四级秘书复习一些笔记

209（1）决定会议讨论形式：典型会议形式。

头脑风暴形式。

团队列名形式。

小型团队形式（2）编制会议议程的有关注意事项：A制定议程表时，应注意议题的习惯性顺序和本公司章程的规定是否一致B除明确参加会议的人员、会议日期和时间等外，还应明确会议地点、有关的餐饮安排等C宣布议程后可安排一些有关此次会议的事务性内容（例如点名、报告缺席情况、宣读和修改上次会议记录等），之后再安排讨论的议题D应尽量将同类议题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席92常用的档案分类方法有——时间分类法。

问题分类法。

组织机构分类法88著作权的客体包括（指作者的创作活动取得具有一定形式的成果）：文字作品，口述作品，音乐、戏剧、曲艺、舞蹈、杂记艺术作品，美术、建筑作品，摄影作品，电影作品和以类似摄制电影的方法创作的作品，工程设计图、地图、示意图等图形作品和模型作品，计算机软件，法律、行政法规规定的其他作品91.与传统相机相比，数码相机的特点有——1数摄取的图像以数字方式存储在磁介质上2数拍摄的摄像可直接输入计算机，处理后打印出来3.数将图像聚焦在CCD芯片上，把光信号转换成电信号94“三卡一致”库存卡。

出货卡。

进货卡95.简报按其内容分为——工作简报。

会议简报。

动态简报96.操作人员对一个螺母少拧了半圈，导致发射失败——职业技能水平不高。

缺乏职业责任感97.报告的注意事项——报告事项真实。

报告时间及时。

报告不得夹带请示内容98.CD-R刻录机有刻录速度和读取速度两个指标。

CD-RW刻录机有刻录速度，读取速度，擦写速度99档案检索工具——归类文件目录，分类目录，主题目录，人名索引，全宗指南五种101在请示的附注中应注明——联系人的电话。

联系人的姓名102请示的注意事项——主送一个机关。

逐级请示。

语气应温和谦恭。

三项103.“简报”的报核部分包括——按语。

导语。

（报核即简报的中间部分，主要结构是“（按语）+标题+导语+主体+结尾”）104计划写作的主体一般包括——a目的和任务b措施和步骤c其他事项及应注意的问题105校对是对文件校样进行——核对，校正106影响接待规格的因素有三个——1.对方与我方的联系2.一些突然的变化会影响到既定的接待规格3.对以前接待过的客人，接待规格最好参照上次107市场经济对道德的负面影响，主要表现在它容易诱发——利己主义。

拜金主义。

享乐主义109信息传递的要素包括——信源。

信宿。

信道110印制好的文书应交——送印人。

文书人员112信息分类的方法——主题分类法。

时间分类法。

字母分类法。

数字分类法。

地区分类法。

113在公文制发过程中，公文的生效日期表述准确的是——1.须机关领导人签发的，以签发日期为准2.联合行文时，以最后一个机关签字为准3.须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准114通过座谈会的方式传递信息的优点——直接。

快速。

信息反馈及时。

能获得系统的信息115内向传递形式——信件。

备忘录。

通知或告示。

传阅单。

企业内部刊物等116不属于企业文化功能的是——自由。

自发。

自立（√自律功能，即约束功能，指职工按价值观的指导进行自我管理和控制）118接待计划的安排——①工作人员的安排②确定接待规格③进行日程安排④预算经费开支119信息资料编码的方法——分组编码法。

顺序编码法120缮印是对文件进行？工作——铅印。

复印。

油印。

电脑打印。

（是对文件进行誊抄缮写和打印，油印，电脑打印以及复印机复印等工作）121秘书在编制会议议程时应考虑的因素——公司章程对会议议程的规定。

将难以解决的问题放在后面。

（遵循两个原则——①按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序②每一个议案应预估所需的处理时间并清楚地标示出来）122我国专利权的客体包括（符合专利条件的）——发明。

实用新型。

外观设计（×计算机软件）123商品说明书——商品性能。

商品特点、用途。

保养维修方法124属于公文眉首部分要素——公文份数序号。

秘密等级和保密期限。

紧急程度。

发文机关标识。

发文字号。

签发人（会签人）。

红色反线等要素1.将“立场，观点，方法”略写为“立场3”运用的是（并列式结构）2.会议值班工作关键：坚守岗位3.会议简报是单位内部编发的（事务性）文书4.请示有对应的文种，而报告无请示只能事前，而报告事前，事中，事后均可请示只能有一个主送单位，而报告则可以有多个主送单位报告是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文3.部分简报为了说明编发简报的目的或对简报的内容进行评论，往往加注编者按。

编者按的位置在——报头，间隔线上方4.社会保险——互济性，强制性，补偿性（×自愿性）5.印象在正式启用前备文通知有关单位填写公章使用登记簿是公章管理的一项基本要求公章要盖在署名中间，上不压文，下要骑年盖月盖印章时要用力均匀，落印平稳6.依照有关规定，我国把每年的9.20定为——公民道德宣传日7.Excel是以工作簿作为存储单位的，其拓展名为——.xls8.IP地址是Internet中网络资源的地理位置9.上级机关就某校开学收费事项进行询问，该校答复时应使用——报告（报告是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文）10.能最快获取答案的提问形式是——封闭式提问（可以提高沟通效率，有效控制交谈内容和氛围，但局限性是收集信息有局限性，沟通氛围存在强制性）11.公文中第二人称代词的立足点在——第一人人称12.公文的抄送机关指——除主送机关外需知晓公文内容的其他机关13.布置办公室的三大原则——有利于沟通，便于监督，协调、舒适14.属于行政公文的一组文种——通知，报告，决定，会议纪要（×调查报告，决议）15.精神层是企业文化的核心和灵魂，是形成物质层和制度层的基础和原因。

物质层是企业文化的载体。

制度层约束着精神层的建设16.企事业单位制定了规章制度，要求员工遵守，并为此而发出通知。

此通知属于——印发通知（是印发机关与其他机关联合制定的公文的通知）1.《公民道德建设实施纲要》颁布于2001.10.24年2.符合从业人员职业用语基本要求的是：语速适中，让客人听得清楚、明白3.正确说明了社会主义道德规范与法律规范之间关系的表述：二者部分重叠4.社会主义市场经济条件下的诚信：既是法律规范，又是道德规范5.为人民服务是道德建设的核心6.在日常生活工作中，要办事公道，必须做到：坚持真理，公私分明，公平公正，光明磊落7.从业人员遵守职业纪律的要求应：A履行岗位职责B严格执行操作规程8.文明礼貌基本要求：A仪表端庄B语言规范C举止得体D待人热情9.做法符合企业职业道德要求的是：A为企业献计献策B诚实劳动C服从领导的工作安排D 遵守合同与契约32910.信息的特征：①客观性②时效性③存储性④共享性⑤依附性⑥传递性⑦开发性⑧无限性11.选择信息搜集方法：①观察法（最基本的方法）②阅读法③询问法（直接交流沟通）④问卷法（减少主观性，搜集信息客观）⑤网络法⑥交换法⑦购置法12.信息的种类：①按照信息源的性质划分，信息分为——自然信息、社会信息②按照信息表现划分——语音信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息、缩微信息③按照信息内容涉及的社会领域划分——政治信息，经济信息，文化信息，教育信息，军事信息，科技信息，体育信息④按照信息稳定状态划分——静态信息，动态信息（静态信息具有相对稳定性，如统计资料；动态信息即非固定信息，如市场信息）⑤按照信息来源方向划分——横向信息，纵向信息（横来自平行单位，纵来自系统单位）⑥按照信息在秘书工作中的作用划分——预测信息，动态信息，反馈信息13.信息工作程序——①信息搜集②信息整理③信息传递④信息存储⑤信息反馈和利用210会议的审核原则：A“一支笔”原则B唯一性原则C计划原则D可行原则335信息鉴别的方法：—溯源法，比较法，核对法，逻辑法，调查法，数理统计法336信息鉴别的要求：—①以原始数据为基础②排除主观因素的干扰③保证信息的准确性④确定信息的准确性336筛选信息—①看来源②看标题③看正文④决定取舍⑤对经过筛选的信息分别处理338选择分类方法—①字母分类法②数字分类法③主题分类法④时间分类法⑤地区分类法340信息分类的要求—①科学性②实用性③穷尽性④排他性340确定传递信息的形式—①信件（图）②备忘录（图）③报告④通知（图）⑤指示⑥新闻稿⑦企业内部刊物⑧传阅单（图）⑨新闻发布会⑩声明11直接邮件342确定传递的方法—⑪语言传递（语言传递简洁，直接，快速，信息反馈及时，但获得信息零乱，较难储存）⑫文字传递①文本②表格③图表（基本类型—柱状图，饼状图，折线图。

框图用图解的形式表示信息，有流程图，组织图）⑬电讯传递。

（电话，传真，电报）⑭可视化辅助物传递。

如可用于消防，安全布告及出口标志宏远公司年第二次总经理办公会议程表宏远公司年第二次总经理办公会定于年2月5日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。

如何开展公司2015年第一次春季商品的促销活动春节慰问老职工的费用额度问题3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题生产部主管人员调整问题研究总经理助理的人选问题第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟总经理办公室20年1月30日（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。

第一个事项比较重要，放在最前面，有利于大家开展头脑风暴。

应把每一个事项所需的处理时间清楚的标示出来。

这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。

第二个和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。

一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后）有关会议时间问题的建议会议时间超过两个小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。

如果会议议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项大——请示腾达公司关于实施员工持股计划的请示市国有资产管理局：根据政策规定，本公司作为改制重组的国有公司，拟实行员工持股计划，现将有关事项请示如下：一、二、三、腾达公司（印章）年x月x日附注：联系人：x联系电话：大：如何完成上司临时交办事项：（1）此项工作的意义：①可减轻公司工作负担，提高上司工作效率②可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事（2）此项工作的特点：①广泛性②临时性③具体性④紧迫性（3）上司临时交办事项的范围：①文书工作事项。

如上司让秘书查阅文件、传送文件②会务工作事项。

如上司让秘书通知开会、收集议题等③信访工作事项。

如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等④信息工作事项。

如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等⑤调研工作事项。

如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等⑥督查工作事项。