企业公文管理办法

公文管理办法

为规范公文的制发、处理、归档流程，实现公文的闭合管理，提高工作效率，经公司研究，制定本办法。

一、发文管理

发文处理是公司制发文件的过程。

㈠公文制发流程

1、各部门根据工作需要起草文件，初稿完成后拟稿人负责填写文件审批单，交部门负责人审核。部门负责人要从内容、形式到法规政策等方面认真把关，做到观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚。

2、公文初稿经部门负责人审核后，交专业和分管领导审核。公文内容涉及跨专业、跨部门工作时，由公文拟制部门组织相关部门、专业进行会审，并交各分管领导会审。

3、公文会审结束后，行政办公室负责将公文进行登记编号，并报主要领导签发。

4、主要领导签发后，行政办公室秘书要对公文质量进行复核，确认无误后在1个工作日内予以印发或上报。

5、公文拟制部门是公文考核落实的第一责任部门，公文印发后，公文拟制部门要定期对文件运行情况进行考核、总结，反

馈信息，查找漏洞，并及时行文进行修改、补充、完善。公文上报后要及时与有关部门沟通，追踪审批情况。

6、公文印发或上报后，行政办公室负责将文件签批单及文件正本交档案室存档。

7、会议纪要的签发按照公文签发流程执行，并按照专业分工进行签发。即：

⑴安全办公会、党政联席会等会议纪要由董事长、经理签发。

⑵支部书记例会、工会、纪委、宣传等部门会议纪要由党委书记签发。

⑶安全专业会议纪要由安监处长签发。

⑷生产（采掘、机电、运输、通防、地测、调度等）专业会议纪要由生产副经理签发。

⑸经营、非煤等专业会议纪要由总会计师签发。

⑹洗选、煤销等专业会议纪要由经营副经理签发。

⑺技术、科研等专业会议纪要由总工程师签发。

⑻环保、计量、基建、物业、公安、后勤等专业会议纪要由经理助理签发。

会议纪要原则上不涉及奖罚政策，确需明确奖罚时，会议纪要由董事长、经理负责签发。

㈡公文格式

对照上级的公文管理格式，对公文的格式规定如下：

1、公文中出现的单位（部门）名称一律用全称。

2、行文文字、表格一律使用WORD编辑，页面纸张采用国际标准A4（特殊情况可用A3）。

3、正文标题字体为二号宋体加粗，正文一级题目为三号黑体，二级题目为三号楷体，正文为三号仿宋（附件内容可根据篇幅将字体适当缩小）。

4、正确使用结构层次序数，第一层次用“一、”，第二层次为“㈠”，第三层次为“1、”，第四层次为“⑴”，第五层次为“①”。

5、公文所引用的人名、地名、数字、引文必须准确，引用公文应当先引标题，后引发文号，发文号用括号索引。

6、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、成语中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。

7、公文页面设置上、下、左、右页边距分别为：2.8cm、2.8 cm、2.6cm、2.6cm。

8、正文行距为28磅。

㈢公文文号管理

根据上级行文文号的编制规范，对公文文号进行统一规范。具体如下：

1、按专业编制文号。按照安全、生产、经营、非煤、物业、综合、党群等专业，分别以“企业安字、企业生字、企业经营字、企业物业字、企业非煤字、企业办字、企业发”等文号进行编发或上报文件，序号统一排列。便文依此类推。

2、人事任免文件以“企业任字”文号印发。

3、人事招聘、职称晋升、日常工作等告知性的文件以“企业能源公司通知”的形式下发，由各分管领导负责签发。

4、会议纪要按照安全、生产、经营、非煤、综合、党群等类别进行编号下发。

二、收文管理

收文管理是指上级来文（公文、纪要、通知、传真、电报等）的接收处理过程。运行流程如下：

1、行政办公室秘书负责每天查收下载上级和上级来文，并分类登记造册，每天报主要领导签批。党群、工会、纪委、宣传等部门上级来文立即转党群工作部秘书，登记处理。报上级有关部门发至公司对口部门的邮件要立即转发，并电话通知相关部门。

2、生产调度室接收到上级传真通知后，由当班调度员及时传送至行政办公室，并电话询问是否收到。

3、有关人员外出参加会议带回的公文，要在1个工作日内交办公室，由办公室报主要领导审批。

4、主要领导批示的公文，由分管领导安排具体承办部门组织落实，根据公文轻重缓急，承办部门要在3个工作日之内形成落实意见，并将落实意见反馈行政办公室。

三、管理规定

1、实行公文会审制度。所有文件及重要会议纪要（安全办公会、党政联席会）印发前组织会审，征求各分管领导意见。各专业会议纪要由分管领导组织专业内会审后印发。

公文拟制人员及会审人员在会审公文及会议纪要过程中要

注明时间。

2、公文拟制人员要严格按照公文格式起草公文，并认真审核公文内容，避免内容出现矛盾、漏洞、错误，否则每处罚款15元，联责部门负责人10元。

3、行政办公室在下发文件前要认真审查，避免出现错误，否则每处对责任人罚款15元，联责文字副主任10元。

4、公司召开的重要会议，行政办公室要在2个工作日形成会议纪要，并履行会议纪要审批手续，确保在4个工作日内将会议纪要下发到各单位。每拖延1天，罚责任人20元，联责文字副主任10元。

5、各单位、各部门要明确公文接收责任人，负责建立公文接收记录（内容包括：接收时间、文件名称、落实意见等），并按时接收各类公文，接到领取公文通知后，要在1个工作日内将公文领回，交单位、部门负责人，否则每拖延1天罚款20元。

6、各单位、各部门负责人接到公文后，要认真组织传达学习，学习要有签名记录，党群工作部、行政办公室每周组织检查，每发现一次不传达学习，罚单位、部门负责人30元。

8、各部门凡向上级有关部门上报的电子文档，一律通过办公网系统以邮件形式上报。