科学工作方法

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长期目标
大目标
小目标
更小目标
即时目标
实现目标
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3.1 锁定工作的目标 ■ 目标多杈树
★树干代表目标; 每一根树杈代表子目标。 叶子代表实现子目标的因素。 ★在目标多杈树中,目标与子目标的关系: A、子目标是实现目标的策略; B、目标是子目标的结果; C、子目标实现之“和”一定是目标的实现。 ★描绘目标多杈树的技巧: 首先,写下你的目标; 然后,思考实现目标有哪些策略,列出并添加到子目标框里; 最后,考虑完成每个子目标的因素,添加到叶子代表的框里。
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教你一招:
(1)要将文书工作处理得更好,就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边,随手 可取。
(2)将所有不用的文件移走,不要让它们占据你的工作档。 (3)确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案
清楚地贴上标签。 (4)建立问题档,一部分编号01—12,代表每年的每一个
3.3 合理决策
(3)制定决策: 小测试:
你是个明智的决策者吗?
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3.3 合理决策
(3)制订决策:
◆VSAFE快速决策法
科学的工作方法 价值(Valuable) 考察方案对目标的贡献
合适(Suitable) 考察方案是否与策略吻合
认可(Acceptable) 考察方案是否确实可接受
采取措施。
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PDCA循环工作步骤表
阶段
步骤
计划阶段(P) ①设定目标
②搜索与目标相关的信息
③找出最佳方案
④制订计划工作表
执行阶段(D) ⑤按计划工作表执行工作
检查阶段(C) ⑥检查执行情况
修正再执行阶段 ⑦对检查结果做出修正
(A)
⑧修正后再执行
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主持人应熟读本法,做到彻底了解。如应了解本法的四大 原则,实施要点等等。
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3.3 合理决策 (3)制订决策:
◆ 头脑风暴法
■ 具体操作二:实施阶段。
(7)开始头脑风暴法会议时,会议主持者首先必须向参加者简 介该方法大意,应注意的问题,如四大原则;
(8)会员畅所欲言; (9)记录员记录参加者激发的灵感; (10)结束会议; (11)将会议记录整理分类后展示给参加者; (12)从结果和可行性两个方面评价各种方案。 (13)选择最合适的方案,应尽可能采用会议中激发出来的方案
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PDCA循环工作步骤图
设定 目标 修正后再执行
搜索 信息
对检查结果
做出修正
A
C
拟定方案
P 制作计划工作表 D
检查执行情况
按计划工作表 执行工作
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实例实战 矿泉水产品市场研究调查实施步骤
☻ Plan:
本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为5W1H。
A.列出你工作的主要内容,例如:合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。
B.档案夹应根据所确定的类别,做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案,然后去掉没用的档案。 D.一个抽屉存放一个或多个类别。 E.将档案按字母顺序排列。 F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹,以方便查阅并方便归档。
■ 系统化你的工具
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(1)基本工具。 (2)复印机。
(3)传真机。
(4)电脑。
提醒: 在我们试着改变工作的过程中,常常会陷入这样的困境:
试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是 任何一位工作者每天都要处理的,包括他的办公桌、椅子、电 脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东 西。
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实例实战 出差目标设定
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☻ 出差的目的——明确化。
☻ 费用的预算目标——可量化。
☻ 时间目标——有时间限制的。
☻ 可以实现的目标。
☻ 注重结果的。
小测试
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3.1 锁定工作的目标
■ 剥洋葱法
设定目标
科学的工作方法
剥洋葱图
即时目标 大目标 中期目标
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1.2 开始系统化你的工作
■ 系统化你的文件
(1)工作档。
☻什么是工作档?
工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。
☻工作档有什么?
A.立即可用的资料。
B.“待议”的项目。
C.固定职务。
D.目前的专案
E.问题档
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1.2 开始系统化你的工作
• 什么是PDCA?
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这是四个英文字母,分别代表计划(Plan)、执行 (Do )、检查(Check)、修正再执行( Action)。
计划
(Plan)
修正 再执行
(Action)
检查
(Check)
执行
(Do)
P A 循环 D
C
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2.2 PCDA循环法四大要素
月;另一部分编号01—31号,代表一个月的每一天。
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1.2 开始系统化你的工作
■ 系统化你的文件
科学的工作方法
(2)资料档。 ☻列出你的资料档项目清单。 ☻建立资料档时需要考虑的两件事:
A.怎样的资料才有保存价值? B.你的资料档方便查阅吗? ☻帮助你将自己资料档结构化的做法:
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——系列之一
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科学的工作方法
第一章 使你的工作系统化 第二章 学会用PDCA循环法 第三章 计划你的工作 第四章 给你的工作吃“高效丹” 第五章 用图表来检查你的工作 第六章 创造性地解决问题
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3.1 锁定工作的目标
未了解目的港口的人 无法一帆风顺。
——塞内卡
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3.1 锁定工作的目标
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■ 有效目标的“SMART”原则:
明确的(Specific); 可量化的(Measurable); 切实可行的(Achievable); 注重结果的(Result-oriented); 有时间限制的(Time-limited)。
本章小结
开始系统化你的工作: (1)系统化你的工具; (2)系统化你的文件; (3)建立你的工作档。
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第2章
学会用PDCA循环法
P D CA
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它是一种很科学的管理 程序,同时也是一种很科 学的工作程序。
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2.1 认识PDCA循环法
5S运动提出的目标简单而明确,就是要为员工创造一个干 净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相 信,保持工作环境的干净整洁,物品摆放有条不紊,一目了然, 能最大程度地提高工作效率。
如果你的办公室、办公桌都井然有序,那你的工作效率一定不低。
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1.2 开始系统化你的工作
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3.3 合理决策
(3)制订决策:
◆ 头脑风暴法
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科学的工作方法
3.3 合理决策 (3)制订决策:
◆ 头脑风暴法
■ 背景说明 头脑风暴法又称智力激励法、BS法,是由美
国创造工程专家A· F· 奥斯本于1939年首次提 出、1953年发表的一种激发创造性思维的方法。 ■ 方法大意
执行(Do) 计划(Plan)
修正再执行(Action) 检查(Check)
在工作程序Plan Do Check Action过程中: ☻ Plan即拟订计划,制订计划目标,制订计划做法; ☻ Do即执行实施,并加以控制; ☻ Check即确认或评估执行状况与目标之差距; ☻ Action即执行结果与目标值之差距探讨,并修正
实际上是一种别开生面的小组畅谈会。
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3.3 合理决策 (3)制订决策:
◆ 头脑风暴法
■ 具体操作一:准备阶段。
(1)选定议题; (2)选定参加者(一般不超过10名),并事先挑选好记录员; (3)确定会议时间和场所; (4)准备好海报纸或大白纸、记录笔等用于记录的工具; (5)布置场所; (6)会议主持人应掌握头脑风暴法的一切细节问题。因此会议
(1)为何制定此计划? (Why?) (2)计划的目标是什么? ( What?) (3)何处执行此计划? (Where?) (4)何时执行此计划? (When?) (5)何人执行此计划? (Who?) (6)如何执行此计划?(How?)
☻ Do:计划做好之后,着手将项目一步一步向前推进。
☻ Check:在进行市场调研过程中,一定要记得检查,看项目的推 进是否按原先的计划进行?当中有无纰漏和出现偏差?
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3.3 合理决策 (3)制订决策:
◆ 头脑风暴法
■ 实施要点:
(1)选择议题应注意:
☻议题的选择必须合乎参加者的层次和关心程度; ☻议题的内涵应该明确,而不应该模棱两可、似是而非。
(2)尽量利用激发出来的灵感; (3)主持人须知:
☻主持人必须熟悉头脑风暴法,并且通晓它的原则; ☻及时阻止混乱的场面; ☻及时宣告会议的结束。
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第3章
计划化你的工作
他每天早晨都要计划一天的具体事务, 并认真加以贯彻。这犹如一条红线,引导他 走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排 就像一线光明,冲破他生活的樊篱。哪里没 有计划,哪里的时间配置就不合理,混乱就 会降临到哪里。
——维克多· 雨果
第1章
使你的工作系统化
在旁观者看来,不整 洁的工作场所除了反映出 工作者头脑混乱以外,不 再代表其他。
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1.1 你的工作需要系统化
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办公室的5S运动:
5S起源于日本,就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、 清扫(SEISO)、清洁(SETKETSU)、素养(SHITSUKE) 五个项目,因日语的罗马拼音均以“S”开头,简称为5S。
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3.3 合理决策
决策是计划工作的核心。
(1)什么是决策? 决策是一个为达到预期目标而从
两个或多个可供选择的方案中选择合 理方案的判断和选择的过程。
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3.3 合理决策
(2)决策过程:
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情报活动阶段 设计活动阶段 选择活动阶段 评价活动阶段
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(4)记录员要将所有人设想的大意清晰地记录在海报纸上。
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3.3 合理决策 (3)制订决策:
◆ 头脑风暴法
■ 四大原则:
(1)禁止反驳他人构想,也不要妄下结论; (2)鼓励自由思想,自由发言,最狂妄的想象是最受 欢迎的; (3)重量不重质,意见或建议提得越多越好: (4)鼓励利用别人的灵感加以想象、变化、组合等以 激发更多更新的灵感。
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3.1 锁定工作的目标
子目标


子目标
子目标
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实例实战
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在今年的6月30日前为公司完成销 售额 万元。画出目标多杈树。
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3.2 信息过滤器
如果我们只会一 味地搜集资料,而不 会加以利用,那么我们拥有的资料与垃 圾桶里的垃圾并无两样。
可行(Feasible) 考察方案是否成功
持久(Eternal) 考察方案是否符合长期利益
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实例实战 选择新的客户
(使用VSAFE快速决策法)
提醒你注意: 如果你不能从“VSAFE 快速决策法”的五
个标准中得出正面的答案,就应该另外找一个 方案或者修改现有的方案。
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1.2 开始系统化你的工作
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让你的档案更加有效的小秘诀:
(1)使用大写、清楚的字母标示档案。 (2)使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 (3)将类别与次类别标签排成一列,类别与次类别用不同
颜色标示。 (4)为大型的资料建立索引。
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3.2 信息过滤器
“占有”信息的四种主要方法: (1)阅读法; (2)捕捉法; (3)调查法; (4)交换法。
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3.2 信息过滤器
信息过滤器流程图
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☻ Action:针对你的检查结果确定你的行动。
☻ 如果在市场调研过程中,发现已经偏离原先的计划了,或者发 现原先的计划考虑不够周全,那你就要及时弥补、调整,以确保 任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差,当然是皆大欢 喜,那你可以继续一如既往地进行。
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本章小结
一切按“PDCA”循环图 P (Plan)计划 D (Do)执行 C (Check)检查 A (Action)修正再执行
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