档案管理学

第五章档案概述

第一节档案的概念

一、我国档案的历史沿革

(一)档案的起源和发展

结绳记事：

人类在文字产生之前，常用在绳索上打结来表达意思，传递信息，处理事件。中国、古埃及、秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。

《易经·系辞》记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”

《尚书．序》中说：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政。”

仰韶期遗址的骨契图形

西双版纳基诺族的刻木记事

结绳与刻契记事，已经具有备忘、凭证的意义和作用。在一定程度上它记录和反映了人们的生活和生产活动，也具有一定的保存价值。从这个意义讲，也可以说是我国档案的萌芽。

文字的产生、社会分工和管理活动的出现是档案产生的基本条件。

此后依次出现：金石档案简牍档案缣帛档案纸质档案现代新型档案（见课本P97）

金石档案

“金石”是指金属和石头。金文档案主要在商周；春秋战国时期，特别是秦汉以后，有些重要的记载和规定，刻在石头上。

简牍档案

简椟档案是指以竹片和木片为载体的档案，自商周起出现。

缣帛档案

缣帛为丝织品，秦汉以后渐多

纸质档案

唐律残片

（二）档案名称的沿革

1.档案在我国有着悠久的历史,不同时代有不同叫法

册（商）

中（周）

典籍（秦汉）

文书、文案（魏晋以后）

文卷、案卷、案牍（唐宋以来）

“档案”一词，一般认为初见于清代。

“档案”一词，一般认为初见于清代

A. “档案”一词最早出现在清初的官府文书《清太宗皇帝实录》（公元1638年）中，这里的“档案”指仓库财务的登记簿。（课本P97）

B.最早对“档案”这一名词说明的是杨宾《柳边纪略》(1707年，康熙四十六年）：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”

2 . “档案”释义

档，《康熙字典》：“横木框档”（木架框格）。

案，《说文解字》：“几属”（小桌子）。由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。

档案就是存入档架收贮起来的文书案卷。

二、档案的概念

关于档案的概念，据不完全统计，目前国内外已有上百种。

有五种类型：法规型辞书型教科书型专著型论文型

《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：

“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”

《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”

美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

《中华人民共和国档案法》：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

本教材：“档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中产生的，作为原始记录保存下来供人们查考的，利用文字、图表、照片、声像等方式记载的文件材料。它是具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。” 1.怎样理解档案的概念?

以上档案定义都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

(1)产生档案的主体和来源

产生档案的主体大致可以分为4种类型:

党政机关

社会团体

企事业单位

个体人(如著名人士、著名家庭和家族)

从法律角度看，档案主体的来源可分为：

法人：依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织。包括各级党政机关，各种工商业、金融保险业、房地产业、信息产业、服务业的公司，各类教育、科研、卫生、文艺、体育、社会福利机构，学会、协会、商会等社会团体。

自然人：依法享有权利并承担义务的个人，包括家庭、家族等。 从产生档案的来源看，它产生于不同主体所从事的不同的社会活动。 政治经济、文化教育、天文地理、农工商学，无所不包，形成和产生各种形式和内容的文件，档案内容十分广泛。

(2)档案具有查考价值

档案有两种基本价值：

一是历史凭证价值

二是情报信息价值或称参考价值

(3)档案形式的多样化

从载体形式看，古今中外档案的形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、纸张、感光材料、磁性材料等。

小知识：

泥板是至今发现的最早的档案载体形式。从已经出土的100多万块泥板档案来看，主要形成于古代两河流域的苏美尔、巴比伦、亚述等地，在埃及、赫梯、波斯以及希腊的克里特岛也有发现，最早使用于公元前30世纪。

泥板档案

从表达方式看，有：文字、图示、图像、声音等；

从记录方式看，有： 刻铸、书写、印刷、晒制、摄影、录音、录像、录入、刻录等 音像档案

音像档案是指以照片、录音带、唱片、录像带、电影片等为载体的档案。它的特点是真实、形象、生动、直观。 改造前后的信河街（1998，2004年）

从阅读方式来看，有：直读的、机读的；机读档案

从文件的名称看：古代有诏、诰、题本、奏折、牌等； 近代有咨、呈等； 现代各单位的行政管理文件有章程、条例、命令、决定、意见、请示、报告、通知、通报、公告、计划、总结等；在生产活动中有设计方案、生产图纸等；在经济活动中有市场分析报告、市场预测报告、产品营销策划书、广告文案、报表、账簿、合同等。

2.档案的形成过程

档案的形成过程是各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。

从制作动机角度可大致划分为两种类型： 一是在其被制作时就是档案，制作者具有明确的档案意识，其制作目的就是为了日后的查证、使用，留下明确的原始记录。如：人事档案、会计凭证、日记、1998年，由于道路狭窄，大南门广利桥边挤满人群，那时淘汰掉菲亚特后，新的出租车是奥拓。