房地产开发工程资料培训教程

5．城建档案馆的职责 1）负责对建设工程档案的接收、收集、保管和利 用等日常性的管理工作。 2）负责对建设工程档案的编制、整理、汇档工作， 进行监督、检查、指导。 3）组织精通业务的专业技术人员，对国家和省、 市重点工程项目建设过程中工程档案编制、整理归档等 工作，进行业务指导。 4）在工程开工前，与建设单位签订《建筑工程竣 工档案责任书》；在工程竣工验收前，对工程档案进行 预验收，并出具《建筑工程竣工档案预验意见》。 5）在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式 验收。合格后，接收入馆，并发放《工程项目竣工档案 合格证》。
2．建设单位的职责 1）负责本单位工程资料管理工作，并设专人进行 收集、整理、立卷和归档工作。 2）在与参建各方签订合同，应该对工程档案资料 的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容提出 明确要求。 3）向勘察、设计、监理等参建各方提出所需的工 程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。 4）本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等， 应该保证符合设计文件和合同的要求，并保证相关质量 证明文件的完整、齐全、真实有效。
4．监理单位的职责 1）应设熟悉业务的专业技术来负责监理的收集、 整理、归档等方面的管理工作。 2）依据合同约定，在工程的勘察、设计阶段，对 勘察、设计文件的形成、积累、立卷、归档工作进行监 督和检查；在施工阶段，对施工资料的形成、积累、立 卷、归档进行监督和检查，使施工资料符合有关规定， 并确保其完整、齐全、准确、真实、可靠。 3）负责对施工报送的施工资料进行审查、签字。 4）对列入城建档案馆接收范围内的监理资料，应 在工程竣工验收后，及时移交给建设单位。
第五节 工程资料的载体形式 目前工程资料的载体常见形式有纸质载体、缩微品 载体、磁性载体、光盘载体等。 1.纸质载体 是以纸张为基础，在实际工作中应用最多和最普 遍的一种载体形式。 2.缩微品载体 是以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行 收集、保存的一种载体形式。 3.磁性载体 是以磁带、磁盘等磁性记忆材料为基础，对实际 工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行 收集、保存的一种载体形式。
第二节
工程资料管理人员职责
1．通用职责 1）工程参建各方应该把工程资料的形成和积累纳 入工程管理的各个环节中和相关人员的职责范围。 2）工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘 察、设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人组 织各自单位的资料管理的过程工作。在工程建设过程中 工程资料的收集，整理和审核工作应由熟悉业务的专业 技术人员负责。
第二章 建筑工程资料员工作流程
第一节 负责工程项目资料、图纸等 档案的收集、管理 第二节 参加分部分项工程的验收工作 第三节 负责计划、统计的管理工作 第四节 负责工程项目的内业管理工作 第五节 完成工程部经理交办的其他任 务
第一节 负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理 1.负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、 发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以 后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。 负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于 一套正式图纸。竣工图采用散装方式折叠，按图纸目录 的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、 结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。 2.收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、 会议纪要等资料收集并归档，负责对每日收到的管理文 件、技术文件进行分类、发放、归档。负责项目文件资
4.光盘载体 是以光盘为基础，利用现代计算机技术对实际工 程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收 集、存储的一种载体形式。 由于缩微品载体和磁性载体资料的耐久性不如光 盘载体，因此纸质载体、光盘载体的资料是文件、资料 档案保存的主要形式,然而，无论是哪种载体形式的工 程资料，都是在工程建设的实际工作过程中形成、收集 和整理而成的。
现在有许多想从事工程建设行业的人士，很想 在短时间内对工程建设资料的编制与管理有全面的 了解，但他们又很少有直接接触工程施工的机会， 也源自文库很难在较短的时间里掌握工程资料管理的知识 和组卷的方法。而且现在有很多工程施工企业，乃 至建设单位、监理单位的工程资料管理水平极不平 衡，仍存在严重的偏差，例如对种类繁多、数量巨 大、来源广泛的工程资料无法科学的分类；对现行 标准规范的了解程度不够，缺乏灵活运用的方式方 法；缺乏必要的工程资料管理经验等。
第三节 建筑工程施工资料分类、归档顺序、组卷（见附 件） 工程资料现多采用树状分布式管理，首先针对一个 单位工程，把一个项目分为四类资料。 A类资料，这类表格为工程准备阶段和竣工验收文件， 其中大多为建设方各部门负责办理及发放。 B类资料，这类表格为施工监理资料。 C类资料，这类资料为施工单位资料。贯穿一个项目 从立项审批到最后竣工交付的全部过程，按照各个专业 分部项目来划分可以分为C0：工程管理与验收资料；C1： 施工管理资料；C2：施工技术资料；C3：质量控制资料； C4：施工质量验收资料；C5：工程安全和主要功能核检 资料。
D类资料，这类资料为工程竣工文件。由工程竣工图 和竣工验收资料两大块组成，主要将最终项目图纸针对 前期一系列变更汇总整理后所出的最终版图纸，包含项 目综合图纸、各专业图纸及外网配套一系列图纸；并且 对项目做统一竣工验收总结，包含整个项目的过程记录， 保障后期修缮有依据可查。
第四节 工程资料保管的期限与密级（见附件） 1.工程资料保管的期限的划分 工程资料保管的期限可分为永久、长期、短期三 种期限。所谓永久是指工程档案需永久保存；长期是指 工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指 工程档案保存20年以下。如果在同一案卷内，同时存在 有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期限应 以保管期限较长的为准。 2.工程资料保管密级的划分 工程资料保管的密级可划分为绝密、机密、秘密 三种。如果在同一案卷内有不同密级的文件，则应以其 中最高的密级作为该卷的密级。
4）负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。 5）及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有 关工程管理方面的信息。 6）处理好各种公共关系。 6.2．收集工程资料的原则 1）及时参与原则。 施工单位文件资源的收集、管理工作必需纳入 整个工程项目管理的全过程，资料员应该参加有关工程 的技术、质量、安全、协调等各方面的会议，并应经常 深入工程施工现场，了解施工动态，及时准确地掌握工 程施工管理方面全面信息，便于施工资料的及时收集、 整理和核对。
10）在工程竣工验收后3个月内，将1套符合规范、 标准规定的工程档案原件，移交给城建档案馆办理好移 交手续。
3．勘察、设计单位的职责 1）按照合同和规范的要求及时提供完整的勘察、 设计文件。 2）对需要勘察、设计单位签字的工程资料应签署 意见。 3）及时对参见各单位针对提出的问题给予答复。 4）在工程分部、竣工验收时，应据实签署本单位 对工程质量检查验收意见。
6.3．文件资料的管理工作 1）整理分类。施工资料必须及时整理、分类，其 分类的方法的很多。 （1）按资料的来源不同。如分为属于建设单位、 勘察单位、设计单位、监理单位、材料设备供应单位、 施工总包单位、分包单位、有关部门等等。 （2）按资料的专业性质不同分类。如属于建筑结 构工程、建筑装饰装修工程、建筑给水排水及采暖工程 的、通风与空调工程、建筑电气工程、建筑智能工程、 电梯工程等等。 （3）按资料归档的对象不同分类。如属于建设单 位、施工单位、城建档案馆等等。这种也是最常用和最 适用的，同时对以上两种整理方式得以相结合。
第一节 工程资料的意义和作用 工程资料是工程建设过程中形成的各种形式记 录，并按一定原则分类、组卷，最后移交城建档案 部门归档的整个建设工程的历史记录。建筑工程资 料主要包括工程基建过程中形成的资料、监理过程 中形成的资料以及工程施工过程中形成的资料等， 其作用是为工程建设管理者的决策提供真实、直接 的工程信息，为现有工程新建、扩建、维修、管理 提供翔实的依据，为明确建筑工程质量责任提供准 确、直接的信息等。
4）及时组卷、保管、移交、归档。整理后的文件 应及时组卷，按照合同和有关规定，及时把需要建设单 位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资料，分别 进行移交，完好归档。
6.4．处理好各种公共关系 1）处理好内部管理层之间的责任和承包关系。 2）处理好与勘察单位、设计单位之间的业务往来 关系。 6）处理好与建设单位现场主管、项目主管的工作 关系。 4）处理好与监理单位之间的各专业监理关系。 7）处理好与城建档案管理部门之间的监督、指导 的关系。
2）保持同步原则。 资料的收集工作与工程施工的每一道工序密切 相关，必须与工程的施工同步进行，以保证施工资料的 准确性和时效性。 3）认真把关原则。 与项目经理、施工技术负责人密切配合，严把 资料的质量关。无论是对企业内部，还是对相关单位之 间往来的文件资料都应认真核查、校对，发现问题，及 时纠正。
6．施工单位职责 6.1．资料岗位职责 1）负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、 设计单位、监理单位及设备供应单位、分包单位、其他 有关部门之间的文件及资料的收发、传达、管理等工作， 应进行规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、 准确无误。 2）负责所涉及到的工程图纸的收发、登记、传阅、 借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。 3）参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时 收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。
浅谈建筑工程资料管理
二零一三年十一月三十日
目
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章
录
建筑工程资料基础知识 建筑工程资料员工作流程 建设单位资料管理 监理单位资料管理 施工单位资料管理
第一章 建筑工程资料基础知识
第一节 工程资料的意义和作用 第二节 工程资料管理人员职责 第三节 建筑工程施工资料分类、归 档顺序、组卷 第四节 工程资料保管的期限与密级 第五节 工程资料的载体形式
5）监督和检查参建各方工程资料形成、积累和立 卷工作。也可委托监理单位或其他单位监督和检查参建 各方工程资料形成、积累和立卷工作。 6）对需本单位签字的工程资料应及时签署意见。 7）及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参 建各方立卷归档的工程资料。 8）组织竣工图的绘制、组卷工作。可自行完成， 也可委托设计单位、施工单位来完成。 9）工程开工前，与城建档案馆签订《建筑工程竣 工档案责任书》，工程竣工验收前，提请城建档案馆对 列入城建档案馆接收范围的工程档案，进行预验收。未 取得《建筑工程竣工档案预验收意见》的，不得组织工 程竣工验收。
2）存放保管。施工单位及项目经理部应配置适当 的房间、器具（如文件筐、文件夹、文件盒、文件柜） 等来存放文件资料。并加强管理和增强防范意识，做好 “防火、防盗、防潮、防虫、防尘”等工作。 3）严格履行借阅手续。应建立健全完善的关于文 件及资料的收集、分类、整理、保存、传阅、借阅、查 阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免文件资料的 丢失和损坏。在工作中，收文应记录文件名、文件摘要、 发放部门、文件编号、收文日期、收文人员应签字；借 阅或传阅应注明借阅或传阅的日期，借阅人名，传阅责 任人，传阅范围及期限，借阅或传阅人应当签字认可， 到期应及时归还；借阅或传阅文件借（传）出后，应在 文件夹的内附目录中做上标记。
3）工程资料应该随着工程进度同步收集、整理和 立卷、并按照有关规定进行移交。 4）工程各参建单位应该确保各自资料的真实、准 确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。所以 表格应按相关规定统一格式。 5）工程参建各方所提供的文件和资料。必须符合 国家或地方的法律法规，《建筑工程施工质量验收》、 《建筑工程文件归档整理规范》及工程合同等相关要求 与规定。 6）对工程文件、资料进行涂改、伪造、随意抽撤 或损毁、丢失的，应规定给予处罚。情节严重的，还应 依法追究法律责任。