电子文件归档与管理
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• 须保证电子文件著录、背景和原数据等管
理控制信息归档保存。
（3）有效性原则
• 应建立相应的管理制度和采取技术措施，保证电
子文件的有效性。保证归档保管的电子文件长期 有效、可读。 保证存储归档电子文件的载体长期 有效、可读。
• 归档电子文件须同时归档电子文件的背景信息和
元数据信息。
• 为保证归档保存的电子文件长期有效、可读，归
电子档案： 是指具有保存价值的、按一定方 法整理而成的、已归档的电子文件及其与 之相适应的软件、参数和相关数据。
含义：
• 一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：
具有保存价值，已进行整理。
• 二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主
要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主 要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映 本单位的主要财务与产权关系。
常用格式：AVI、MPEG、MOV、RM等
二、电子文件管理
1、电子文件管理原则
（ 1 ）真实性原则
确保电子文件生成、传输、存储各环节的真实性。 主要措施是：
• 从电子文件形成开始实施全过程管理，不间断地
对有关处理操作进行校验、处理、管理登记，保 证电子文件的产生、处理过程符合规范。
• 捕获或记录电子文件在形成、处理、归档过程中，
与电子文件相关的几个定义：
• 归档电子文件：指具有参考和利用价值并
作为档案保存的电子文件。
• 背景信息：指描述生成电子文件的只能活
动、电子文件的作用，办理过程、结果、 上下文关系以及对其产生影响的历史环境 等信息。
• 元数据：指描述电子文件数据属性的数据，
包括文件的格式、编排结构、硬件和软件 环境、文件处理软件、字处理和图形工具 软件、字符集等数据。
（1）元数据的定义：
指描述电子文件数据属性的数据，包括 文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、 文件处理软件、字处理和图形工具软件、 字符集等数据。
• 电子文件元数据是专门设计用于满足电子
文件真实性、可靠性、稳定性、可理解性 与可利用性的数据。（至关重要）
• 元数据是数据的数据
至今为止，国家还没有正式发布电子文件元数据标 准。
（ 2）数字化。
电子文件的信息形态是数字化的。电子文件 通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到 的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。
（ 3）网络化 。
电子文件借助网络，能实现信息共享，但不 安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它 可以 不受时空限制 ，如果不采取保密措施，则能 在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的 电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以 同时发给若干个网络终端。
电子文件（ Electronic Records）是指在数字 设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁 盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义 按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文 件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、数 字化加工设备）；并有相关环境（如操作系统、 数据库）支持；以数码形式（数字、图形、音频、 视频）存储在外存储器上；阅读及处理需设备； 借助网络传输。
（三）电子文件的主要类型
• 一是文本文件：是指用文字处理软件生成
的，由字、词、数字或符号表达的文件。
常用格式：TXT、RTF、DOC、WPS、 HTML、XML、UOF、ODF、OOXML
• 二是图像文件：指使用数字设备采集或制
作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画 面，用数码相机拍摄的照片等。
常用格式：JPEG、TIFF、BMP、GIF、 RAW、PNG、DXF、PCX
• 三是电子档案要按一定方法整理，不是杂
乱无章的，而且要求集中统一管理。
• 四是电子档案还应包括与之相适应的软件、
参数及相关数据，否则就不能使用，这就 类似过去的甲骨文，十年前的 DBASE等设 计的管理软件。
（二）电子文件的特点
（ 1）依赖设备（设备化）。
电子文件的形成、传输、存储、利用都 必须依赖于相应的设备。纸质文件可以直接 阅读，电子文件不能直接阅读。离开计算机 的操作系统及应用软件，我们就无法对电子 文件进行读写和管理，这就决定了电子文件 与其相应计算机系统软硬件及其相关设备的 依赖性。这给电子文件保管带来许多问题， 促使我们在电子文件形成时要考虑将来计算 机及其设备的兼容性、设备发生故障时的应 急处理措施、电子文件加密后的解密、技术 设备更新时电子文件数据格式的转换等问题。
档保存的电子文件应存储为通用的文件格式。
• 档案工作者要及时掌握电子文件格式、存储管理
技术的发展动态，应用可靠、安全的技术，确保 电子文件长期有效。
（4）全程管理和前端控制原则
（5）最优化原则
（6）务实与注重效益原则
（7）标准化原则，收集、整理、归档和保管 利用均要符合国家各项标准规范。
2、电子文件元数据
• 在国内比较有研究的是深圳市档案局和安徽省档
案wk.baidu.com。
深圳市档案局的《电子文件元数据标准》 （征求意见稿）
安徽省档案局的《电子文件管理细则》（征 求意见稿）
• 三是版式文件：是一种排版后仅供阅读、
不可编辑、不可修改的文件格式。
常用格式：CEB、PDF等
• 四是音频文件。指用音频设备录入或用编
曲软件生成的文件。
常用格式：MP3、WAV、RealAudio等
• 五是视频文件。指使用视频捕获设备录入
的数字影像或使用动画软件生成的二维、 三维动画等各种形态画面，如数字影视片、 动画片等。
电子文件归档与管理
• 一、电子文件与电子档案概述 • 二、电子文件管理 • 三、电子文件归档 • 四、归档电子文件的保管 • 五、电子文件的利用
• 《归档文件整理规则》（ DA/T
22—2000）
• 《电子文件归档与管理规范》
（GB/T 18894—2002）
一、电子文件与电子档案概述
（一）电子文件与电子档案的含义
各类责任者、操作者及凭证信息等，并与电子文 件一起归档，以证明电子文件的真实性。
• 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件
的真实性。
（ 2 ）完整性原则
• 须保证所产生的应归档的电子文件全部归
档。
• 须保证每一份电子文件内容信息的完整性，
如电子文件存在链接内容信息时，其链接 内容信息须一并归档。
理控制信息归档保存。
（3）有效性原则
• 应建立相应的管理制度和采取技术措施，保证电
子文件的有效性。保证归档保管的电子文件长期 有效、可读。 保证存储归档电子文件的载体长期 有效、可读。
• 归档电子文件须同时归档电子文件的背景信息和
元数据信息。
• 为保证归档保存的电子文件长期有效、可读，归
电子档案： 是指具有保存价值的、按一定方 法整理而成的、已归档的电子文件及其与 之相适应的软件、参数和相关数据。
含义：
• 一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：
具有保存价值，已进行整理。
• 二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主
要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主 要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映 本单位的主要财务与产权关系。
常用格式：AVI、MPEG、MOV、RM等
二、电子文件管理
1、电子文件管理原则
（ 1 ）真实性原则
确保电子文件生成、传输、存储各环节的真实性。 主要措施是：
• 从电子文件形成开始实施全过程管理，不间断地
对有关处理操作进行校验、处理、管理登记，保 证电子文件的产生、处理过程符合规范。
• 捕获或记录电子文件在形成、处理、归档过程中，
与电子文件相关的几个定义：
• 归档电子文件：指具有参考和利用价值并
作为档案保存的电子文件。
• 背景信息：指描述生成电子文件的只能活
动、电子文件的作用，办理过程、结果、 上下文关系以及对其产生影响的历史环境 等信息。
• 元数据：指描述电子文件数据属性的数据，
包括文件的格式、编排结构、硬件和软件 环境、文件处理软件、字处理和图形工具 软件、字符集等数据。
（1）元数据的定义：
指描述电子文件数据属性的数据，包括 文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、 文件处理软件、字处理和图形工具软件、 字符集等数据。
• 电子文件元数据是专门设计用于满足电子
文件真实性、可靠性、稳定性、可理解性 与可利用性的数据。（至关重要）
• 元数据是数据的数据
至今为止，国家还没有正式发布电子文件元数据标 准。
（ 2）数字化。
电子文件的信息形态是数字化的。电子文件 通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到 的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。
（ 3）网络化 。
电子文件借助网络，能实现信息共享，但不 安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它 可以 不受时空限制 ，如果不采取保密措施，则能 在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的 电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以 同时发给若干个网络终端。
电子文件（ Electronic Records）是指在数字 设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁 盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义 按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文 件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、数 字化加工设备）；并有相关环境（如操作系统、 数据库）支持；以数码形式（数字、图形、音频、 视频）存储在外存储器上；阅读及处理需设备； 借助网络传输。
（三）电子文件的主要类型
• 一是文本文件：是指用文字处理软件生成
的，由字、词、数字或符号表达的文件。
常用格式：TXT、RTF、DOC、WPS、 HTML、XML、UOF、ODF、OOXML
• 二是图像文件：指使用数字设备采集或制
作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画 面，用数码相机拍摄的照片等。
常用格式：JPEG、TIFF、BMP、GIF、 RAW、PNG、DXF、PCX
• 三是电子档案要按一定方法整理，不是杂
乱无章的，而且要求集中统一管理。
• 四是电子档案还应包括与之相适应的软件、
参数及相关数据，否则就不能使用，这就 类似过去的甲骨文，十年前的 DBASE等设 计的管理软件。
（二）电子文件的特点
（ 1）依赖设备（设备化）。
电子文件的形成、传输、存储、利用都 必须依赖于相应的设备。纸质文件可以直接 阅读，电子文件不能直接阅读。离开计算机 的操作系统及应用软件，我们就无法对电子 文件进行读写和管理，这就决定了电子文件 与其相应计算机系统软硬件及其相关设备的 依赖性。这给电子文件保管带来许多问题， 促使我们在电子文件形成时要考虑将来计算 机及其设备的兼容性、设备发生故障时的应 急处理措施、电子文件加密后的解密、技术 设备更新时电子文件数据格式的转换等问题。
档保存的电子文件应存储为通用的文件格式。
• 档案工作者要及时掌握电子文件格式、存储管理
技术的发展动态，应用可靠、安全的技术，确保 电子文件长期有效。
（4）全程管理和前端控制原则
（5）最优化原则
（6）务实与注重效益原则
（7）标准化原则，收集、整理、归档和保管 利用均要符合国家各项标准规范。
2、电子文件元数据
• 在国内比较有研究的是深圳市档案局和安徽省档
案wk.baidu.com。
深圳市档案局的《电子文件元数据标准》 （征求意见稿）
安徽省档案局的《电子文件管理细则》（征 求意见稿）
• 三是版式文件：是一种排版后仅供阅读、
不可编辑、不可修改的文件格式。
常用格式：CEB、PDF等
• 四是音频文件。指用音频设备录入或用编
曲软件生成的文件。
常用格式：MP3、WAV、RealAudio等
• 五是视频文件。指使用视频捕获设备录入
的数字影像或使用动画软件生成的二维、 三维动画等各种形态画面，如数字影视片、 动画片等。
电子文件归档与管理
• 一、电子文件与电子档案概述 • 二、电子文件管理 • 三、电子文件归档 • 四、归档电子文件的保管 • 五、电子文件的利用
• 《归档文件整理规则》（ DA/T
22—2000）
• 《电子文件归档与管理规范》
（GB/T 18894—2002）
一、电子文件与电子档案概述
（一）电子文件与电子档案的含义
各类责任者、操作者及凭证信息等，并与电子文 件一起归档，以证明电子文件的真实性。
• 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件
的真实性。
（ 2 ）完整性原则
• 须保证所产生的应归档的电子文件全部归
档。
• 须保证每一份电子文件内容信息的完整性，
如电子文件存在链接内容信息时，其链接 内容信息须一并归档。