对改进和规范高校公文处理程序的思考

对改进和规范高校公文处理程序的思考
历史学院档案(一)班杨刚刚学号:100202101 随着现代社会生活节奏的日益加快，信息交流的日益频繁，公务文书在交流社会信息、沟通上下关系、处理公务活动、协调各方关系等诸多方面，越来越显示出它的重要性。

高校公文尤其如此。

随着我国高等教育的快速发展和教育管理体制改革的不断深入，大学的办公室作为学校的综合管理部门，如何进一步围绕学校的办学目标提高管理水平，这是摆在许多大学面前的一个重大课题。

管理是生产力，落后的管理体制和管理方法不能有效地推动学校各项工作的快速发展；管理更是一种服务，要想提高办公室为学校各方面工作服务的综合水平，首要的切入点是加强办公室的规范化、科学化、制度化建设。

公文是管理活动的产物,是适应管理需要而产生的书面材料。

公文处理既是办理、整理和管理公文的一种手段,也是办公室的一项重要工作职责和工作任务。

办公室在加强管理,推动规范化、科学化、制度化建设的进程中,必须规范公文处理工作，合理地安排公文处理程序，以“准确、迅速、优质”为服务宗旨建立一系列行之有效的办文制度，使每一个环节都有章可循,提高公文的运转效率。

实践证明,只有大力推行管理创新,学校办公室的公文处理工作才能做到“运转有序、督办有效、服务到位”。

在高等学校，公文是传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政教育法规和章程，实施科研教育计划，请示和答复问题，指导，布置和洽谈工作，报告情况，交流经验的重要工具。

因此，高校公文处理程序是事关高校党委、行政对上级的指示能否及时、准确、迅速传达贯彻，对下级的请示能否及时正确解决的重要工作，所以，规范公文处理程序是十分重要的。

但在我们的实际工作中，公文处理程序沿袭老办法、老套子的比较多，而且还有比较大的随意性，在很大程度上影响了高校的办事效率，不适应形势和教育改革发展的需要。

在教育改革深入发展的新形势下，改进和规范高校公文处理程序，遵循公文处理程序办事，对于建立高校的正常工作秩序，提高办事效率，具有重要的现实意义。

高校公文处理工作的现状：
目前，学校公文处理的现状为尽如人意，首先，文件形成过程缺乏规范性，有些文秘人员未经专业培训，对公文的种类、格式、行文规则不甚了解，导致文件形成过程中漏洞百出。

如文件行文不规范、格式不符合标准、文件使用不正确、标题简称不规范、发文序号重复、用纸不符合要求以及常常有用红笔、圆珠笔、铅笔起草、签字、修改的文件出现。

同时，发文单位混乱，归档难，这也是普遍存在的问题。

其次，公文处理工作效率不高。

文件的处理分为收文和发文，它包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查办，同时也包括文件的拟稿、审核、签发、缮印、分发、立卷、归档、销毁等工作。

但在公文处理过程中，由于职责不明，分工不清，手续繁琐，致使公文处理工作迟缓，甚至出现推诿、扯皮、积压、滞办等现象，贻误工作。

第三，文件立卷归档工作处于瘫痪状态。

由于文秘人员不仅缺乏文件处理工作方面的知识，而且对文件转化为档案的过程不甚了解，所以对立卷归档工作缺乏必要的积极性和责任感。

仅认为文件收发、传阅、起草、办理是他们业务工作的一部分，是必须做的。

至于立卷归档工作，包括收集、整理、鉴定，这与他们的业务没有直接的利害关系，加之立卷工作是一件比较繁琐，繁杂有不起眼的工
作，是额外负担，谁都不愿意去做。

以下是对改进和规范公文处理工作的几点思考：
一．关于遵循公文送批程序，制止公文直接呈送领导的问题
任何事物都有一定的规律性，公文处理工作也不例外。

公文处理程序就是根据文件制发、办理和管理的一般规律，是对公文处理工作的各个环节规定的工作顺序，它包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、校对、印发、归档、销毁等程序。

公文处理需要经过这些程序，这是公文处理一般规律。

合理安排处理的的步骤, 就是规范的处理程序。

高校公文送批主要是指各部、系、处、馆、室、科向学校或领导呈送的请示、报告、意见、计划、总结等等。

当前我们发现, 一些系、处、室存在视工作程序为障碍,似乎抛开需要经过的程序, 能够提高办事效率。

例如, 送批公文想走捷径, 抛开学校办公室收文人员直接呈送到领导手里, 不经过登记, 造成公文逆向流动, 导致办文程序混乱。

结果, 适得其反, 欲速则不达。

导致此现状的原因主要有二：
1、因为领导工作繁忙, 而且手里要阅批的文件材料很多, 公文是急件或是可暂缓件无人筛选, 有时造成积压或丢失, 最后办事效率适得其反。

2、因为领导职责分工不同, 谁主管什么, 谁分管什么是明确的, 公文未经办公室登记就随意呈送领导, 导致了应送分管领导批示的反而没送, 其结果是转来转去, 既浪费领导的时间和精力, 又拖延了时间。

公文送批不按程序处理, 打乱了学校的正常工作秩序, 不利于提高工作效率, 必须制止。

一般来说, 送批公文应遵循的程序是：
系、处、室各部门向学校党委、行政呈送的请示、意见、报告等, 须盖部门印章。

职工或学生个人呈报学校的申请, 须附其所在部门6系、室8的意见并加盖部门印章。

送批公文递交学校办公室, 由收办人员按类别、序号登记, 贴上公文处理单, 注明公文的缓急程度, 送办公室主任（副主任）签批拟办意见后, 再登记送主管领导批示。

二、关于公文撰拟准确选用文种问题规范的公文, 一看就知道其事由、性质、行文方向、行文目的, 该由谁负责办理, 什么时间办理等等, 这无疑会提高公文处理效率, 反之, 会延误工作。

例如, 某高校向上级请示组建“生物资源开发研究中心”,该用请示而误用成报告, 被上级退回重报,增加往返一个周期, 延误了工作。

为准确表明高校党委、行政的意志, 必须依据《国家行政机关公文处理办法》的规定, 选用规范的文种, 应遵循以下原则：
1、向上级请示指示、批准, 用“请示”。

2、向上级汇报工作, 用“报告”。

3、传达会议情况、精神、议定事项, 用“会议纪要”。

4、具有指挥性、规定性的, 选用“决定”、“通知”、“批复”、“意见”。

5、向不相隶属单位之间商洽工作, 询问和答复问题, 请示和答复审批事项, 用“函”。

三、关于公文批办问题
批办公文, 是领导同志履行其职责的重要方面川。

领导同志批办公文应签署意见,对拟办意见表明是否同意, 明确指定承办部门或承办人。

如需两个以上的部门承办时,应明确指定牵头的部门, 避免互相推诱, 无人负责, 造成拖延和积压。

批示后面签上自己的姓名和日期。

姓名要用全名, 日期要注明年、月、日。

同时, 领导同志批办公文时还应考虑整理和保存文件的历史需要, 批示意见不用铅笔、圆珠笔, 只能用钢笔或毛笔书写, 以保持字迹牢固, 符合文件归档要求。

四、关于认真核对, 从严把关, 提高公文处理质
问题公文的主要功能在于指导工作, 因此,公文的质量是公文的生命。

提高公文质量除把握住撰拟环节外, 还应把握校对环节。

校对公文要认真、严格遵守公文处理新《办法》中的有关规定, 以保证公文文稿质量, 提高工作效率。

1、公文格式校对。

应从行文关系、选择文种方面来把握。

通过校对, 使文件在格式方面能够严格遵守行文关系, 准确恰当选择文种, 使用完整的文件体式, 严防漏项、错项或多项。

2、公文内容校对。

应看文件思想内容是否符合党的路线、方针、政策, 是否符合国家的法律、法规, 是否符合高校教育发展要求和工作大局的需要, 工作措施是否符合实际情况等, 否则都要进行修改或调整。

3、文字校对。

公文文字校对, 必须以领导签发的文稿为基准, 在保持公文原意的前提下, 通过文字处理, 使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简明, 文字标点使用恰当, 人名、地名、时间、数字、引文准确无误。

在修改过程中, 既做到尊重原文, 又提倡敢于改。

也就是说, 校对人员不要自以为是, 不同任何人商量, 擅自加以改动, 但又不是消极地对待原稿, 若以为只要同原稿一样就算完成校对任务, 这种态度是不可取的。

校对人员还必须充分发挥主观能动性, 积极去发现原稿中的问题。

一旦发现有问题, 就应提出来同有关人员商量解决, 不能放过任何一个差错。

如果一个有差错的文件出去了, 给工作带来损失, 给学校形象带来影响,那么, 即使是原稿有问题, 校对人员也应负有责任, 因为这最后一关你没把住。

与此同时, 要不断提高公文校对工作人员的素质, 这是保证公文质量的一个重要方面, 没有高素质的人不可能出高质量的公文。

因此, 要选配思想政治过硬、政策水平较高、具有较广的知识面和较强的文字综合能力, 有一定的专业知识和工作经验的同志从事校对工作。

校对工作人员在工作中要坚持高标准严要求, 认真细致, 一丝不苟, 注意党的路线、方针、政策的学习, 加强学习业务知识、语法、修辞、语言逻辑等文化知识,不断提高自己, 以适应高校培养人才工作的需要。