文件管理知识培训

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人力资源/ 体系部 管理者代表
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3、文件编制、评审、批准
➢ 文件编制部门
• 负责文件编制、修订、评审、发行、变更、变更履历、 变更评审、变更回收上一版本、作废文件。
➢ 文控中心或各部文件管理员 • 对文件进行格式上的确认，不合格文件退回编写单位； • 负责文件的编号、发放、回收和销毁等工作； • 负责受控文件原稿的保存。
以上是一份文件的完整结构，但是并非所有的文件都应依此固定的结
构，鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是为 了整齐亦可统一文件结构
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三、文件的内容
• 一个完整的文件还应该包括：
① 公司名称或LOGO ② 文件名称 ③ 文件编号、版本号/修订状态、页码/页数 ④ 正文 ⑤ 编制、审核、批准、日期等内容
文件管理基础知识培训
讲师：XXX 电话：XXX 日期：XXX
目录
CONENTS
01 文件定义 02 文件架构 03 文件内容 04 文件分类 05 文件管控
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一、文件定义
➢“文件”的定义：信息及其承载媒体。
注：媒体可以是：纸张，计算机磁盘、U盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组 合。
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二、体系文件的架构
录由各部门自行销毁；
➢ 外发商和供应商提供的品质记录由品质整理保存, 保存期限至少3年； ➢ 环保记录保存10年。
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6、文件的修订及优化
➢ 文件的修订及优化是将好的经验及方法用文件的方式明确并固定下来，
传承给后续的相关工作人员。
• 当现场作业有更好的方法，原文件不能指导作业人员作业时，应申请
进行文件作业内容的修订。
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三、文件的内容
➢一份完整的文件应有以下部份组成：
✓ 1、目的 ✓ 2、范围 ✓ 3、定义 ✓ 4、权责 ✓ 5、程序 ✓ 6、相关文件 ✓ 7、使用表单 ✓ 8、流程图
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三、文件的内容
• 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：
➢1、目的
应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？
➢2、范围
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四、文件的分类
体系文件
参考 文件
暂时有效 参考使用 用完即废
受控 文件
受版本版次更 改限制。由文
控中心负责
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外部文件 客户资料 国家标准 国际标准 行业标准
内部文件
书面文件 硬件拷贝 电子媒体
五、文件管控
① 文件管控的目的 ② 文件管控要求 ③ 文件编制、审核、批准 ④ 文件发行、执行与使用 ⑤ 文件和记录的保管 ⑥ 文件的修订及优化
7.5.2 编制和更新(4.2.4)
在编制和更新文件时，组织应确保适当的： a) 标识和说明（例如：标题、日期、作者、索引编号等) b) 格式（例如：语言、软件版本、图示)和媒介（例如：纸质、电子格式) c) 评审和批准以确保适宜性和充分性
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2、文件管控要求
➢ ISO9001:2015 7.5 形成文件的信息
文控中心
存档
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5、文件和记录的保管 ➢分类整理
• 按各部文件和记录类型进行分类，不需要的文件和记录申请报废处理；
需要的文件则按类别、年、月等进行归类，并确定日常保存文件柜/夹 和长期贮存处。
• 图例：
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5、文件和记录的保管
➢索引编目
• 确定所需文件夹，并进行文件夹标识的制作（统一格式：部门代码、
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3、文件编制、审核、批准
➢ 文件编制、审核、批准权限
序 号
文件类型
1 管理手册
编制 体系部
审核 管理者代表
批准 总经理
2 程序文件
各职能部门 体系部
管理者代表
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作业指引(含本司内 部标准/规范)
相关职能部门
各职能部门负责人
管理者代表
4 记录表格
相关职能部门 各职能部门负责人 管理者代表
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国家、国际/行业标 准、法律法规文件
➢3、作业指导书
作业指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如 何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。
➢4、表单
格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适 当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格 会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白 的前提下，精简填写的项目和内容。
用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将 文件的编号同时附在文件名之后会易查找，但是不可将文件版本附上。
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三、文件的内容
➢7、使用表单
一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所有的 表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后。
➢8、流程图
以流程图的形式描述工作进行的程序，会更容易了解文件内容，但是 并非每份文件都需流程图，完全视乎文件的类型。
• 当多过程或多部门操作流程不顺时，应对现有流程进行分析讨论，确
定出最佳协调的作业流程。
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作业要求
• 一、各部文员分类整理部门文件和表单，完成部门《文件和记录总览
表》，编制文件夹标识，对文件夹内文件编号。一周内完成。
• 二、各部文员及时发放、回收文件，并同步进行《文件和记录总览表》
的更新。
• 三、各部收到文件，主管、经理应组织进行培训，保留培训记录及考核
速找出所需文件。
• 例：
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5、文件和记录的保管
➢妥善保管
• 防潮、防虫、防蛀、防晒、防丢失等，打包注明年、月份放置于指定标识
类别的贮存处。储存的记录要有标识<储存资料封面>以便于查找。
➢保存期限及作废
➢ 生效文件长期保存，修改后正本可留作参考，副本统盖作废章后可统一申请报废； ➢ 记录保存期限及报废处理：按《记录总览表》规定的保存期限执行，超过保存期限的记
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三、文件的内容
➢5、程序
操作步骤的内容。即工作执行的方法、过程和要求。 在编写文件内容时，一定需注意5WIH(WHO，WHEN，WHERE， WHAT，WHY，HOW)结合：即由谁，在何时，在何地，做何事，为 什么做，怎样做(HOW)，缺少任何一个，都有可能使文件的内容不易 理解。
➢6、相关文件
方针和目标：宗旨、方向
一阶文件：手册
相当于人的大脑，描 述体系结构-纲要
三阶文件：作业指引
相当于人的四肢，阐述 某项-具体操作
二阶文件：程序文件
相当于人的各个系统， 如消化系统，阐述部门间 -运作程序
四阶文件：记录表单
相当于人创造出的各项 成果，是体系运作-证据
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二、体系文件的架构
➢1、手册
对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律 的制订都必要依宪法的要求来拟制，而对于一间公司业说， 手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在 体系运行上的大纲要求。
文件夹名称、文件夹编号等）
• 参考模板：
公司LOGO
一
文
件 夹
阶
文件夹名称
标
签 格
文
式
件
TXB
A01
文件夹编号： 部门代码+文件夹序号
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5、文件和记录的保管
➢文件查阅
• 要求：2分钟内取出所需文件。 • 方法：
• A.电子档目录及时更新，并建立文件连接，1分钟内找到电子档； • B.书面文件分类清楚，每文件夹建立清单，文件夹内文件编号，快
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4、文件发行、执行与使用
文件分发、执行及使用
分发
执行
使用
发文部门
核核准准 确定分发份数
1、登记到《文 件总览表》
2、更新文件夹 《目录清单》
复印
受控 正本
受控 副本
旧版 回收
发文部门
收文部门
现场签收 文员或部门负责人
负责人 组织培训
执执行行
文文件件修修订订
异常反馈
11、、现现场场获获得得有有效效版版本本文文件件 22、、按按文文件件要要求求操操作作 33、、禁禁止止复复印印//涂涂改改//随随意意丢丢弃弃
7.5.3 文件控制(4.2.3)
质量管理体系和本标准所要求的形成文件的信息应进行控制，以确保： a) 需要文件的场所能获得适用的文件 b) 文件得到充分保护，如防止泄密、误用、缺损。
适用时，组织应进行以下文件控制活动： a) 分发、访问、回收、使用； b) 存放、保护，包括保持清晰； c) 更改的控制（如：版本控制)； d) 保留和处置。 组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件应确保得到识别和 控制。 注：“访问”指仅得到查阅文件的许可，或授权查阅和修改文件。
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二、体系文件的架构
➢2、程序文件
程序即是明确工作进行规定的途径，亦就是说，针对手 册要求要做的工作和要求，程序需详细描述此工作如何来做。 文件化的程序通常包括：
① 活动的目的和范围； ② 做什么事情、由谁来做、何时何地做； ③ 应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。
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二、体系文件的架构
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五、文件管控
➢1、文件管控的目的
① 有章可循 ② 照章办事 ③ 有案可查 ④ 利于追踪
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五、文件管控
要遵守规则，不要轻易出轨
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2、文件管控要求
➢ ISO9001:2015 7.5 形成文件的信息
7.5.1 总则(4.2.1)
组织的质量管理体系应包括： a) 本标准所要求的文件信息 b) 组织确定的为确保质量管理体系有效运行所需的形成文件的信息 注：不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程度可以不同，取决于： a) 组织的规模、活动类型、过程、产品和服务； b) 过程及其相互作用的复杂程度； c) 人员的能力。
规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能 范围，所以编写时应注意它的涵盖性。
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三、文件的内容
➢3、定义
亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语，英文缩写的明 确说明，会令文件内容更清楚明白。
➢4、权责
即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件 叙述时常会就相关人员担负的权责略作叙述，但是亦有公司只叙 述和此文件有关的主导部门和相关部门的。
证据，并提交人力资源部存档。
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