浅析人事档案信息化管理

浅析人事档案信息化管理

发表时间：2019-09-20T11:29:38.047Z 来源：《基层建设》2019年第19期作者：姚鉴

[导读] 人事档案管理工作是企事业单位日常管理工作中的重要组成部分，对企事业单位的生存和发展产生着至关重要的影响，因此在新的经济形势和社会环境下，档案管理工作要充分利用新时期信息技术的浪潮，推进人事档案管理的信息化建设，实现人事档案管理工作的新突破。

湖北省荆门市人力资源和社会保障局

人事档案管理工作是企事业单位日常管理工作中的重要组成部分，对企事业单位的生存和发展产生着至关重要的影响，因此在新的经济形势和社会环境下，档案管理工作要充分利用新时期信息技术的浪潮，推进人事档案管理的信息化建设，实现人事档案管理工作的新突破。

一、人事档案信息化管理的重要性

（一）实现档案资源充分利用。当前我们正处信息化时代大浪潮中，信息资源的急剧增加和信息资源价值的日渐凸显，对档案管理工作提出新的标准，对加快档案管理的信息化建设和实现人事档案的现代化管理提出新的要求。我们需要进一步建立和完善多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式，以满足当下对档案工作的各种需求，进一步加强计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，逐步实现档案管理由实体化管理向信息化、现代化管理的转变，从而提高人事档案管理工作的效率。

（二）实现档案资源共享的现实需要。信息时代的到来，导致信息资源爆发式的增长，信息资源已经是当今全球各国都在争夺保护的重要的战略资源，更是我国经济和社会发展过程中及其重要的一环。进一步开放档案资源实现资源共享为群众办事提供更加便利的查询和服务，也提高企事业行政部门办事效率，更直接或间接地促进经济的发展和社会的进步。

（三）为政府部门的科学决策提供依据。档案管理的信息化，使得政府编制及相关部门能够实时有效地掌握人力资源的变动情况，面对突发情况能及时有效的采取措施实施宏观调控与管理，进而优化人力资源的配置。例如，政府部门在根据人口流动特点，用工企业需求每年举行以各类人员如服务毕业大学生、返乡农民工、退役军人等为主题的“春风行动”大型招聘会来引导下岗人员再就业、营造劳动力之间的和谐关系、减轻国家的整体就业率等等，以上这些问题政府部门都必须做好运用档案信息资源做好调研及论证，以此制定出相对应的社会就业、工资收入分配、人才队伍建设政策。从而能够有效的提供相关依据，进一步优化政府部门的科学决策。

二、档案信息化管理的制约因素

（一）管理标准缺乏统一标准。在人事档案管理的信息化建设过程中，一定要做到有章可循、有规可依，提高档案管理的规范来保证人事档案管理信息化建设的质量和效率。但在实际的档案管理工作中，大部分的单位都对档案的管理并没有形成统一规范的标准，在机关事业单位对档案的管理和整理有着明确的要求，政府档案管理部门会对企事业单位档案管理工作进行检查，很多单位档案管理工作人员对档案管理采取的方式方法粗糙，档案管理工作也只停留在应对检查上，这位构建档案信息网络造成了不小的影响，将导致无法实现档案资源的共享，对档案管理工作和档案信息化管理产生不利影响。

（二）管理人员的素质较低。当前我国的人事档案管理中，主要体现在两个方面一是高素质的专业管理人才缺乏，无法满足人事档案信息化管理工作的要求，部分政府部门档案审核工作人员专业素质不具备，在对档案管理审核时对审核条款的生搬硬套和存在“做好人好事”心理，对档案的审核产生了不利影响，没有发挥档案审核提标的实际效用；二是从事档案工作是长期性的工作，相比较其他工作任务而言很难快速见得成效且过程枯燥的，使得档案管理人员产生“不求有功但求无过”心里及按部就班的工作模式，也无法适应档案信息化管理建设的需求，这使得档案的信息化管理面临较大的安全隐患。

三、人事档案信息化管理的着力点

（一）建立健全电子档案管理制度。为进一步提高档案管理部门工作的规范性和有效性，推进档案管理信息化进程的有序开展，相关部门一定要制定规范的档案管理制度，做到电子文件及信息处理的规范化、标准化和科学化，确保电子档案管理的安全、科学、合理、有效。

（二）确保人事档案信息的安全。在档案管理的信息化建设过程中，实现信息资源共享的同时必须要注重档案信息的安全问题，避免由于档案信息的泄漏带来不可挽回的后果。这就需要档案管理部门采取严密地安全保护措施，并做到严格执法，确保人事档案信息的真实性。同时，还要提高档案管理人员的政治素养、管理能力、以及计算机操作水平等，要对人事档案信息进行备份，明确档案信息数据库的使用权限，并且做到严格按照规章制度办事，实现人事档案信息的安全提供多重保护。

（三）提升人事档案的服务能力。进行人事档案管理的最终目的是为了满足人们对档案信息资料的需要，因此必须要提高人事档案管理工作的服务水平。了解人们对人力社保信息的实际需要，构建高效、规范、通用、包容性好的档案信息管理软件，通过先进的信息技术收集人力社保信息，并进行管理与利用，创建更加优化的数据资源库，提高档案信息的管理效率，实现现代化管理。更好的提高人力社保档案的服务能力。

三、小结

随着信息化建设的普及，人事档案信息化建设仍存在许多不足之处，档案管理工作中，逐渐实现了由传统纸质档案向电子档案管理的转变，使人事档案管理工作的效率在很大程度上得以提高。但是由于当前计算机安全技术还不是太成熟，因此在人事档案管理的信息化建设过程中，必须要做到趋利避害，确保人事档案管理工作的安全。