时间管理法则(四象限)演示教学

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时间管理之“四象限法则”
•第三象限：尽量别做！
当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的 事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过 多的尽力，否则就是浪费生命了。
但我们往往在忙得焦头烂额，不得不 到第四象限去疗养一番再出发。这部 分 范围倒不见得都是休闲活动，因为 真正有创造意义的休闲活动是很有价 值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小 说、毫无内容的电视节目、办公室聊 天等。这样的休息不 但不是为了走更 长的路，反而是对身心的毁损，刚开 始时也许有滋有味，到后来你就会发 现其实是很空虚的。
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时间管理之“四象限法则”
时间管理法则(四象限)
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时间管理之“四象限法则”
我们经常遇到这样的问题？
1、电话又响了，有急事的、请示的、投诉的、 朋友聊天的等等都是不得不接的电话。可是， 手头上正在写一个计划，一个上午了，还没 写几个字……
2、最近领导分配了好多事情需要做，一起堆进 来，我都不知道怎么办，这个也说马上要交， 那个也说马上要交，我有不是三头六臂。
4 无意愿 无能力
扩L展OG应O用
有原则
时间管理之“四象限法则”
处理冲突的取向
● （抗争）
●（团队协作）
Βιβλιοθήκη Baidu无原则
● （逃避） 不协作
●（妥协）
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重要性
一：重要而且紧急
20%－25%
紧迫程度
三：不重要而且紧急
15%
二：重要但不紧急
65%－80%
四：不重要且不紧急
<1%
成功的时间分配管理
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案例：
某人一周的事务清单：
1. 临时参加各部门协调会。 （不重要但紧急） 2. 解决客人投诉。 （重要而且紧急） 3. 编写下个月部门员工排班。 （重要但不紧急） 4. 归档大堂副理本周所有文件。 （不重要也紧急） 5. 去拜访VIP客人。 （重要但不紧急） 6. 计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。 （重要但不紧急） 7. 陪朋友买手机。 （不重要也不紧急） 8. 向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。 （重要但不紧急） 9. 核查下午客人信用额度报表。 （重要而且紧急） 10. 发传真取消客人预授权。（重要而且紧急） 11. 打若干个沟通的电话。（不重要但紧急） 12. 核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。（重要而且紧急） 13. 保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。（重要而且紧急） 14. 去当当网购买最近很火的一本书《杜拉拉升职记》 。（不重要也不紧急） 15. 帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。（不重要但是紧急）
很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。 该象限的本质是缺乏有效的工作计 划导致本处于“重要但不紧急”第 二象限的事情转变过来的，这也是 传统思维状态下的管理者的通常状 况，就是“忙”。
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•第二象限：有计划去做！
不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分 解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不 会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。
二、重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、制订防范 措施等）
三、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、部门会议等） 四、既不紧急也不重要（如上网、闲谈、邮件、写博客等）
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重要性
紧迫程度
一：重要而且紧急 三：不重要但紧急
二：重要但不紧急 四：不重要且不紧急
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3、整天就像救火车，哪里有火情就往哪里赶， 可是天天忙救火，就没有时间静下来想想， “火灾”从哪里来？
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时间管理之“四象限法则”
“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的 理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分， 分为四个“象限”：
一、既紧急又重要（如客户投诉、即将到期的任务、财务危 机等）
重要性
一：重要而且紧急
1、紧急状况、迫切问题、限期完成。
2、一会儿要参加重要会议。 3、与客户沟通要做合同。 4、准备事项。
紧迫程度
三：不重要但紧急 1、造成干扰的紧急事件。 2、打若干个沟通的电话。 3、帮助客户解决一个难题。
二：重要但不紧急 1、准备工作、编制计划、维持关系。 2、去拜访VIP客户。 3、计划给员工进行培训。 4、回访客户。
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•第四象限：交给他人去做！
第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方 法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此 类事务的发生。
表面看似第一象限，因为迫切 的呼声会让我们产生“这件事 很重要”的错觉——实际上就 算重要也是对别人而言。我们 花很多时间在这个里面打转， 自以为是在第一象限，其实不 过是在满足别人的期望与标准。
四：不重要且不紧急 1、处理一般性文件。 2、看电视消磨时光。 3、归档本周所有文件。
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•第一象限：没什么好说的，立即去做！
我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象 限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有 被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给 自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的 事情 才能是的压力减缓。
扩L展OG应O用
• 效果=达到预期目标 效率=产出/投入的比值
有效果
一
有效果 有效率
有效果 没效率
二
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有效率
三
没效果 有效率
没效果 没效率
四
扩L展OG应O用
时间管理之“四象限法则”
=
意 愿 = 愿意投入工作的态度
能1
力
有意愿
有能力
完
成2
任
务
有意愿
的
条
无能力
件
3 无意愿 有能力
荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们 陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之， 多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能 力，缩小第一象限的范围。 做好事先的规划、 准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个 领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必 须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重 要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入 到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无 限变少，不再瞎“忙”。