档案管理学

第五章档案概述第一节档案的概念一、我国档案的历史沿革(一)档案的起源和发展结绳记事：人类在文字产生之前，常用在绳索上打结来表达意思，传递信息，处理事件。

中国、古埃及、秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。

《易经·系辞》记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。

”《尚书．序》中说：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政。

”仰韶期遗址的骨契图形西双版纳基诺族的刻木记事结绳与刻契记事，已经具有备忘、凭证的意义和作用。

在一定程度上它记录和反映了人们的生活和生产活动，也具有一定的保存价值。

从这个意义讲，也可以说是我国档案的萌芽。

文字的产生、社会分工和管理活动的出现是档案产生的基本条件。

此后依次出现：金石档案简牍档案缣帛档案纸质档案现代新型档案（见课本P97）金石档案“金石”是指金属和石头。

金文档案主要在商周；春秋战国时期，特别是秦汉以后，有些重要的记载和规定，刻在石头上。

简牍档案简椟档案是指以竹片和木片为载体的档案，自商周起出现。

缣帛档案缣帛为丝织品，秦汉以后渐多纸质档案唐律残片（二）档案名称的沿革1.档案在我国有着悠久的历史,不同时代有不同叫法册（商）中（周）典籍（秦汉）文书、文案（魏晋以后）文卷、案卷、案牍（唐宋以来）“档案”一词，一般认为初见于清代。

“档案”一词，一般认为初见于清代A. “档案”一词最早出现在清初的官府文书《清太宗皇帝实录》（公元1638年）中，这里的“档案”指仓库财务的登记簿。

（课本P97）B.最早对“档案”这一名词说明的是杨宾《柳边纪略》(1707年，康熙四十六年）：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。

然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。

”2 . “档案”释义档，《康熙字典》：“横木框档”（木架框格）。

案，《说文解字》：“几属”（小桌子）。

由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。

档案就是存入档架收贮起来的文书案卷。

二、档案的概念关于档案的概念，据不完全统计，目前国内外已有上百种。

有五种类型：法规型辞书型教科书型专著型论文型《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。

”《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。

”美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。

”《中华人民共和国档案法》：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

”本教材：“档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中产生的，作为原始记录保存下来供人们查考的，利用文字、图表、照片、声像等方式记载的文件材料。

它是具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。

” 1.怎样理解档案的概念?以上档案定义都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

(1)产生档案的主体和来源产生档案的主体大致可以分为4种类型:党政机关社会团体企事业单位个体人(如著名人士、著名家庭和家族)从法律角度看，档案主体的来源可分为：法人：依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织。

包括各级党政机关，各种工商业、金融保险业、房地产业、信息产业、服务业的公司，各类教育、科研、卫生、文艺、体育、社会福利机构，学会、协会、商会等社会团体。

自然人：依法享有权利并承担义务的个人，包括家庭、家族等。

从产生档案的来源看，它产生于不同主体所从事的不同的社会活动。

政治经济、文化教育、天文地理、农工商学，无所不包，形成和产生各种形式和内容的文件，档案内容十分广泛。

(2)档案具有查考价值档案有两种基本价值：一是历史凭证价值二是情报信息价值或称参考价值(3)档案形式的多样化从载体形式看，古今中外档案的形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、纸张、感光材料、磁性材料等。

小知识：泥板是至今发现的最早的档案载体形式。

从已经出土的100多万块泥板档案来看，主要形成于古代两河流域的苏美尔、巴比伦、亚述等地，在埃及、赫梯、波斯以及希腊的克里特岛也有发现，最早使用于公元前30世纪。

泥板档案从表达方式看，有：文字、图示、图像、声音等；从记录方式看，有： 刻铸、书写、印刷、晒制、摄影、录音、录像、录入、刻录等 音像档案音像档案是指以照片、录音带、唱片、录像带、电影片等为载体的档案。

它的特点是真实、形象、生动、直观。

改造前后的信河街（1998，2004年）从阅读方式来看，有：直读的、机读的；机读档案从文件的名称看：古代有诏、诰、题本、奏折、牌等； 近代有咨、呈等； 现代各单位的行政管理文件有章程、条例、命令、决定、意见、请示、报告、通知、通报、公告、计划、总结等；在生产活动中有设计方案、生产图纸等；在经济活动中有市场分析报告、市场预测报告、产品营销策划书、广告文案、报表、账簿、合同等。

2.档案的形成过程档案的形成过程是各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。

从制作动机角度可大致划分为两种类型： 一是在其被制作时就是档案，制作者具有明确的档案意识，其制作目的就是为了日后的查证、使用，留下明确的原始记录。

如：人事档案、会计凭证、日记、1998年，由于道路狭窄，大南门广利桥边挤满人群，那时淘汰掉菲亚特后，新的出租车是奥拓。

照片、录音等等。

在这种情况下制作出来的档案，其形成过程较为简单、直接，只要制作出来后立即妥善保存即可。

二是在其被制作时并不是“档案”，制作者也没有或少有档案意识，制作目的是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题。

如：绝大多数的公务文书(法律、法规，通知、请示、批复等)和私人信函。

在这种情况下制作出来的档案，其形成过程就较为复杂，且往往需要经过必要的技术处理程序（如鉴定、分类、立卷归档等），才能完成其形成过程，成为档案被保存并发挥作用。

这两种情况的形成过程，可简化归结为公式：有意、无意地制作+有意的处理保存“意”——档案制作者和保存管理者的档案意识。

两种档案具有正好相反的“优势”与“劣势”：“有意”制作的档案：“优势”——制作材料较好，追求耐久性，格式严格、规范，便于长久保存且留存状况较齐全、完整。

“劣势”——内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实甚至有意作伪，报喜不报忧等内容上的偏差、错误。

如：人事档案各种登记表中“年龄越填越小，工龄越填越长”的现象“无意”制作的档案：“劣势”——因无档案意识，所以制作材料的质地、耐久性往往较差、书写格式等也往往不规范，且留存状况不好，难以做到齐全、完整，这对档案的保存和日常管理使用显然是不利的。

“优势”——内容较客观真实，制作者会在无意中留下真实客观的记录。

这对于档案的原始记录作用显然是有利的。

三、档案的属性1.原始记录性原始记录性是档案的本质属性，也是档案区别于其他信息的主要特征。

根本原因：档案是其形成者在工作活动中形成和使用的原始记录的转化物。

首先，档案是原生的或首次生成的信息，而不是事后编写或制作的再生信息，因而具有原始性的特点。

其次，从内容上看，档案直接记载着其形成者工作活动的情况，可以客观地再现当时的情形，因而具有记录性的特点。

《红楼梦》第十一回记载：为贾敬庆寿辰宁府摆家宴尤氏的母亲并邢夫人、王夫人、凤姐儿都吃了饭，漱了口，净了手。

才说要往园子里去，贾蓉进来向尤氏道：“老爷们并各位叔叔哥哥们都吃了饭了。

大老爷说家里有事，二老爷是不爱听戏，又怕人闹的慌，都去了。

别的一家子爷们被琏二叔并蔷大爷都让过去听戏去了。

方才南安郡王、东平郡王、西宁郡王、北静郡王四家王爷，并镇国公牛府等六家、忠靖侯史府等八家，都差人持名帖送寿礼来，俱回了我父亲，收在帐房里。

礼单都上了档子了，领谢名帖都交给各家的来人了，来人也各照例赏过，都让吃了饭去了。

母亲该请二位太太、老娘、婶子都过园子里去坐着罢。

”“档子”——在管理财务与人事活动中形成的家庭档案。

原始性与记录性的有机结合就构成了档案所具有的独一无二的本质特征。

原始记录性是档案具有可靠的凭证作用的原因所在。

直接形成→→原始记录性→→历史真实性→→凭证价值档案的本质特性——原始记录性，不仅是档案区别于其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向。

即对档案的管理方法无论怎样简便、有效，均不能以伤害档案的本质特性为代价，而只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。

在我国，档案的原始记录性受到国家法律的保护。

《中华人民共和国档案法》规定：对损毁、涂改、伪造档案等行为，根据情节轻重，给予行政处分，直至依法追究刑事责任。

2.社会性社会性也称社会实践性，即档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。

档案的形成与积累是人们出于服务社会的目的有意识地挑选与留存下来的。

自然界也存在着大量的对自然现象及其演变过程具有原始记录作用的东西。

如动物的化石，树的年轮，岩石、山川、河流(河床)、森林、沙漠等，但不是档案。

社会性，把档案的原始记录性与自然界存在的原始记录区别开来。

3.历史性（后时性）即从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

正因为如此，档案承担着人类社会连接历史的重要职责，人们由此将档案看做是一种历史文化遗产。

它不是人类历史文化遗产的全部，而是其中具有基础性支撑意义的重要部分。

历史性，把档案与现行文件区别开来。

4.确定性即档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。

这是档案区别于最为临近的事物——文物的根本点。

如：结绳、刻契中的结和道，可以代表牛，也可以代表羊，没有确定的意义，其确切的含义需要特定的人进行解答，因此，不能视作为档案；没有固化载体的原始性信息（如人的口语），也不能视作为档案；没有清晰、确定的信息内容的固化原始记录物(如纯粹的文物——衣物、器具等)也不能成为档案。

四、档案与相关事物的关系档案不仅实存形式广泛多样，而且与许多事物关系复杂，使人们往往难以分辨，甚至将它们混为一谈。

因此，在理解档案本质及概念的基础上，非常有必要弄清它们之间的联系与区别。

目前对档案的定义，从档案概念的外延看有：A档案是……的文件B档案是……的文献C档案是……的历史记录D档案是……的信息E档案是……的原始记录（一）档案与信息本教材对信息的定义：信息就是对客观事物的反映，从本质上看信息是对社会、自然界的事物的特征、现象、本质及规律的描述。