综合项目管理信息系统在企业中的应用研究

综合项目管理信息系统在企业中的应用研究摘要:综合项目管理信息系统全面覆盖并整合公司办公自动化(包括档案系统)、项目综合管控、市场经营管理、综合项目管理、决策驾驶舱等方面的信息,解决项目部、分局、公司间各为一体的信息孤岛,建成公司集中的信息数据库,最终形成数据仓库,实现公司在项目综合管理方面的全面信息化、高度集中和系统化,对项目管理向精细化、精益化迈进将起到极大的促进作用。

关键词:综合项目管理信息系统企业应用

综合项目管理信息系统是由“易建科技有限公司”开发的一个大型项目。它全面系统地体现了国际通用模式,又聚集了多年国内工程建设的宝贵经验,成功问世以来不仅受到国内工程建设界的欢迎和国外工程公司的认可,也得到了我国各级政府的高度重视,建设部正在全国范围内特级资质企业中进行标准考核要求。综合项目管理信息系统是针对国内工程项目管理水平普遍薄弱,国际交往不断加深的情况开发的,它的问世满足了国内工程企业提高工程项管理水平、参与国际竞争、承担国外工程项目的需要,也向国内工程企业提供了一套按国际模式进行项目管理和控制的工具。

1 应用意义

从企业层面讲,综合项目管理信息系统实施是企业信息化建设的重要组成部分,既是建设部特级资质考评的硬性要求(在建项目使用综

合项目管理信息系统需达项目总数的50%以上,近两年项目竣工管理、档案管理使用率为50%以上),更是提升公司管理水平和竞争力,实现管理现代化与信息化的根本需要,它的实施是现代企业发展的必然趋势。有利于建筑相关行业迎接加入WTO后的挑战,适应国际化竞争。加入WTO以后,建筑相关行业将更直接地面对国际竞争的挑战,在全球知识经济和信息化高速发展的今天,作为项目管理工作中的重要的知识管理工具——项目管理系统的推广应用已经成为决定成败的关键因素,也是建筑企业实现跨地区、跨国经营的重要前提。

从项目层面讲,系统通过不同的业务模块划分和流程设计,促进项目管理行为规范化、标准化,实现了以数据为依据的科学决策方法,规范了施工管理中的经济活动,由被动管理向主动管理转型,是项目管理模式的重大变革,系统的实施对项目管理向精细化、精益化管理迈进起到极大的促进作用。系统的应用使项目部在获取、传递、利用信息资源方面更加灵活、快捷和开放,可以极大地增强决策者的信息处理能力和方案评价选择能力,拓展了决策者的思维空间,延伸了决策者的智力,最大限度地减少了决策过程中的不确定性、随意性和主观性,增强了决策的合理性、科学性及快速反应,提高了决策的效益和效率。

2 应用现状

综合项目管理信息系统在工程项目管理中的应用是工程管理现代化的主要标志之一。项目的管理是一个动态过程,在这一过程中有大量的数据和信息需要处理,需要各种图表,需要在施工前做好规划、

编制好计划,需要在项目执行过程中反馈真实的记录,需要执行过程中对计划进行不断的调整,这些具体工作的实现过程,同时也是项目管理水平提高的过程,是系统的应用过程。没有计算机系统的应用,就谈不上高水平的项目管理,对于大型工程项目尤其如此。

目前,在综合项目管理信息系统的应用过程中,存在以下几种形式。

2.1 以业主为主导的统一的综合项目管理信息系统应用形式

采用这类形式的往往是大型或特大型工程项目。在这类项目的实施过程中,业主或者聘请专业的咨询单位或人员为工程项目提供涉及项目管理全过程的咨询,或者自行建立相应的部门专门从事这方面的工作,无论采用哪种方式,都需要做到事前针对项目的特点和业主自身的具体情况对综合项目管理信息系统(或项目管理软件)的应用进行详细地规划,包括应用范围、配套文档编制(招标文件、合同、系统输入输出表格、使用与审查细则等)、各类编码系统的编制、信息的标准化、工程项目管理网络系统的建立和相关培训工作。在应用的准备过程中,建立实施时数据和文档的申报、确认、审查、处理、存储、分发和回复程序,并在合同文件中用相应的条款对这些程序的执行进行约束。从使用的效果来看,由于在业主的组织下,将工程项目的各个参与方凝聚成一个有机的整体,实现了统一规划,统一步调、统一标准、协调程序,因此应用效果较好。

2.2 项目的某个参与方单独或各自单独应用综合项目管理信息系统的形式

这种综合项目管理信息系统的应用形式目前在工程项目管理中普遍存在。由于工程项目的各个参与方对综合项目管理信息系统应用的认识程度存在很大差距,只要业主没有对系统在项目管理中的应用进行统一布置,则往往是工程参与方中的先知先觉者会单独选用适用于己方的综合项目管理信息系统,或工程项目的某个参与方自己拥有完善的面向企业管理和综合项目管理信息系统,由于这些工具的使用,使得综合项目管理信息系统的使用方较其他参与方有更高的效率,能掌握更多的信息,能更早地预知风险,能对出现的问题做出快速响应,使其在各个参与方之间处于一种有利的地位。

3 应用推广中存在的问题

尽管综合项目管理信息系统在我国的应用已经取得了很大的进步,但从目前的应用效果上来看,还有很多不尽人意的地方。综合项目管理信息系统应用推广中存在的问题表现在以下两个方面。

3.1 意识上的问题

随着市场压力的逐渐增大,很多建筑企业都体会到信息的重要性,体会到管理系统应用的重要性,都认识到综合项目管理信息系统在企

业和项目中的应用可以促进企业发展。但在实际操作上,各个企业有很大差别。大部分企业对此持积极态度,但也有些企业不愿在综合项目管理信息系统的应用上增加投入,认为软件价格过高,而且其应用不仅在短期内不会带来效益,还会增加负担。在这种指导思想下,企业很难把系统的应用变为企业的主动自觉的行为,即使在某些项目上使用了综合项目管理信息系统,也经常是在项目的甲方或上级领导的要求下使用的,根本保证不了使用效果。当然,对于大多数中小企业来说,资金和人才也是妨碍管理系统应用的一大障碍。

随着企业竞争环境的不断变化,会促使企业向信息化寻求出路,随着与项目管理系统相关的管理思想和信息技术的成熟及成本下降也会使企业在这方面的的积极性会进一步提高,可以说,意识上的问题将不成为问题。

3.2 使用深度和使用范围方面的问题

目前,很多企业都拥有了各种各样的项目管理系统,但由于存在认识水平、重视程度、管理基础、经济效益等方面的差异,这些系统在各个企业和各个项目上的应用水平和应用深度有很大的不同。水平高的企业或项目拥有一整套完整的综合项目管理信息系统应用规范和与之相配套的定性、定量相结合的规章制度和相关规定,在综合项目管理信息系统的应用上得心应手;而相当一部分项目和企业对综合项目管理信息系统的应用仅仅局限于一个比较浅的水平上,这里除了有硬件方面和人员方面的因素外,很大程度上还在于这些项目和企业的