QP004 沟通管理程序

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P-004(QE)内外部沟通管制程序

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8
责任部门相关部门
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窗口部门相关部门
Hale Waihona Puke 10相关部门公司名称东莞首富电子有限公司 R-007 2001.04.01
文件编号 P-004
版
本
页次/总页数 4/4
V6.00
2
相关部门
2.1 法律法规及其它要求事项的信息由窗口部门根据“法律及其它要求管制程序” 办理； 2.2 重要环境因素的信息由窗口部门向管理部和公司报告； 2.3 相关方的要求、建议、投诉等由窗口部门管理； 2.4 提供给外部的环境信息若涉及公司机密，由管理部与责任部门协商解决； 2.5 事故或紧急情况时的通报按“紧急况应变程序”实施。 3.1 外部信息接收后，由窗口部门通过 E-mail、传真、电话、客户抱怨处理单、环境管理外部关注事项处理单等，将信息主题内容予以记录并附相关资料，交部门主管确认。 4.1 依问题性质予以检讨和承认并拟定措施 5.1 依需要使相关部门予以了解时参考内部沟通程序内容进行。 6.1 依检讨和承认内容予以贯彻执行。 7.1 依检讨和承认内容及落实情况进行追踪及效果确认。文件编号 P-004 版本页次/总页数 3/4
附件二：客户抱怨处理单 R-072 附件三：环境管理外部关注事项处理单 R-295
3
窗口部门
4 5 6 7 公司名称
相关部门相关部门责任部门管理部
东莞首富电子有限公司 R-007 2001.04.01
V6.00
NO
流程
权责部门
参考文件与说明 8.1 必要时，由责任部门拟定回复外部关注单位公文，由总经理承认，回复可直接发送公文或公开登载声明或主动上门回复等，具体回复可由相关对应部门进行。 9.1 如有主动对外沟通的信息，由窗口部门拟定或整理信息内容，由总经理承认，主动对外沟通。可以采用公告、信函、公文、传真、电话、上网、上门等方式沟通和交流； 9.2 就 IATF16949 推行事宜与重大品質因素问题，应主动与供應商、客戶等外部相關方進行沟通与交流. 9.3 采用客户规定的沟通方式。 10.1 用于内外部交流与沟通之记录应予以保存，依“记录管制程序” 执行。

沟通管理程序

沟通管理程序1.简介本文档旨在介绍和规范沟通管理程序的实施。

沟通管理是组织内部和外部沟通的管理和协调，以确保信息的准确传达、理解和应用。

通过建立有效的沟通管理程序，可以提高团队协作、项目执行效率以及减少沟通误差。

2.目标沟通管理程序的目标如下：确保沟通渠道的畅通和高效。

促进信息的准确传达和理解。

维护组织内部和外部沟通的一致性。

提高工作效率和团队协作能力。

3.程序内容沟通管理程序包括以下重要内容：3.1 沟通渠道确定适当的沟通渠道，如电子邮件、电话、会议等，并对每种渠道进行详细说明。

指定每个渠道的使用范围和权限，以保证信息传递的安全性和保密性。

鼓励使用高效和便捷的在线沟通工具，如即时聊天软件和在线项目管理工具。

3.2 沟通计划制定项目或任务的沟通计划，包括沟通的时间表、参与者、主题等。

确保沟通计划与项目计划和进度保持一致，以确保信息传达的及时性和准确性。

在团队中普及沟通计划，提高团队成员对沟通的重视程度。

3.3 沟通内容定义不同类型的沟通内容的准确性要求和标准，以保证信息的有效传达和理解。

鼓励明确和简洁的语言表达，避免复杂的专业术语，以便广大受众能够轻松理解。

重视非文字性沟通，如图表、图片和演示文稿等，以提高信息表达的清晰度和吸引力。

3.4 沟通审核审查和审批重要沟通内容，确保其准确性、一致性和合规性。

指定负责审核沟通内容的人员，并规定审核程序和标准。

定期评估沟通内容的效果和反馈，以及及时进行改进和优化。

3.5 沟通培训提供沟通技巧和沟通管理培训，以提高团队成员的沟通能力。

鼓励团队成员主动参与培训和学习沟通最佳实践。

提供沟通手册和指导，帮助团队成员更好地理解和执行沟通管理程序。

4.实施和监控沟通管理程序的实施和监控需要以下步骤：制定沟通管理程序并在团队中推广和培训。

监控沟通过程中的问题和挑战，并及时进行调整和改进。

定期评估沟通管理程序的效果，获取反馈和建议，并进行优化。

提供定期沟通管理报告，汇总沟通的关键指标和成效，向相关方进行沟通。

SOP-04对内外沟通标准程序

1.0目的为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。

2.0适用范围本程序适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。

3.0职责3.1 行政部负责与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通。

3.2 采购部负责与供应商和分包商的信息沟通。

3.3 客户代表负责与客户（买方）的信息沟通。

3.4 管理者代表应提供指导和支持，必要时报公司高层批准。

3.5 其他各部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。

4.0工作程序4.1 总则4.1.1 信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。

4.1.2 对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。

4.1.3 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。

4.1.4 应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出反应。

重大问题应报高层经理批准。

4.1.5 一旦发现有违反公司政策、法律法规或 SA8000标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。

情况严重时，应及时报告总经理。

4.1.6 信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。

4.1.7 若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。

4.2 对内信息沟通4.2.1 公司社会责任政策、管理体系运行情况，由行政部负责及时传达到公司各部门及员工。

4.2.2 社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。

4.2.3 员工的咨询、质疑和投诉，由工人代表或者行政部收集，并负责答复。

4.3 对外信息沟通4.3.1 与供应商的信息沟通由采购部负责，与客户（买方）的信息沟通由客户代表负责，与当地政府，工会和其他外部利益相关者的信息沟通由行政部负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。

QSP-004 信息沟通管理程序 A06

信息沟通管理程序制定：日期 2017-2-15 标准化审核: 日期 2017-2-18 审核: 日期 2017-2-20 批准: 日期 2017-2-22文件变更记录1.目的目的是建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。

2.适用范围适用于与本公司整体运作有关的各类内、外部信息沟通的管理。

3.职责与权限3.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。

3.2品质保证部负责与产品质量相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。

3.3 营销管理部负责与市场动态相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。

3.4 企管部负责与企业管理相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。

3.5 管理者代表负责对以上信息进行统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。

4. 术语和定义无5.内容5.1 沟通信息分类5.1.1 外部信息1）与质量有关的外部信息A.客户、产品检验机构、质量监督机构、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。

B.产品标准类信息。

C.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。

D.供应商的质量信息及投诉等。

E.其它外部与质量相关的各类信息。

2) 与公司相关的外部信息A.政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等。

B.市场、行业动态（包括竞争对手）中与公司相关的信息。

C.与公司有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。

5.1.2 内部信息1)体系运行情况、QHSEMS方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。

2)员工对质量及公司内部管理的建议和意见等。

3)公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。

4)财务、人事、行政、后勤、安全、环境、卫生等情况。

5.2 信息的收集信息（数据）及时收集、分析、传递、汇总，各部门按本部门职能和运行程序的规定收集和整理相关信息。

QAM-04沟通管理程序

5.4.4发行定期刊物宣导。
5.4.5公司之内部意见沟通之各项记录，依“品质记录管制程序”规定办理。
6.有关及支持文件
6.1合同评审操纵程序
6.2品质记录操纵程序
6.3客户反馈治理程序
6.4采购治理程序
7.表单
7.1内部联络单
7.3会议记录
修改日期
版本：
01
修改号：
0
公布日期
3.3有关利益团体之处理与回复：行政部。
3.4品质政策宣达：总经理。
4.定义
4.1内部沟通：公司内部所有事务之沟通。
4.2外部沟通：包括客户、供应商及有关利益团体等的沟通。
5.作业程序内容
5.1作业程序流程图：略。
5.2内部沟通：
5.2.1各部门对任何有关品质或其他议题的建议，可用书面形式知会有关部门，针对意见进行处理。有必要时，有关各方可共同讨论解决。
QAM-04沟通管理程序
沟通治理程序
编号：QM03
治理體系能達成公司內部之共識,并建立與公司外部相關團體對品質治理之承诺与绩效沟通之管道。
2.范畴
凡本公司内部各阶层人员及公司外有关团体与供应商、承包商等均适用之。
3.责任
3.1内部意见归集处理：有关部门。
3.2外部意见归集、处理与回复：业务或有关部门。
5.2.2讨论结果由有关部门转达处理信息予提议部门。
5.2.3若建议有助于改善品质治理系统之效益，可由行政部将此提议纳入稽核操纵或有关部门进行追踪。
5.2.4对建议事项和处理结果，应由有关部门归档记录。
5.2.5品质或有关议题宣达：
5.2.5.1总（副）经理或治理层应选用适当的方式，宣达公司品质政策、品质目标、品质打算及产品有关规定，也可透过训练教育或会议等方式进行宣导，让公司全员了解。同时通过教育训练或会议，使全员熟悉品质治理系统的流程运作。

沟通管理程序

沟通管理程序沟通是任何组织成功的重要因素之一，因此实现良好的沟通非常重要。

沟通管理程序是许多组织所采用的一种方法，它确保组织中的沟通是高效且透明的。

本文将介绍沟通管理程序的定义、重要性、步骤及使用建议。

一、定义沟通管理程序是一种组织结构中的规则和过程，它确保组织中的沟通流畅、透明和准确。

沟通管理程序为组织中的每个人提供了明确的信息传递方式，从而确保组织中的所有人都能够了解并参与到组织的决策过程中。

二、重要性沟通管理程序的实施对组织的运作至关重要。

以下是沟通管理程序的几个重要方面：1. 预防错误沟通管理程序的一个主要功能是确保正确的信息被传递给正确的人员。

这可以防止错误出现，并减少组织中其他成员因由于错误、误解或不了解信息而造成的浪费和损失。

2. 增强沟通透明度沟通管理程序可以使组织内的沟通更加透明，从而促进透明度和公开性，并增强组织中每个成员的参与感。

3. 建立清晰的责任范围沟通管理程序可以通过分配沟通职责和建立沟通流程，使每个成员知道自己的责任范围和角色，并确保信息的准确交流。

4. 改善决策良好的沟通管理程序可以提高决策的质量和效率，促进组织中各个成员之间的协作和共享信息。

三、步骤沟通管理程序通常涉及多个步骤。

一般来说，沟通管理程序包括以下步骤：1. 定义目标沟通管理程序的第一步是确定组织的目标和愿景。

通过明确组织的愿景，可以确保沟通程序能够更好地为组织服务。

2. 确定沟通需求接下来，确定组织的沟通需求。

包括确定什么时候、对谁、以何种方式进行沟通，以及成功的沟通需要什么样的信息和资源。

3. 设计沟通流程接下来需要设计一个有效的沟通流程。

这可以通过定义信息流、责任链和任何必要的工具来实现。

4. 定义沟通角色和责任确定责任链之后，需要确定每个角色和责任，并确保每个成员知道自己的职责。

5. 实施和监督沟通管理程序最后一步是实施和监督沟通管理程序。

在实施计划后，需要尽量监控沟通的每个方面并调整程序以保持其有效性。

04内部沟通管理程序

04内部沟通管理程序确保在公司各个层次和职能之间，就质量治理体系的过程及有效性进行沟通。

2．范畴本程序适用于公司内部与质量治理体系有关的所有人员。

3。

职责3.1 ISO推委会组织制订内部沟通的方法，人事部检查沟通方法的执行情形。

3.2各部门按照本程序规定的方法执行。

4．定义（无）5. 作业内容5.1沟通方式5.1.1正式沟通：依据组织结构，所做的有打算的信息流淌程序和路线进行的沟通。

5.1.1.1上行沟通：下级对上级，要紧方式：报告，一样为逐级报告。

5.1.1.2下行沟通：上级对下级，要紧方式：命令、规则、通知、公函、手册、正式会议等，命令的方式一样逐级下传。

5.1.1.3平级沟通：平行部门之间的沟通，要紧方式：会议、内部联络单等。

5.1.2非正式沟通：为满足职员的需求，补充正式沟通的不足，可进行部门之间/成员之间的非正式沟通，非正式沟通有：小组活动、友谊交流、援助活动等，公司引导非正式沟通向着有益于个人和组织的方向进展。

鼓舞积极有益的交往活动，遏制勾心斗角，损害他人和集体利益的各种活动或个人行为。

5.2沟通要紧内容5.2.1质量方针和目标质量方针和目标能够通过宣传（标语、印刷卡片）、培训考试、正式检讨评审等方式进行宣导落实，做到全员明白得和支持。

5.2.2职责与权限要紧通过《质量手册》和《职务说明书》的贯彻执行，辅之以宣传培训等方式进行，达到人人有职责，人人清晰职责和权限。

5.2.3体系过程严格遵循质量治理体系文件的执行，保证所有与质量有关的过程能按照规定的要求执行。

执行的成效通过规定的检讨、测量、评审方式进行评判并加以改进。

按照以下四种方式就质量治理体系有效性进行沟通：5.2.3.1质量目标：定期（一样每月）或不定期召开各职能和各层次质量目标检讨会，进行沟通。

5.2.3.2组织内部质量审核活动。

（参见《内部质量审核程序》）5.2.3.3组织治理评审活动。

（参见《治理评审程序》）5.2.3.4质量改进活动。

QP.内部沟通管理程序

4.3.2内、外部质量信息（不合格品/不合格信息处置须采用专用表单）、相关的技术通知（技术更改除外）、及生产现场的突发性事件、生产交付信息等。
4.3.3月产品质量和生产指标实现率与同期或上月对比性统计结果、设备利用率、完好率、一、二、三级维护保养计划实施情况、安全生产、生产计划实施情况、劳动纪律、工艺纪律执行状况、合理化建议，持续改进实施情况、6S现场管理状况等。能实施看板管理的信息由各主管职能部门按月检查、考核、统计，指定专人在公告栏内公布，告示员工，以激励员工的参与意识，公告栏必须定期更新。
4.3.4各部门负责人应监控部门信息传递的控制是否符合本程序规定，并以此组织实施改进，具体按《纠正和预防措施程序》执行。
4.4沟通程序：
4.4.1办公室将《信息联络单》分发到所有部门；各部门负责人有以上内容，或需要沟通的信息，填写《信息联络单》备忘；并将《信息联络单》交办公室。
4.4.2办公室负责将信息进行分类：直接传达到相关部门；经有关领导评审，附加意见贯彻；经过制定纠正和预防措施后实施；需要公司领导采取长期措施；需要其他资源。
E，电话。
F．对讲机
4.2沟通内容：
a,公司/部门方针、目标（含经营方针、目标；质量方针、目标）的实现情况；
b,公司内部质量体系审核、产品质量审核、过程质量审核结果；
c,管理评审决议；
d,内/外部不良质量信息/PPM测评结果；
e,部门生产运行和生产能力、工序能力状况；
f,生产/测量、试验设备管理和维护状况（利用率、完好率等）；
g,顾客（包括内部员工）满意度趋势；
h,成本（含质量成本）实现趋势；
I,准时交付和精益生产实现状况（含采购供应及存量信息）；
J,员工培训需求及实施有效性状况；

沟通管理程序

5.作业流程：无
6.作业内容：
6.1内部
6.1.1讯息的收集与处理：
6.1.1.1正常讯息：如公司方针、目标、指标、管理评审与内部评审报告，检验检测记录及体系正常运作时的记录等。
6.1.1.2不符合讯息：如内部评审不符合报告，改善与预防措施，客户质量投诉讯息与记录等。
6.1.1.3其它讯息：如员工的建议、各职能部门工作报告及公司行政会议等。
6.5处理与响应
6.5.1于接收时已响应之信息由质量管理代表判断须宣达，再响应或结案归档。
6.5.2其它尚未响应之接收信息由质量管理代表判断属宣达或响应各依下列程序处理。
6.5.3须响应之信息
6.5.3.1鉴别、决议，由质量管理代表依状况自行或邀请最高主管及相关部门主管共同与会或书面讨论检讨、鉴别、响应权责人员及决议响应相关事项，鉴别及决议过程／结论应予记录备查。
6.2.1.7新产品开发之窗口为开发部门/业务部门。
6.2.2外部沟通方式：
6.2.2.1品质部门负责质量技术监督部门、认证机构等监测、检查结果及反馈的讯息的收集，并传递到相关部门，当监测或检查的结果出现不符合情况时，由责任部门按照本公司「矫正与预防措施管理程序」的要求进行处理。
6.2.2.2政策法规标准类讯息由各相关部门负责收集、更新、整理。
6.2外部：
6.2.1外部讯息：
6.2.1.1客户之窗口为业务部门和品质部门。
6.2.1.2紧急事件窗口为人事部门。
6.2.1.3供货商、协肋商之窗口为采购部门/货仓部门和品质部门。
6.2.1.4政府机关、民众之窗口为人事部门。
6.2.1.5质量之窗口为品质部门。
6.2.1.6工程技术之窗口为工程部门。
6.5.3.2书面答复之权责人员预定答复响应由质量管理代表或具指派人员将其载录于相关文件内并追踪了解进度.

LS-QP-A-04 内部沟通控制程序

建立适当的内部沟通机制，促进本中心内各职能和层次间的信息交流，以确保管理体系的有效运行。

2 范围适用于本中心内各岗位人员和层次间的信息交流沟通。

3 职责3.1 中心主任负责建立适当的内部沟通机制，确保在中心内部各职能和层次间对管理体系的有效运行充分沟通；3.2 质量负责人负责在各岗位间建立适当的沟通过程，确保管理体系的有效性在各岗位职责范围内得到有效沟通，并负责与中心外部进行有效的沟通和对质量信息的收集；3.3 所有人员负责工作范围内信息的传递与沟通，促进过程输出的实现，提高过程有效性。

4 程序4.1 信息交流4.1.1 外部信息的收集、传递与处理a）质量负责人负责收集监管部门、认可机构、质量管理等政策变化的信息，并传递到相关人员。

当监督或检查、认可结果出现不符合情况时，按《纠正措施控制程序》的要求进行处理；b）有关技术方面的政策、法律、法规、技术标准类的资料信息，技术负责人组织收集、更新确认后传递给相关岗位；c）设备管理员与供应商进行沟通，以保证其提供产品的质量是满足检验检测需求的；d）技术负责人与客户沟通，以满足客户对检验检测工作的需求；e）各岗位与质量负责人、技术负责人进行沟通，了解相关的信息。

4.1.2 内部信息的收集、传递与处理4.1.2.1质量负责人为质量信息的归口管理者，负责不断收集各方面反馈的信息，并按照规定，及时向相关人员传递，如质量方针、目标及其完成情况；内审、管理评审有关情况（如内部审核报告、管理评审报告等）；质量管理体系运行中的其它信息（如不符合信息或潜在不符合信息等）。

4.1.2.2各岗位人员负责收集、处理内部发生的各种信息，并及时向质量负责人传递与沟通。

4.1.3 突发信息的收集、传递与处理4.1.3.1内、外突发的一般信息由发现人员及时处置：属于职权范围内的事自行及时处理，必要时将处理结果反馈给质量负责人等相关人员。

属于职权范围以外的事，必须及时填写《内部联络单》将信息传递给相关人员处理。

004内部沟通程序

文件编号
JL-QP-004
XXXXXXXXXX xxxxx 有限公司
文件名称
内部沟通程序
② RoHS、环境不符合信息。
版本/次页码制定日期文件类别
A/0 版 3 OF 5 2019-8-1 程序文件/2
③ 紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况。
④ 其他内部信息（如员工的建议等）。RoHS、环境等方面的信息。
5.2.3 信息的归档与保存 1）各部门做好信息的接收、传递、分类和归档工作。 2）品质部、人事作为作为各相关信息控制部门，应做好信息的整理分类、索引编制、保护管理工作，确保信息的完整、可靠与可用。 3）品质部、人事部、每月都应将整理、分类的信息传递到有关部门，供有关部门进行归纳、分析，以寻求改进的机会。
5.2.2 信息的交流
信息可通过报告、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。
1）外部信息的交流
① 品保部、人事部、营业部负责对环保部门、劳动部门、产品检查机构、质量
技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。这类信息汇总
到文控中心，由文控中心整合并组织传递到公司相关部门。当监测或检查结
A/0 版 2 OF 5 2019-8-1 程序文件/2
1 目的：建立有效的协商和沟通机制，保证员工充分参与质量、RoHS、环境事务的协商与管理，
保证内外部信息得到及时、有效地交流。
2 范围：适用于质量、RoHS、环境事务的协商和内外部信息交流的管理。
3 权责： 3.1 营业部、采购等部门负责收集外部的信息。 3.2 品保部负责协商和沟通的综合管理，负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。 3.3 各部门负责工作范围内信息的传递和收集。 3.4 人事部负责监督处理公司内部员工反映的问题。 3.5 管理者代表对信息的传递和处理进行监督。

QP04信息沟通管理程序-090401

对质量管理体系的运行过程和管理进行有效性沟通。

2.0 适用范围适用于本公司各部门间以及各部门与其他相关组织对质量信息、生产信息、管理信息、纠正和预防措施的跟踪等方面的全方位沟通和总结，以确保生产运作和日常工作持续改进。

3.0 职责3.1 总经理3.1.1 主持每年一次或追加管理评审会议，由管理者代表和各部门负责人参加，以确保公司质量管理体系的适宜性、充分性和有效性。

3.1.2 收集和处理与公司经营有关的内外部信息。

3.2 管理者代表3.2.1 主持每月质量管理体系改进例会，总结体系运作状况。

3.2.2 负责相关的国际、国家法律、法规的收集及质量管理体系相关信息的收集与处理。

3.3 行政部3.3.1 不定期主持非生产性的行政事务会议，对公司行政管理和运作提出改良建议，讨论提出解决问题的方案或对策，并按会议决议落实纠正和预防措施。

3.3.2 负责社会、政府机构、宗教等国家行政单位及社会团体信息的收集与处理。

3.4 生产部主持每周生产例会，收集、处理与供应商或客户的有关信息，传达客户生产计划信息和有关交货要求。

3.5 品质部3.5.1 主持每周品质例会，监督和验证与产品有关的纠正措施的落实。

3.5.2 负责供应商、协力厂商、与客户有关信息的收集与处理。

4.0 定义沟通：人与人之间为达成某目的而相互商讨达成某项或多项协定的过程。

5.0 工作程序5.1 信息分类5.1.1 外部信息(a) 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈信息。

(b) 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等。

(d) 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、技术及管理等方面的信息。

5.1.2 内部信息(a) 正常信息，如质量方针、目标和指标、检验监测记录、内部审核报告以及体系正常运行时的其他记录等。

(b) 潜在的不合格信息，如管理体系内审的不合格报告、纠正和预防措施报告等。

沟通管理程序

一、物资流淌治理程序1.目的使物资验收、托运、防护及交付过程程序化、规范化，确保过程的正确、安全高效和受控。

2.范畴适用于公司各部门进出仓库的物品。

3.职责3.1仓库治理中负责物资入库前的验收及入库登记、入库后的防护、出库时的登记工作。

3.2各部门负责各自物资的运输工作。

3.3总经理/副总经理决定物资是否能够将付。

4.程序要求4.1验收及入库。

4.1.1采购物资入库前，仓库治理员依照《供应商送货单》核实物资数量、质量、包装等，如货单相符，则验收合格，并填写《检验单》。

4.1.2《检验单》一式三联，验收并填写完毕后由仓库治理员把第二联、第三联分别交给物资所属部门和财务部储存。

4.1.3验收时如发觉不合格或货单不符时，由仓库治理中通知物资所属部门及时与供应商协商解决。

4.1.4仓库治理员负责将已验收合格物资搬入仓库，摆放在正确的区域，并按《标识和可追溯性操纵程序》的要求对入库物资进行标识。

4.1.5物资所属部门与仓库治理员依照《检验单》分别填写《库存明细表》以备核查。

4.1.6入库记录应明确、完整、清晰，做到账、物、单相符。

4.2搬运搬运过程必须使用正确的搬运方法和必要的搬运设备、工具，严禁野蛮装卸，防止搬运过程造成物资的损坏。

4.3防护4.3.1物资储存场所应采取必要的防潮、防火、防盗等措施。

4.3.2依照产品特性，有专门防护要求的物资应按要求对其进行防护，确保物资在存放期间不损坏、不变质。

4.3.3仓库治理员应每半月检查一次库存品状况，并记录于《检验单》，发觉已损坏、变质的物资应及时通知物资所属部门进行处理。

4.4交付。

4.4.1物资交付时由物资所属部门开具《送货单》（一式四联），经副总经理/总经理或被授权人员批准盖章后，交仓库治理员，仓库治理员依照《送货单》要求进行备货。

4.4.2物资交付前必须由仓库治理员重新确认产品状况，并将最终确认结果记录于《检验单》上。

4.4.3物资的交付工作，由各职能部门与仓库治理员按“先进先出”的原则进行。

实施“QP-04《内部沟通程序》”培训教材

实施“QP-04《内部沟通控制程序》”培训教材5.5.3 内部沟通一、沟通的目的：沟通可促进组织内各职能和层次间的信息交流，（全面质量管理中的内部信息管理），使上情下达、下情上传。

这样，不仅可以使上下都互相了解和理解，而且可以促使全员参与，从而增进理解和提高质量管理体系的有效性。

二、建立沟通过程：沟通的过程的建立涉及沟通的方式，时机、形式、内容、部门等。

a) 沟通的方式（工具）：可采用质量例会，小组简报，信息反传单，报告制度，各种会议、简报、布告栏、内部刊物、声像、内部网络、其他媒体及员工的调查表和建议书等。

b) 沟通时机：沟通的时机应是适当的，可以根据组织的不同特点而定，正常情况要定期，出现异常情况应立即沟通。

c) 沟通形式：①纵向信息沟通，即上下级之间的信息沟通，上层领导传递给下属和组织成员的信息包括指示、命令、规章制度、工作程序和要求，组织成员和下级领导传递给上级领导者的信息，包括请示、汇报、要求，意见建议（总经理信箱）②横向信息沟通，即组织内部同级领导、部门和组织成员之间的沟通，它可以克服纵向信息沟通的信息传递线路和传递时间较长的缺陷，也有利于部门之间的协调和配合。

d) 沟通的内容:沟通的内容要紧紧扣住质量管理体系有效性的相关问题。

不能把内容“扩大化”，紧紧扣住体系有效性，如质量要求、质量目标完成情况、顾客满意情况，质量管理体系实施的有效性包括：标准1.1总则中的内容，达到了需要沟通，未达到要求，出了问题也需要沟通。

(1.1 总则（见标准第1.1条款：）总则：本标准为有下列需求的组织规定了质量管理体系要求：a) 需要证实其有能力稳定地提供满足顾客和适用的法律法规要求的产品；b) 通过体系的有效应用，包括体系持续改进的过程以及保证符合顾客与适用的法律法规要求，旨在增强顾客满意。

注1：在本标准中，术语“产品”仅适用于——预期提供给顾客或顾客所要求的产品,——产品实现过程所产生的任何预期输出。