告、和总结

11.统战工作情况调查、典型材料、统计报表

12.本院各级人大代表、政协委员名单（册）

13.本院各民主党派成员和负责人名册及有关材料

14.统战工作重要会议记录

15.台、港、澳和侨务工作材料

16.党内统计年报表

17.总支、支部改选报告、审批材料

18.党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿

19.学院党委和上级领导调研、检查、巡视学校工作形成的文件材

料

20.本部门与外单位签订的重要协议书、合同书

21.各类有价值的电子文件（光盘）

22.各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）

23.其它具有查考利用价值、需要归档的资料

纪委办公室（监察审计处）

1.本部门年度工作计划、总结

2.各类有关纪检、监察、审计工作的报告、统计报表、调查材料等上报材料

3.党员违纪处分及复查材料

4.群众来信来访及调查、处理材料

5.重要会议记录、大事记

6.各类合同协议

7.各类有价值的电子文件（光盘）

8.各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）

9.其它具有查考利用价值、需要归档的资料