公文处理办法

公文处理办法
第一章总则
第一条为提高公司系统各单位公文处理的质量和效率，使公文管理更加规范，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所指的公文，是指公司及各二级公司在实施管理和处理公务过程中形成的具有特定或法定效力的规范体式文书，它是XX系统各二级公司及各部门依照职责开展各项管理工作的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联的工作；公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确；公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司保密规定，确保公文的安全。

第四条行政人事部是公文处理的管理部门，负责公司公文管理工作。

第二章公文种类
第五条公文主要文体及适用范围
一、决定：适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排，对单位和人员进行奖惩，变更和撤销下级单位不适当的决策或安排。

二、通知：适用于印发有关工作制度，人员的任免和聘用，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

三、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

四、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。

五、请示：适用于向上级单位请求指示，或就有关事项请求上级单位批准。

六、批复：适用于答复下级单位的请示事项。

七、意见：适用于对重要问题提出见解或处理办法。

八、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题。

九、会议纪要：适用于记载会议情况以及所议定的事项。

第三章公文格式
第六条公文主要由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

一、涉及公司秘密的公文，应当标明保密级别和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明文件印发份数和序号。

二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

三、发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称，发文字号应当包括发文单位代字、年份和序号。

四、上行文应当注明签发人、会签人姓名。

如有必要，请示性公文可在附注处注明联系人和联系方式。

五、公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

六、主送单位是公文的主要受理单位；抄送单位是除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

二者均应使用全称或规范化简称。

七、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，附件顺序使用阿拉伯数字排序，附件名称后不使用标点符号。

八、公文除“会议纪要”和以传真形式发出的以外，其它均应加盖印章。

九、成文日期以负责人签发的日期为准；任免文件以有权决定任免事项的会议审议通过的日期为准。

十、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

第七条公文中各组成部分的标识，按照《XX古镇文化旅游开发有限公司公文格式》（见附件）办理。

第四章行文规则
第八条公司和各二级公司行文应坚持必要性、可行性、实效性的原则。

第九条行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级请示和报告。

第十条公司系统内，属部门职责范围内的事务，可由部门自行发文或联合发文，联合行文应明确主办部门。

以部门名义发出的文件必须抄报主管领导，重要文件必须抄报公司领导。

第十一条公司部门之间一般不行文，必要时可采用“工作联系单”的形式办理。

第十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”类公文不得夹带请示事项。

第十三条公司部门向公司领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项的办理结果、报告有关事项的背景、报告有关事项的意见和建议时，应当使用“签报”。

一、“签报”可按照程序先后报送两个以上公司领导，但不得同时分送两位以上公司领导阅批。

二、“签报”必须有主办部门负责人、主管领导签字，如内容涉及其他部门职能，应送有关部门会签。

三、“签报”作为公司内部文件由行政人事部统一管理，送审公文中附送的“签报”，应随送审公文一并运转并存档。

四、签报不得与未经核稿的文稿同时上报。

第五章收文办理
第十四条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档等程序。

收文办理应按以下规则办理：
一、凡公司接收的公文（包括：纸质文件、电子文档、传真等），应先由行政人事部对来文单位、件数、送达时限、包装与密封情况进行认真核查，确认无误后方可签收。

经审
核，对不符合本办法规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。

公司领导个人信件，由行政人事部送至领导签收，未经领导个人同意，一律不得拆封。

二、收到公文由行政人事部按规定程序统一填写《XX公文处理单》（见附件）附于公文首页前，属于各部门办理的业务文件，由行政人事部领导提出意见后直接送有关部门。

需要两个以上部门办理的应当注明主办部门。

公文由行政人事部及时送领导批示或交有关部门办理。

各部门不得径向公司领导个人呈送。

三、承办部门收到交办的公文后，要及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应按时限的要求办结；确有困难的，应当及时说明原因。

对于不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的公文，应及时退回行政人事部并说明理由。

四、公文办理中遇有涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，有关部门应当积极配合。

如有分歧，可报公司主管领导协调解决。

五、会签部门收到公文后应积极主动，尽快提出意见，不得无故拖延。

六、对具有请示事项的公文，有权最终审批的负责人应当签署明确的审批意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；
对没有请示事项的公文，审批人可签署相关意见，也可以圈阅表示已阅知；
各级领导圈阅文件时，必须签名并签署日期。

第十五条公文传递
一、公文的传批、传阅顺序原则上按公司领导的职位排序先后进行。

传批件按照职位排序在后向职位排序在前的顺序送批，传阅件按照职位排序在前向职位排序在后的顺序传阅。

当公司领导出差时，可跨越依次序传递。

二、除直接署明领导姓名的文件和领导特别交办的事项外,其他报送公司领导的公文，一律由综合行政中心统一传递，不得一文多送。

如属一文多送，综合行政中心只将其中一份按公文传批、传阅顺序进行传递。

三、公文传批、传阅过程中，公司领导批示有关部门阅处的，一般情况下，应待公文传批完毕后再转有关部门阅处；情况紧急的，由综合行政中心将阅处文件复印送承办部门先行办理，原件继续传批或传阅。

四、绝密、机密文件的收发、传递，应指定专人办理。

第十六条公文督办
一、综合行政中心负责本单位公文的督办工作。

二、综合行政中心须根据公文的重要程度和时限要求认真履行督办职责，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

三、公文办理完毕后，主办部门要及时将办理情况告知综合行政中心，并办理公文办结记录手续。

四、未能按时办理的公文，主办部门应及时与来文单位沟通，并向综合行政中心说明情况；对上级单位交办的未能按时办结的事项，由主办部门向上级单位做出说明。

第十七条公文办理应按照即时处理、按时办结，高质量、高效率、不拖延、不推诿的原则办理。

第六章发文办理
第十八条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程。

其中，纸质公文按照拟制、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序办理；电子公文依照上述程序在完成用印登记后，由综合行政中心指定专人通过信息管理平台进行发送，并根据文件分发范围和内容设置相应的查看权限。

第十九条公文拟制
一、符合国家的法律、法规以及公司的有关规定。

二、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲，规范使用字词，正确使用标点符号，公文篇幅力求简短。

三、公文的种类应当根据行文目的、发文单位的职权、与主送单位的行文关系进行确定。

四、人名、单位名称、地名、数据和引文应当准确无误。

引用公文应当先引标题，后引发文编号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。

五、文稿中不得以政策、法律、法规的未定稿作为拟文依据。

六、公文结构的层次可用数字分层标注。

第一层使用数字“一、二、三……”，第二层为“（一）（二）（三）……”，第三层为“1.2.3. ……”、第四层为“（1）（2）（3）……”。

七、文稿中应使用符合国家法定的计量单位。

八、公文中使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时应注明准确的中文译名。

九、公文中的数字，除表述结构层次和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。

十、紧急公文，应当在公文中表述紧急的原因，并根据实际需要，确定紧急程度。

十一、拟文首页应使用公司《发文审批单》（见附件），填写清楚相关栏目。

十二、草拟、修改和签批公文，不得用铅笔或圆珠笔，不得在文稿装订线外书写。

第二十条会商与会签
公文拟制过程中，涉及其他部门职责的事项，原则上应先会商，征求意见，取得一致后，主办部门领导签字认可（附对各部门意见的处理说明）。

对于特别重要的文件，可请相关部门会签，若有异议须将意见及时反馈主办部门，待修改完善后，再反馈会签部门签字认可。

会签部门均签字认可后才可发文。

第二十一条核稿
一、凡以公司和部门名义发出的公文，均应按规定进行核稿。

以公司名义发出的公文，先由主办部门负责人核稿，然后提交综合行政中心核稿，公文经核稿人签署后再报送公司领导签发。

以部门名义发出的公文，部门负责人应严格审核把关并经综合行政中心核稿后发。

除特别紧急的事项外，对外发出的公文不得先签后核。

二、公文审核的重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，行文种类是否妥当，是否符合公文格式的规定等。

三、公文审核中，如需对文稿作较大修改，综合行政中心应当与拟文部门协商或请其修改；修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，综合行政中心负责人进行复核。

第二十二条公文签发
一、凡以公司名义发出的公文，应先提交公司主管领导审核，然后报公司总裁签发。

二、公司部门和所属公司发出的公文，由相应的负责人签发。

三、会议纪要由会议主持人签发或报请公司领导签发。

四、签发公文应注明签发日期，签发日期即为发文日期。

第二十三条公文印制
一、公文正式印制前，由综合行政中心进行复核。

复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范。

经复核无异议时，方可印制。

二、公文的印发份数根据文件的发送范围确定，通过信息平台文件中心发送的公文，纸质文件印制通常为两份，主办部门1份，综合行政中心存档1份，其他不再增加纸质文件的印刷份数。

因对外工作需要增印公文，由主办部门负责人提出申请，经综合行政中心负责人批准后予以增印。

三、公文印制时，排版清样由主办部门拟稿人初校，综合行政中心文印人员复校。

公文校对应保证公文无漏字、多字、错字，并与原稿内容一致。

综合行政中心文印人员应认真做好公文的印制工作，确保公文无缺损，版头鲜明，套印准确，无脏污、倒头、多页、缺页、白页、错页等质量问题。

第二十四条公文用印
一、文件用印需携带有文件签发人签字的文稿。

二、公文除“会议纪要”和以传真形式发出的以外，应加盖印章。

联合行文，由主办单位加盖印章，或联合单位并列加盖印章，主办单位在前。

第二十五条公文发送
一、一般情况下，公司发布的公文将通过管理信息平台进行传递。

公司各部门、各直属机构应实时登陆管理信息平台进行查阅。

二、文件的发送要按照“发文登记本”建立登记台帐，发送人员、接收人员要签字。

第七章公文归档
第二十六条公文办理完毕后，应当按照《XX公司档案管理办法》的有关规定进行整理、归档。

第二十七条归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值进行整理，保证公文的齐全、完整。

公文管理人员应当根据文书立卷的要求，将公文定稿、正本和有关材料（包括来文、报告办理过程的签报、领导批示等）整理后，送交档案管理人员立卷归档，个人不得私自保存应归档的公文。

第二十八条属于归档范围内的公文，应按照《XX公司档案管理办法》的有关规定进行保管。

第八章公文管理
第二十九条综合行政中心负责公司公文的统一收发、分办、快递、审核、打印、用印、立卷、归档和销毁工作，并指导各部门及所属机构的公文处理工作。

第九章附则
第三十条本办法自发布之日起执行。

第三十一条本办法由综合行政中心负责制定、解释。

附件：
1、XX公司内部机构排序、规范简称及发文代字
2、XX公司直属机构排序、规范简称及发文代字
3、收文处理单
4、发文审批单
5、XX公司公文格式
附件1：
XX公司
内部机构排序、规范简称及发文代字
附件2：
XX公司
直属分支机构排序、规范简称及发文代字
附件3：
编号：
收文处理单
阅批（办理）后请退综合行政中心XX公司综合行政中心印制
附件4：
发文审批单
XX公司综合行政中心印制附件5：
XX公司公文格式
一、公文页面设置及印制装订要求
（一）纸型为标准A4型（210mm×297mm）。

（二）页边距：上为2.54厘米；下为2.0--2.54厘米；左为2.9--3.17厘米；右为2.9--3.17厘米；页眉为20厘米；页脚为18厘米。

（三）行间距：采用固定值25-28磅，首选为26磅。

章节类文件，除每个章节题目行的段前段后值为0.5外，其它行段前段后值为零。

（四）文件字号：正文用3号仿宋体字（建议使用仿宋_GB2312），行间距首选固定值为26磅。

（五）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（六）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。

二、公文中各要素标识规则
公文分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色线（宽度为156mm）以上的部分统称眉首；置于红色线以下至主题词（不含）之间的部分统称主体；置于主题词以下的部分统称版记。

（一）公文眉首
1.公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

3.紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4.发文单位标识
由发文单位全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。

发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文单位标识建议使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文单位以醒目美观为原则酌定，但最大不得等于或大于22mm×15mm。

5.发文编号
发文编号由发文单位代字、年份和序号组成。

发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字（建议使用仿宋_GB2312体字），居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角
“〔〕”括入；序号不编虚位（如1号不编写为O01号），不加“第”字。

发文编号之下4mm处印一条与版心等宽的红色线。

6.签发人
上报给上级的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文编号右侧。

发文编号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字（建议使用仿宋_GB2312体字），签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次顺排，下移红色线，应使发文编号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色线与之的距离为4mm。

（二）公文主体
1.公文标题
红色线下空2行，用2号小标宋体字（建议使用2号加粗仿宋_GB2312体字），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.主送单位
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识（建议使用仿宋_GB2312体字），回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。

如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应
将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3.公文正文
主送单位名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

正文用3号仿字体字标识（建议使用仿宋_GB2312体字）。

4.附件
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿字体字标识（建议使用仿宋_GB2312体字）“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文编号并在其后标识附件(或带序号)。

5.成文时间
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置见“公文生效标识”。

6.公文生效标识
（1）单一发文印章
单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色（特殊情况用深蓝色）。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上。

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（2）联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色（特殊情况用深蓝色）。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。

主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（3）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7.公文版记
（1）主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字（建议使用仿宋_GB2312体字）；词目之间空1字。

（2）抄送单位
公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字（建议使用仿宋_GB2312体字）标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。

（3）印发单位和印发日期
印发单位位于抄送单位之下(无抄送单位在主题词之下)占l 行位置；用3号仿宋体字（建议使用仿宋_GB2312体字）。

印发单位左空l字，印发日期右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（4）版记中的分割线
版记中各内容之下均加一条分割线，宽度同版心。

（5）版记的位置
版记应置于公文最后一面，版记的印发单位、印发时间置于最后一行。

三、公文页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

页码标识居中。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

四、公文中表格的页码
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

五、签报
（一）签报是公司内部请示、报告的简化文体。

（二）签报一般使用A4纸，右侧为领导批示，标题一般为“关于……的请示（报告）”，左侧是正文。

（三）“标题”用2号小标宋体字（建议使用2号加粗仿宋_GB2312体字），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（四）“正文”每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

正文用3号仿字体字标识（建议使用仿宋_GB2312体字）。

（五）签报应按规定统一编号，编号中应有年份和序号。

（六）签报样式见附件。