归档文件整理讲义

归档文件整理讲义
一、收集工作
（一）收集（归档）范围
凡本单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，均属归档范围。

它包括三个方面：一是本单位制发的正式文件（包括代上级机关起草的文件）；二是外单位的来文；三是本单位形成的没有文号的文件。

（二）收集要求与方法
１、要求：指对文件材料的要求。

（1）要齐全完整。

本单位的发文要签发手续齐全，正文与底稿(或发文稿纸)齐全；会议记录要有时间、地点，参加对象、记录人、会议主要内容。

（2）用纸要规范。

特别是记录本，不能用小于16K的普通练习本，应选择16K或A4用纸。

过小的要进行粘贴。

（3）要求使用耐久的字迹材料，如黑墨水、红印泥、激光打印；不能用圆珠笔、复写纸、传真纸、色带打印等不耐久的字迹材料。

２、收集方法
定期收集与平时收集相结合，要主动收集，还要把好发文关，要有规范的文书处理程序。

二、整理
归档文件的整理是将应该归档的文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

首先要做到四个分开。

（一）归档与不归档的文件材料分开
收集来的文件并不是每一份都要归档的，我们要纠正两种错误认识，一是有文必档，二是红头文件（上级来文）都要归档。

一般有以下几种文件可以不归档。

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（二）年度分开
文书档案是按年度进行整理的，如果你这个单位几年未整理了，那么首先要将各年度的材料分开，同一个年度的文件材料放在一起，注意几点：
１、一般以文件形成日期为准。

２、计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度。

３、跨年度形成的会议文件归闭幕年。

４、几份文件作一件时，“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。

（三）保管期限分开
目前，文书档案分永久和定期两种。

定期中再分为30年和10年。

各单位应根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，结合本单位的实际，制订出一个科学、合理的保管期限表。

以此为依据对归档文件划定保管期限。

我们不能随意延长保管期限。

（四）类别分开
按内设机构进行分类。

经过实践，这种分类法比较直观，便于操作，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类目名称，各类之间的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯顺序排列。

在分类时，是哪个组织（内设）机构在职能活动中形成的文件，即归入该机构；由几个机构共同承办的文件，归入主办机构。

需要说明的是：我们现在采用的是年度——
保管期限分类法，所以各类别之间只起到一个排列顺序的作用。

（五）装订
1、件的确定。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿(发文稿纸)为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件,正文与文件处理单为一件；来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)为一件；另外，报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；会议记录以一次会议为一件；介绍信存根可以一本为一件；调资表以一次为一件。

2、件内排列：正文在前，定稿在后；正文在前，发文稿件在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；文件处理单在前，正文在后。

3、一般以件为单位装订，会议记录、会议材料等成套性的可装订在一起。

4、永久、30年保存的文件需换不锈钢钉，较厚的可三孔一线装订。

（六）排列
在同一保管期限内的归档文件应按分类表上各个条目的排序进行排列，同一条目的文件应按时间顺序集中排列。

不同保管期限的文件不能混在一起。

因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。

（七）盖归档章和页数章
归档章应盖在每件文件首页的正上方居中位置，格式为：
页数章盖在每份文件首页的右上角，格式为
（八）编制归档号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。

包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构（问题）等项目。

其中机构（问题）、馆编件号都不要填写。

１、全宗号：档案馆给各立档单位的代号。

２、年度：填写文件归档年度，用四位阿拉伯数字表示。

３、保管期限：可填写归档文件保管期限的简称（永、
30年、10年）。

４、室编件号：在归档章室编件号的位置上，按照归档文件的排列顺序进行编号。

注意：（1）每份文件都必须编件号；（2）同一年度，同一保管期限的只编一个流水号；（3）归档章的最后两格作“收文章”使用。

5、总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总
数。

（九）编目
归档文件在编好件号以后就应按照件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

１、件号：填写室编件号。

２、责任者：制发文件的组织或个人即文件的发文机关或署名者。

除了著作、论文等署个人姓名外，其它不填个人姓名。

如一件文件有几个作者，只要填写一至二个主要作者加“等”。

３、文号：文件的发文字号。

一般由机关代字、年度、顺序号组成。

如：通发[2005]6号。

注意：不能把期刊号填在此栏。

４、题名：文件标题。

注意：
（1）任免、奖惩文件，题名中未体现本单位或本单位人的姓名，但文件中有本单位或本单位的人，原题名照抄，把本单位或本单位人的姓名补充在原题名后面并加“（）”。

（2）介绍信及存根必须把每个人的姓名都写上。

如：组织关系介绍信（XXX、XXX、XXX）。

（3）会议记录，要写上每次会议的主要议题，整个题名加方括号。

（4）文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录。

（5）没有题名或题名不规范的要自拟标题并加中括号，但不能在文件标题上涂改。

（6）文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时，附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。

（7）如果文件标题太长，题名栏输不下，可输在文本栏，并在题名栏注明“详见文本”。

5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注
年月日。

如：20040102。

6、页数：每一件归档文件的页数。

文件中有图文的
页面为一页。

7、备注：注释文件需说明的情况。

归档文件目录用纸为A4型，永久、30年的一式二份，一份装订成册，一份报档案局。

（十）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考表项目。

注意：不是同一保管期限的不能装在一个盒里，建议使用统一厚度的档案盒。

1、档案盒封面应标明全宗名称。

2、在盒脊上填写全宗号、年度（阿拉伯数
字）、保管期限、室编件号。

其中，起止件号
填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。

虚
线上方写起号，虚线下方写止号，
盒号可不编，要编用铅笔。

分保管期限编历年大
流水号。

3、备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文
件情况说明、整理人、检查人和日期。

（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺
损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

一般指
本单位档案人员。

（3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

（4）日期：归档文件整理完毕的日期。