财务共享中心-费用报销流程

费用报销业务流程

一、流程概述

财务共享中心结合股份公司及成员单位管理制度相关规定，通过协同办公系统，实现对各单位费用报销业务进行审核及付款的系统管控。

本流程统一规范各单位日常发生的、未与供应商签订采购合同，经办人凭收到的发票，直接办理报销或者支付的付款业务，具体业务如下：

二、表单格式

费用开支审批单

红色区域：经办人填写项目

绿色区域：共享中心会计填写项目

蓝色区域：财务主管填写项目

绿线区域：会计可修改字段

蓝线区域：财务主管可修改字段

三、填写要求

（二）填写要求

1.经办人填写要求

（1）费用报销人、或委托本单位其他经办人登录协同办公系统，填报《费用开支审批单》，提交报销申请。协同办公系统根据登录账号，自动获取经办人名称、员工编号、申请单位、申请部门等基本信息。

（2）填写“费用金额”，经办人根据收到发票金额填写费用合计金额。

（3）选择“付款方式”，系统提供以下付款方式：a.现金；b.电汇；c.支票；d.电子银行承兑汇票；e.纸质银行承兑汇票；f.电子商业承兑汇票；g.纸质商业承兑汇票，经办人据实选择。

（4）选择“是否清理备用金”，对于事前预借备用金的，经办人选择清理备用金，并填写“申请备用金流程编号”。

（5）经办人根据每项费用发生情况填写费用信息：

a.填写“费用类别”，系统将全部费用项目分为两级，费用一级类别包括：职工薪酬/财务费用/税金/上交利费/办公用品/业务招待/日常办公费/制造费用；费用二级类别是一级类别的费用明细项，

经办人根据实际情况，先选择“费用一级类别”，系统自动筛选出对应的“费用二级类别”再由经办人进行进一步选择。

b.如果在“费用二级类别”中选择“三包损失”或者“科研费”，经办人根据项目情况，填写“工号”。

c.填写“金额、备注”，要求每项费用发生金额与发票金额一致。

d.系统根据“费用二级类别”自动获取“科目编号”。

（6）根据每项费用报销情况，经办人填写“付款信息”，系统将费用报销收款人分为四类：报销人/供应商/客户/其他。

a.据实选择报销人、供应商和客户名称，系统自动获取对应的“开户行、银行行号、银行账号”等信息。

b.选择、填写“付款方式”和“付款金额”，“付款金额”填写相同供应商、相同付款方式的合计金额。

c. 如果信息不存在或者不正确可进行添加或者修改。

2.审核要求

（1）经办人部门领导、分管领导、单位负责人、财务主管等相关领导对经办人填写的《费用开支审批单》中“收款单位、事由、金额、备用金挂账”等情况的合理性进行审核，填写“审批意见”，并有权退回流程或终止报销流程。

（2）经办人部门领导判断是否需要加签其他部门领导。

（3）财务主管有权修改“付款方式”，并选择支付在手票据信息，如果需要新增办理票据支付，维护“应付票据”中的“票据金额”字段。

3.共享中心会计复核要求

（1）系统根据费用信息中不同费用类别，在记账信息中自动生成对应的记账行项目。

（2）审核并有权修改“科目编号”和“工号”，并维护“报销记账”信息中相关字段：凭证类型、抬头文本、记账代码（默认“40”）、科目编号、记账金额、成本中心、分配字段、摘要。并通过增加报销记账行项目，来区分归属不同成本中心的费用。

主要账务处理：

a.日常报销：

借：费用相关科目

贷：应付未付款（银企互联）。

b.备用金清账报销时生成凭证：

备用金金额大于报销金额：

借：费用相关科目

应付未付款（银企互联）（返款）。

贷：备用金

备用金金额小于报销金额：

借：费用相关科目

贷：备用金

应付未付款（银企互联）（补款）。

备用金金额等于报销金额：

借：费用相关科目

贷：备用金

（3）系统根据“应付未付款（银企互联）”挂账情况，抓取表单付款相关信息，并传递至付款模块。

三、相关要求

1.已签订采购合同费用支出，必须先挂账，通过“物资采购付款流程”进行付款。

2.《费用开支审批单》经相关领导审批通过后，经办人打印《凭证粘单》（打印时系统自动生成唯一的二维码），并将发票等原始凭证粘贴整齐，与相关文件、通知等附件一并传递至共享中心会计。

3.共享中心会计收到《凭证粘单》及相关附件，扫码比对系统表单信息，审核记账后，打印《费用开支审批单》，并与原始凭证一起归档。

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