镇海炼化项目文件控制介绍(镇海吴)

模式
A、 一级管理
关系
运动员兼 裁判员
要求程度
执行情况
可能结果
验收合格
要求会平衡折中，不会提 易于操作 太高要求，也不会过份降 低要求。
B、 二级管理
C、 业务外包
运动员兼 裁判员
引进运动 员
裁判员可以严格要求
运动员执行难 大。
验收可以达到 优秀
验收达到优秀 若择人不当， 后果不堪设想。
裁判员可以更严格要求； 运动员是职业 一般来说应该优于前二种 的，业务能力 模式，但如果择人不当， 相对强。 后果不堪设想。
详细设计发放过程中应该注意的问题： 一是分发方案要更广泛征求运行部的意见，避免 或减少补发现象发生。 当初在制订项目文件分放范围时，征求了各管 理部门的意见，如设计管理部门、工程管理部门、 生产准备部门等，没有扩大到相关公用工程及配套 部门的意见，加上领导要求从严控制发放范围，造 成部分确需发放的专业部门出现漏缺，也有一些项 目中的部分图纸因事先不能确定与哪个运行部相关， 事后补发极大地增加工作量和难度。另外，发放范 围确定后，领导不能随意审批扩大发放范围，即使 必要，也应就增发内部进行筛选，力求避免签批 “增加全套”等类似文字。如给监理发放设备文件、 技术附件等。
二、乙烯项目文件控制介绍
项目文件组的职责是： 负责与项目文件和档案相关的制度修订； 负责乙烯工程基础设计(含概算)、技术附件、详 细设计、设备文件及工程变更等文件的接收、复 印、分发、扫描； 负责项目档案的检查、接收、分类、组卷、数 字化加工、保管利用； 负责对内（项目经理部各管理部门）和对外 （设计、施工、监理、设备监造等单位）的项目 文件和项目档案的业务指导工作。 后来，又乙烯图档系统的实施和运行工作。
核对文件，胡乱清点移交，不利于日后的整编工作。
我们制度上是这样规定的，重大设备和进口设备开箱 应通知档案馆派人参加。即使这样，我们还是做不到都派 人参加。我们现在一般都不去，跟开箱组织人员讲好，当 快开设备文件箱时，再通知我们去。量少的，一般都由开 箱人员带回来理好再移交给我们。 但事实上，这样处理也是有问题的。有一次出了设 备质量事故（南京怡达），发现当时很多单位都没参加开 箱，项目部上周提出再不参加，查到扣奖。
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建议：加强对资装备部门采购的设备文件份数和电子版的 要求。 物装采购时应确保设备文件份数和电子版，以减少文 档组复印的工作量，同时以便能提供使用单位非复印本 (复印后因装订等原因，造成使用单位使用不便)。 设备文件一般到达的份数多不足以按规定发放，我们 需要大量增印。而事实上，一部分单位拿到设备文件后很 少有人看，当作废纸。如果有电子版的话，我们就可以减 少纸质份数，人个认为4~5份足够：施工单位2份(一份正 本做交工文件归档回来)、运行部1份(机、电、仪等增加 相关运行部1份)、文件组备查一份；其它单位如控制部、 监理、质量控制部、生产准备部等只需发电子版即可。
d、标注设计原图号，便于日后核对竣工图质 量。 e、签发手续完备：设计人及项目经理签字， 二者缺一无效。 f、经顾客签字：有的设计变更单模板上，没 有这一条，建议应加上。顾客签字是有效解决纠纷 的一个方法，减小施工单位与设计单位、使用单位 为锦上添花与设计用户商量出单增加内容。 我们公司没有将审批权放权给监理。
镇海炼化项目文件控制介绍
一、镇海炼化项目档案管理概况
1、 镇海炼化的档案管理体系
我公司档案工作多 年来一直由一名副 总经理分管，现为 戴宝华副总经理。 镇海炼化分公司 档案馆作为公司档案管理职 能机构，实行一级管理，对 公司和下属单位的档案进行 管理、提供利用，拥有较好 负责文书档案 的档案安全保管条件，现有 的整理、保管、 馆藏档案 14万余卷。 利用工作
同时，因中国石化SH/T3503-2007新标准的出 台，与原来的规定以及合同签订的相关条款出现矛 盾。虽然我们早在2007年签订的合同中就明确了设 计单位编制竣工图，但在实施过程仍然增加了很多 的工作难度，特别是竣工图改由设计单位编制，设 计单位对于编制后的组卷和数字化工作不太认同， 协调工作量极大。 经多次协调，最终还是得到了各大设计院的支 持，工作才得以顺利开展。
二是多与工程管理人员沟通，避免多个施工单 位的项目/内容的图纸错发、漏发。如在发给监理 时，核对下是哪个施工单位单位的。 当施工单位发生变化的，责任部门也必须及时 告知文档人员。乙烯项目多次出现部分施工内容发 生施工单位发生变化，文档人员没有得到及时通知， 导致文件错发。遇到责任心强的单位，会及时将文 件退回或告知，文档人员能得以更正；不少施工单 位拿了不属于自己的图纸，也不反馈，就会造成不 良后果。
4、 项目文件组的职责
项目文件组负责整个乙烯工程项目文件的接收、 复印、分发以及项目档案的接收、组卷、保管和利 用等工作。
5、 项目文件组的人员构成 项目文件组共有22人： 其中： 5名正式职工（从档案馆抽调过来。档案馆副主 任兼任项目文件组组长。实际只过来4人,有一个副 主任师留在了档案馆。） 17名外聘劳务人员（8名分到各主要管理部，负 责项目文件管理工作，包括从项目文档组领取各部 门的相关资料、本部门文件管理、与共它部门的文 件传递等工作。9名留在项目文件组里的，负责工 程项目文件的接收、复印、分发以及项目档案的接 收、组卷、保管和利用等工作。
设想一下，一台设备开箱少则2小时(包括路上来回)， 多则半天一天，大机组甚至几天，有点开完箱也不见资料， 最后说是单位邮寄了，我们陪不起时间；一个大工程，建 设高潮时，都是几个、十几个设备同时开箱，都叫你档案 馆派人参加，档案馆有这么多人力吗？即使参加开箱，说
实在的，现场开箱都乱糟糟的，条件又差，也没法仔细地
（一）与项目文件和档案相关的制度修订情况： 2006年9月 《建设项目(工程)文件归档要求及档 案管理规定》； 2007年12月《乙烯工程项目文件发放范围及数量 的管理规定》； 2008年6月《关于在镇海炼化100万吨/年乙烯工 程中执行2007版SH3503和SH3543标准的通知》； 2009年6月《建设项目档案归档管理规定》； 2009年7月《镇海炼化100万吨／年乙烯工程竣工 图编制要求》； 2009年12月〈镇海炼化100万吨／年乙烯工程监 理文件整编要求》
建议：及早制定相关管理制度，且制度要更详细. 早在项目文件组成立之前，我们就为做好乙烯工程 的档案管理工作，出台了新的管理规定。但当时不 知道还要承担文件收发这一块业务，因此没有规定。 后来接手这块工作，虽经向相关人员了解该工作内 容和程序，制度了相关的规定，但在实际工作中， 时常出现新的情况，也不断进行修订完善，但仍给 工作带来了不少被动。
四是不同位号、相同设备的压力容器、非标设 备的图纸份数要增发给物资采购部门，制造厂家需 要报验收。一般每台设备要增加4份以上制造图纸。
2、技术附件（技术协议）的分发：
技术协议的关注点： 一是协议首页签字要签全名，其它页可签姓， 但每页都要签，以免被替换，出现争议。正如合同 要求骑缝章。尽可能少用扫描会签。 二是保密工作。避免开标前外泄其它厂家的技 术协议，以免引起不必要的麻烦。开标前要控制发 放范围，中标单位的技术协议可扩大到需要的单位。
3、设备文件（设备开箱资料，SH/T3503称为 质量设备质量证明文件与产品技术文件）的收发： 设备文件由负责设备开箱的单位（物资装备部、 国事办）将设备文件向项目文档组移交（外文由国 事办对目录进行翻译后办理移交）。 项目文件组根据发放范围进行下发，一般发8 份。份数大多都不够，也需要复印（如果有电子版 拷贝发电子版）。
详细设计的发放范围及份数(25份，其中非标设备及 压力容器制造图增加7份)
其中： 质量监督组1份； 档案馆(项目文件组)1份、设计管理部1份、生产准备部1份、 物资装备部2份(非标设备及压力容器制造图增加7份)、控制部 和工程管理部2份、质量控制部1份、HSE部1份； 运行部、电气部、仪控部、公用工程部、储运部、质管中心、 信息中心、检安公司相关内容各1份(如图纸有多余，运行部可 增发1份)； 施工单位和监理单位共10份。
（二）项目文件的接收、发放工作： 1、负责总体设计、基础设计、详细设计图纸（包 括设计变更单）的收发工作。所有设计图纸都统一 由项目文档组负责接收、录入目录后进行发放。 因为是边设计、边施工，领导还要赶进度，经 常是施工等图纸，出一张干一张，设计单位来不及 提供正常的图纸份纸，多由我们先复印分发，量特 别大。二台A3数码复印机一年复印量就达到150万 张。A0数码工程机最多一个月复印量达到4000米。 至今，乙烯工程复印量达400余万张。
4、工程变更单的管理： 设计变更单 工程联络单 供应商技术变更单
A 设计变更单的控制： 应建立设计变更单管理制度，明确设计变更单 的分级、审批流程、传递分发方式。设计变更单管 理应注意的几个问题： a、按项目分专业流水编号(重要的是要有规律 顺序编号)，但设计单位漏编或重编现象很严重。 b、注明设计原因还是非设计原因（作为评价 设计质量的一个依据） c、标注此单引起的工程费用，增加还是减少。 费用多少会影响审批级别。
信息中心
负责科技档案 负责科技档案 的业务指导和 的整理、保管、 综合性工作 利用工作
业务指导组
档案馆
科档管理组
文档管理组
2、 档案馆的人员构成
档案馆
业务指导组2+1人
科档管理组5+1人
文档管理组3人
注：不包括乙烯项目文件组人员。
3、 镇海炼化100万吨/年乙烯工程的项目文件管理
100万吨/年乙烯工程项目管理委员会、项目经 理部，下设10个部门： 综合管理部 设计管理部 控制部 工程管理部 物资装备部 重大设备国产化部 HSE管理部 生产准备部 质量管理部 党群工作 设计管理部下设项目文件组。
注：材料质量证明文件不在我们发放范围，是由物资采购部门在发放 材料时一并发给施工单位。
设备文件、材料质量证明管理的建议： 国家和集团公司都有“四参加”的要求，其中 有一条“参加设备开箱”，但根据目前的实际工作， 我觉得这个参加不是很有必要，有待于商量。 一是按照按SH/T3503-2007标准规定，采购部 门负责质量证时文件和设备文件的汇编归档工作， 那档案部门还有必要参加开箱、收取原件吗？即使 不按3503执行的，就象我们，是由施工单位汇编 归档的，也要妥善处理参加开箱这一问题，不能全 部参加，参加不过来啊。
总体设计、基础设计发放范围和份数（35份）： 其中： 项目部的公司领导和专家组成员共8份； 乙烯项目部共11份，其中生产准备部和控制部各2 份（党群工作部不发）； 档案馆(项目文件组) 2份； 相关处室（综合计划部、生产处、机动处）3份； 化工部、电气部、仪控部、公用工程部、储运部、 质管中心、信息中心电讯站等相关内容各1份。 送总部4份、送地方（消防、安全、环保、规划） 4份，共8份
6、档案部门参与项目文件管理的模式比较:
常见的有几种形式: A、一级管理(直接)：档案部门兼管项目文件工作。如镇海 炼化乙烯。 B、二级管理(间接)：档案部门负责制度制订、业务指导， 项目部自行负责具体工作，如天津乙烯。 C、业务外包(间接) ：档案部门宏观控制，具体业务外包， 如武汉乙烯(正在计划中)。
三是你参加设备开箱并领取原件，就有可能把 分发这个责任也揽到自己头上，而实际情况，设备 文件份数往往不够分发，那复印也就是你档案馆的 事了。
虽然我们现在想把重点放在采购合同上，但因 为设备文件开箱、收发的职责还在，依然很被动。 我们新制度规定设备合同关闭时，应凭我们档 案馆出具的设备文件验收证明，财务部门才能予以 结算设备款。这一点应该可以保证设备文件归档。 另外，我们还规定，物资装备部门每季向我们 报送设备到货清单，我们可以凭这个清单来检查他 是否及时归档。
三是做好收发登记工作。越到工程后期，这个 登记越重要，是我们自保的工具，会经常查找发放 登记的。 文档人员严格文件收发登记工作。现在对外部 收发登记工作做得很好，但对内部的登记工作需要 加强。即使是内部的设计管理人员与文档人员的交 接也要进行简单的签发手续，可以设一个签收本， 由交接双方人员签收，登记内容可以简化一些，如 只写编号，不写标题等。在这个方面，内部管理人 员应理解这种做法，这是为双方负责任，不要当作 是麻烦。