英文商务信函文体特点分析

Sincerely yours,
( Signature) …
例 2: [ 3 ] Dear M r. …
W e are sorry to learn from your fax of today that the
chem ical fertilizer under Contract 904567 was short
张 宇
(西南财经大学经贸外语学院 四川成都 610074)
摘 要 :商务信函是贯穿整个商务活动的一种书面实用文体 ,其主要功能是信息的传递 。本文从文体学的角 度 ,应用文体分析的方法来研究两封英文商务信函实例 ,对其语相特征 、词汇特征 、句法特征 、篇章特征逐个进行分 析 。这四个方面文体特征的正确使用有助于撰写一封正式 、简洁 、礼貌的英文商务信函 ,但英文商务信函的写作没 有统一的标准 ,需根据其实际的语用目的而定夺 。
the loading port and found that there are some 30 bags
left behind broken. This was due entirely to negligence
on the part of the forwarding agent. For this, we
第 28卷第 1期 V ol. 28, No. 1
西 华 大 学 学 报 (哲 学 社 会 科 学 版 ) Journal of Xihua Univers ity ( P hilosophy & Social Sciences)
2009年 2月 Feb. 20 09
·外语研究 ·
英文商务信函文体特点分析
a short weight of 60 tons was determ ined and certified as against the invoice weight of … tons after deducting
1% allowance and moisture. W e, therefore, have to
于商务信函中的索赔类 ,是商务活动中由于一方的 违约或疏忽而对另一方的利益造成损害时所产生 的 。以上两个文本都属于比较典型的英文商务信函 语言 ,本文以这两个文本为例分析英文商务信函的 文体特征 。
(一 )语相特征 从整体布局上看 ,这两封信函都是齐头式 ,段落 之间空行 。英文商务信函偏好于这种齐头式 ,一方 面节省了输入时间 ,减少了不必要的麻烦 ,另一方面 又使得整封信看起来十分整洁 。商务信函中 ,基本 上所有的字体 、字号的设置都是一致的 ,除了需突出 强调的信息 ,如以上第一封信里使用下划线突出合 同号 ,方便收信人第一时间就查阅相关资料 。 以上两封信函里 ,使用最多的标点是逗号 、句 号 ,只有一处用到了冒号 。为遵循商务信函写作里 的客观和礼貌原则 ,在商务信函里 ,问号和感叹号这 类带有感情色彩的标点还是不用为好 。而如例中的 符号 %、＄的使用则同样是为了节省输入单词时间 , 方便一目了然 。 (二 )词汇特征 英文商务信函的语言属于正式体 ,而且信函代 表着企业或公司的形象 ,所以商务信函应措辞力求 严谨 ,避免带有个人感情色彩 ,常常大量使用专业术 语 。例 1和例 2这两个信函文本中除专业商务用语 之外 ,其余用词言简意赅 ,使收信人一目了然 。以下 是对上面两封英文商务信函的词汇进行的分析 : 1. 词类特点 。本文就以上两封信函作了以下表 格所示的词类统计 ,并且主要是针对信函正文部分 的实词进行分析 。
代词中人称代词 we, you居多 ,它们体现着写 信人所代表的企业或公司 ,但它们的使用使得商务 信函洋溢友善的语调 ,从而拉进贸易双方的距离 。
arrive, find, check, make, certify, deduct, lodge,
enclose, exam ine, learn, deliver, arrange, leave, compensate, send, underm ine 等 ,它们数量较多 ,使 得整个文本具有一定的动态性 ,表现了发信人在业 务发展过程中积极主动应对各种问题的态度 ,体现 商务活动的高效率性 。例 2 中使用的静态动词 be 则体现一种现在或过去的状态 ,如 we are sorry to…,
good relations.
Sincerely yours,
( Signature) …
以上两封信函均引自于 2002 年出版的陆墨珠 的《国 际 商 务 函 电 》, 第 一 封 是 申 诉 信 /索 赔 信 (Comp laint/C laim ) ,而第二封信是根据第一封信而 做出处理的回复信 (Adjustment) 。这两封信件都属
apologize.
W e are ready to compensate your loss and w ill send you the claimed amount, US ＄3203. 25, by T / T. I
hope this overlook on our part w ill not underm ine our
Key words: English business correspondence; style; stylistic features
文体 学是 用语 言学 方法 研究 文 体 风 格 的 学 问 。[ 1 ]3文体学的英文 stylistics是由两部分构成 : styl
+ istics, styl - 指的是文体 ,而 - istics指的是语言科 学 。 Style 所 包 含 的 内 容 有 三 层 : 文 体 , 语 域 , 风 格 。[ 1 ]4对于 style定义的界定 ,是长期以来备受争议 但至今尚无定论的问题 。本文比较赞同斯威夫特 ( Sw ift)对 style的界定 ,即在恰当的场合使用恰当的 词 。王佐良认为文体包含广狭两义 ,狭义的文体指 文学文体 ,包括个别作家的风格 。广义的文体指一 种语言中的各类文体 ,例如口语体 ,书面体 。[ 2 ]1下面 就英文商务信函的文体特点进行分析 。
商务信函虽然形式上大致相同 ,但在不同的语 用环境中却有着不同的功能 ,因此也具有不同的文 体特征 。本文只就商务信函中的一种进行分析 ,希 望通过对其语相 、词汇 、句法和篇章等文体特征的探 析 ,从而了解商务信函总体的行文风格 ,并探讨如何 在适当场合选用适当的词句进行有效交流 。
二 、英文商务信函文体特征实例分析
delivered by 60 tons. This m ust have caused you some
difficulty in meeting orders of your clients.
W e have arranged for a check - up at the warehouse at
Abstract:Business correspondence is a kind of p ragmatic style in w ritten form which is used through the whole business activity, and its main function is to transfer information. This paper aim s at analyzing two English business letters as examp les by using the methods of stylistics, and goes on analyzing the two in term s of the graphological, lexical, syntactic and textual features. In general, the use of the four stylistic features help s to write an English business letter formally, concisely and courteously. But there is no absolute standard for English business letter writing, because it depends on the actual purpose of language use.
词类 数量
例1
单词 总量
94
动词 13
名词 形容词 副词
23
5
5
代词 5
例2
107
23
20
8
4
16
从表上得出 ,英文商务信函中大量使用动词和 名词 ,这与商务信函传达信息 、推进业务的功能是相 关的 。动词中的动态动词和静态动词在信函中的使 用也值得注意 。例 1、例 2中 ,使用到的动态动词有
关键词 :英文商务信函 ;文体 ;文体特征 中图分类号 : H315 文献标志码 : A 文章编号 : 1672 - 8505 (2009) 01 - 0112 - 05
An Ana lysis on the Stylistic Fea tures of English Business Correspondence
例 1: [ 3 ]
收稿日期 : 2008 - 12 - 17 作者简介 :张宇 (1984—) ,女 , 2007级研究生 ,研究方向为商务文本文体 。
第 1期
张宇 :英文商务信函文体特点分析
1 13
Dear M r. …
Contract 904567
The above Chem ical Fertilizer arrived safely at Q ingdao
1 1 4
西华大学学报 (哲学社会科学版 )
2009年
there are some 30 bags left behind broken…, this was due entirely to…, we are ready to compensate…这些 静态动词 be的使用 ,一方面表明写信人积极承担过 失的态度 ,另一方面陈述客观存在的事实 。
300. 00
To ta l
3203. 25
W e enclose Inspection Certificate No. 67 /098 and a
copy of the survey report on weight by draft. Please
ห้องสมุดไป่ตู้
exam ine them and make due compensation for our loss.
一 、英文商务信函概述
商务信函通常是商业组织之间 、商业组织与其
客户之间等外部联系所使用的正式书面文体 ,用于 联系业务 、商业洽谈 、沟通商情等事项 。商务信函中 所使用的英语属于从事商务活动中的专门用途英 语 ,具有行业英语的特色 ,而学习研究商务信函的文 体特征主要就是研究信函中的语言特色 。
on schedule but was found short - delivered.
On checking the ship ’s draft by the local Commodity
Inspection Corporation and after due deductions m ade,
ZHAN G Yu
( S chool of Foreign L anguages for Econom ics and T rade, S ou thw est U n iversity of F inance and Econom ics, Chengdu, S ichuan, 610074, Ch ina)
lodge a claim on your company for shortweight as
follow s: FOB value of the short delivered goods US ＄897. 65
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2000. 00
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