收发长途电话传真管理规定范文
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、目的与背景电话与传真是现代化办公环境中常用的沟通工具，有效管理电话与传真的使用对于提高工作效率、信息传递的准确性和保护重要信息的安全性至关重要。
为了规范电话与传真的使用，确保其合理有效地发挥作用，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于全体员工，规范办公室电话与传真的正常使用及管理。
三、管理原则1. 合理使用：员工应合理、科学地使用电话和传真设备，避免浪费资源，提高工作效率。
2. 保密性：员工在使用电话和传真时，应时刻注意保护公司的机密信息，并不得将任何机密信息通过电话和传真方式发送出去。
3. 安全性：员工在使用电话和传真设备时应遵循安全操作规程，避免安全事故的发生，如不正当的操作可能导致设备故障。
4. 规范性：员工在使用电话和传真设备时应遵守公司相关规章制度，做到遵纪守法，文明礼貌地与他人沟通。
四、具体规定1. 办公电话的使用- 办公电话仅限于公务通话，严禁私人通话。
私人通话需在工作时间外使用员工个人手机，不得在工作场所使用。
- 使用办公电话时应注意礼貌用语，语速适宜，信息传递清晰准确。
- 如需离开办公室较长时间，应关闭办公电话或将其转交他人代接。
2. 传真的使用- 传真发送前，需确认收件方的传真号码和接收人，并进行核对。
- 发送机密信息的传真前，需与收信人提前口头确认传真号码，并在传真件上标注“机密”字样。
- 接收传真时，应及时将传真件取走，并将其妥善保管，避免丢失或泄漏重要信息。
3. 电话与传真设备的维护与保养- 电话和传真设备应由专人负责维护和保养，确保其正常运行。
- 严禁未经批准私自移动、更换或涂改电话和传真设备的布线及标识，否则将承担相应责任。
- 如发现电话或传真设备故障或异常情况，应立即上报维修人员进行处理。
五、违规与处理1. 对于违反本管理制度的员工，将视情节轻重采取相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
2. 对于涉及泄露机密信息等严重行为的员工，将按照公司相关规定进行严肃处理，甚至追究法律责任。
公司电话管理规定（三篇）
公司电话管理规定公司电话管理是组织内部电话沟通工作的重要环节，为了规范电话使用、提高工作效率和服务质量，制定以下电话管理规定：一、电话礼仪与态度1.员工接听电话时应以专业、礼貌的口吻问候称呼对方，并介绍自己的姓名和所在部门；2.待机接听电话时，员工应迅速接听，不得延迟对方等待时间；3.电话中不得出现粗口、脏话及不雅语言；4.电话接待员应维持良好的服务态度，给予对方耐心、友好的回答、解决问题。
二、电话接听与转接1.电话接听员应阅读并了解各部门基本情况，以便能准确、迅速地接听并转接电话；2.接听员需要做好电话接待记录，包括来电时间、电话号码、来电目的等信息；3.有请示、汇报或转接相关部门电话时，应说明来电者的姓名、单位和联系方式。
三、电话传真处理1.接收传真时，接收员应确认传真机是否工作正常，确保传真的完整性；2.接收员应及时把传真文件交给相关人员，避免耽误工作进程；3.发送传真时，发送员应确认传真号码是否正确，仔细核对文本内容及附件。
四、私人电话使用1.员工不得在工作时间滥用公司电话进行私人通话，严禁进行与工作无关的长时间通话；2.员工应合理使用私人手机，避免对工作造成干扰；3.公司严禁使用公司电话进行违法违规的活动。
五、电话培训与监督1.公司将定期组织电话礼仪培训，提高员工的沟通技巧和服务态度；2.领导和主管部门有义务监督并纠正电话管理中的不良现象；3.员工可以提出电话管理改进建议，公司会积极采纳和改进。
六、违规处理与奖惩1.对于严重违反电话管理规定的员工，公司将视情节轻重，给予相应警告、罚款、停职等处罚；2.优秀遵守电话管理规定的员工会获得相关奖励和表彰；3.员工对电话管理规定的不理解或疑问可向主管部门咨询，共同解决。
以上是公司电话管理规定的范文，根据公司实际情况可以进行适当调整和完善。
公司电话管理规定（二）一、概述公司电话是企业日常沟通工具之一，为了提高电话效率和保证通信质量，制定以下电话管理规定。
传真机电话电脑使用管理规定
1、本中心传真机由人事行政负责接收。
2、发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收人。
3、有关国际长途的传真，必须由总经理、副总经理批准方可进行拨发。
为确保管理处各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就管理处的电话使用作如下规定：(1)中心电话设备为保障中心各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿。
（2）中心各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交工程部实施。
（3）中心各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机除外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需要拨打长途，应填写长途申请单，经审批后指定拨发。
（4）接听电话首句规范用语为：“中佳如意某某部，您好！”（5）任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理或副总经理。
（6）所有员工禁止在工作时间内打私人电话，若有紧急情况，亦须长话短说。
（7）所有员工禁止拨打声讯电话，一经发现，照价支付并给予纪律处分。
电脑使用管理规定（1）非中心指定人员不可使用电脑。
（2）所有员工对打印文件资料须保密。
（3）禁止使用电脑进行非公务工作。
（4）电脑磁盘不能移作他用。
（5）私人磁盘也不能用于中心电脑，以防止损坏或由病毒感染。
（6）各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。
（7）保持电脑的清洁。
（8）及时处理电脑中的碎片。
（9）为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的清理。
（10）对打印的废弃文件，应做标识。
机密文件及时处理粉碎。
办公电话管理规定模版
办公电话管理规定模版第一章总则第一条为了规范办公电话使用，提高通信效率，保护单位通信安全，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位办公电话的管理和使用。
第三条办公电话应当用于单位工作和传递工作信息，不得进行个人娱乐、打麻将、进行非法交易等违规行为。
第四条办公电话的管理、使用以及费用的分摊都应当按照相关规定执行。
第五条本规定所称的办公电话，包括固定电话、分机、手机、传真等各种形式。
第六条办公电话的使用者应当具备工作需要，并经批准方可使用。
严禁无关人员私自使用办公电话。
第七条办公电话的使用者应当妥善保管办公电话及其密码，不得将办公电话用于个人目的，不得随意泄露通信内容。
第八条办公电话使用者在接听电话时，应当维持礼貌，内容真实，不得敷衍塞责，拒绝接听或者挂断他人电话。
不得涉及不雅、淫秽、歧视性言论等。
第九条办公电话使用者应当遵守通话礼节，控制通话时间，不得进行长时间通话或私聊，以免影响工作效率。
第十条办公电话使用者应当勤俭使用，减少不必要的长途电话，合理规划通信方案，确保通信费用的合理使用。
第十一条办公电话使用者应当及时处理来电和未接来电，主动回复对方留言，保证信息的及时传递。
第十二条办公电话使用者应当遵循通信保密原则，不得将涉密信息通过办公电话传达或者录音。
第十三条违反本规定的办公电话使用者，将受到相应的纪律处分，严重者将承担相应的法律责任。
第十四条本规定解释权归本单位办公室所有，并依据相关法律法规进行修改。
第二章办公电话的配置和分配第十五条办公电话的配置和分配由本单位办公室负责，根据工作需要合理规划，合理分配。
第十六条办公电话的配置要根据岗位需求和工作职责进行合理分配，确保每个工作人员的通信需求能够得到满足。
第十七条办公电话的分配应当建立台账，记录使用人员的姓名、分机号、使用日期和使用原因等。
第十八条办公电话的分配要严格按照程序进行，需要经过主管领导审批，并明确使用期限和使用范围。
第十九条办公电话分配后，使用人员应当妥善保管，并按照规定的使用范围和期限使用。
电话及传真管理制度
电话及传真管理制度
1、原则上不准许拨打长途电话，如有特殊情况并经过总经办或部门经理准许后，方可拨打，需登记通话时间，并从每月工资中扣除；
2、严禁用公司电话打信息台、私话、或联系私人业务；
3、接听电话时，应使用普通话：“您好，祥和园装饰工程公司！”如当事人不在，应告知对方，“请问有什么事，需要我帮助或转告吗？”如对方有事需转告，应做好相关记录，以便查询；
4、在接听内部和外部电话时，如当事人不在，应做好电话记录并及时转告，以免影响正常工作；
5、原则上公司传真由专人指定接收及发送，涉及到机密内容应妥善保管；
6、在接发传真时，应做好登记工作，并及时把传真内容交由当事人，如当事人不在，应保存好传真文件。
7、各部门及分公司对本部的电话和传真机应保持畅通、完好，有问题及时维修，以免影响工作。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则为了规范公司内部电话和传真的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理制度。
第二章电话管理一、电话使用范围1. 公司电话主要用于日常工作沟通和业务联系，员工在接听和拨打电话时务必认真负责，不得进行私人聊天或其他无关紧要的通话。
2. 电话使用应当遵守公司规定的通话礼仪，文明用语，严禁发表不当言论或涉及公司机密的内容。
3. 公司电话仅限于内部使用，不得用于私人用途，如需外部通话应当使用个人手机。
二、电话接听规范1. 接听电话时，应当标准操作，说出公司名称，自我介绍并礼貌询问对方的需求，不得随意挂断电话。
2. 若接听电话后发现是广告骚扰或诈骗电话，应当礼貌拒绝，并在电话记录中备注相关信息。
3. 若接听电话涉及公司机密或重要信息，应当及时转达给相关负责人，并做好记录。
三、电话传真使用1. 公司传真仅限于内部使用，不得用于私人用途，包括发送或接收私人文件或通信。
2. 传真发送前需确认收件人准确无误，避免信息泄漏或误导。
3. 传真发送的文件应当明确标注文件名称和发送人信息，确保准确性和及时性。
四、电话费用管理1. 公司电话费用应当由财务部门统一管理，各部门不得私自使用公司电话产生费用。
2. 个人私人通话或长时间拨打国际长途电话的行为将被追究责任。
3. 如有特殊通话需求或情况可向主管申请并经过批准后使用。
第三章传真管理一、传真发送流程1. 发送传真需填写传真封面，标注收件人姓名、传真号码、发送时间等信息，确保信息准确发送。
2. 传真发送前需审查文件内容，确保文件完整无误，避免发送错误或遗漏。
3. 发送后需确认收件是否成功，如遇失败应当及时通知收件人并重新发送。
二、传真接收流程1. 接收传真时应当及时查收，并在传真记录中标注收到时间和内容摘要。
2. 若传真涉及机密信息或重要文件，应当及时转交给相关负责人并做好记录备份。
3. 收到传真后需及时回复确认，以保证信息沟通畅通。
三、传真存档管理1. 公司传真需按照文件管理规定进行存档，包括分类整理、编号登记、时间归档等工作。
长途电话管理制度
长途电话管理制度一、概述长途电话是企业日常办公中不可或缺的工具，它可以帮助员工与客户、合作伙伴进行有效的沟通和协作。
然而，长途电话的使用也需要有一定的规范与管理，以确保通话质量、控制成本、提高效率。
为了规范长途电话的使用，减少不必要的支出，提高通话效率，制定长途电话管理制度非常必要。
本制度将明确长途电话的使用规定、费用报销制度、通话录音保存要求等内容，以便员工遵守并提高通话管理水平。
二、长途电话使用规定1.员工需遵守公司的长途电话使用规定，确保通话准确、高效。
2.长途电话只能用于工作相关事项，不得用于私人通话。
3.通话内容需符合国家法律法规，不得出现违法违规内容。
4.建议员工使用公司内部长途电话通话，以节省通话费用。
5.避免在高峰时段打长途电话，以免通话质量受影响。
6.在通话过程中需保持礼貌和耐心，不得使用粗鲁言语或挂断电话。
7.不得私自更改长途电话的配置和设置，需提前报备并经审核通过方可变更。
8.在接听长途电话时，需标明单位名称和职务，以确保对方知晓对接人员身份。
9.长时间通话需控制在合理范围内，避免影响其他员工正常使用。
10.公司可能对长途电话进行随时监控和录音，员工需知晓并遵守相关规定。
三、长途电话费用报销制度1.员工在使用长途电话后，需填写电话费用报销表，并在规定时间内提交给财务部门。
2.电话费用报销表应包含通话时间、通话对象、费用金额等必要信息，并需附上电话费票据。
3.通话费用报销为实报实销，不得有超支情况。
4.公司将根据通话记录和费用账单核实报销信息，如果发现有不当行为或虚假报销，将追究责任。
5.员工应保存好通话记录和费用票据，以备查验。
6.公司提供电话费用报销的额度限制，超出限额的通话费用需员工自行承担。
四、通话录音保存要求1.为确保通话准确性和安全性，公司有权对长途电话进行录音，并保存一定时间。
2.通话录音需有专人进行管理，确保保密性和完整性。
3.通话录音保存时间为6个月，如果有特殊需要，可延长保存时间。
公司电话 传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则第一条为了规范公司电话、传真的使用和管理，提高工作效率，保障信息安全，制定本管理制度。
第二条公司电话、传真管理制度适用于公司内所有部门和岗位。
所有员工必须遵守本管理制度。
第三条具体电话使用的收费标准另行规定，传真免费使用。
第四条公司电话、传真管理制度执行细则由公司管理部门根据需要不时修改。
第五条公司电话、传真管理制度的解释权归公司管理部门。
第二章电话使用第一条公司电话只能用于公司内部通讯和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
禁止私人通话。
第二条如有需要向外打电话，必须经过上级批准并填写电话申请单。
第三条使用公司电话不得超时，如有特殊情况需延长通话时间，需经过上级批准。
第四条使用公司电话应注意礼貌用语，保持良好的沟通风格。
第五条禁止在电话中发布违法、不良言论，一经发现将受到公司的处罚。
第六条禁止在公司电话中传播不实信息，损害公司形象。
第七条使用手机时应注意通话质量，保持电话畅通。
第八条在工作时间内禁止私人通讯、上网浏览，严禁使用公司电话观看视频、玩游戏等影响工作的行为。
第九条禁止私自接听使用分机电话，必须经过分机持有人允许后方可接听。
第十条使用公司电话需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第三章传真使用第一条公司传真只能用于公司内部传真和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
第二条使用传真需填写传真申请单，经经理核准后方可发送。
第三条传真内容须真实、准确，不得涉及违法、不良信息。
第四条传真发送后需确认收到，确保对方接收到传真内容。
第五条禁止在传真中传播公司机密信息，一经发现将受到公司的处罚。
第六条传真接收人应及时查收，不得拖延。
第七条使用传真需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第八条禁止私自接收他人传真，必须经过本人允许后方可查收。
第九条传真接收后需妥善保存，不得外泄。
第四章处罚措施第一条违反公司电话、传真管理制度，将受到公司的处罚。
第二条违反公司电话、传真管理制度，第一次警告，第二次扣发奖金，第三次取消晋升机会，第四次开除。
公司通讯管理制度(5篇)
公司通讯管理制度第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。
第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的____等。
第三条。
公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。
第四条：电话总机的管理电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。
前台人员的接听电话必须使用标准用语。
标准用语如下：接听外线电话时，应说“您好。
迎海集团，请问您找哪位。
”；当对方告诉分机号码时，应说“请稍等。
”；如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。
第五条：电话分机的管理公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。
员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，____(员工姓名)”。
讲电话时声音不可太大，以免影响他人。
电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。
对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。
不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。
员工因临时工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。
拨打长途电话时，必须使用ip特服号(如17909、17951)，以节约费用。
禁止利用公司____聊天。
员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。
电话 传真管理制度
电话传真管理制度第一章总则第一条为了规范公司内部电话和传真使用，加强信息管理和保密工作，提高工作效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电话和传真的使用。
第三条公司电话和传真的使用应当遵守国家法律法规以及公司相关规定，不得用于违法违规活动。
第四条公司电话和传真的管理应当遵守保密原则，未经允许不得将公司内部信息外泄。
第五条公司电话和传真的使用人员，应当了解和遵守本制度，确保电话和传真的正常使用。
第六条公司对电话和传真使用情况进行定期检查，对违反本制度的行为进行处理。
第二章电话使用管理第七条公司电话的使用范围包括固定电话和移动电话，使用人员应当按照规定使用，并对电话费用进行合理控制。
第八条公司电话的使用应当遵守公司规定的通信礼仪，不得在电话中使用不文明语言或进行不良行为。
第九条公司电话的使用人员应当认真履行电话接听和发送的工作，确保电话畅通和准确传递信息。
第十条公司电话的使用人员应当合理安排通话时间，不得长时间占用公司电话影响他人正常工作。
第十一条公司电话的使用人员应当定期清理通话记录，保持电话通话记录的正确性和完整性。
第十二条公司电话的使用人员应当采取措施防止电话信息泄露，确保通话内容的保密性。
第十三条公司电话的使用人员应当定期查看电话账单，确保电话费用的合理支出。
第十四条公司电话的使用应当遵守公司节约用电的规定，不得滥用电话。
第三章传真使用管理第十五条公司传真的使用范围包括固定传真机和电子传真，使用人员应当按照规定使用，并对传真费用进行合理控制。
第十六条公司传真的使用应当遵守公司规定的传真格式和标准，确保传真的清晰和准确。
第十七条公司传真的使用人员应当认真履行传真接收和发送的工作，确保传真及时传递和回复。
第十八条公司传真的使用人员应当合理使用传真纸和传真墨盒，确保传真设备的良好状态。
第十九条公司传真的使用人员应当定期清理传真记录，保持传真内容的正确性和完整性。
第二十条公司传真的使用人员应当采取措施防止传真信息泄露，确保传真内容的保密性。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、引言现代办公环境中，电话和传真作为重要的沟通工具，对于保持工作顺利进行和高效沟通起着至关重要的作用。
为了规范和管理公司内部的电话和传真使用，制定电话与传真管理制度势在必行。
本文档旨在确保电话和传真的安全使用，提高工作效率，减少沟通错误的发生。
二、适用范围本电话与传真管理制度适用于公司全体员工，包括全职员工、兼职员工以及派驻外地的员工。
三、职责分工1. 管理部门负责制定和修订电话与传真管理制度，并进行推广和培训；2. 各部门负责按照制度规定统一购买和维护电话和传真设备，并进行日常的管理；3. 各员工负责合理使用电话和传真设备，并妥善保管账号和密码，不得将其泄露给他人。
四、电话使用规定1. 电话打卡：（1）所有员工上班及离开办公区域时，必须按规定进行电话打卡，以便管理部门对电话使用情况进行统计和管理；（2）外勤人员在外地工作期间，必须定期与公司进行电话联系，并及时报告工作情况。
2. 电话接听：（1）对于来电，员工应尽快接听，并礼貌地回答及处理对方提出的问题；（2）电话接听时，应保持专注，不得随意打闹或进行私人交谈；（3）电话接听结束后，必须及时记录来电信息，并按照规定进行处理和回复。
3. 长时间私人通话：（1）员工不得在上班时间内进行长时间的私人通话，以免影响工作进度；（2）若员工需要接打私人电话，应选择合适的时间和地点，不得影响他人的工作。
4. 电话会议：（1）对于需要召开电话会议的情况，部门负责人应提前通知相关人员，并确保电话会议能够按时进行；（2）电话会议期间，参会人员应保持专注，不得进行其他与会议无关的操作。
五、传真使用规定1. 传真发送：（1）发送传真前，员工应确认传真的内容和接收方的传真号码，以免出现传输错误；（2）传真件一旦发送，员工需保存传真送达成功的证据，并将其归档。
2. 传真接收：（1）员工应将接收到的传真及时进行分类整理，并将重要的传真及时转交相关人员；（2）接收到机密或重要的传真文件，员工应妥善保管，并按规定进行及时处理。
房地产企业长途电话、传真机管理规定
房地产企业长途电话、传真机管理规定1. 引言本文旨在为房地产企业制定长途电话和传真机的管理规定，以保障通信设备的正常使用和合理节约资源。
该规定适用于所有房地产企业的内部通信设备管理，包括长途电话和传真机的使用、维护和费用管理。
2. 设备使用2.1 长途电话使用2.1.1 每个部门/办事处应根据实际需要申请合理数量的长途电话机，并进行统一管理。
2.1.2 长途电话机的使用应遵守以下规定：•确保使用长途电话机前，了解通话费用标准，并根据通话时长合理控制通话时间。
•严禁将长途电话机用于与个人无关的私人通话。
•在使用长途电话机进行业务通话时，应做好通话记录，包括通话日期、对方单位/个人姓名、通话事由等。
2.2 传真机使用2.2.1 传真机的设置应合理布置，方便员工使用，并保证传真的时效性。
2.2.2 传真机的使用应遵守以下规定：•使用传真机前，应确保接收方能及时接收到传真。
•确保传真内容的机密性和安全性，避免将机密信息传真给错误的收件人。
•保持传真机的正常运作状态，及时处理传真机的故障，并及时更换耗材。
3. 设备维护与保养3.1 长途电话机维护与保养3.1.1 长途电话机维护与保养应由专人负责，包括但不限于：•定期清洁电话机外壳和按键，确保通话质量。
•定期检查电话线路的质量，并及时修复故障。
•定期检查通话记录，核对通话事由。
3.2 传真机维护与保养3.2.1 传真机维护与保养应由专人负责，包括但不限于：•定期清洁传真机外壳和传真扫描头，确保传真质量。
•定期检查传真机的传真保存功能，及时清理存储空间。
•定期检查传真记录，核对传真接收和发送情况。
4. 费用管理4.1 长途电话费用管理4.1.1 长途电话费用管理应遵循以下原则：•各部门/办事处的长途电话费用由各自负责，定期报销费用。
•各部门/办事处应控制长途电话费用的合理使用，避免造成资源浪费。
•长途电话的费用应进行分类，如国内长途、国际长途等，以便对费用进行统计和分析。
传真规章制度范本
传真规章制度范本第一章总则第一条为了规范传真工作，提高工作效率，根据公司实际情况，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司内部所有传真工作，包括传真发送、接收、归档等环节。
第三条公司传真工作应遵循保密、及时、准确、完整的原则。
第二章传真设备管理第四条公司应配备必要的传真设备，确保传真工作的正常进行。
第五条传真设备应由专人负责维护和管理，确保设备处于良好状态。
第六条传真设备的使用者应经过培训，掌握设备的使用方法和注意事项。
第三章传真发送与接收第七条传真发送前，发送者应核对传真内容，确保信息的准确性和完整性。
第八条传真发送时，发送者应填写传真发送单，注明收件人、发送时间、传真内容等信息。
第九条传真接收时，接收者应认真核对传真内容，确保信息的准确性和完整性。
第十条传真接收后，接收者应立即将传真内容转发给相关人员，确保信息的及时性。
第四章传真档案管理第十一条传真档案应按照年份和类别进行归档，便于查询和管理。
第十二条传真档案应由专人负责保管，确保档案的安全和保密。
第十三条传真档案的借阅应经过相关负责人批准，借阅者应遵守档案借阅规定。
第五章保密与信息安全第十四条传真内容涉及公司机密的，发送者应在传真发送前进行加密处理。
第十五条传真设备应安装防火墙和杀毒软件，防止病毒和恶意软件的入侵。
第十六条传真工作人员应遵守公司保密规定，不得泄露传真内容。
第六章违规处理第十七条违反本规章制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。
第十八条对于传真设备损坏或丢失的，应追究相关人员的责任。
第十九条对于传真内容泄露的，应追究相关人员的责任。
第七章附则第二十条本规章制度自发布之日起实施。
第二十一条本规章制度的解释权归公司所有。
以上传真规章制度范本仅供参考，具体内容需根据公司实际情况进行调整和完善。
有限公司电话传真复印使用管理制度【推荐范例】
1.1.9 电话、传真、复印管理规定一、电话为了提高工作效率、节约资源，实行办公自动化、规范化管理，特制定本规定：第一条电话由管理部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用。
第二条电话使用规范1、因事离开办公室应随身携带手机，做到随时接听，经理主管手机必须保证24小时开机，保证信息沟通及时有效。
2、预计离开办公室超过30分钟时需要将电话转移到手机上，或委托其他人员接听。
3、电话接听礼仪参照《员工日常行为规范》内容。
4、代接电话：当代别人接电话时，说明所找的人不在，问清事由，对于简单的咨询电话，如果能回答的可直接予以解答；如果不能处理的，要按5W2H（WHO，WHEN，WHERE，WHY，HOW，HOW MANY）作好记录，转交给相关人员。
5、上班时间尽量不打私人电话。
6、每次通话时间尽量控制在三分钟以内。
通话时应简洁扼要，以免耗时占线，浪费资金。
7、使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。
第三条长途电话使用规范1、为节省长途话费，拨号时在号码前加拔“17909”。
2、各种外线电话须配置专用长途电话使用登记表，每次记录使用人、受话人、起止时间，联络事项及交涉结果，该表每月交管理部主管审阅。
3、长途电话限主管以上人员以及经批准同意的业务人员使用，其他人员如由于业务需要或特殊情况需使用长途电话的，应得到部门主管的同意。
4、禁止因私打长途电话。
5、每月由行政部到电信局打出长途话费单，进行话费核实，如有私人打长途，应由自己承担长途话费。
第四条员工应爱护公司财产，尽量避免电话机损坏。
二、传真第一条传真由管理部统一负责，各部门主管负责监督控制使用。
第二条传真的使用规范：1、传真由管理部行政统一管理，并在传真登记表上记录发送和接收的传真内容、交付人、交付时间等。
2、为节省长途话费，传真长途时在区号前加拔“17909”。
3、禁止使用公司传真机传真私人文件、资料。
4、传真文件由相关部门负责存档保留。
第三条传真机应经常擦试，定期保养，爱惜公司财产。
电话使用管理规定
电话使用管理规定第一篇：电话使用管理规定电话管理规定第一条本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
第三条总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。
第四条总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司”当方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。
第五条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。
有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。
行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。
负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。
第六条值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。
第七条员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元；私挂香港或澳门的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。
第八条公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。
部门正职负责人，经申请可报销电话费。
其他员工公司不予考虑电话问题。
十四、长途电话管理办法第一条为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。
第二条电话的管理由管理部总筹负责。
使用则由各单位主管负责督导与控制。
第三条电话使用须知：(一)辖区内的洽公。
(二)时间以三分钟为限，自我控制。
电话、传真、宽带网管理制度
电话、传真、宽带网管理制度
第一条为规范电话、传真的使用管理，特制定本规定。
第二条电话、传真系开展业务的重要通讯工具，应做到爱护使用。
第三条人事行政部负责电话、传真、宽带网使用管理。
第四条因业务需要拨打长途或发送传真时，应本着节约原则，切忌长时间占用长途线路。
第五条话费、传真费用分别摊入经营成本。
第六条不得利用的通讯设施拨打或接听私人电话（包括长话和市内电话）。
第七条宽带网系为开展业务而设。
因业务需要可以开通宽带网查询相关市场信息；可以为文印业务提供信息服务。
但员工不得在工作时间利用宽带网进行网上游戏、聊天等活动，业余时间上网，严禁浏览淫秽、色情、迷信等内容。
一经发现，将会受到严肃处理。
第八条一律不得使用电话进行娱乐活动。
第九条本制度由人事行政部负责解释。
通讯管理制度范文(3篇)
通讯管理制度范文为了规范公司的通讯行为，提高工作效率，保障信息安全，特制定本通讯管理制度。
一、目的和适用范围本制度的目的是为了规范公司员工的通讯行为，包括电话、邮件、短信等各种通讯方式的使用，以提高工作效率，并保护公司的信息安全。
本制度适用于公司全体员工，在公司内外进行通讯活动时必须遵守。
二、责任1. 公司负责制定和更新通讯管理规定，并对员工进行培训和监督，确保制度的执行。
2. 部门负责人负责监督本部门员工的通讯行为，并检查通讯记录和信息传递情况。
3. 员工有义务遵守本制度，并负有保护公司信息安全的责任。
三、通讯设备使用规定1. 公司提供的通讯设备仅限于工作使用，禁止用于个人事务。
2. 禁止将公司通讯设备外借给他人使用。
3. 使用公司通讯设备时，应按照规定填写通讯记录，清楚标明通讯的目的和内容。
四、通讯行为规范1. 禁止使用公司通讯设备进行非法活动，包括但不限于传播淫秽色情信息、进行骚扰、散布谣言等。
2. 禁止发送和接收未经授权的商业广告和垃圾邮件。
3. 禁止在通讯中泄露公司的商业机密和个人隐私。
4. 禁止使用不文明、恶意言辞进行通讯。
五、信息安全保护1. 公司将采取合理的技术措施保护通讯过程中的信息安全，并定期进行信息安全演练和培训。
2. 员工有义务保护公司的信息安全，包括密码的保密、不随意泄露公司信息等。
3. 如发现通讯设备丢失或被盗，员工应立即向部门负责人报告，并由公司采取相应措施。
六、制度执行和违规处理1. 对于违反本制度的行为，公司将依法进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、开除等。
2. 对于严重违反法律法规的行为，公司将移交有关部门处理。
3. 公司将定期进行通讯管理制度的检查和评估，对制度的执行情况进行总结和改进。
以上为通讯管理制度的范文，具体制度可根据公司的实际情况进行调整和完善。
通讯管理制度范文（2）1目的为了加强全厂通讯设备管理、维护工作，合理安全地使用通讯设备畅通无阻，更好地服务于生产。
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收发长途电话传真管理规定范文
1 目的
1．0．1 为了做好收发、长途电话、传真管理工作，特制定本制度。
2 适用范围
2．0．1 本制度适用于收发员长途电话传真管理人员。
3 内容
3．1 收发员工作职责。
3．1．1 每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行通知和分发。
3．1．2 收进的邮件有登记并让用户做好签收。
3．1．3 对收发文件严格管理，不丢失、不损坏、不泄密。
3．1．4 一般邮件必须当天通知有关单位或个人。
3．1．5 公用的报纸、期刊、信函，要在二小时内分发至柜内。
3．1．6 私人的期刊、报纸和公用的专用期刊，要进行登记和签收。
3．1．7 对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。
3．1．8 收到的电报，要在2 小时内通知到用户，加急电报在1 小时内通知到用户。
3．1．9 每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。
1 一般的电函、大字件、电报一天要一次，时间是下午
2 点、4点。
2 加急的挂号、大字件、电报，做到二小时内发出。
3 发出的挂号信做登记，以备查询。
4 难发出的邮件要尽快找到发件单位并协调解决。
3．1．10 按照邮政部门的统一布置组织全院各单位做好收订任务。
3．1．11 组织召开基层收发员座谈，传达邮政部门精神，宣传发行工作意义，解释好发行的种类，提供所有信息。
3．1．12 凡向外埠发信函、特快专递、快件等必须事先由室主任签字方可办理，禁止因私办理以上业务。
3．2 长途电话、传真管理工作。
3．2．1 打电话发传真必须填申请单先由有关领导签字后方可实施。
3．2．2 认真做好发接记录，遇紧急情况立即通知有关人员。
3．2．3 禁止因私事打电话发传真。
3．2．4 维护好电话机、传真机。
3．2．5 电话卡发放要有登记，要有室主任或大项目负责人签字。