05-15关于电算化会计制度

备忘录

编号：MZH/ACCT/015/2005

致：各部门经理

由：财务部总监

抄：总经理、副总经理、总经理助理

时间：2005年6月20日

内容：关于明珠宾馆会计电算化制度

会计电算化管理制度是保证实现会计电算化工作安全、准确、可靠运行的先决条件，为明确岗位职责和规范会计电算化行为，参照国家财政法规、会计准则及国家有关会计电算化工作的规定，结合集团公司会计电算化制度，制定本制度。

一、会计电算化系统岗位职责

参照财务软件系统的设置（用友企业级财务软件网络版、单机版），结合会计实务的特点，会计电算化工作具体划分为六个岗位：会计岗位、出纳岗位、计算机操作岗位、计算机凭证审核岗位、系统维护岗位（财务部为网络管理岗位）、电算化运行监督岗位。各岗位之间相互协作，层层监督，共同组成一个完善的整体。

（一）、会计、出纳岗位职责范围

1、制做、审核原始凭证，保证其合法、真实、有效、完整；

2、会计根据审核后的原始凭证编制记帐凭证；

3、出纳负责日常的现金、银行收支及核对工作；

4、每日现金手工帐余额与微机提供的现金帐余额相核对；

5、月末及时与银行对帐，编制银行存款余额调节表。

（二）、计算机操作岗位职责范围

1、负责数据登录、数据备份工作。严格按审核后的凭证进行数据输入操作，输入完毕后，进行自检核对工作；

2、发现疑问或错误时，及时向有关人员反映，不得擅自作废或修改。发现输入数据与凭证不相符时，应按凭证数据予以修正；

3、严格按照系统计算机操作说明进行操作。认真遵守规定的计算机开、关机系统要求（开机时，先打开外设显示器、打印机等设备，然后打开主机；关机时，先关闭主机再关闭外设）；

4、每次操作完毕，应及时做好各类数据的备份工作，

以防止数据丢失，确保数据安全，集团公司财务部由系统管理员定期做好网络服务器数据备份工作；

5、注意安全保密工作，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管；

6、系统操作过程中发现故障，应及时向系统维护人员、运行监督人员及财务网络系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项；

7、财务网络管理员在上班时间应保证网络正常运行，各站点如需加班，应提前通知网络管理人员，以保证正常开、关服务器；

8、计算机操作人员离开现场时，必须在离开前退出财务系统，以防其他人员越权操作。

（三）、计算机凭证审核岗位职责范围

1、负责对各记帐凭证的审核工作，包括摘要的规范性和数据的正确性，各类代码的合法性以及科目使用的合理性；

2、对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，负责将其退还有关人员更正补齐后，再行审核；

3、对审核正确后的凭证进行记帐，月末打印系统所有自动生成的转帐凭单、帐簿和会计报表；

4、每月对所打印的会计报表，及时进行研究分析，并写出分析报告。

（四）、计算机运行监督岗位职责范围

1、负责会计电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求；

2、定期检查软、硬件设备的运行情况；

3、协调本系统各岗位、人员之间的工作关系；

4、负责计算机输出凭证、帐表数据的正确性和及时性的检查工作；

5、负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据文档资料等）的调用、修改和更新的审批手续；

6、做好本系统操作运行情况的总结工作，提出软件更新或修改的需求报告；

7、对用友财务软件不能提供的服务项目和有关技术人员联合进行二次开发。

（五）、系统维护、网络管理岗位职责范围

1、对财务系统和财务网络的安全、可靠运行承担技术责任；

2、在系统、网络发生故障时应及时到场，并组织有关

人员尽快恢复正常运行；

3、负责系统、网络的安全性、正确性、及时性的检查工作；

4、负责系统软件的日常维护工作。

二、会计电算化系统安全保密制度

凡设及会计电算化系统的有关人员，均应严格遵守国家保密法及本保密制度。

（一）、口令、密码的使用和管理办法

1、根据财务软件的操作分工，对不同单位及不同岗位人员实行口令密码管理；

2、各级单位和岗位密码的设置、变更由财务负责人、运行监督员决定；

3、口令密码要不定期变更；

4、各操作人员的操作密码应严格保密，不允许外泄。

（二）、数据资料安全保密制度

1、计算机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表应按有关财会制度的规定使用、保管，并严格执行国家保密法规、法令及企业保密制度；

2、外来人员未经批准，不得操作计算机，不得阅读、

复制本单位会计资料、数据；

3、外单位人员调阅、查询本单位会计资料、数据，必须经主管领导批准，并由操作人员执行，书面批准依据应保存备查；

4、对违反保密制度的行为，视其情节及造成损失程度给予纪律、行政处分，直到刑事起诉；

5、系统及应用软件备份磁盘、文字资料、打印底稿等应及时建档，专人妥善保管，未经批准不得外借。

三、计算机操作管理制度

（一）、系统使用管理

1、整个会计电算化系统由各单位财务主管确定使用人员及操作权限；

2、财务主管对各使用人员明确划分使用操作权限，形成适当的分工牵制，健全内部控制制度；

3、会计电算化系统专机专用，禁止无关人员使用和从事其他非财务工作；

4、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增加、删除、修改数据、原程序和数据库文件结构。对系统问题应及时整理上报公司财务部系统管理人员，统一

解决；

5、操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，存档数据、软盘、帐表和文档资料等由专人制作、核对和保管。

6、财务主管和运行监督管理员必须做好日常检查、监督工作，发现不规范操作使用要及时制止，并积极采取有效措施避免再次发生。

（二）、操作规程

1、操作人员必须经过培训并由财务主管授权后才能上机操作，否则不得擅自上机操作；

2、操作人员上机前、后应进行登记，填写姓名、上机时间、操作内容，供监督人员检查核定；

3、操作人员的操作密码应注意保密，必须严格遵照操作权限操作，不得越权越级；

4、每次上机工作完毕后，做好备份，以防意外事故，备份数据及磁盘由专人保管；

5、各级用户、网络终端，在系统运行过程中如操作人员要离开工作现场，必须在离开前正常退出系统，以防止数据丢失或其他人员操作；

6、出纳人员不允许进行系统性操作；