秘书学复习资料

秘书学复习资料
秘书学
一、名词解释：
1、秘书：秘书是从事办公室程序性工作，，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

2、秘书学：秘书学是研究秘书工作和秘书活动的特性的规律的科学。

3、秘书工作机构名称：
①广义上是指秘书长、办公厅或办公室主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。

②狭义上是指以秘书命名的局、处、科、室、股，统辖于机关单位办公厅之下，只负责文书、绘物、联络、接待等工作。

4、秘书机构的组织形式：
①分理制：所有的秘书工作在办公室之下必须分设部门，例如:机要科、档案科、秘书科
②综理制：所有的秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理
5、工作程序：指工作中的每一个环节和他们之间的先后排列次序、操作步骤，环节不能随意增加或减少，次序也不能任意的颠倒或随意排列。

6、工作方法：指工作中的技能和操作方法，它既需要秘书人员具有一定的知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。

7、信息系统：由若干个运动着的子系统，构成并相互连接、相互作
用，形成信息环绕、回路的工作系统。

8、办公自动化（OA）：是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、信息科学和行为科学应用于数据信息与非数据信息的办公活动。

9、社会角色;指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利
和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。

10、督查：指秘书协助领导，把已经部署却拖延不办理或办理不利的工作自上而下地督促、检查、是指落实、妥善。

11、保密工作：由于国家机密是关系国家的安全与利益，依照法定规定程序，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。

12、调查：调查是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程；研究是指调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。

13、行文关系：指发文机关和收文机关之间的文件往来关系。

14、公文立卷：指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定考察利用价值的文件材料，按照他们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

15、会议：指三个人以上，聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。

16、信访工作：信访通常是群众来信和群众来访的简称。

国务院令布的《信访条例》指出：“信访工作是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，已
发由有关行政机关处理的活动。

17、沟通：沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流。

18、协调：经过协商、沟通、调和、调解、使产生隔阂、失调、差异乃至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致。

19、岗位责任制：由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员扥工作岗位名称和实质内容。

二、分析题
1.秘书工作机构设臵有哪几项原则？
①精简原则
②纵向层次尽量少
③横向幅度可适度加大
2.秘书工作机构有哪些职能？
①助手职能
②参谋职能
③枢纽职能
④协调职能
⑤保密职能
⑥公关职能
3.秘书部门管理包括哪些内容？
①机构与部门职责
②岗位责任制
③工作程序和工作方法
④信息系统
⑤办公自动化
4.秘书人员怎样进行自我管理？
工作管理行为管理时间管理办公环境管理
5.秘书应具有哪些能力？
写作口头表达听知阅读概括社交活动协调观察分析应变使用办公器械预测
6.秘书应具有怎样的知识结构？
基础知识专业知识行业知识相关知识
7.秘书应具有哪些职业道德？
①忠于职守
②严守秘密
③恪守信用
④文明礼貌
⑤廉洁奉公
8.督查工作应遵循哪些原则和方法？
①领导负责
②分级负责
③实事求是
④不直接办案
⑤讲求时效
9.秘书保密工作主要有哪几个方面？
①文件保密
②会议保密
③通讯保密
④电脑保密
⑤涉外保密
10.秘书为什幺做好值班工作？
保证迅速及时地传递信息
确保财物安全
11.你认为秘书的社会地位应该是怎样的？
①秘书是社会发展的必然产物
②秘书是领导联系工作的窗口
③秘书是领导的社会形象
④秘书是领导与基层沟通的桥梁
⑤秘书是上司的替身
⑥秘书是群众的代言人
12.秘书如何才能扮演好自己的角色？
责任意识服从意识配角意识和主角意识对上司：
①主动配合，适应
②服从但不盲从
③委婉提醒，适时规劝
④维护上司间团结
对同事及其他：
1)真诚的关心别人
2)同等友好
3)维护团结
4)广结良缘
5)区分主次
6)一视同仁，以礼相待
7)发挥微笑的魅力
8)记住别人的姓名
13.秘书处理人际关系的一般准则有
尊重礼貌和礼仪乐于助人赞美他人宽容与体谅公允：公正、诚实、既不自欺，也不欺人
14.秘书应怎样处理好与上司的关系？
主动配合，适应
服从但不盲从
委婉提醒，适时规劝
维护上司间团结
15.秘书应怎样处理好与一般同事的关系？
①真诚的关心别人
②同等友好
③维护团结
④广结良缘
⑤区分主次
⑥一视同仁，以礼相待
⑦发挥微笑的魅力
⑧记住别人的姓名
16、秘书应注意收集哪几方面的信息：
政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息、未来信息
17、秘书应该怎样综合处理信息：首先要熟悉自己上司的工作、做到实事求是、并抱有谦虚的态度依靠各部门的配合获得有价值的信息。

在信息的收集上做到筛选分类、对于道听途说的信息进行选择性汇报、对信息进行整理和保管并在其过程中对信息进行鉴别与加工做到精简、做到自身的广闻博见、收集的信息一定准确真实。

18、重大课题的调查研究应该用怎样的程序和步骤：
①确定调查研究的课题
②确定调查的对象、类型和方式
③拟定调查项目和提醒
④规定调查的时间和地点
⑤制定调查研究计划
⑥组织调查研究实施
⑦研究调查资料
⑧撰写调查研究报告
19、收文和发文的办公程序是怎样选择的：
收文程序先后顺序为签收、拆封和登记；分办和传阅；拟办和批办；承办和注办。

发文程序的先后顺序为拟稿、审稿和签发；缮印与校对；用印、登记和分发。

20、怎样来进行公文立卷：
首先要根据文件的特征组卷，特征包括问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征。

其次，在组卷之后要保存文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

21、会议有哪些要素，起什么作用：
要素：与会者、主持人、议题、名称、时间。

地点；作用：主持人起到组织、领导会议达到预期目的的作用。

每一个正式成员应起到认真听取、积极思考并发表意见、负责地表态或投诉庄严的一票的作用。

受邀请或列席者则应该或是表示祝贺或是了解、学习，并在会后起到宣传的作用。

22、会前一般应做好哪些准备工作：
会议计划和成本预算、文件准备、会场准备、会议议程、程序的拟定
23、会间、会后秘书应做好哪些工作：
会间秘书应该做好会议记录。

会后秘书应完善各项会后事务：会场清理、人员离会、会议决算；做好会后文书立卷；进行会议传达；做好会议催办
24、办公室管理的内容与要求：
整洁；安静；光线、空气与温度；色调与美化
25、接打电话的要求：
①正确、有效、礼貌
②接听电话的程序与要求
③打出电话的程序和要求
26、会议成本=X+2J*N*T（X：显示性成本总和，J：参会人员每小时平均工资，N：人数，T：时间）。