合同事务管理办法

QG/SH132500.10-2010

合同事务管理办法

1 范围

1.1本办法适用于公司各单位、各部门、各项目部的合同事务管理。

1.2公司所属法人单位的合同事务管理制度，参照本办法执行，并报公司法律事务处备案。

2 引用标准

《中国石油化工集团公司合同事务管理办法》

3 定义

合同事务是指合同签订、履行、终结过程中发生的合同基础性管理工作。主要包括：合同文本、合同编号、合同台帐、合同统计报表、合同专用章、授权证书（由《授权委托管理办法》另行规定）、合同档案管理等方面的内容。

4 职责

4.1法律事务处是公司合同事务的主管部门。

4.2合同归口管理部门或其它职能部门、后方单位依照本办法管理本系统合同事务。

4.3合同台账的登记和合同专用章的保管、使用由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责。

4.4合同统计报表编制、报送由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责。

4.5 合同编号由合同承办部门的合同管理员具体负责。

5 合同文本

5.1法律事务处负责统一组织开发、颁布和推广使用各类合同标准文本，建立和维护合同标准文本资源库，对纳入资源库的合同标准文本进行统一规范化整理并上传至公司OA系统，供各部门、单位下载使用。

5.2在对外签订合同时，合同承办部门应按下列顺序选择使用合同文本：

a）集团公司法律事务部颁布的合同标准文本；

b）公司制定、发布的标准文本；

c）对方在公司合同标准文本基础上修改形成的合同文本；

d）双方共同拟订的文本或第三方文本；

e）对方合同文本。

5.3 合同文本由承办部门负责统一打印。

6 合同编号

6.1一般要求

6.1.1对外签订合同应由合同承办部门按本办法统一编号，实行一份合同一个编号的原则，不得重号或漏号。没有编号的合同不得进行审查、报批和签署。

6.1.2采用对方当事人提供的合同文本，且对方已有编号的，仍应按本办法自行编号。

6.2 合同编号规则

6.2.1合同编号承办部门代码、合同分类代码、订立年份和流水代号等四部分用连字符“-”连接起来组成。

6.2.2 承办部门代码

承办部门代码码长8位。其中，前四位为公司机构代码，根据《中国石化标准代码维护管理办法》，码值为“1325”。后四位为承办部门机构代码，编码规则及管理执行《公司组织机构代码管理办法》和《项目部组织机构代码、工作分解结构代码管理办法》（总部机关职能部门、后方单位和分（子）公司及项目部的机构代码情况详见附录A）。

6.2.3合同分类代码

合同分类代码规定如下（详见附录B ）：

a ）公司对合同按两级分类设置代码；

b ）合同一级代码由两位拼音字母组成。二级代码由以阿拉伯数字“0”开头的两位阿拉伯数字组成。未划分小类的合同二级代码一律用“52”替代。 6.2.4 合同订立年份

合同订立年份填写公历年份的全部数字。 6.2.5合同流水序号

合同流水序号，按合同签订的先后顺序，从0001－9999，由合同承办部门自行编制。 6.2.6合同签订后，双方签订的补充协议或变更协议的编号应与原合同一致。但应在原编号末加注/1、/2等尾标，以示区别。履行完毕后与原合同一并归档。 6.2.7合同编号举例：

7 合同台帐

7.1法律事务处、合同归口管理部门、其它职能部门应建立合同台账，对本系统（部门）的合同签订、履行情况予以登记。

7.2 各单位、各项目部应当按照法律事务处和归口管理部门的要求，建立合同台账，对合同签订、履行情况进行登记。

合同流水号 合同订立年

合同一级分类，建设工程合同代码为GC ，合同二级分类，工程承包市场开发部代码

7.3合同台账应做到登记及时、记录准确、内容完整。

7.4合同签订与履行登记台账的主要内容包括：序号、合同编号、合同名称、我方承办部门、合同当事人（包括甲乙双方名称或姓名、授权代表与经办人）、合同主要内容、标的额（包括单价、合同额和结算额）、合同期限（包括签约日期、合同日期和实际日期）、验收人、变更及原因等。具体详见附录C。

7.5公司合同台账原则上采用电子台帐形式，并定期打印成纸质台帐备查。

8 合同报表

8.1为及时反映合同签订、履行动态情况，合同归口管理部门、合同承办部门应定期向法律事务处报送合同统计报表（详见附录D）。

8.2合同统计报表每半年填报一次，分别为当年七月上旬和次年的一月上旬前。

8.3专业公司（项目部）报送报表时应同时将统计报表抄送合同归口管理部门。

8.4合同统计报表应做到报送及时，信息准确，内容完整。

8.5报表应有编制说明，简要说明本报告期发生合同订立、履行、变更、解除、违约或不可抗力等情况。

8.6公司将按照集团公司法律事务部的统一部署，逐步实现合同统计报表的信息化管理。

9 合同专用章

9.1合同专用章由法律事务处统一刻制、并发放至归口管理部门。

9.2 公司对合同专用章实行分类专项管理和授权使用，其管理部门和使用范围规定如下：

9.2.1“中国石化集团第十建设公司建设工程承包合同专用章”若干枚，由市场开发部负责管理和使用，可授权公司组建的项目部和专业公司保管和使用，用于签订建设工程承包合同。

9.2.2 “中国石化集团第十建设公司分包合同专用章”1枚，由经营部负责管理和使用，用

于签订建设工程分包合同。

9.2.3 “中国石化集团第十建设公司劳务合同专用章”1枚，由人力资源部负责管理、使用，用于签订劳务合同。

9.2.4 “中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章”3枚，用大写英文字母A至C 进行区分。

a）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章A”，由经营部负责管理，用于签订业务公司建设工程发包合同、业务外包合同、施工设备（机具）租入合同、脚手架租赁合同和项目暂设办公及生活用房屋的租赁合同；

b）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章B”，由物资装备处负责保管使用，用于签订公司设备采购、设备出租、设备修理、列入公司集中采购范围的货物和服务采购，以及30万元及以上货物与服务的采购合同。

c）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章C”，由社区事务管理中心负责保管使用，用于签订公司房屋建筑物和土地使用权租赁、社区物业服务合同。

9.2.5 “中国石化集团第十建设公司涉外合同专用章”1枚，由海外事业部管理和使用，用于订立与涉外工程和服务有关的合同。

9.2.6“中国石化集团第十建设公司材料采购合同专用章（30万元以下有效）”若干枚，由物资装备处负责管理和使用，可授权公司组建的项目部和专业公司保管和使用，用于签订限额以下的材料采购合同。

9.2.7“中国石化集团第十建设公司吊装运输合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理和使用，用于代表公司对外签订吊装、运输合同和相关设备租赁合同；

9.2.8 “中国石化集团第十建设公司修理合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理和使用，用于签订与特种机械修理厂经营活动中有关的承揽及采购合同；

9.2.9 “中国石化集团第十建设公司配件购销合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理和使用，用于签订加藤工程机械零件中心经营活动中有关的购销合同；