材料设备采购管理办法最终
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材料设备采购管理办法
1.目的
通过规范材料设备采购程序,形成各部门和环节的有效制衡和协作,以保证采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求。
2. 适用范围
公司确定自行采购的材料设备。
凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目必须严格执行《招标管理办法》来选择合格供应商,后续的管理工作按照本办法执行。
3.相关文件
《招标管理办法》
《经济合同管理办法》
《财务管理制度》
《公司有关制度》
4.执行原则
4.1“检控并重,以控为主”,控制的关键是选择合格的供应商;
4.2必须体现公司统一的付款和质量原则;
4.3体现运作效率与权力制衡。
5. 职责
经营管理部
负责收集市场材料设备信息,建立材料设备和供应商信息库。
负责建立供应商档案和推荐相应合格供应商名册。
参与制定项目总体的材料设备采购计划。
或编制各类材料设备的采购准备文件(招标或询价文件)。
负责收集整理市场材料设备价格变化动态。
参与招标活动及材料设备采购合同的谈判和拟订。
负责招标后的材料设备采购和零星材料设备的采购工作。
参与材料设备的进场以及质量验证的检验、试验、对外送检工作。
参与材料设备的移交工作。
参与协调施工过程中与供应商的关系。
负责跟踪记录材料设备的使用情况。
负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。
参与采购设备的竣工报验。
负责协调和管理材料设备的保修服务工作。
参与对供应商进行考核评价。
项目部
负责制定项目总体的材料设备采购计划。
的技术标准与质量等级,推荐相应的材料设备供应商。
编制相关的采购准备文件或材料设备采购招标活动。
负责组织材料设备的进场以及质量验证的检验、试验、对外送检工作。组织材料设备的移交以及监督材料设备的保管、标识工作。
以及与供应商的关系。
负责组织设备的竣工报验。
财务部
参与对供应商的银行信用及财务状况调查。
参与制订合同的付款条款。
汇总制订材料设备资金需用计划。
负责对供应商进行材料设备价款支付。
总工办
负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。
定项目总体的材料设备采购计划和采购方式。
负责审核材料设备采购的计划估价与实际采购价成本。
负责审核各类材料设备的采购准备文件。
材料设备的招标采购工作。
负责材料设备采购合同的谈判与签订。
负责审定投标入围的材料设备供应商。
负责对供应商进行评审、考核评价。
负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。
负责审查材料设备履约完成证明,对材料设备价款支付出具意见。
6.工作程序
材料设备采购计划
大但对工程质量和成本影响一般的为B类;量小且对工程质量和成本影响细微的为C类。公司应重点控制A类材料设备,具体参见《材料设备分类表》(附件1)。
总工办、采购部与项目部会商列明清单,明确该项目由公司自行采购的材料设备,上报主管领导审批后,作为项目的采购范围。
经营管理部负责组织相关部门制订项目的《材料设备总体采购计划》(附件15),报总师办和
公司领导审批。
项目部根据工程进度和现场施工需要,预先提出《材料设备需用计划》(附件2),报送总工办和公司领导审核通过后,由经营管理部正式启动采购程序。
选择合格的供应商
3家供应商以上的产品信息。
经营管理部负责向各类材料设备厂家询价,索取产品说明书、样本等资料和信息,并进行分项编目、登记、保管,以备查用。
经营管理部负责了解市场上新产品、新材料的情况,定期上交专项分析报告。
经营管理部负责了解政府对材料设备使用的政策、法规。
由经营管理部组织制作《材料设备采购清单》(附件3),明确采购的详细需求作为采购实施的依据。
总工办负责提供材料设备计划采购估价成本。
项目部负责提出材料设备的进场时间要求、相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等,并负责与监理公司沟通,确认采购的相关需求。
,由采购部负责归档管理相关材料设备的国家标准和部颁标准,作为材料设备进场检验的依据。
的供应商应递交各类证明文件包括:企业介绍、企业的资质证明资料(营业执照、生产
许可证、资质证书等)、产品的质量证明资料(合格证、准用证或备案目录、监测报告等)、进口物资的相关证明(进出口许可证、商检证明等)、获奖证书、相关使用业绩证明等,并对其资格进行评审。
4),上报总工办审批后确定入围的供应商,入围的供应商不得少于3家。
a.对能提供标准产品的,进行样品检测,检测结果作为评价依据。
b.对不能提供样品的,进行厂家或其承包项目的考察,考察结果作为评价的依据。
a.经营管理部要求各供应商,按要求数量送样,并附鉴定书或检测报告;
b.项目部收到样品后,立即填写委托单,将样品送到经过认证的专业检测机构检测。
c.项目部负责取得检测报告,并按检测结果对产品进行质量性能评价。
d.样品确认时,应邀请采购部和监理公司参与,并进行封样。
a.项目部组织工程部及其他专业人员对厂家或其承包项目进行考察,必要时应邀请总工
办参与。
b.如样品检测合格后,认为有必要对其生产能力和质量保证能力进行进一步的了解,也
可以组织考察。
c.经营管理部提交考察报告,报告的内容应包括:企业规模、生产能力和装备、领导质
量意识、员工素质、质量管理体系建设、售后服务、设计研发能力、顾客满意度反馈等。
a.当供应商样品符合要求或考察合格后,则可通知各供应商报价;
b.总工办负责具体的谈判,谈判价格必须经过公司领导审核。
a.经营管理部负责向主管领导提交材料设备检测报告或考察报告。
b.经营管理部向总师办提交《供应商报价审核表》(附件5)。
c.采购金额在万元以下的,由总师办选定供应商;采购金额在万元以上的,
由总工办提出选择建议,上报公司领导审批确定
d.经营管理部负责将选择结果通知供应商,同时要求中选的供应商前来办理有关合同事
宜。
合同谈判与签订
具体的执行程序和规定见《合同管理办法》。
材料设备进场检验
项目部的工程师在统一组织下,对材料设备进场检验进行全面策划,编制《材料设备进