P1 文件控制程序

1.0目的:

本程序确定了本公司文件管理系统，以保证本公司各文件按程序制作、审批、印发、更改、回收等，使管理体系得以有效运行。

2.0适用范围:

适用于本公司ISO9001:2008质量管理体系各文件的控制。

3.0定义：

3.1手册：质量管理体系的第一阶文件，阐述公司的质量方针、目标等，并描述公司质量管理体系总体架构的文件。

3.2程序文件：质量管理体系的第二阶文件，描述一个部门或多个部门共同配合完成某项工作应遵循的原则，对某项工作的过程与流程进行规范的文件。

3.3作业指导书：质量管理体系的第三阶文件，描述一个工作或一个工序由何人在何地采取何种方法以达到何种效果的具体作业指导性文件，如：产品作业标准、作业指导书、检验或化验标准;机器设备安全操作规程或指导书;量测仪器或设备校验或校准操作指导书等。

3.4记录：质量管理体系的第四阶文件，是完成某项工作的证据（记录依据《记录控制程序》进行管理）。

3.5外来文件：是指本公司以外的组织提供给本司的文件，如：地方/国家/国际标准/法律法规、客户或相关方提供的所有影响产品质量的文件。

3.6正本文件：仅指本公司质量管理体系文件中，文件正面右下角加盖有‘红色发行章’的文件。

3.7副本文件：仅指本公司质量管理体系文件中，文件正面右上角加盖有‘红色副本章’的文件。

3.8受控文件：仅指本公司质量管理体系中各文件，受控文件均有统一的文件格式、文件编号、文件版本号、加盖相关管制印章等，统一由公司行政部进行编号、盖章、发行等管制。

3.9非受控文件：仅指本公司质量管理体系文件中，文件正面右上角加盖有‘红色非受控文件章’的文件。

4.0 职责:

4.1总经理

4.1.1批准质量手册、程序等文件；

4.1.2监督质量管理体系的实施与完善。

5.2.1.3.文件版本:用26个英文字母/ 0~9的阿拉伯数字构成，首次发行其版

本

号为“A/0”，修订第1次后变更为A/1，修订第9次后变更为A/9，修订第10次后变

更为B/0，修订第11次后变更为B/1，依此类推。

5.2.2.外来文件的编号依外来文件自身编号进行列管。

5.2.3.公司使用的产品工艺图纸等技术资料的编号,依《技术资料管理作业指导书》规定。

5.3文件的审批、印发及使用

5.3.1各部门将制订的文件依审批规定找相关人员审批后交行政部。（注：如不属于标

准格式的，行政部协助转化成标准格式）

5.3.2行政部接到审批后的文件后填写《受控文件清单》，然后在正本文件每页正面右

下角加盖‘红色发行章’，填写相关内容。

5.3.3行政部根据正本文件封面上规定的印发对象、份数等用正本文件进行复印、发行

副本文件。

5.3.4行政部在副本文件每页正面右上角加盖“副本”印章并编号后及时分发给公司对

应部门负责人，接收人员检查文件页数等无误后在《文件印发签收记录表》上签收，同时建立本部门的《受控文件清单》（注：《受控文件清单》上须依文件类别进行分类列管）。 5.3.5若文件需传真或分发到公司外部，需经过管理者代表批准，由行政部加盖“非受

控文件”印章后方可。

5.3.6各部门负责人在收到新发或修订文件后，需及时在本部门《受控文件清单》上登

记或修订，同时对相关人员进行培训，确保相关人员能及时依公司最新规定作业。

5.3.7各部门人员因工作需要，需借用受控文件时，需到本部门文件管理员处填写《文

件借阅登记表》并经相关权责人员审批后，文件管理员方可发出。文件管理员须及时收回借出的文件，同时检查有否损坏、遗失等，如有损坏、遗失，须及时报告部门负责人处理，并向公司行政部申请补发。

5.3.8当受领文件的人员离开该工作岗位时，文管员应对其使用文件进行回收，并转发

给该岗位接替人或退回公司行政部。

5.4文件的修订、作废与销毁

5.4.1当文件不适合实际运作时,文件需要重新编制或修订,由提出更改的部门或人员填写《文件修订、废止申请单》,经批准后由行政部进行修订并及时更新。

5.4.2行政部根据相关文件的旧版发放记录回收旧版,且在旧版上加盖“作废”印章，副本可即时销毁（内部再利用、粉碎、撕毁、焚烧等），正本由行政部保存备查，并将回收情况记录在《文件印发签收记录表》上。

5.4.3文件的修订情况由公司行政部记录在《文件履历表》上。

5.4.4修订后新版文件的审批、印发、使用同5.3。

5.4.5对于每次文件更新时，各部门文管员应及时更新本部门的《受控文件清单》，以反映本部门管制的所有文件的最新版本状态。

5.5文件的补发

5.5.1受控文件一经发放，任何人未经允许不得涂改、复印、传真、损坏，若因工作需要补发文件，需求部门须写《文件补发申请单》申请经管理者代表批准后由行政部进行补发，同时应将情况如实记录在《文件印发签收记录表》上。

5.6文件的管理

5.6.1所有受控文件的正本均由行政部保管，行政部的文件严格按编号原则予以编号、归档，以便查阅。

5.6.2所有受控文件的副本均由受领部门指定专人保管，严格按文件类别、序号归档、标识，以便查阅。

5.6.3各部门文件管理员须做好文件存放区的5S，确保文件安全。

5.4.4外来文件如地方、国家、国际标准、法律法规等，由行政部保存原件，各部门使用须到档案室办理领用或借用手续，行政部依印发或借用规定作业。

6.0相关文件

6.1质量管理手册

6.2记录控制程序

6.3技术资料管理作业指导书

7.0记录