记录控制程序培训

4.2.3 记录控制 应建立并保持纪录，以提供符合要求和食品安全管理体系有效运行的证据。 纪录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的 标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理所需的控制。
三、《记录控制程序》讲解
《记录控制程序》文件编号：WQ-P-002
1 记录控制范围 包括质量食品安全管理体系文件中提供的记录、体系运行中形成的其他记录 （包括声像记录、照片、软盘、文字资料等）、供应商提供的记录等。 2 记录的分类 分为各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测量记录、各种报告等。
三、 《记录控制程序》讲解
7 记录的收集、编目、贮存和保管 1） 各中心/部门文件管理员负责记录的收集、整理并适当标识，适当装订后， 交文控室统一保管。 2） 各中心/部门文件管理员在接收记录时，应检查记录项目填写是否完整、 准确、清晰，确保所收集的记录有效。 3） 文控室应确保记录保存在适宜的地方，保存环境要注意防火、防鼠害，避 免记录在保存期内丢失、损坏及变质。 4） 与生产过程有关的记录包括采购、生产、检验等记录原则上保存两年。 5） 电子媒体记录的保管 由使用人根据需要设置密码，其他人员需要查阅时，可在局域网上发送，所 有电子媒体上的记录每周要做一次备份。超过保存期限时，记录要作废，相 应的备份也要作删除。
三、 《记录控制程序》讲解
8 记录的查阅/借阅
1） 查阅/借阅记录必须经文件管理员的同意，如需借阅则要办理相关的借阅 手续。所有记录不准带出公司和擅自复印。
2） 查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的 完整和清洁，各部门记录管理人员对归还的记录进行检查，确认是否有拆页、 更改等情况，出现以上问题时，要追究相关人员的责任。 3） 顾客和第三方需要查阅记录时，经授权人员同意后，由相关部门记录管理 人员协助查阅。 4） 文控管理员不定期抽查各部门记录管理人员对质量记录的管理和保存情况， 查看是否符合规定的要求，确保质量记录方便存取和检索。
《记录控制程序》培训
目录
一、定义 二、体系要求 三、《记录控制程序》讲解
一、定义
GB/T 19000-2008 质量管理体系 基础与术语
3.7.6 记录 record 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注1：记录可用于文件的可追溯性活动，并为验证、纠正措施和预防措施提供证据。 注2：通常记录不需要控制版本。
二、要求
GB/T 19001-2008 质量管理体系 要求 4.2.4 记录控制 为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录，应得到控制。 组织应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保留和 处理所需的控制。 记录应保持清晰、易于识别和检索。
二、要求
GB/T 22000-2006 食品安全管理体系——食品链中各类组织要求
三、 《记录控制程序》讲解
5 记录的模板编制与修改
1) 记录模板的编制 各中心/部门指定人员编制需要的记录模板，交文控管理员统一编制《受控记 录清单》，清单的内容包含记录的名称、编号、保存期限等。并在每份模板 背面上加盖“受控”印章。
2) 记录模板的修改 当记录使用过程需修改时，由使用部门提出更改申请，并填写《文件更改 申请单》，连同修改的记录提交文控管理员统一在原有的《受控记录清单》 上更新。 3) 文控室在发放更改的记录模板后，及时回收作废的空白记录。
三、 《记录控制程序》讲解
9 记录的销毁 超过保存期限的记录，由记录管理人员填写《记录销毁申请单》，经管理者 代表批准后，交由文控室统一销毁。 10 各部门涉及运营数据的生成、收集、发放、储存、保存期限、查阅、销毁 等按《数据文件管理办法》执行。
三、 《记录控制程序》讲解
3 记录的编号与使用 1)记录的编号
百度文库
示例：《文件会签表》R-ZB01-001-1。
三、 《记录控制程序》讲解
2) 编号的使用 每份生成的记录都应编号，原则上在表单左上方，与第一行标题同行。 3) 版本号规则 版本号标识为第 X 版 X代表1、2、3…N。 初始版本号定为第1版。 4 记录的格式 各部门编制、使用的记录不作格式上的要求，只对部分通用记录（签呈、报 告，通知、通告、通报，工作协调单、对外传真、会议记录）制作模板统一 使用。
三、 《记录控制程序》讲解
6) 记录的填写 1) 各部门按记录设置的项目逐项填写，不得缺项，某些项目不需要填写时，必 须用“/”明示。 2) 填写记录时，填写人一律用钢笔或签字笔等含碳笔填写，不应使用圆珠笔或 铅笔。填写时字迹要清晰、整齐，能准确识别，填写人员签名时应签全名。 3) 填写记录日期时，统一按“年、月、日”的顺序填写； 4) 各项管理记录和报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整 理，不得后补、伪造。 5) 记录填写完成后，原则上不允许涂改。如因笔误或数据不准确，确实需要更 改，记录人员可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，注明更改人员全 名和更改日期。