8-合同档案管理工作流程及规范
合同档案管理办法(销售合同)
合同档案管理办法（销售合同）一、引言二、档案管理的重要性合同档案的管理对于企业来说具有重要意义。
合同档案记录了企业与客户之间的权益和义务，是重要的法律证据，能够保障企业的合法权益。
合同档案的管理能够提高合同执行的效率和准确性，降低合同纠纷的风险。
合同档案的管理也有助于企业实施合规性管理，遵守相关法律法规和政策要求。
三、档案管理的内容和流程1. 档案管理的内容合同档案应包括合同的原件、复印件及相关的附件和变更协议等文件。
在存档时，应确保合同的完整性和真实性。
2. 档案管理的流程（1）登记与编号每个销售合同应有独立编号，并将相关信息录入档案管理系统，包括合同名称、编号、签订日期、当事人等信息。
（2）分类和归档根据销售合同的类型和性质进行分类，并按照一定的标准进行归档。
可以根据销售合同的业务流程进行分类，如按照销售区域、销售产品等进行分类。
（3）保管与存储合同档案应妥善保管，采取适当的措施防止遗失、损毁和泄密。
可以采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行存储，对于电子档案要进行定期备份。
（4）检索与调取建立合同档案检索机制，使相关人员能够快速检索和调取所需的合同档案。
四、保密措施和权限管理1. 保密措施合同档案涉及各方当事人的商业秘密和隐私信息，应严格遵守相关法律和合同约定，采取有效的保密措施。
对于重要的合同档案，可以采取加密、权限设置等方式进行保护。
2. 权限管理合同档案的访问和管理权限应进行合理划分，并将权限设置到个人或团队。
只有经过授权的人员才能查看、修改、调取和复制合同档案，确保合同档案的安全和完整性。
五、合同档案的保管期限和销毁1. 保管期限合同档案的保管期限应根据法律法规和合同约定进行确定，一般情况下，销售合同的保管期限为5年。
对于某些特殊合同，如长期合作协议等，保管期限可能更长。
2. 销毁合同档案保管期满后，应按照相关规定进行合理销毁，确保合同档案的安全和保密。
销毁方式可以是纸质档案的纸张粉碎、电子档案的彻底删除等。
档案管理工作流程
档案管理工作流程档案管理工作流程一、前言档案管理是一个非常重要的工作，它涉及到企业的重要资产，包括各种合同、文件、报告等。
因此，对于一个企业来说，建立完善的档案管理制度是必不可少的。
本文将介绍档案管理工作流程。
二、档案分类1. 档案分类标准根据档案的性质、用途和保存期限等方面进行分类。
2. 档案分类方法按照主题分类、按照时间顺序分类、按照机构或部门分类。
三、档案归档1. 归档标准根据公司制定的文件归档标准进行归档。
2. 归档流程(1) 领取文件：由发文人员将文件交给收文人员，并填写收文登记表。
(2) 核对文件：收文人员核对文件是否齐全，并在收文登记表上打上“已核对”字样。
(3) 编制编号：由编号员根据规定编制编号，并在收文登记表上填写编号。
(4) 分类归档：由归档人员将文件按照公司规定的归档标准进行分类，并放入相应的卷内，然后将卷内装订好，贴上标签，进行封存。
四、档案借阅1. 借阅申请(1) 借阅人填写借阅申请表，并注明借阅的文件名称和档案编号。
(2) 上级审核：由借阅人的上级审核并签字。
(3) 档案管理员审核：由档案管理员审核并签字。
2. 档案借阅(1) 领取文件：由借阅人员到档案室领取文件，并填写借阅登记表。
(2) 归还文件：在规定的时间内归还文件，并在借阅登记表上填写归还日期和归还状态。
五、档案保管1. 保管标准根据公司制定的档案保管标准进行保管。
2. 保管流程(1) 定期检查：由档案管理员定期检查已封存的档案是否完好无损，并记录在保管记录表中。
(2) 转移移交：当某个部门或机构解散或撤销时，应将该部门或机构的档案移交给下一个部门或机构进行保管，同时应编制转移移交清单并备份相关文件。
六、档案销毁1. 销毁标准根据公司制定的文件销毁标准进行销毁。
2. 销毁流程(1) 提交申请：由文件管理人员提交销毁申请，并填写销毁申请表。
(2) 审核申请：由文件管理员审核并签字。
(3) 销毁文件：由档案管理员按照公司规定的程序进行销毁，并记录在销毁记录表中。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度1. 引言本文档旨在制定一个合同档案管理制度，以确保公司的合同档案能够得到有效的管理和保护。
本制度适用于所有公司内部合同档案的管理和维护工作。
2. 目的和范围2.1 目的本合同档案管理制度的目的是规范合同档案的管理流程，确保合同的安全、可靠、可追溯，并提高合同档案的利用率和管理效率，以提高公司的业务运作效果。
2.2 范围本制度适用于公司内部的所有合同档案，包括但不限于：- 合同文件原件- 合同扫描件- 合同备份文件- 合同电子资料3. 责任与权限3.1 合同档案管理员公司应指定专门负责合同档案管理的管理员，该管理员应具备以下职责：- 负责制定和推广合同档案管理制度- 负责合同档案的收集、整理、登记和归档- 负责合同档案的安全保密工作- 负责合同档案的借阅和归还- 负责合同档案的清理和销毁3.2 部门负责人各部门负责人应配合合同档案管理员的工作，包括但不限于：- 合同档案的及时提交和归还- 提供必要的合同档案信息和材料- 配合合同档案管理员进行合同档案整理工作- 监督部门内部员工对合同档案的使用和管理4. 合同档案管理流程4.1 合同档案的收集和整理- 合同档案应在签订合同时进行归档- 合同原件和电子扫描件应配备相应的编号，以便进行查找和追溯- 合同档案的文件夹和盒子应标注合同类型、合同编号和有效期等信息- 各部门负责人应按照要求及时提交合同档案，并将有关合同的重要信息填写到档案管理系统中4.2 合同档案的存储和保管- 合同档案应存放在专门的合同档案室或安全柜中- 合同档案室或安全柜应定期检查温湿度，并采取相应的措施保证合同档案的安全- 对于重要合同档案，应进行备份和加密，并储存在安全的服务器或云存储中- 合同档案的借阅和归还应有相关的流程和登记记录，并由合同档案管理员进行管理和监督4.3 合同档案的利用和管理- 合同档案应按照合同类型、合同编号、有效期等进行分类和整理- 合同档案的利用应符合相关的法律法规，并严格控制合同档案的查阅和复制权限- 合同档案的利用应尽量优先使用电子档案和电子查询系统，以提高查询速度和管理效率- 对于过期或无效的合同档案，应及时进行清理和销毁，并按照相关的法律法规进行记录和披露5. 监督和评估公司应建立相应的监督机制，对合同档案管理的执行情况进行定期评估和检查，包括但不限于：- 合同档案管理制度的有效性和实施情况- 合同档案的安全和保密措施的有效性- 合同档案的利用率和管理效率的提高情况公司应根据评估结果对合同档案管理制度进行修订和完善，以不断提高合同档案管理工作的水平和质量。
合同管理档案管理制度
合同管理档案管理制度一、总则为规范和加强公司合同管理档案管理工作，提高公司合同管理的效率和水平，依据公司实际情况，制定本制度。
二、涉及范围本制度适用于公司内的合同管理档案管理工作。
三、合同管理档案管理目标1. 加强对合同的管理和监督，确保合同的合法性和安全性；2. 统一合同管理档案的整理、存档和管理原则；3. 提高合同管理档案的利用价值和管理效率；4. 规范合同管理档案的管理流程，提高合同管理的透明度和规范性。
四、合同管理档案管理的基本原则1. 法律法规原则：合同管理档案的管理应遵循国家法律法规的规定；2. 安全保密原则：合同管理档案的管理应保证其安全和保密性；3. 防止灭失原则：合同管理档案的管理应采取有效措施，防止合同档案的灭失和损坏；4. 便捷使用原则：合同管理档案的管理应方便查询和使用。
五、合同管理档案管理的内容1. 合同管理档案的设立（1）设立合同管理档案室，明确合同管理档案室的主要职责和权限；（2）设立合同管理档案管理制度，明确相关人员对合同管理档案的管理要求和流程，包括合同的编制、审批、签订、履行、终止等各个环节的管理办法。
2. 合同文件的管理（1）合同文件的整理：合同文件应按照合同类型、年份等进行分类整理，并建立档案目录；（2）合同文件的存档：对于重要合同，应按照规定的流程进行存档，并及时归档；（3）合同文件的归档：合同文件归档完毕后，应根据规定进行标识，以便查询和使用。
3. 合同档案的利用和处理（1）合同档案的利用：合同档案应按照管理要求及时进行查询和利用，并做好档案利用记录；（2）合同档案的调配：对于需要调配的合同档案，应按照规定的流程进行调配，并做好调配记录；（3）合同档案的销毁：对于已经履行完毕或者到期的合同档案，应按照相关规定进行销毁并做好销毁记录。
4. 合同管理档案的保密工作（1）合同管理档案的保密责任：相关人员在合同管理档案管理过程中应加强对合同档案的保密工作；（2）合同管理档案的安全保障：对于合同档案的安全保障应加强工作，包括安全管理、防火防盗等。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度第一章总则第一条为规范公司合同档案管理工作，提高工作效率，确保合同档案的完整性与安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门、单位和人员在合同活动中的合同档案管理工作。
在合同档案管理中，应遵守法律法规和公司规章制度，秉承诚实守信的原则，确保合同档案的真实、准确、完整、及时。
第三条公司合同档案管理工作主管单位为公司档案管理部门，负责全公司合同档案管理规范、监督和指导工作。
第四条公司各部门、单位应当配合档案管理部门做好合同档案管理工作，健全合同档案管理制度，组织开展相关培训，提高员工的合同档案管理水平。
第五条公司制定合同档案管理制度的目的是为了规范合同档案的保管、利用、安全与保密，建立合同档案的全生命周期管理制度，提高公司运营效率。
第二章合同档案管理的基本原则第六条合同档案管理应当坚持以下原则：1.真实性原则：合同档案中的信息必须真实、准确、完整。
2.便捷性原则：合同档案的查询、检索、利用必须方便快捷。
3.保密性原则：合同档案管理必须确保文件的机密性，不得泄露。
4.全面性原则：合同档案管理必须全面、系统。
5.安全性原则：合同档案管理必须保障文件的安全性。
第三章合同档案管理的基本内容第七条合同档案管理的基本内容包括以下方面：1.合同档案管理责任制度：明确各级人员的合同档案管理职责，建立和完善合同档案管理责任制度。
2.合同档案管理流程：规范合同档案的存档、流转、利用流程，确保合同档案的准确性。
3.合同档案管理规范：明确各项合同档案管理规范，包括合同档案的分类、编号、归档、保管等规范。
4.合同档案的利用：规范合同档案的查询、检索、利用流程，提高合同档案的利用率。
5.合同档案的保密：建立合同档案的保密机制，确保文件的机密性。
6.合同档案的销毁：明确合同档案的销毁程序，合理处理合同档案的存续与销毁问题。
第四章合同档案管理的具体要求第八条公司合同档案管理的具体要求如下：1.合同档案的建档：所有公司合同应当依据规定建立合同档案，包括合同原件、复印件等。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。
二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。
2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。
-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。
-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。
三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。
-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。
-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。
2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。
-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。
-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。
3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。
-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。
-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。
-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。
4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。
-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。
-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。
四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。
2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。
3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。
档案管理工作流程
档案管理工作流程档案管理工作流程是指对机构内各类档案进行规范化管理的一系列流程和方法。
下面将介绍一套较为完整的档案管理工作流程，以用于参考和借鉴。
一、收集档案资料1.明确收集的档案种类和范围，例如人事档案、合同档案、财务档案等。
2.设立专门的收集点，告知员工将需要收集的档案资料交至该处。
3.配备专人负责记录和检查收到的档案资料，并对其进行初步分类和整理。
二、整理和分类档案资料1.依据档案种类和职能属性，对档案资料进行细分，建立明确的分类体系。
2.逐一核对档案资料，删除和清除无关或过期的文件，确保主要文件的完整性。
3.为各类档案设立统一的编号和索引，以便于后续查询和管理。
三、建立电子化档案库1.建立电子化存档系统，确保档案资料的数字化存储和管理。
2.规划存储空间，建立相应的网络和服务器，保证信息安全可靠。
3.针对不同权限的用户制定相应的访问和使用规则，确保档案资料的机密性和保密性。
四、制定档案检索系统1.建立档案检索规则，包括关键词、索引等，方便用户快速找到所需档案资料。
2.规定使用人员可以共享和借阅档案的权限，严格控制档案的使用和借阅记录。
3.维护更新档案索引，清理无效链接和信息，确保档案检索的快速准确。
五、档案保管和保存1.制定档案保管期限，对于有法定保管期限的档案，按规定进行保存。
2.设立专门的档案库房或柜子，保障档案资料的安全和完整。
3.定期进行档案盘点和整理，及时补充丢失或损坏的档案资料，确保档案的完整性和准确性。
六、档案借阅和归还1.制定档案借阅申请流程，明确借阅档案的需要和目的。
2.核实借阅人员的身份和权限，确保借阅的合法性和安全性。
3.借阅人员在使用完毕后，必须按时归还档案资料，并签署相应的归还记录。
七、档案销毁和报废1.对于已经过期或无用的档案资料，按规定进行销毁和报废。
2.采取安全可靠的方式进行档案销毁，防止档案资料泄密。
3.编制销毁清单，对已销毁的档案资料进行记录和备份，以备后续查验和追溯。
合同档案管理办法(合同审批流程)
合同档案管理办法（合同审批流程）背景介绍合同审批是企业重要的经营活动之一，对于合同的审批流程和档案管理具有重要意义。
合同档案管理办法是为了规范合同的审批流程和档案管理，保证合同的合规性和可追溯性。
一、合同审批流程1.合同申请阶段合同名称合同类型合同金额合同起止日期合同主要内容简介合同相关附件合同申请阶段的流程如下：1. 申请人填写合同申请表，包含上述必填信息。
2. 申请人提交合同申请表和相关附件给上级主管审核。
2.合同审核阶段在合同审核阶段，上级主管需要对合同进行审核，包括：合同内容是否合规合同金额是否符合预算合同是否符合公司政策和法规要求合同审核阶段的流程如下：1. 上级主管收到合同申请表和相关附件后，进行合同的审核。
2. 上级主管可以将合同退回给申请人，要求修改或补充相关信息。
3. 上级主管审核通过后，转交给法务部门进行法务审查。
3.法务审查阶段在法务审查阶段，法务部门需要对合同进行法务审查，包括：合同是否符合相关法律法规合同条款是否合理合同风险评估法务审查阶段的流程如下：1. 法务部门收到合同后，进行法务审查。
2. 法务部门可以提出修改或补充合同内容的建议。
3. 完成法务审查后，将合同转交给财务部门进行财务评审。
4.财务评审阶段在财务评审阶段，财务部门需要对合同进行财务评审，包括：合同金额是否符合公司财务规定支付方式是否合理合同支付风险评估财务评审阶段的流程如下：1. 财务部门收到合同后，进行财务评审。
2. 财务部门可以提出修改或补充合同支付方式的建议。
3. 完成财务评审后，将合同转交给最终审批人进行最终审批。
5.最终审批阶段在最终审批阶段，最终审批人需要对合同进行最终审批，包括：合同是否符合公司战略目标合同是否与其他合同存在竞争关系合同签署是否符合授权规定最终审批阶段的流程如下：1. 最终审批人收到合同后，进行最终审批。
2. 最终审批人可以要求修改合同内容或要求进一步的调整。
3. 完成最终审批后，将合同归档并通知申请人。
合同的档案管理与保存
合同的档案管理与保存协议书甲方：（公司名称）地址：联系人：电话：乙方：（公司名称）地址：联系人：电话：鉴于甲方与乙方之间进行合同交易，并为了确保合同的有效管理与安全保存，双方达成以下协议：第一条合同档案管理责任1.1 甲方负责合同的起草、签订以及执行，并负责将签订后的合同档案归档。
1.2 乙方负责仔细阅读合同内容，并及时提出修改意见和异议。
一旦双方达成一致，乙方应将合同经签字确认后归还给甲方。
1.3 甲方负责为每一份合同设立唯一的合同编号，并建立相应的档案管理系统。
第二条合同档案保存与管理2.1 合同档案应以电子和纸质两种形式进行保存。
2.2 甲方应设立合适的网络服务器，并采取必要的安全措施，确保合同档案的电子版本安全可靠。
甲方应保证服务器的连续性和及时备份，以防数据丢失。
2.3 甲方应为纸质合同建立相应的档案室，定期进行整理和清点，并采取措施保护其安全。
2.4 甲方应制定合适的档案管理制度，确保合同档案的完整性和准确性。
档案管理制度应包括但不限于索引、分类、存储、检索等方面。
2.5 乙方有权申请查阅已经归档的合同档案，甲方应在合理时间内提供查阅服务。
第三条合同档案的保密性3.1 双方应对合同档案保密，未经对方书面许可，不得向第三方透露合同内容。
3.2 如有必要，双方可以就特定合同约定保密期限，超过保密期限后，可以适当披露合同内容。
第四条合同档案的保存期限4.1合同档案的保存期限应符合法律法规的要求，并根据合同的性质和重要性确定具体期限。
4.2 合同档案的电子版本保存期限不得少于纸质版本。
4.3 合同档案保存期限届满后，甲方有权根据法律法规的要求采取合适的处理措施，包括但不限于销毁、归档转移等。
第五条合同档案的争议解决5.1 双方在合同档案管理与保存过程中发生的争议，应优先通过友好协商解决。
5.2 如协商无法解决，双方同意将纠纷提交至有管辖权的仲裁机构进行仲裁。
5.3 仲裁裁决是终局的，对双方均具有约束力。
档案管理工作流程
档案管理工作流程档案管理是一个组织内部重要的工作，它涉及到文件的创建、存储、维护、归档和销毁等方面，对于一个组织的正常运转至关重要。
以下是档案管理的工作流程。
1.文件创建：档案管理从文件的创建开始。
文件创建时，需要明确文件的名称、编号、类型、目的、创建日期等信息，并请相关人员填写文件的内容和提供必要的附件。
2.文件分类：创建好的文件需要按照文件的性质进行分类。
档案管理员需要根据组织的需求和政策制定一个详细的分类体系，使得每个文件都可以在档案库中找到相应的位置。
3.文件存储：将分类好的文件存储到档案库中，要注意进行合理的标识和编号，使得每个文件容易找到。
档案库可以使用纸质档案库，也可以使用电子档案管理系统。
4.档案维护：管理档案需要进行定期的维护工作。
这包括文件的装订、整理、修复损坏的文件、验收新的文件，并记录维护的情况以便于追溯。
5.文档借阅：组织内的各个部门可能会需要借阅档案。
在借阅前，借阅人需要填写借阅申请表并提供必要的证明材料。
档案管理员根据借阅的目的和文件的重要性确定是否同意借阅，并在借阅管理系统中记录借阅的情况。
6.文件归档：文件在借阅回来之后，需要及时归档。
档案管理员负责将归档的文件重新放置到正确的位置，使得它们可以再次被找到。
7.文件销毁：根据组织的规定和国家法律法规，一些文件需要在一定的时间后进行销毁。
档案管理员需要根据规定对过期的文件进行销毁，并记录销毁的情况。
8.档案管理系统维护：对于使用电子档案管理系统的组织，档案管理员还需要对系统进行维护工作，包括新增和删除用户、备份和恢复数据、升级系统等。
9.档案管理政策和规定更新：随着组织的发展和法律法规的变化，档案管理的政策和规定也需要进行更新。
档案管理员需要定期审核和更新这些政策和规定，并向相关人员进行培训和宣传。
总结来说，档案管理工作流程包括文件创建、分类、存储、维护、借阅、归档、销毁等环节。
它是一项重要的组织工作，需要有专门的档案管理员负责，保证组织的档案能够有效管理和利用。
公司合同存档管理流程
公司合同存档管理流程 -CAL-FENGHAI-(2020YEAR-YICAI)_JINGBIAN公司合同存档管理流程合同归档管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。
本文为大家了公司合同存档管理流程，仅供参考！公司合同存档管理流程1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。
为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。
2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。
有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。
3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。
日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。
4、建立客户档案信息。
通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。
汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。
5、建立客户评价系统。
每签署一份并执行完毕的合同，请客户对本企业进行评价，以收集自身企业在合作过程中的不足，并进行对应的完善改进工作。
6、定期对合同进行汇总、，从不同的角度对合同进行分类、分析。
如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分类，这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况，给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务分类，这样可以看出业务的是哪里，能够促进销售体系的完善。
根据每个企业情况的不同，可以灵活的、多维度的进行汇总、分析，通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。
附：公司合同存档管理制度第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案管理，规范合同档案工作流程，提高合同档案管理水平，保障公司合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。
第三条合同档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法合规原则：严格按照国家法律法规和公司内部规章制度进行合同档案管理。
（二）统一管理原则：实现合同档案管理的集中化、规范化、标准化。
（三）保密原则：对合同档案中的商业秘密和涉及公司利益的信息进行保密。
（四）安全原则：确保合同档案的完整、准确、安全。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集：（一）合同签订部门应负责收集与合同相关的所有材料，包括合同文本、附件、协议、单证、函电等。
（二）合同签订部门应在合同签订后5个工作日内，将合同档案材料报送至合同档案管理部门。
第五条合同档案的归档：（一）合同档案管理部门负责对收集到的合同档案材料进行审核、整理、立卷、归档。
（二）合同档案归档应按照合同类别、合同编号、签订时间等进行分类整理。
第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：（一）合同档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫蛀、防鼠咬的专用档案柜中。
（二）合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。
第七条合同档案的使用：（一）合同档案的使用应遵循“一事一档”原则，即每次查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》。
（二）合同档案的查阅和使用，需经公司分管领导批准。
第四章合同档案的销毁第八条合同档案的销毁：（一）合同档案保管期满需要销毁的，应由合同档案管理部门提出销毁意见，经公司分管领导批准后，进行销毁。
（二）销毁合同档案时，应采取登记、清点、监销等措施，确保档案安全。
第五章责任与奖惩第九条合同档案管理人员应认真履行职责，确保合同档案的完整、准确、安全。
第十条对在合同档案管理工作中表现突出的个人和部门，公司给予表彰和奖励。
档案管理流程及流程图
需部门。
具体工作
对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训
详 流程图
细 确定资料员名单 →拟定培训日期 →拟定培训内容 →通知相关资料员 →详细讲解培训内容 →作专业指导 工 关于此流程图的解释 作 对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用 OA 系统或电话进行通知，针对每个项目、资 流 程 料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。
具体工作
刻录光盘
2022 年 3 月 23 日；第4查→下发 细 关于此流程图的解释 工
作 (1)刻录光盘必须在《刻录光盘登记表》中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员根据登记要求进行刻录，完毕后检查刻录内
流
容，最后下发给所需部门。
程 (2)申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所
详 借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归
细
还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上—文件
工
借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归
流 商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。 程
具体工作
借阅图书
流程图 详 细 查阅 →登记 →录入 →借出 →归还 →归档 工 关于此流程图的解释 作 借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上登记，审核无误后
合同档案管理
合同档案管理1. 简介合同档案管理是指对企业或组织的合同文件进行分类、整理、存储、检索和销毁的管理过程。
合同档案作为企业经营中的重要依据，管理合同档案对于保障企业合法权益、提高工作效率具有重要意义。
本文档将介绍合同档案管理的重要性、流程以及相关工具。
2. 合同档案管理的重要性合同档案管理对企业或组织来说至关重要。
以下是合同档案管理的重要性：2.1 法律合规合同档案是企业合法合规经营的重要依据，合同档案管理能够帮助企业合规管理，减少合同风险，避免法律纠纷。
2.2 信息共享与交流良好的合同档案管理可以提高信息共享与交流的效率，便于各部门之间的沟通与协作，避免信息断层和重复劳动。
2.3 知识管理合同档案中包含了丰富的信息和经验，合同档案管理可以帮助企业进行知识管理，积累经验教训，提高组织学习和创新能力。
2.4 资源管理合同档案管理可以帮助企业对合同资源进行有效管理，合理分配资源，提高资源利用效率。
3. 合同档案管理流程合同档案管理流程包括合同的归档、存储、检索和销毁等环节。
以下是合同档案管理的基本流程：3.1 合同归档合同归档是将已签订的合同按照一定的分类标准进行整理和归档，确保合同文件的完整性和准确性。
合同归档可以采用按照合同类型、合同编号、合同日期等进行分类。
3.2 合同存储合同存储是将已归档的合同文件进行安全可靠的保存，以防止合同文件的丢失或损坏。
合同存储可以采用电子档案管理系统或实体档案室进行存储，根据合同的重要性和保密级别进行分类存储。
3.3 合同检索合同检索是指根据需要快速找到所需合同文件的过程。
合同检索可以通过电子档案系统的全文检索功能或者实体档案室的目录索引等方式进行。
3.4 合同销毁合同销毁是指对已过期或无效的合同文件进行销毁处理，以节约存储空间并保护企业信息安全。
合同销毁应遵循法律法规的要求，确保合同文件的安全销毁。
4. 合同档案管理工具为了提高合同档案管理的效率和准确性，可以借助一些合同档案管理工具。
合同档案管理
合同档案管理
合同档案管理是企业管理中非常重要的一环，它涉及到合同的存档、归档、查阅、管理等一系列工作。
合同是企业与外部单位或个人进行业务往来时的重要文件，对于企业来说，合同档案管理的规范与否直接关系到企业的合法权益和经营效率。
首先，合同档案管理需要规范的制度和流程。
企业应当建立合同档案管理的相
关制度和流程，明确合同的存档、归档、保管、销毁等具体操作步骤，确保每一份合同都能够得到妥善管理和保存。
同时，企业还应当建立合同档案管理的责任制，明确相关人员的职责和权限，确保合同档案管理工作的落实。
其次，合同档案管理需要便捷的检索和查阅系统。
合同档案管理不仅仅是简单
的存档和归档，更重要的是能够方便快捷地进行检索和查阅。
因此，企业应当建立完善的合同档案管理系统，包括电子档案管理系统和实体档案管理系统，确保合同档案的信息化管理和便捷查阅。
另外，合同档案管理需要严格的保密措施。
合同档案中往往包含着企业的商业
秘密和重要信息，因此企业应当建立严格的保密措施，确保合同档案的保密性和安全性。
同时，对于一些敏感合同，企业还可以采取加密、权限控制等措施，进一步加强合同档案的保密性。
总之，合同档案管理对于企业来说至关重要，它不仅关系到企业的合法权益和
经营效率，更关系到企业的形象和信誉。
因此，企业应当高度重视合同档案管理工作，建立规范的制度和流程，建立便捷的检索和查阅系统，加强保密措施，确保合同档案管理工作的落实和有效运行。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度是指为了规范和有效管理合同档案而建立的一套制度和流程。
该制度旨在确保合同档案的完整性、安全性和可追溯性，以便在需要时能够方便地查阅和使用相关合同信息。
以下是一个合同档案管理制度的范本，供您参考：1. 目的和范围。
1.1 目的，建立合同档案管理制度，规范合同档案的管理流程，保障合同档案的完整性和安全性。
1.2 范围，适用于所有公司内部的合同档案管理工作，包括合同的存档、归档、检索和销毁等环节。
2. 责任部门和人员。
2.1 合同管理部门，负责公司合同档案管理工作的规划和执行。
2.2 合同管理员，负责具体的合同档案管理工作，包括合同的存档、归档、检索和销毁等。
3. 合同档案管理流程。
3.1 合同存档，合同签订后，由合同管理员将合同文本和相关资料进行存档，并建立合同档案。
3.2 合同归档，合同归档应按照一定的分类和编号规则进行，确保合同档案的整齐和便于管理。
3.3 合同检索，当需要查阅合同时，应向合同管理员提出申请，由合同管理员按照规定的程序进行检索。
3.4 合同销毁，合同到期或作废后，应根据公司规定的合同销毁周期进行销毁处理，确保合同信息的安全性和保密性。
4. 合同档案管理的安全措施。
4.1 合同档案室，公司应建立专门的合同档案室，对合同档案进行安全存放和管理。
4.2 合同档案保密，合同管理员应严格遵守保密规定，确保合同信息不被泄露。
4.3 合同档案备份，公司应定期对合同档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
以上是一个简单的合同档案管理制度范本，您可以根据公司的实际情况进行调整和完善。
如果您需要进一步的帮助或有其他问题，欢迎随时与我联系。
我将竭诚为您提供专业的合同范本服务。
8 合同档案管理工作流程及规范
目录1 适用范围 (3)2 政策依据 (3)3 执行原则 (3)4 关键节点 (3)5 操作规范 (3)5.1 劳动合同签订标准 (3)5.2 劳动合同签订流程 (4)5.3 劳动合同存档 (6)5.4 人事档案管理规范 (6)5.5 人事档案管理流程 (7)5.6 档案的管理 (7)5.7 档案查阅流程 (8)6 工作流程图 (9)6.1 劳动合同签订工作流程图 (9)6.2 劳动合同续签工作流程图 (10)6.3 劳动合同改签工作流程图 (11)6.4 劳动合同填写工作流程图 (12)7 相关表单 (13)7.1 《劳动合同签订告知事项》 (13)7.2 《劳动合同签收表》 (13)7.3 《解除劳动合同协议》 (13)7.4 《合同期满评估表》 (13)7.5 《解除/终止劳动合同通知书》 (13)7.6 《查阅登记表》 (13)7.7 《员工档案明细表》 (13)7.8 《员工入职承诺书》 (13)1 适用范围加多宝下属各人力资源工作人员。
2 政策依据2.1 《劳动法》、《劳动合同法》。
2.2 《员工手册》、《合同档案管理制度》。
3 执行原则3.1 《劳动法》、《劳动合同法》等相关法律法规。
3.2 严格按照公司《员工手册》、《合同档案管理制度》相关规定执行。
3.3 合同档案管理须符合操作规范，确保流程的规范性和资料的完整性。
4 关键节点4.1 劳动合同填写需字迹清楚、不得涂改。
4.2 员工入职当天与员工签订《劳动合同》并告知劳动合同签订告知事项。
4.3 劳动合同续签时间需提前一个月与员工确认。
4.4 新入职员工劳动合同签订期限为四年，第一次续签合同为六年，第二次续签为无固定期限劳动合同。
4.5 员工在签订劳动合同时应使用正楷字，字迹清晰。
4.6 劳动合同签订后的15个工作日内返还员工本人一份，员工需在《劳动合同签收表》上登记签收。
4.7 《合同期满评估表》应于员工合同期满前二个月下发至部门。
合同档案管理制度
文件编号：Qzh／BJMH 11 09 08合同档案管理制度第一章目的第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。
第二章适用范围第二条适用公司所有档案管理与员工。
第三章档案管理基本规定第三条档案分类和内容：（一）技术档案：包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类，产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明书及实物等别，别下分子目，为具体的档案资料（以下相同）；项目类下分：工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备（自产、外协及购进）、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目；设备类下分：生产设备、交通设备、设计及办公设备（计算机、工控机及其他辅助设备）等别，别下子目；资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别，别下子目。
所有类、别、子目分成三级管理目录，以L、B、ZM为代码。
（二）销售部档案：包括销售合同、客户资料、员工指标进度、回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。
其中：按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年度划分构成纵向体系；客户资料按片区分，必须具备企业基本资料、人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案，由有关部门转存，档案保管人（销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主，按公司档案管理制度建立档案体系，受销售部和公司档案管理员双重管理。
（三）行政档案包括：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、电子邮件）、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率手册等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、概述合同档案是企业管理中不可或缺的一部分，合同档案管理制度旨在规范合同档案的管理流程和要求，确保合同档案的完整性、安全性和便捷性。
本制度适用于所有与我公司签订合同的相关部门。
二、档案管理责任1.公司领导层要高度重视合同档案管理工作，并承担最终管理责任。
2.档案管理部门负责具体的合同档案管理工作，包括档案的归档、整理、检索等。
3.相关部门应按照本制度要求，积极配合档案管理部门的工作，并保证档案的及时提交和归还。
三、档案管理流程1.合同登记：签订合同后，相关部门应及时将合同的相关信息登记到档案管理系统中，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额等要素。
2.合同归档：合同归档由档案管理部门负责，归档前应对合同进行分类和编号。
合同归档采用电子档案和实物档案相结合的方式，保证档案的安全性和便捷性。
3.合同检索：任何相关部门在需要查阅合同时，应通过档案管理系统提交申请，由档案管理部门负责提供相应的合同档案。
档案管理部门应确保信息反馈的及时性和准确性。
4.合同归还：合同期满或终止后，相关部门应及时将合同归还到档案管理部门，由档案管理部门负责更新档案信息，并将合同归档到相应的位置。
四、档案管理要求1.档案接收：档案管理部门在接收合同档案时，应对档案进行严格的验收和登记，并及时确认相关的档案信息。
2.档案保管：合同档案应存放在专门的档案柜或电子存储系统中，并定期进行备份和安全检查。
档案管理部门应制定相应的保密制度，确保档案信息的安全。
3.档案整理：档案管理部门应按照一定的分类和编目规则对合同档案进行整理和归档，确保档案的有序性和完整性。
4.档案销毁：合同档案在符合法律法规的前提下，经过一定期限（如合同期满后）或不再具备业务价值时，应按照档案管理部门的规定进行销毁。
销毁记录应详细记录销毁的档案信息。
五、档案管理考核公司领导层对档案管理工作进行定期考核，并根据考核结果对相关人员进行奖励或处罚。
档案管理部门应结合实际情况对档案管理制度进行持续改进，并提供培训机会，提高相关人员的档案管理能力。
2024年-合同档案管理规范
合同档案管理规范甲方：__________乙方：__________鉴于甲方为一家从事合同档案管理的专业公司，乙方为一家需要对其合同档案进行管理的公司，为了明确双方的权利和义务，经双方友好协商，特订立本合同。
第一条合同目的甲方应按照乙方的需求，为乙方提供合同档案管理服务，包括但不限于合同档案的收集、整理、归档、保管、检索、借阅、销毁等。
第二条合同档案范围1.乙方的所有合同文件，包括合同原件、合同附件、合同修改和补充协议等；2.与合同相关的所有往来函件、通知、指令等；3.与合同相关的所有支付凭证、收据、发票等；4.与合同相关的所有验收报告、质量证明文件等；5.与合同相关的所有会议记录、通讯记录等；6.与合同相关的所有其他文件和资料。
第三条合同档案管理服务内容1.合同档案的收集和整理；2.合同档案的归档和保管；3.合同档案的检索和借阅；4.合同档案的销毁；5.合同档案的其他相关服务。
第四条合同档案管理服务标准1.甲方应确保合同档案的完整性、准确性和安全性；2.甲方应确保合同档案的归档和保管符合相关法律法规和行业标准；3.甲方应确保合同档案的检索和借阅的及时性和准确性；4.甲方应确保合同档案的销毁符合相关法律法规和乙方的要求；5.甲方应按照乙方的要求，提供其他相关服务。
第五条合同档案管理服务期限本合同的合同档案管理服务期限为____年，自____年____月___ _日起至____年____月____日止。
第六条合同档案管理服务费用1.合同档案管理服务费用为人民币____元/年；2.乙方应在本合同签订后____个工作日内，支付甲方合同档案管理服务费用的____%作为预付款；3.乙方应按照甲方提供的发票，按时足额支付合同档案管理服务费用。
第七条违约责任1.甲方未按照本合同的约定提供合同档案管理服务的，应向乙方支付违约金，违约金为本合同项下合同档案管理服务费用的____%；2.乙方未按照本合同的约定支付合同档案管理服务费用的，应向甲方支付违约金，违约金为本合同项下合同档案管理服务费用的_ ___%。
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目录1 适用范围 (2)2 政策依据 (2)3 执行原则 (2)4 关键节点 (2)5 操作规范 (2)5.1 劳动合同签订标准 (2)5.2 劳动合同签订流程 (3)5.3 劳动合同存档 (5)5.4 人事档案管理规范 (5)5.5 人事档案管理流程 (6)5.6 档案的管理 (6)5.7 档案查阅流程 (7)6 工作流程图 (8)6.1 劳动合同签订工作流程图 (8)6.2 劳动合同续签工作流程图 (8)6.3 劳动合同改签工作流程图 (9)6.4 劳动合同填写工作流程图 (10)7 相关表单 (11)7.1 《劳动合同签订告知事项》 (11)7.2 《劳动合同签收表》 (11)7.3 《解除劳动合同协议》 (11)7.4 《合同期满评估表》 (11)7.5 《解除/终止劳动合同通知书》 (12)7.6 《查阅登记表》 (12)7.7 《员工档案明细表》 (12)7.8 《员工入职承诺书》 (12)1 适用范围加多宝下属各人力资源工作人员。
2 政策依据2.1 《劳动法》、《劳动合同法》。
2.2 《员工手册》、《合同档案管理制度》。
3 执行原则3.1 《劳动法》、《劳动合同法》等相关法律法规。
3.2 严格按照公司《员工手册》、《合同档案管理制度》相关规定执行。
3.3 合同档案管理须符合操作规范，确保流程的规范性和资料的完整性。
4 关键节点4.1 劳动合同填写需字迹清楚、不得涂改。
4.2 员工入职当天与员工签订《劳动合同》并告知劳动合同签订告知事项。
4.3 劳动合同续签时间需提前一个月与员工确认。
4.4 新入职员工劳动合同签订期限为四年，第一次续签合同为六年，第二次续签为无固定期限劳动合同。
4.5 员工在签订劳动合同时应使用正楷字，字迹清晰。
4.6 劳动合同签订后的15个工作日内返还员工本人一份，员工需在《劳动合同签收表》上登记签收。
4.7 《合同期满评估表》应于员工合同期满前二个月下发至部门。
4.8 劳动合同与档案资料由专人保管，不得泄漏员工的个人信息。
4.9 员工档案入档时按部门、按工号存放，并检查档案资料的完整性。
5 操作规范5.1 劳动合同签订标准5.1.1 合同版本：集团及各工厂/营销的劳动合同版本须参照公司所在地的劳动部门颁发的合同样本，由法务部审核通过后形成统一的劳动合同模板。
5.1.2 填写劳动合同信息时需字迹清楚，不得涂改。
劳动合同包括员工基本信息（包括：姓名、身份证号、户籍地址）、劳动合同期限、工作内容（部门、职位及岗位说明）、劳动保护和劳动条件、劳动报酬（由薪酬同事填写）、劳动纪律、劳动合同终止的条件、违反劳动合同的责任等。
5.1.3 所有新入职员工之劳动合同签订期限均为四年，试用期均为六个月，返聘人员不再约定试用期；劳动合同第一次续签期限为六年，第二次续签为无固定期限。
5.1.4 所有员工均需签订劳动合同，劳动合同一式两份，双方各执一份。
5.1.5 集团各部门、各工厂、营销对接触到公司技术秘密、商业秘密等特殊岗位（例如：研发、监察、人事薪酬等岗位），可以视需要与员工签订保密协议，保密协议模板由用人部门起草，经所属人力资源补充，法务部审核后使用。
5.2 劳动合同签订流程5.2.1 “新入职员工”劳动合同的签订5.2.1.1 在收到新员工报到基本信息后，负责劳动合同签订的人员（以下简称“工作人员”）按照“劳动合同签订标准”提前一天写好合同。
新员工入职当天与其签订劳动合同。
5.2.1.2 劳动合同签订前，工作人员应告知员工劳动合同的内容及各条款的明确含义，在劳动合同签订后，与员工确认签署《劳动合同签订告知事项》。
《劳动合同签订告知事项》“确认说明”一栏，需员工填写“本人确认已经明确被告知以上内容，并且已经详细知道以上内容及双方签订的劳动合同的明确含义”。
填写完成后，员工签字确认，并将其作为该劳动合同附件一同装订。
5.2.1.3 以上事项完成后，将《员工入职承诺书》发予员工，由员工确认并签字，并将其作为该劳动合同附件一同装订。
5.2.1.4 劳动合同签订后的一周内，加盖合同章、法定代表人或委托人签章。
自签订之日起15个工作日内通知员工领取劳动合同并由员工签收；另一份存入员工档案（注：根据当地劳动局及相关管理部门要求如签订一式三份将其中一份提交劳动管理部门备案）。
5.2.1.5 对于保安员、厨房人员、生产体系操作工、营销体系业务员等流动性较大的岗位，可与员工签订《劳动合同》补充协议，如增加一个补充条款：“甲方有关书面文件、通知无法直接送达给乙方时，乙方确认劳动合同中所填写的家庭住址或通信地址为邮寄送达地址”。
将书面文件、通知的送达地点进行明确。
若合同中已有类似条款，可不用增加。
5.2.2 “调动员工”劳动合同的签订5.2.2.1 对于跨厂调动员工，涉及到劳动合同主体变更，导致原劳动合同所约定的内容发生重大变化无法继续履行时，需与员工签订《解除劳动合同协议》解除原劳动合同，同时签订调动后新的劳动合同，新劳动合同起始日期将从调动生效日期开始。
员工因个人原因申请调动的，办理重新入职后工龄从零开始计算，以往在加多宝的工龄不再累计；因公司原因调动的，以往在加多宝的工龄将延续。
5.2.2.2 负责办理调动的人员需要在调动生效前3个工作日内将调动信息发给负责劳动合同签订的人员。
《解除劳动合同协议》由调出方的人力资源相关工作人员在《员工调动单》生效前1个工作日按照其填写标准进行填写好《解除劳动合同协议》，在《员工调动单》生效后的3个工作日内与员工签订《解除劳动合同协议》，加盖合同章及法定代表人或委托人签名，并将《解除劳动合同协议》及人事资料在《员工调动单》生效后的5个工作日内寄给调动后新的公司负责档案管理的人员。
5.2.2.3 档案管理人员在收到调入员工的《解除劳动合同协议》及人事资料后，需按照“劳动合同签订标准”填写新的劳动合同，并与调动人员签订，加盖合同章、法定代表人或委托人签名。
5.2.2.4 调动后新签订之《劳动合同》一式两份，员工持有一份，调动后用人单位持有一份；《解除劳动合同协议》一式二份，员工持有一份，调动前用人单位持有一份。
自签订之日起15个工作日内通知员工本人领取劳动合同及《解除劳动合同协议》，由员工签收。
5.2.3 “合同期满考核”与劳动合同续签5.2.3.1 合同期满考核5.2.3.1.1 负责合同期满考核之工作人员每月从E-HR系统中导出合同期限将于2个月后到期的员工名单，填写《合同期满评估表》（包括：员工基本信息、既往职位异动信息、合同期内奖惩信息），并下发到相应部门呈给部门相关负责人签批意见（注：文件下发时须提醒部门相关负责人，员工本次劳动合同续签的期限），并在合同期满前提前至少一个月零十天将《合同期满评估表》返回至人力资源部，对于个别部门未及时返回《合同期满评估表》的，必须于两个工作日内追回。
5.2.3.1.2 对于已回收的《合同期满评估表》，需认真审核表格内容，其中“工作表现”一栏由部门直接领导打分，评估；“处理意见”一栏由部门负责人填写并签字。
5.2.3.1.3 审核合格后及时提交人力资源部负责人，由人力资源部负责人依据部门评估意见做出处理及签署最终意见。
5.2.3.2 当有不予续签劳动合同出现的，须提前一个月知会员工关系组同事以书面通知形式，即《解除/终止劳动合同通知书》告知员工，具体规定详见《离职管理相关规定》。
5.2.3.3 对于需要续签劳动合同的员工，由工作人员按照“劳动合同签订标准”填写好续签合同，并提前一个月安排与员工续签劳动合同，加盖合同章、法定代表人或委托代理人签章。
劳动合同自签订之日起15个工作日内通知员工领取劳动合同并由员工签收。
5.3 劳动合同存档5.3.1 劳动合同签订及盖章生效后一周内存入员工个人档案中。
5.3.2 员工档案包括：职位申请表、员工简历；身份证复印件、学历证明、特种工作证复印件；劳动合同；工作表现评估表、试用期满考核表、合同期满评估表、年度调薪考核；晋升及调动资料、工资职位变动通知单；奖惩资料；体检资料；离职证明、薪资证明；培训资料、申请书及其它相关资料。
5.4 人事档案管理规范5.4.1 所属人力资源应为每一位员工建立员工档案，统一保管员工在职期间的纸质人事资料，离职再次入职的员工应将原档案合入新档案的其他类别中。
5.4.2 员工档案分类参照《员工档案明细》设立，如有需要可在其后增加，按照分类顺序进行归档。
5.4.3 新入职员工的个人档案资料应在一周内归档，归档前须对员工资料完整性进行审核。
5.4.4 其他需要存档的资料应在人事手续办理完毕次月归入员工档案存档。
合同签订或资料办理与员工档案不在一地的，由办理所属人力资源按规定递至档案管理所属人力资源，双方应有交接记录。
5.4.5 所有需员工签名的人事资料（如：劳动合同、职位申请表、调动申请表），必须保存有员工签名原件版本。
5.4.6 因员工调动需交接档案的，调出方所属人力资源将员工人事档案交至调入方所属人力资源。
因档案管理人员工作发生调整需交接档案的，直接上级应监管交接过程，确保员工档案完整、无丢失损坏。
离职人员手续办理及薪资结算资料一起，按离职时间分类，保存于离职档案柜里，自员工离职之日起，员工人事档案将保存5年后方可销毁。
5.4.8 员工档案的借阅：因工作需要借阅员工的个人档案资料，必须由相关部门负责人核准且在人力资源部领导同意的情况下，办理相关登记手续方可外借，借阅期限为不超过一个星期。
5.4.9 员工个人档案的保密性：未经过相关部门负责人允许，档案管理员不得随意借出员工个人档案，或透露员工个人资料；档案柜钥匙不得随意带出办公场所，不得随意借给他人使用。
5.4.10 员工档案的统计：定期统计员工的档案，入职与离职人员的档案及时更新。
5.5 人事档案管理流程5.5.1 员工的个人档案资料归档程序：在收到员工（包括新入职及调动）的人事资料后，首先对员工的资料进行审核，包括：职位申请表填写规范、签批程序完整，身份证复印件清晰，学历证已经过验证，特殊岗位具备资格证和上岗证（包括电工证、驾驶证、会计证、叉车证、钳工证、焊工证、锅炉工证等），证件在有效期内，有合格的体检资料，入职培训/安全培训考试成绩，若员工已婚需提交结婚证等，如上述资料不完整，应向相关人员收齐。
5.5.2 入职资料齐全后，用档案夹将其资料整理起来，具体顺序可根据档案封面的内容顺序，按部门存放。
5.5.3 如员工发生晋升、调动、试用期满、合同期满等事项，手续办理完成后需一并存入员工的档案中。
5.6 档案的管理5.6.1 三级及以下人员的档案由日常管理所属人力资源保管，二级以上档案由人力资源总监管理，营销体系档案由营销体系管理。
5.6.2 人力资源应设专人负责合同档案的保管工作，未经过人力资源负责人允许及不符合档案查阅规定的，档案管理人员不得借出员工个人档案；档案管理人员或其它能够接触员工个人资料的人员除工作需要外不得透露员工个人资料；档案管理人员及其他任何人不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁；档案室/柜钥匙不得随意借给他人使用；如有违反，按《员工手册》相关规定严肃处理，最高可处以即时解除劳动合同。