事业单位人事档案信息化管理

事业单位人事档案信息化管理

摘要：人事档案信息化管理工作是事业单位人事档案管理工作的重点内容，对规范职工管理、提高人事部门服务水平有着重要意义。目前的人事档案管理信息化工作虽已取得较大进展，但仍存在着管理制度不完善、资金和技术投入不足等问题和难题。因此，应把握好人事档案信息化管理工作的着力点，推动人事档案管理工作越过障碍，并形成长效机制。

关键词：人事档案信息化智能化

事业单位人事档案记录了职工的主要人生经历、品德才能、学习工作成绩，反映了职工在“德能勤绩廉”等方面的情况，对个人来说具有一生的保存价值，对事业单位来说，是总结并考核职工工作的依据，具有极其重要的意义。

如果人事档案的保存状况不佳，导致重要内容流失或损毁，会影响其价值的发挥。随着通信技术的变化，信息的传递和交流媒介从纸张转向计算机技术，文件逐渐虚拟化。尤其是在目前“数字中国”的新形势下，构建安全、便捷、共享、高效的人事信息化档案网络，更有利于实现业务部门与档案部门的“双赢”，为事业单位的数字化建设添砖加瓦。

一、事业单位人事档案信息化管理的意义

1.为事业单位用人选人提供参考和服务。事业单位人事档案的全面提升，有效实现了人事档案信息的开发利用，而且在单位内部人事档案信息实现了资源共享，使这样各部门能够快速调取人事档案信息，为选人用人提供重要的依据。

2.促进档案信息的准确和完整。传统档案管理工作中人事档案材料无法及时转移，再加之信息沟通不畅，档案信息无法及时更新。人事档案信息数据库的建设，实现了人事档案信息的及时更新，使档案信息更具完整性、准确性和时效性。

3.改进档案管理人员的工作模式。在传统档案管理工作中，档案人员工作强度较大，手工操作容易出现失误。人事档案信息化管理实现了自动化统计和分析，档案管理工作人员工作效率大幅度提升，更好地提高了人事档案管理工作水平。

二、信息化环境下人事档案管理创新的策略

第一，精准采集、严格审核档案质量。建立健全干部人事档案信息化管理体系是一项系统性工程，准确的数据源是基础。为确保数字化档案信息真实、完整、规范，事业单位一方面要严格采集程序，确保人事档案的完整性；另一方面，要进行严格的材料鉴定审核，去伪存真，查漏补缺，确保干部人事档案的权威性。具体来说，应按照《干部人事档案材料收集归档规定》的相关要求，准确录入干部的基本信息、学历、职称等固定信息，将现有纸质档案转化为直观化的电子图片文档，对缺失的档案材料及时补充完善，并对收集补充的材料认真鉴别。

根据中国国家标准化管理委员会在2017年发布的《干部人事档案数字化技术规范》，结合事业单位的实际情况，以真实性、完整性、可用性、安全性为基本原则，在人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份和安全管理等环节上着手，实现人事档案的全方位信息化。

第二，严格工作管理。在档案库房和数字化扫描室安装高清监控摄像头，实现档案室全天候、全方位、无死角监控，防止纸质档案涂改、档案信息泄露等情况发生。同时，为确保人事档案信息化建设保质保量，人事档案管理中心应严格做好档案的出入库交接签字制度，分类整理、目录录入、档案扫描、原始图像处理等一系列工作。软硬件基础设施是档案信息

化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。应着力加强硬件设施建设，建设智能化档案库房，库房应设在独立、可封闭的建筑内，符合安全管理要求。配备档案管理人员存放随身物品的专用储物箱柜，并与档案储存柜分区置放。最后，要注重档案信息与其他资源的整合，实现统计功能与职工数据库实时联动，为做出科学合理的决策提供数据支持，从而实现档案信息在职工选拔任用过程中的利用最大化。

第三，严格人员监督，培养专业管理人才。人事档案信息化管理是一场“持久战”，要选拔具备较高的政治素养、高度的责任意识和过硬的专业技能的档案管理员，及时录入、随时更新干部的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息。按照《档案法》及干部人事档案管理的要求与规定，明确档案管理人员的工作职责、岗位职责，不断加强档案管理人员队伍建设，强化教育培养，稳定管理队伍，通过集中授课、组织培训、实践操作等多种形式，不断提升档案工作队伍的专业思维、专业水准、专业能力，使档案工作人员能为事业单位职工提供优质高效的档案服务。

第四，加强档案管理专业化意识。事业单位可委托相关涉密资质的档案数字化公司，依照有关法律规定，起草项目合同书，对档案整理、扫描质量、保密安全和软件升级维护等条款做严格要求，并签订合同。利用公司的专业技术和正规程序，有助于保护职工隐私，加强档案的保密性，使档案管理工作更加专业化。

信息技术正以前所未有的重要性占据着时代潮头，实现人事档案计算机一键查询、无纸化管理和利用工作势在必行。人事档案信息化建设，能有效提升人事档案工作数字化水平，提高档案的利用效率，也使原始纸质文件得到了有效保护，实现了档案永久保存，为今后人事档案保存、管护等工作奠定了坚实基础。总体来说，借助现代信息技术手段对人事档案管理工作进行信息化管理，提供科学、规范、人性化的管理与服务，对事业单位的发展都是极具重要意义的。