集团行政中心岗位职责

集团行政中心岗位职责

第一章行政中心主要职责：

1、协助总经理和人资中心组织各单位建立健全各项管理制度、工作流程、绩效考核、薪资体系等，检查各公司的一切程序、制度、流程等是否得到执行；

2、负责公司的公章盖印、办公卫生、固定资产、车辆使用、食堂管理；

3、负责公司办公、食堂、仓库等财产采购登记、资产编制、盘点执行、资产规划、督察理；

4、负责公司整体形象、办公环境、绿化植物的管理；

5、负责公司文件的拟、收、发、存文档管理（包括公司所有合同），集团公司管理部门例会及日常会议的组织及会议纪要的工作；

6、负责公司所有职员办公用品标准的制定，设备器材、日常耗材、办公用品、文具器材、事务性用品的采购事项及领用的管理；

7、负责策划、组织实施全公司职员大会、开展年度总结评比和表彰；丰富职员文体活动和集团各类庆典活动凝聚公司团队；协助对外联谊活动改善公共社会关系；

8、负责新增内部计算机，局域网的运行管理、配套设备采购、软件的升级工作、发放管理、维护及修理工作；

9、负责各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务指导，建立合同台帐及合同资料的档案管理；

10、负责做好公司来宾的接待安排，做好重要会议的组织、会务工作；

11、负责公司的印鉴、文印的管理和信件的收发以及报刊订阅、分发工作；

第二章中心人员配置：

行政中心主任1名、行政专员1名、前台文员1名、司机2名（渝ACY996）、炊事员1名、值班人员1名

第三章中心组织架构分布与职务直观图：

第四章中心各岗位职责与分工

1、行政中心主任：

a)组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；

b)组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；

c)组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作；

d)起草公司相关文件；

e)搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；

f)管理公司重要资质证件；

g)组织好相关的外联工作；

h)主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；

i)协调公司内部行政工作；对控制成本的方法提出建议；

j)承办公司相关法律事务；

k)参与公司经营事务的管理和执行工作；

l)发放日常福利、节日福利。

m)协助集团高管人员进行财产、内务、安全管理

n)办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并审核人员用车的费用；

2、行政专员：

a)协助上级制定行政工作发展规划和计划；

b)协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；

c)协助承办公司相关法律事务；

d)及时有效的会务安排；

e)组织办好会议接待、娱乐等各项活动；

f)协助制定、监督、执行公司行政规章制度；

g)组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；

h)管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；

i)配合主任做好公司人员的用车管理，统计人员用车的费用；

j)管理公司的公共卫生；

k)发放日常福利、节日福利；

l)购买、管理和维修公司固定资产；

m)参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行；

n)负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理；

o)负责公司各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；

p)进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水、用电情况；q)更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式

r)对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化；

s)办理上级临时交办的其他工作。

3、前台文员：

a)转接前台电话，收发传真、信件和报刊，分发各类文件和通知；

b)接待来访客人，并通报相关部门；

c)协助行政专员管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；

d)打印、复印文件和管理各种表格文件；

e)承办员工考勤；

f)办理公司所需各项证照，刻制印章以及更新各类资料；

g)安排约会、会议室及差旅预定；

h)保管各种手续、手册；

i)协助行政专员更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

j)协助组织公司活动；

k)做好每年集团公司的档案收集工作；

l)制定每年食堂费用预算；

m)为其他部门提供及时有效的行政服务；

n)及时完成领导交办的临时事项。

4、驾驶员：

a)严格执行集团公司各项规章制度和工作流程，遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章；

b)按计划出车，确保行车安全，做好行车记录；

c)保持车内整洁，定点、定期进行车辆维护保养；

d)严格把控日常费用，上级审核时应一并提交费用明细和说明；

e)加强主人翁意识，增强责任心，为公司发展着想，保护公司财产安全。

5、值班人员：

a)本制度所称值班人员为值宿人员；

b)值班人员必须严格遵守本制度规定，并监督、检查警卫人员忠实地履行本岗位职责；

c)值班人员要按时到岗；

d)值班人员因特殊情况而不能到岗或不能按时到岗值班，必须事先向领导请假，经批准后才能离岗；

e)值班人员在值班期间不得擅自串岗，不得擅自离岗、漏岗，因特殊情况而串岗、离岗的，必须经部门领导批准，安排好替班人员方可串岗、离岗；

f)值班人员上岗后，要对办公区域的各项设施尤其是门、窗、水电设备等仔细检查，确保其安全；对来访的人员要进行严格的登记和盘问；

g)值班人员在岗期间要认真担负起工作职责，对上级部门以及有关单位的电话、通知等信息要记述清楚，做好上情下达工作；遇有人员来访要问明情况，耐心细致地接待，能够处理的及时处理；不能及时处理或不属于本单位职责范围内的问题，不要随意推托或解答，而要及时向单位领导汇报或指明有权处理的部门，搞好协调、对接；