行政费用管理规定

行政费用管理规定

行政人事*** 号

为规范公司行政管理工作，做好行政费用的控制与管理，特制定本规定。公司各部门应当根据工作需要上报月度行政费用申请和计划，经行政人事部总经理审核批准后，由行政人事部统一归口预算及执行，执行及报销按照公司相应制度管理。具体为：

一、费用项目设置

1、分类及说明

(1)会务类：经销商会、中高层发展战略年会、迎新年员工联欢、周年庆祝等费用

(2)通讯类：公司固定电话、手机费、手提电脑无线上网费

(3)快递类：EMS速递、市内快递、包裹、国际快递、挂号信、平信

(4)餐费类：员工午餐、加班餐、饮用水

(5)房租类：房租、水电、物业管理费

(6)办公用品类：办公用品、设备耗材、办公室绿化、保洁费、日用类、设备维修、日

常物业维修

(7)车辆类：车辆及配件购买、油费、维修保养、停车过路费、保险、养路费、年检等

(8)酒店住宿类：员工公寓、酒店住宿

(9)员工福利类：员工培训、工具书、报纸杂志、药品等

(10)固定资产类：固定资产是指使用期限一年以上，单位价值大于或等于人民币2000 元，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产，包括电子类设备、工厂机器、车辆、房屋，办公家具。

(11)行政资产：行政资产是指使用期限一年以上，单位价值小于人民币2000 元，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产

(12)办公家具：单价小于2000 元的办公家具

(13)日用杂费：日常零星发生的行政类杂费

(14)商务费用：工商年检，商务咨询，法律咨询等

2、费用申报项目说明

(1) 需事先进行书面申报、审批以及费用报销时要求提供详细清单的项目有：会务

类：经销商会、中高层发展战略年会、迎新年员工联欢、周年庆祝等费用酒店住宿类：出差人员酒店住宿

办公用品类：每个月办公用品及耗材的采购

车辆类: 每月车辆汽油费、维修保养、停车费、过桥过路费、养路费等固定资产类：所有固定资产的购置都需按规定流程，采购合同需由行政人事部留

底

福利类：员工培训、节日物品发放、常用药等行政资产类：需填写行政资产购置申请单办公家具：需填写办公家具需求购置单

(2) 以上项目外的其他费用报销时应提供费用详细说明。

二、流程

1、申报流程：

购买人或需求人提出申请?本部门审核相关部门审核?行政人事部审核?总裁审批

2、报销流程：

(1) 填写报销单(执行人) ，并附上经批准的“申报单”或“计划单”以及其他报销凭证

(2) 部门总经理签字( 审核人)

(3) 行政人事部登记并加盖“费用登记章”

(4) 交财务审核(凡是费用列表中的项目未加盖“费用登记章”的，财务有权不予核准)

(5) 总裁签字

(6) 财务报销

具体操作为：

(1) 凡涉及车辆类相关费用，各执行人将相关票据交行政人事部指定专人复核。

(2) 除个人通讯外的公司通讯费用需信息统计部复核。

(3) ** 地区的费用报销提交到上海，由上海费用管理人员审核后申请报销。上海、北京公司的报销需行政人事部总经理审批。填报和审核报销凭单时应参照公司财务制度。

(4) ** 事业部的行政费用，由其管理中心向集团公司每月报送预算。事业部在批准的额度内支出。固定资产、手机通讯费等集团另有规定的，须执行集团相关规定。

(5) 各执行人每周定期将报销凭单汇总，交行政人事部登记确认，由行政人事部统一交总

裁签字。

(6) 涉及IT 类费用必须经信息统计部总经理签字批准。

(7) 购买办公用品、耗材、电脑配件、包装印刷等涉及付款报销的，能取得增值税发票

的，一定要取得增值税发票。

(8) 财务部有权拒绝不按此流程进行的任何报销。

3、预算与支出报销流程：

行政费用管理人员根据本月费用发生计划(合并各部门的预算计划)、并参考上

月费用执行情况，拟定公司当月行政费用预算，由行政人事部总经理审核，报财务审核、总裁/ 副总裁批准后，由行政人事部统一执行。

部门预算中没有的项目，或者部门预算中虽有但公司没有批准的项目，不予报销。特殊情况，须报总裁特批。

预算控制：实际执行金额超出预算的项目，须由经办部门列明超出原因，经相关

领导审核同意后方可报销。

本规定自20**年*月1日生效。

行政人事部20** 年* 月

*日