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机械设备技术档案管理制度
机械设备技术档案管理制度
一、机械设备的技术档案管理是机械设备自购入开始直到报废为止，整个全过程中有系统的历史资料。
二、各级机械管理部门都必须按规定要求建立机械设备的技术档案。
三、机械设备的技术资料归档必须及时、准确、完整、妥善保管。
四、机械设备的档案的主要内容：
1、大型、重点设备的购置的可行性报告和技术经济分析论证资料。
2、设备购置申请表、进口设备、控购设备的申请和批准文件。
3、原机技术文件包括：使用、保养、修理说明书、零配件及易损件图表、图细、装箱单、出厂合格证及其它有关资料。
4、机械设备的基本情况；包括型号、规格、机械附属装置、随机配件等技术资料。
5、新购设备的开箱验收记录。
6、新购设备的安装验收记录。
7、新购设备的调试运行或走合记录。
8、交接清单。
9、机械设备的高级保养记录，大修理记录，保护中的各项技术经济资料。
10、机械设备的技术改造、改装的批准文件、图纸、技术鉴定等资料。
11、历时机械设备评比记录。
五、机械设备履历书由使用单位管理，其内容主要有：
1、机械规格说明，由机务部门建立履历书时一次性认真填写清楚。
2、随机工具及配件，附属装置明细记录。
3、交接情况记录。
4、实际作业记录。
5、小修、保养、检查记录。
6、技术改造记录。
7、事故分析及记录。
8、历次有关评比及记录。
设备技术档案管理制度(5篇)
设备技术档案管理制度l、设备技术档案是技术管理的组成部分,是设备维修的重要依据，必须不断提高管理水平，使档案及时地为设备管理维修服务。
2、为加强对档案的管理，所有设备技术资料和图纸一律必须交付档案室或机电科统一管理，在没有办理交接手续前，任何人不得私自动用和存放。
3、档案室或机电科对需要归档的技术文件资料，要及时做好收集、整理、鉴定、统计、保管，做到分类登记，系统排列，编目建卡，补充调整，保证档案的完整、准确和齐全。
4、凡是反映设备一生全过程管理的，具有长期保存价值的，一定要按归档制度作为真实的历史记录。
集中统一保管起来的技术文件材料，都是设备档案归档的内容，设备档案的具体内容：一是设备进厂后开箱验收过程中产生的技术文件；二是设备安装试车过程中产生的技术文件；三是设备投产后使用、维修和改装记录资料。
5、技术档案归档的时间和要求：每项工作结束后十天内，将各种技术资料妥善分类整理后，交档案室或机电科归档，并办理交接手续，清点无误，双方签字后方可移交。
归档的技术文件资料，应符合国标、部门和企业标准要求，凡有关设备方面的技术文件资料，有保存价值的应及时交档案室归档。
不得私自保存和丢失，归档的技术资料不得空项，做到数据准确可靠。
文字清晰整齐，签字手续齐全。
6、设备档案的管理、鉴定与销毁(1)对归档的技术文件，资料应及时进行登记、建账、整理、归档。
(2)档案的编号应符合标准的要求，依据档案的管理原则，分类保存，档案编号力求简明，并建索引目录，便于查找。
(3)保护档案的安全，做好防火、防潮、防霉、防晒。
(4)设备档案资料需要销毁时，由矿总工程师组织有关人员鉴定，确无保存利用价值的方可销毁，销毁的档案应造清册，保存备查。
7、设备图纸应按各种设备的类型，进行整理、编制、存放。
图纸的尺寸，绘制的方法及符号标记，都要符合国家标准。
8、技术档案、图纸的借阅：(1)设备档案、底图和原始资料，不得借用，仅供室查阅，如需借阅者必须办理手续，注明借阅时间，按时交回，如有丢失应及时报告档案室，查明原因酌情处理。
特种设备技术档案管理制度（5篇）
特种设备技术档案管理制度为了建立健全我公司特种设备安全技术档案管理工作，加强对本单位特种设备安全技术档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本单位实际情况，特制定本办法。
一、本单位档案管理体制1、本单位档案管理机构：安监部统一管理本单位的特种设备技术档案。
2、本单位指定专人管理特种设备技术档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
二、立卷归档制度1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。
特种设备管理部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交档案室集中保存。
2、归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。
包括特种设备注册登记表、使用证复印件、设计文件、制造单位的产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；特种设备定期检验和定期自行检查的记录；特种设备的日常使用状况记录；特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；特种设备运行故意和事故及处理记录；特种设备重大修理改造竣工档案；停用、缓检的相关申请资料等。
以及特种设备有关往来函件(含传真、电子邮件等)、照片等各种形式、载体的文件。
3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：3、1、按年形成的文件，第二年上半年归档。
3、2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
3、3、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
3、4、特种设备电梯重大维修验收及年检验收合格后，三个月内归档。
4、归档要求4、1、材料完整齐全。
4、2、系统、条理、保持有机联系。
凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。
文件分类准确、立卷合理。
4、3、立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。
4、4、在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。
对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。
设备档案资料管理制度（4篇）
设备档案资料管理制度第一章总则第一条为了加强设备档案资料的管理，确保设备档案的完整性和准确性，提高设备档案的利用率，制定本制度。
第二章设备档案责任部门第二条设备档案的管理由设备管理部门负责。
第三章设备档案的建立和完善第三条设备档案的建立和完善应按照文件分类、标注归档、定期更新的原则进行。
第四条设备档案的种类包括：设备购置合同、设备维修记录、设备保养记录、设备年度检验报告、设备维修保养计划等。
第五条设备档案资料管理应确保设备档案的完整性，不得随意删除、丢失或私自更改档案资料。
第六条设备档案资料管理应以电子档案形式为主，同时备有纸质档案。
第七条设备档案资料管理应定期更新，确保档案的时效性和准确性。
第八条设备档案应按照设备编号和分类进行归档，并进行标注和整理，便于查找和利用。
第四章设备档案管理流程第九条设备档案管理流程包括：档案建立、档案整理、档案存储、档案更新、档案借阅和档案销毁等环节。
第十条档案建立包括设备档案的登记和归类，设备档案的登记应包括设备的基本信息，包括设备名称、设备型号、设备编号、设备来源等，设备档案的归类应按照设备的使用性质进行分类。
第十一条档案整理包括将设备档案资料按照一定的格式整理，确保档案资料的准确性和完整性。
第十二条档案存储应按照设备编号和分类进行归档，同时进行标注和整理，确保档案的易查找和利用。
第十三条档案更新应定期更新档案资料，及时更新设备的维修记录、保养记录、年度检验报告等。
第十四条档案借阅应按照相关规定进行，借阅人应填写借阅登记表，并保证档案的安全性和完整性。
第十五条档案销毁应按照相关规定进行，销毁前应进行备份和备案，并进行安全销毁。
第五章设备档案的保密和安全第十六条设备档案的保密和安全应按照相关规定进行，未经授权不得随意查看、复制或传递档案资料。
第十七条设备档案资料管理应加强信息安全管理，采取相应的信息技术手段，确保档案资料的安全性。
第十八条设备档案资料管理应定期进行备份，同时备份数据应存放在安全可靠的地方。
技术、设备档案、图纸资料管理制度(5篇)
技术、设备档案、图纸资料管理制度一、凡全公司的设备图纸、技术资料(图纸资料、设备使用说明书及备件目录等)，必须整理整齐，装订成册，由生产设备科统一管理。
二、外文资料由生产设备科组织或联系有关人员翻译后交车间使用，车间使用份数应由技术部门根据需要确定，不得随意流出厂外。
三、有关工艺改革的技术文件，包括计划申报表，实施工艺措施，鉴定报告等，详尽整理后及时归档。
四、编制全公司专用生产设备科技术资料目录，索引以方便查阅。
五、生产设备科的图纸、资料不得随意借阅，有关管理人员、生产人员确需借阅的，需到供应部办理借阅手续。
六、生产设备科应健全资料借阅手续，借阅人需在借阅登记簿上签字。
七、任何人不得破坏资料的完整性，存档资料缺损的，由供应部负责，外借资料缺损的由借阅人负责。
八、资料外借期限为两周，超过两周的，供应部应主动追索，因生产需要，借阅人仍在使用的，应办理续借手续。
技术、设备档案、图纸资料管理制度（2）是指组织内部建立起来的一套管理制度，旨在规范技术、设备档案和图纸资料的收集、存储、使用和保护等各个环节，确保相关信息的准确性、完整性和可追溯性。
以下是一份针对技术、设备档案、图纸资料管理的制度框架：1. 目的和适用范围：- 说明制度的目的，例如统一管理技术、设备档案和图纸资料，提供信息支持和保障。
- 界定制度适用的范围，例如适用于所有相关部门、岗位或项目。
2. 责任和权限：- 确定技术、设备档案和图纸资料管理的责任人，如技术文档管理员、资料保管员等。
- 确定相关人员的权限范围，如查阅、修改、复制等。
3. 资料收集、归档和备份：- 说明如何进行技术、设备档案和图纸资料的收集和归档，包括流程、方法和要求。
- 规定备份技术、设备档案和图纸资料的频率和方式，确保数据的可恢复性和安全性。
4. 资料存储和保护：- 规定技术、设备档案和图纸资料的存储位置、方式和条件，如文件柜、电子文档管理系统等。
- 制定保护技术、设备档案和图纸资料的措施和要求，如防火、防盗、防灾等。
设备档案资料管理制度
设备档案资料管理制度第一章总则第一条为了加强公司设备档案资料的管理，确保档案资料的完整性和准确性，提高设备管理的效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有设备档案资料的管理，包括设备购置、使用、维修、报废等全过程的档案资料。
第三条设备档案资料管理遵循以下原则：1. 真实性：档案资料必须真实反映设备的使用情况和维修情况。
2. 完整性：档案资料必须完整，包括设备购置、使用、维修、报废等各个环节的资料。
3. 准确性：档案资料必须准确，不得有误。
4. 及时性：档案资料的更新和归档必须及时。
第二章设备档案资料的分类和归档第四条设备档案资料分为以下几类：1. 设备购置档案：包括设备购置合同、设备说明书、设备验收报告等。
2. 设备使用档案：包括设备使用说明书、设备操作规程、设备维护保养记录等。
3. 设备维修档案：包括设备维修记录、维修报告、维修配件更换记录等。
4. 设备报废档案：包括设备报废申请、设备报废审批、设备报废处理记录等。
第五条设备档案资料的归档程序：1. 设备购置档案：设备购置完成后，由设备管理部门负责将购置合同、设备说明书、设备验收报告等资料整理归档。
2. 设备使用档案：设备使用过程中，由设备使用部门负责将设备使用说明书、设备操作规程、设备维护保养记录等资料整理归档。
3. 设备维修档案：设备维修完成后，由设备维修部门负责将维修记录、维修报告、维修配件更换记录等资料整理归档。
4. 设备报废档案：设备报废申请审批完成后，由设备管理部门负责将设备报废申请、设备报废审批、设备报废处理记录等资料整理归档。
第三章设备档案资料的管理和维护第六条设备档案资料的管理和维护由设备管理部门负责，包括以下内容：1. 建立设备档案资料的台账，对档案资料进行编号和登记。
2. 对档案资料进行分类存放，确保档案资料的完整性和准确性。
3. 对档案资料进行定期检查和维护，确保档案资料的完整性和安全性。
4. 对档案资料进行定期清理和更新，确保档案资料的时效性。
实验室设备档案管理制度
一、总则为规范实验室设备档案管理工作，提高设备档案管理的科学化、规范化水平，确保设备档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
二、管理职责1. 实验室主任负责实验室设备档案管理的全面工作，对设备档案的完整性、准确性、安全性负责。
2. 设备管理员负责设备档案的日常管理工作，包括设备档案的收集、整理、归档、保管、利用等。
3. 使用人员负责设备的使用、维护和保养，对设备档案的真实性、完整性负责。
三、设备档案的收集与归档1. 设备档案的收集范围包括：设备采购合同、技术参数、操作规程、维修记录、验收报告、报废证明等。
2. 设备档案的归档要求：（1）归档材料应真实、完整、准确，符合国家相关法律法规和行业标准。
（2）归档材料应分类整理，按设备类别、编号、使用年限等进行排列。
（3）归档材料应加盖归档印章，注明归档时间。
四、设备档案的保管与利用1. 设备档案的保管：（1）设备档案应存放在安全、干燥、通风的场所，防止受潮、受热、受虫蛀、受污染。
（2）设备档案应实行双人保管，确保档案的安全。
（3）设备档案的借阅需经设备管理员批准，借阅人需填写借阅登记表。
2. 设备档案的利用：（1）设备档案的利用应遵循“便于利用、确保安全”的原则。
（2）设备档案的查阅、复制等需经设备管理员批准。
（3）查阅、复制设备档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露国家秘密和商业秘密。
五、设备档案的更新与维护1. 设备档案的更新：（1）设备在使用过程中，如发生技术参数、操作规程等变更，应及时更新设备档案。
（2）设备报废、维修等，应及时更新设备档案。
2. 设备档案的维护：（1）定期检查设备档案的保管状况，确保档案的完好。
（2）对损坏、丢失的设备档案，应及时补齐。
六、奖惩1. 对在设备档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反设备档案管理制度，造成档案损坏、丢失、泄密等行为的，将依法追究责任。
七、附则1. 本制度由实验室主任负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
设备资料档案管理制度（4篇）
设备资料档案管理制度第一章总则第一条为了科学、规范地管理设备资料档案，提高设备资料档案利用率和管理效率，制定设备资料档案管理制度。
第二章设备资料档案的定义和内容第二条设备资料档案是指与设备有关的各种文件、资料和信息的集合，包括但不限于设备台帐、设备合同、设备采购和维修记录、设备维保手册、设备调试记录等。
第三条设备资料档案应包括以下内容：（一）设备资料档案编号、名称、所属部门、设备型号和规格、生产厂家等基本信息；（二）设备购置、验收、维修保养、检测、报废等各个环节的相关文件和记录；（三）设备相关的证书、合同、技术文件等。
（四）其他与设备相关的重要文件和资料。
第三章设备资料档案的建立和维护第四条设备资料档案应按照归档原则建立，每个设备都应有相应的资料档案。
第五条设备资料档案应由设备管理部门负责建立和维护，设备使用部门提供相关文件和资料，并配合设备管理部门进行整理和归档。
第六条设备资料档案的建立和维护应按照标准化的流程进行，包括设备资料档案的编号、名称、存档位置、档案管理责任人等。
第七条设备资料档案的更新和维护应定期进行，确保档案的完整性和准确性。
第八条设备资料档案的存储应符合保密要求，避免泄露和损坏，并采取措施保证资料的易查找和保管安全。
第四章设备资料档案的利用第九条设备资料档案的利用应符合相关规定，未经授权，不得随意查阅和复制资料。
第十条设备使用部门可以依据实际需要向设备管理部门申请查阅设备资料档案，设备管理部门应及时提供相应资料。
第十一条设备资料档案可以用于设备维修保养、设备巡检、设备更换、设备报废等各项管理活动，提供有效的参考和依据。
第五章设备资料档案的报废和转移第十二条设备资料档案应根据文件保存期限的要求，定期进行清理和更新，清理后的档案应按规定进行报废处理。
第十三条设备资料档案在设备报废后，应及时进行转移和归档，确保档案的连贯性和完整性。
第十四条设备资料档案转移时应编制“档案转移清单”，详细记录转移的档案名称、数量和转移目的地等信息。
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XX制造有限公司设备技术档案管理办法1.总则：1.1 为建立､健全公司设备技术档案工作,完整保存和科学管理公司的设备技术档案,充分发挥设备技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务,特制订本管理制度｡1.2 本公司设备技术档案是指各技术部门、分厂在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的具有归档保存价值的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。
设备档案资料应当包括下列内容：（1）设备制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单、图纸等（2）设计院的设计图纸、技术说明、设计计算书、设备清单等（3）设备附录及工具清单（4）设备大、年修理施工总结、记录，竣工验收单，修理检测记录（5）精度校验及检验记录（6）设备改造、更新技术（7）设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）（8）设备技术状况鉴定表（9）设备基础图及土建图（10）设备结构及易损件、主要配件图纸（11）设备维护检修规程（12）其他资料1.3 按介质划分设备档案资料可分为下述类型：（1）纸拷贝（蓝图、透明图、照片、白图和其它印刷文件）（2）电子文档（用CAD或其它软件形成的设计图、文字资料和音像制品等）2.管理职责2.1设备部是设备技术档案的归口管理部门。
2.2按照集中统一管理设备技术档案的基本原则，公司设备部设立设备技术档案室（以下简称档案室），并配备专职人员管理。
档案室在设备部的直接领导下，集中统一管理全公司的设备、基建等设备技术档案。
建立、健全设备技术档案工作，达到全公司设备技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
2.3公司各职能部门、分厂要把设备技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术资料及时、完整归档，按制度借阅并及时返还，并在使用中对技术档案中的错误及时通知档案室或设备部，以保证全公司设备技术档案工作的顺利开展。
3.设备档案的归档3.1技改和基建项目结束后一个月内应速将下述技术资料归档:(1)工程施工执照，开工报告(2)各专业施工图会审记录（土建、水暖、电气、通风等）(3)设计变更通知单(4)施工单位与建设单位往来的联系单(5)工程定位测量及放线记录(6)地基承载力复查记录或打桩记录(7)建筑物、构建物的沉降变形观测记录(8)水泥出厂质量证明及检验报告(9)钢材出厂质量证明及试验报告(10)金属焊接试验报告及采用焊条证明(11)红砖出场证明及试验报告（抗压试验及抗冻试验）(12)砂、浆强度试验报告(13)混凝土试验配合比及强度试验报告(14)防水、保温材料出厂证明、试验报告(15)采用构件配件出厂证明(16)隐蔽（吊装）工程验收记录(17)水暖、设备管道试调、试压记录(18)电气接地电阻、绝缘电阻测验记录(19)工程质量事故处理资料(20)分步分项工程质量评定表(21)单位工程质量评定表(22)工程竣工验收证明(23)工程交工验收证明(24)工程竣工图(25)设备随机技术文件(26)设备调试报告或试验报告原施工图变更不大，不影响工程质量。
有变更说明、变更图纸、施工单位在图纸封面上加盖竣工图专章，并有技术负责人签字的，亦可作为竣工图。
3.2大、年修项目结束后二周内应速将下述技术资料归档:(1)大、年修计划表(2)备件清单(3)开、竣工报告(4)竣工图及设计变更通知单(5)油品化验报告(6)设备调试报告(7)竣工验收报告(8)大、年修总结3..3定修项目结束二日内应应速将下述技术资料归档:(1)定修计划表(2)定修检查记录3.4凡外来、外购设备的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等技术文件在开箱前，有关单位必须通知设备管理人员或资料管理人员参加资料清点，如数归档。
在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有。
3.5对于测绘的备件图纸应在一周内归档，对未归档的图纸，设备部将不予安排备件订货。
3.6归档的资料由工程负责人、专业技术人员按类别整理后交档案员归档。
凡归档的技术资料应完整、准确、卫生、图面清晰，幅面符合标准，字迹工整。
电子文档归档时应以光盘形式移交，光盘应装袋保管。
凡不符合归档要求或技术文件资料不全的，档案员有权拒绝接收。
3.7资料归档时，档案员应出具归档资料移交单（见附录1），移交人和接收人签字后双方各留存一份。
4.设备技术档案的保管4.1对已经归档的设备技术资料应根据资料内容分类，在三日内完成上帐、编号、装卷等工作，以便于借阅。
4.2设备技术资料归档、装卷要遵循下述原则：(1)根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形成等实际情况，在兼顾文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的技术资料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
(2)将最能反映设备购置概况的文件材料，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料、设备的工作程序及重要程序，依次系统排列。
(3)卷内文件材料按文字材料在前、图表在后的要求排列。
(4)拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
(5)设备文件材料采用卷盒的保管形式，图纸按卷盒规格叠成手风琴式，引进设备文件卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
(6)全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。
(7)归档的案卷必须填写卷内目录(见附录2)，卷内目录可打印，也可用蓝黑或碳素笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。
(8)每个案卷内要附卷内卡片(见附录3)，写明本案卷的卷号、图纸和文件材料的总页数，借阅者的姓名、借期和还期。
(9)拟定案卷标题和卷号，案卷标题要简明、准确。
对进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内。
外文说明书必须有中文译名。
卷号拟定原则见附录4.(10)确定设备档案卷内文件的保管期限。
对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，定为长期保管。
设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限与设备共存。
4.3同样内容的档案一般应一式二份，一份借阅，一份存档。
对于只有一份且常用的技术资料，应尽量复制副本，原件存档，副本借阅。
4.4蓝图、底图和电子文档要分别建账（附录5、附录6）。
4.5编制《档案检索目录》（附录7），做到定位存放，妥善保管，方便使用。
4.6备件图纸要加盖“受控”章4.7档案员的职责档案员要履行下述职责：(1)认真贯彻公司设备技术档案工作的方针政策，钻研业务，提高管理水平，保证设备技术档案工作任务的完成。
积极主动地为生产、开发提供技术资料。
(2)科学地管理全公司设备技术档案，办理设备技术档案的接收、分类、装卷、登记、保管、复制、借阅、发放、统计等工作。
(3)遵守公司保密制度，不泄漏档案内容(4)做好档案安全工作,防盗、防火、防水、防霉、防鼠、防蛀(5)严格执行设备技术档案的保管、借阅、发放制度。
(6)对破损或变质的档案要及时修补和提出复制。
(7)保持档案室内整洁、卫生。
下班前要关闭室内电源，锁好门窗。
5.设备技术档案的借阅5.1凡本公司技术人员、工作人员，因工作需要且履行规定的手续均可借阅设备技术档案。
借阅后请妥善保管这，按期交回。
借阅档案要履行下述手续：●填写借阅卡（见附录8）●填写卷内卡片，由档案员从卷内抽出保管。
●填写借阅账（见附录9）5.2档案一般应成卷借阅，尽量不要只借阅卷内某一部分。
档案借阅前双方应仔细核对卷内文件张数，否则，一旦缺页应由借阅人负责。
5.3档案借期一般不能超过二周，法定假日前档案应全部交回档案保管。
5.4无副本的技术档案一般只能在档案室内查阅，不得带出。
5.5档案返回时档案员要仔细核对卷内文件张数，否则，一旦缺页应由档案员负责。
在确定归还的档案无误后，档案员要在借阅账和卷内卡片上注明归还日期并将卷内卡片装入卷内。
5.6除改图外电子文档和底图一般不借阅。
5.7外单位借阅设备档案需经设备部长批准，只可在档案室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出档案室。
外单位人员因工作需要，需将档案资料带出档案室，应当经设备副总批准。
5.8本单位人员调出我公司或者办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到档案室办理归还手续。
否则，人事部不得办理调动或者退休手续。
5.9借阅者有义务保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。
如发现丢失或有损坏者，由档案员及时向主管领导汇报，并根据其损坏的程度及档案的重要性提出进行经济处罚的建议，报主管领导审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行经济处罚。
6.设备档案的复制和发放6.1有下述之一者可以申请设备档案复制：●设备的检修、改造和基建●设备和备件的定货●设备维护●教育和培训●其它需求6.2因破损或霉变的档案，复制后，原档案保管期限为半年。
因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。
6.3设备档案复制要履行下述手续：●填写图纸托晒单（见附录10），注明复制的档案名称、图号及用途●经办人和本单位领导签字●设备部部长（副部长签字）●数量特别大时由设备副总签字6.4为了降低设备档案复制成本，一般应优先采用晒图方式，尽量不用或少采用复印方式。
6.5档案复制后档案员应登记上账（见附录11）并在二个工作日内通知经办人领取。
7.设备档案的修改、鉴定与销毁7.1图纸出现错误或与设备现状不同要及时修改图纸。
修改图纸要履行下列手续：●分厂主管工程师提出●填写图纸修改申请单（见附录12）●设备部主管工程师审核●设备部部长批准因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。
7.2修改图纸要连同底图一起修改并按规定在图纸上签字。
7.3设备部将根据设备及档案状况定期组织专业技术人员对设备档案进行鉴定，鉴定结束后将鉴定结论填写在设备档案鉴定书上（见附录13）。
7.4.设备调出时，设备档案随之调出；设备报废时设备档案随之销毁。
7.5凡要销毁的设备技术档案，必须造具清册（见附录14），经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，以防失密。
销毁清册必须及时归档。
8.设备档案的保密制度8.1公司职工必须严守机密，维护设备技术档案的安全。
借阅者必须履行借阅手续，对已借阅的设备档案要妥善保管，不得遗失和损坏。
8.2设备技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。
8.3非工作人员未经允许，不得随意翻阅设备技术档案。
8.4技术档案一般不允许带出公司。
8.5外单位借阅本公司技术资料必须经设备副总批准，且要办理借阅手续。
归档资料移交清单卷内目录卷号：卷名：附录3卷内卡片卷号：第9 页共17 页附录5 蓝（底）图账第9 页共17 页附录6 电子文档账附录7 档案检索目录单位：姓名：日期：见附录10 图纸托晒单单位：姓名：托晒日期：用图日期：单位领导：设备部：设备副总：单位：姓名：附录12 图纸修改申请单附录13 设备档案鉴定书设备档案鉴定书附录14销毁档案登记表销毁人：监销人：设备部：设备副总：第9 页共17 页。