加强档案规范管理 提升企业精细化水平

加强档案规范管理提升公司精细化水平

摘要：加强档案管理工作，应建立领导层和档案管理部门的考核机制，理顺档案管理体制，合理调整档案人员结构，知识管理与行为管理相结合，集中统一管理电子信息，才能整体提高公司档案管理水平。

关键词: 档案；强化管理；管理措施

公司档案是真实记录公司改革发展历程，准确反映国有资产保值增值情况的珍贵资料。要确保公司档案健康有序地发展，需要进一步统一思想、理顺体制，强化管理、充实力量，加强公司档案管理工作，切实把档案管理工作提高到一个新的水平。

一、公司档案工作现状

一是员工档案意识淡薄，普遍存在“重生产经营，轻档案管理”的思想，弱化或轻视档案工作。二是公司档案管理工作体制尚未完全符合现代企业制度的要求，未能跟上企业改革步伐积极服务于企业。三是公司档案管理人员在档案精细化水平方面还缺乏知识面。

二、加强公司档案管理工作的必要性

1.提升企业的整体管理水平

档案工作是公司加强内部管理和控制的重要基础，是公司厂务公开和民主管理的重要基础。档案是公司各项工作和员工各种活动的直接记录，通过档案可以对公司领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯。档案工作也是公司的窗口，是检验公司整体管理水平的测试点。公司的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。

2.企业档案管理工作自身发展的需要

档案管理工作不能滞后于公司发展步伐，档案管理工作要发展，首先要内部挖潜创新，夯实企业档案管理基础工作，树立“服务创造价值”的观念。档案部门一定要用各种方法，充分开发档案信息资源，千方百计、积极主动地为公司各项工作服务，为企业创造价值和效益。这样，公司领导才会重视档案工作，为公司档案工作的良性发展提供人、财、物的支撑服务。

三、加强企业档案管理工作的措施

1.建立领导层和档案管理部门的考核机制

公司档案管理工作必须实施依法治档，才能避免因人力、物力、财力投入不足引起的档案管理工作混乱局面的产生。一是要加强对公司领导层的考核。《企业档案工作规范》明确指出“企业应建立分管档案工作领导”，目前分管公司档案工作的领导均由领导层担任，公司领导层有权决定档案管理工作所需的人力、物力、财力的解决途径。在切实加强企业档案管理，确保国有资产保值增值工作中，要借鉴近年来国有企业内部审计机构在企业内部建立严格的企业管理控制制度。假如，将档案“三率”（完整率、准确率和归档率）纳入公司内部审计范畴，对公司领导人任职期间，属于公司资产的重要组成部分公司档案的管理情况进行评估与奖罚，对企业档案管理工作的巩固与提高有着积极的意义。二是加强对公司档案管理部门的考核。公司档案管理部门担负贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度的职能。同时要统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，指导本公司各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。一个公司档案管理工作能否实现标准化、规范化管理，公司档案管理部门有着举足轻

重的作用。因此，公司必须将档案工作发展的内容进行指标化，将推动档案工作的措施进行文本化，制定出科学规范的企业档案工作评价体系和考评机制对公司档案管理部门的绩效进行全面考核。

2.理顺档案管理体制，合理调整档案人员结构

公司档案管理首先要在“理顺体制，充实力量”上着手，合理设置档案机构，是切实加强档案工作的管理力度及对所属单位档案工作的指导力度，破解多年来始终困扰公司档案工作发展的有效措施。根据公司档案队伍现状，要想一步到位地改善人员结构，有一定的难度，可采取多种形式，分阶段地加以解决。可以结合公司绩效考核制度，将人员分为不同的职业级别进行定岗定编。如大中型企业设置档案馆的档案机构人员应由辅助专业人员、专业人员和高级的专业人员组成，有利于企业档案人员结构的合理配置。辅助专业人员承担档案管理中最基础的工作，比如：分类、立卷、编目等。专业人员他们主要负责制定归档计划和指导监督档案工作程序，还应参与情报管理与研究活动，这一层次的人员，应熟悉公司各项工作流程，根据工作进展适时制定归档计划并指导监督归档工作。高级专业人员则应具有丰富的专业工作经验和较深的理论基础知识，不仅能承担指导与监督档案管理各环节的工作，并且能负责协调企业内外交流，开发档案信息资源工作。他们应全面了解、掌握企业档案信息，结合公司发展变化不断对档案信息进行归纳总结及理论分析，根据企业利用需求制定档案信息开发课题，定期进行业务培训，指导档案人员进行档案信息开发，为公司决策和生产建设提供有价值的信息

3.知识管理与行为管理相结合

公司档案全方位反映了公司活动的方方面面，它既包括公司的生产经营活动内容，也包括公司的管理、财务、人事等其它活动的内容，如文书档案、技术档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、财会

档案、人事档案等，真实全面地记录了公司在行政管理、技术引进、产品研制、生产，市场营销、经营决策以及财会、人事管理等方面的活动，是公司重要的知识资源，也就是公司知识管理的资源基础之一。公司知识管理的主要目标是管理公司的显在知识，发掘公司的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在公司内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高公司的竞争力。公司的档案管理工作主要包括“实体管理”与“信息开发利用”两大方面。即以公司的档案实体管理为基础，以信息的识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高公司的竞争力。

4.集中统一管理公司电子档案信息

公司档案信息化建设和电子文件管理，是档案部门必须要做的工作。随着信息化管理手段在公司生产经营活动中的应用，公司资源计划系统（ERP）的建设和应用，公司生产经营手段进一步电子化信息化。公司在管理活动中形成的电子信息，正逐步覆盖生产经营活动全过程、全方位，事实上这些信息已经成为公司档案信息的重要组成部分。公司档案部门要把ERP这种公司的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密集成起来，对实现资源优化和共享的ERP信息进行集中统一管理。

公司档案管理工作是一项功在当代利在千秋的的工作，档案管理部门应抓紧机遇，规范管理，为提升公司精细化水平标准作出贡献。

参考文献：

1.国家档案局杨冬权局长在中央企业档案工作会议上的讲话.

中国档案报.

2.何欢欢浅析知识管理环境下的企业管理.中国档案出版社《源于实践服务全局—兰台工作纵横》