文件记录管理程序
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序摘要：文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软件程序。
它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。
本文将介绍文件与记录控制程序的基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。
1. 引言文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。
随着信息的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理和控制文件和记录。
文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决策支持。
2. 基本概念文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。
文件是组织中用于存储信息的基本单位。
一个文件可以包含一个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。
记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。
记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。
目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理文件和记录的层次结构。
目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。
访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根据用户的权限限制对文件和记录的访问。
访问控制可以确保只有经过授权的用户才能访问和修改文件和记录。
版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。
版本控制可以跟踪文件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。
这有助于用户了解文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。
3. 功能文件与记录控制程序提供了一系列功能，以支持文件和记录的管理和控制。
以下是一些常见的功能：a. 文件创建和存储：文件与记录控制程序允许用户创建新的文件，并将其存储在适当的位置。
用户可以为文件指定名称、描述和其他属性。
b. 记录检索和更新：用户可以使用文件与记录控制程序快速检索和更新文件中的记录。
程序提供了各种检索和查询方式，使用户可以根据需要找到所需的记录。
工程项目文件记录管理制度
工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。
二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。
三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。
负责归档工作的人员应具备相关资质。
2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。
3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。
4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。
5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。
四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。
2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。
3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。
五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。
2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。
3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。
4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。
六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。
2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。
3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。
质量管理体系文件：记录控制程序
记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。
2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。
3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。
4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。
行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。
特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。
4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。
4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。
4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。
4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。
行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。
4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。
即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
文件记录控制程序
文件记录控制程序引言概述：文件记录控制程序是一种用于管理和维护组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织实现文件记录的有效管理和控制，提高工作效率和数据安全性。
本文将探讨文件记录控制程序的定义、功能和优势，并分析其在组织中的应用。
正文内容：一、定义和特点1.1定义：文件记录控制程序是一种用于管理和控制组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织对文件进行分类、标记和归档，实现对文件记录的有效管理。
1.2特点：1.2.1自动化管理：文件记录控制程序通过自动化的方式管理文件记录，提高了工作效率和准确性。
它可以根据预设的规则和流程对文件进行分类和归档，减少人工处理的时间和错误率。
1.2.2数据安全性：文件记录控制程序可以通过设置权限和加密等方式，提高文件记录的安全性。
它可以限制用户对文件的访问权限，并保护文件记录不被未经授权的人员访问和篡改。
1.2.3协作和共享：文件记录控制程序提供了协作和共享功能，可以方便不同部门和团队之间的文件共享和协作。
它可以实现多人同时对文件进行编辑和审批，提高工作效率和团队合作能力。
二、功能和应用2.1文件分类和标记2.1.1对文件进行分类：文件记录控制程序可以根据文件的属性和内容进行分类，方便用户对文件进行管理和查找。
它可以根据文件类型、日期、作者等信息进行分类。
2.1.2文件标记和检索：文件记录控制程序支持对文件进行标记和检索，用户可以为文件添加标签和关键字，方便后续的查找和管理。
2.2文件归档和存储2.2.1文件归档：文件记录控制程序可以将文件归档到统一的存储系统中，实现对文件的长期保存和备份。
它可以将文件压缩和加密，节省存储空间并保护文件的安全性。
2.2.2文件存储管理：文件记录控制程序可以管理组织的文件存储系统，包括空间分配、存储策略和备份等。
它可以监控存储空间的使用情况，并提供报警和优化建议，保证文件存储的可靠性和可用性。
2.3文件审批和流程管理2.3.1文件审批流程：文件记录控制程序可以定义文件的审批流程和权限，实现文件的在线审批和签批。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。
常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确保文件的准确性和合规性。
流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文件的丢失、损坏或未经授权的访问。
存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。
只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组织的需要进行规定。
一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用情况和变更记录。
这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
4.提升组织形象：一个良好的文件和记录控制管理程序可以提升组织的形象和信誉，增强利益相关方对组织的信任。
综上所述，文件和记录控制管理程序对于任何组织来说，都是一项重要的管理工作。
通过建立和实施这样的程序，可以更好地管理和控制文件和记录，提高组织的工作效率、信息安全性和形象，降低风险和成本。
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序文件和记录管理控制程序是一种计算机软件，用于管理和维护组织内的各种文件和记录。
随着企业和机构的信息化程度不断提高，文件和记录数量的增加使得简单的手动管理已经无法满足需求。
文件和记录管理控制程序通过电子化的方式，对文件和记录进行管理，提高了工作效率和管理水平。
1.文件存储和分类：通过文件和记录管理控制程序，用户可以将不同类型的文件和记录进行分类存储。
例如，可以按照部门、项目、时间等不同维度进行分类，方便用户查找和管理。
2.文件检索和：在文件和记录管理控制程序中，用户可以通过关键字或条件对文件和记录进行检索和。
通过高效的和检索功能，用户可以快速找到所需的文件和记录，提高工作效率。
3.文件版本控制：在工作中，文件的版本管理非常重要。
文件和记录管理控制程序可以对文件进行版本管理，保留不同版本的文件信息，方便用户对文件进行比较和回溯。
同时，用户也可以通过程序锁定文件，避免多人同时修改同一个文件而引发的冲突。
4.权限管理和安全性：文件和记录管理控制程序可以对文件和记录的访问权限进行管理。
通过设定合适的用户权限，可以确保文件和记录的安全性，防止未授权的用户访问和修改文件。
同时，程序还可以详细记录用户的操作日志，方便管理者对文件的使用情况进行监控和审计。
5.文件共享和协作：文件和记录管理控制程序可以实现多用户共享和协作。
用户可以通过程序共享文件给其他用户，方便多人协同办公。
程序还可以提供评论、审批等功能，方便用户之间的沟通和交流。
6.数据备份和恢复：文件和记录管理控制程序通常会自动进行数据备份，避免由于机器故障或数据丢失等原因导致文件和记录的丢失。
在需要时，用户可以通过程序进行数据恢复，保证数据的完整性和可靠性。
文件和记录管理控制程序的应用领域非常广泛，包括政府部门、企事业单位、学校、医院等各种组织和机构。
通过使用文件和记录管理控制程序，可以提高工作效率，减少纸质文件的使用和存储成本，同时提供更安全和可靠的文件管理解决方案。
文件及记录控制程序
1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图6 过程要点描述7、记录管理流程图9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：发行日期：2022年7月1 日版本： G0ABC XX QX XXXX XXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号9.1.2程序文件编码规则为：QP 0803程序文件号 (0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：XX / QP XXXX XXX各子公司标识/ 程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规则：XX / QPR XXXX － XXX各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“QM”9.1.6 程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头ABC集团有限公司（宋体小二加粗居中）文件及记录控制程序 (四号加粗居中)文件编号： QP0701（宋体5号）页数： 5/7（宋体5号）发行日期：2022年7月1日（宋体5号）版本： G0（宋体5号）9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）； 10.文件变更记录（表格形式）。
文件与记录管理程序
文件与记录管理程序在任何组织或企业中，文件与记录管理都是至关重要的环节。
它们不仅承载着企业的历史和当前活动，而且是未来决策和规划的基础。
本文将探讨文件与记录管理的程序，以及为何其对于组织的成功至关重要。
一、文件与记录管理的重要性1、法律法规遵守：文件和记录管理是遵守各种国家和地方法律法规的基础。
例如，财务记录需要符合税务法规，而健康和安全记录需要符合工作场所安全法规。
2、决策支持：文件和记录包含的信息可以为决策制定提供宝贵的数据。
例如，销售记录可以显示产品的销售趋势，从而为新产品开发和营销策略提供依据。
3、审计追踪：文件和记录是审计和财务审查的基础。
它们提供了交易活动的完整记录，使得审计员可以验证交易的准确性和合规性。
4、改进机会：通过对文件和记录的分析，可以发现流程中的瓶颈和问题，从而为改进和优化提供机会。
二、文件与记录管理程序1、文件分类与标识：根据文件的重要性和性质，对文件进行分类和标识。
这有助于在需要时快速找到关键文件。
2、文件存储与备份：采用适当的存储介质和方法来存储文件，并确保备份的安全性和可用性。
3、文件访问控制：为防止未经授权的访问，应对文件进行访问控制。
只有经过授权的人员才能访问敏感文件。
4、文件销毁与归档：定期对过期或不再需要的文件进行销毁，以保护敏感信息不被泄露。
同时，将重要文件归档以供未来参考。
5、记录管理：确保记录的准确性和完整性，遵循适当的记录保留政策，以避免数据丢失或不当修改。
6、电子文件安全：对于电子文件，应采取额外的安全措施，如加密和防火墙，以防止数据泄露和未经授权的访问。
7、培训与意识提升：定期为员工提供培训，提高他们对文件和记录管理的意识和技能。
8、定期审计：定期对文件和记录管理程序进行审计，以发现潜在的问题并采取纠正措施。
9、持续改进：根据审计结果和市场变化，不断优化文件和记录管理程序。
三、结论有效的文件与记录管理对于组织的成功至关重要。
它不仅有助于遵守法律法规，还能为决策提供支持，同时为审计提供追踪途径。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件在当今的组织运营中，文件和记录的有效管理至关重要。
它们不仅是组织决策的依据，也是追溯历史活动、证明合规性的重要证据。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，制定一套科学合理的管理控制程序文件是必不可少的。
一、目的本文件和记录管理控制程序的目的在于建立一套规范的流程和制度，以有效地管理组织内的各类文件和记录，确保其能够满足组织的运营需求、法规要求以及质量标准。
二、适用范围本程序适用于组织内所有部门和活动中产生的文件和记录，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、质量控制记录、客户信息记录等。
三、职责分工（一）文件和记录管理部门负责制定、修订和监督本程序的执行，统筹文件和记录的分类、编号、存储和检索系统的建立与维护。
（二）各部门负责本部门文件和记录的生成、收集、整理、归档和定期审查。
确保所产生的文件和记录符合规定的格式和内容要求，并按照规定的时间和流程进行移交和处理。
四、文件分类与编号（一）分类根据文件和记录的性质、用途和所属业务领域进行分类，例如可分为行政类、业务类、财务类、人力资源类等。
（二）编号为每一类文件和记录分配唯一的编号，编号规则应清晰明确，易于识别和检索。
编号可以包含分类代码、日期、流水号等元素，以确保唯一性和可追溯性。
五、文件和记录的生成（一）格式要求制定统一的文件格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等，确保文件的外观整洁、规范。
（二）内容要求文件和记录的内容应准确、清晰、完整，能够真实反映相关业务活动的情况。
避免使用模糊、含混或易产生歧义的语言。
（三）审批流程文件在发布前应经过适当的审批，审批人员应根据其职责和权限对文件的内容、格式和合规性进行审查，确保文件的质量和有效性。
六、文件和记录的存储（一）物理存储选择合适的存储设施，如文件柜、档案室等，确保存储环境安全、干燥、通风，并具备防火、防潮、防虫等措施。
（二）电子存储建立电子文档管理系统，对电子文件和记录进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序的主要作用是管理和控制不同类型的文件和
记录，包括文档、电子邮件、数据库记录、图像和音频文件等。
它可以通
过创建文件和记录的索引、目录和分类来组织和管理这些文件和记录，使
其更容易被找到和访问。
1.存储和保护：程序可以将文件和记录存储在安全的位置，通过访问
权限来保护敏感信息，防止未经授权的访问和修改。
2.检索和访问：程序可以通过关键字、日期、类型等条件进行高效的
检索和访问，使用户能够快速找到所需的文件和记录。
3.版本控制：程序可以跟踪和记录文件和记录的变更历史，包括修改、删除和添加等操作，以确保数据的完整性和一致性。
5.自动化流程：程序可以自动化文件和记录管理的流程，包括文件的
创建、审批、分发和归档等，减少人工操作和提高工作效率。
6.数据分析和报告：程序可以分析文件和记录的数据，生成各种报表
和图表，帮助用户更好地了解数据和做出决策。
7.备份和恢复：程序可以定期备份文件和记录的数据，并提供灾难恢
复和紧急响应功能，确保数据的安全性和可靠性。
8.审计和合规性：程序可以跟踪和记录用户对文件和记录的操作，包
括查看、修改和删除等，以便进行审计和合规性检查。
总之，文件和记录管理控制程序是一种重要的管理工具，可以帮助组
织和管理大量的文件和记录，提供方便和高效的查询和访问方法，确保文
件和记录的安全性和保密性。
通过使用文件和记录管理控制程序，组织可以实现更好的文件和记录管理，提高工作效率和质量，减少风险和成本。
文件及记录控制程序
修 订 日 期修 订 记 录修 订 内 容 页 次版 本受控文件章制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号 文件版本 生效日期 页 码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。
二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。
四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。
三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。
负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。
负责建立和维护文件和记录的管理台账。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。
负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。
四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。
外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。
非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。
五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。
系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。
可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。
2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。
编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。
2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。
审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。
3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。
文档记录管理制度
文档记录管理制度第一章总则第一条为了加强文档的管理，规范文档的使用，维护文档的完整性和安全性，提高文档的利用价值，特制定本制度。
第二条适用范围：本制度适用于所有使用、管理、维护本单位文档的部门及全体工作人员。
第三条文档管理的原则：规范、透明、严密、保密、高效、全面、可控。
第四条制度内容和管理职责均以书面制度形式存档，确保行为可追溯、责任可追究。
第五条本制度的解释权属于本单位文档管理委员会。
第二章文档管理基本要求第六条文档管理必须坚持“严格管理、创新应用、合理利用、依法保护”的原则。
第七条文档管理必须遵循“依照规定、归档有序、目录清晰、查询方便、查看便捷、借阅及时”的要求。
第八条单位文档的管理程序应按文件的保管期限和保管要求分级管理，确保文档的真实性和完整性。
第九条对文档的接收、传输、归档、查询、调阅等全过程进行记录，确保文档的可追溯性。
第十条对不符合规定的文档进行整改处理，对涉密文档和重要文档加强保密措施。
第十一条对单位文档进行分类编号，做到层次清晰，标识明确，使其易于查找。
第三章文档管理的流程第十二条单位文档首先要进行登记，登记时要记录文档的名称、编号、类型、保管单位、保管期限、存放位置等信息。
第十三条单位文档需经过审核后方可归档，审核时需核对文档的真实性和完整性。
第十四条单位文档存档后，需进行目录编制，确保文档的集中化管理和方便查询。
第十五条单位文档的调阅须经过相关部门批准，并留有记录，调阅后需及时归还，确保文档的安全性和保密性。
第十六条单位文档的传输需进行记录，并留有备份，确保传输过程的完整性和可控性。
第四章文档管理的责任第十七条对文档管理工作负有直接责任的单位领导要加强对文档管理工作的监督和指导。
第十八条各部门要设立文档管理岗位，明确工作职责，定期进行培训，提高文档管理工作的专业化水平。
第十九条文档管理员要具备相关岗位任职资格，遵守文档管理相关法律法规，加强工作纪律，确保文档管理工作的顺利进行。
公司文件记录管理制度
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。
2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。
本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。
3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。
5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。
5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。
6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。
体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。
b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。
文件控制程序及记录控制程序
文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。
这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。
2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。
它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。
3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。
它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。
4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。
5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。
它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。
记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。
它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。
记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。
它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。
2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。
它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。
3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。
它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。
4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。
试验室《程序文件》记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。
三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。
2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。
3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。
4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。
四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。
2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。
如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。
3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。
记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。
六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。
2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。
七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。
ISO27001-2022程序文件之记录管理程序
##有限公司信息安全管理体系文件程序文件汇编###-ISMS-0000-2023密级内部公开受控状态受控分发号01版本A/0编制：## 审核：## 批准：######-##-##发布 ####-##-##实施修改履历2、记录管理程序###-ISMS-0002-20231 目的为正确实施记录的标识、贮存、保护、保存期限和处置,以提供产品符合规定要求和信息安全管理体系有效运行的证据,实现其可追溯性和信息安全改进,特制订本程序。
2 范围适用于对信息安全管理体系所有记录的管理。
3 职责3.1综合部是记录的归口管理部门，负责信息安全管理体系记录的管理与控制。
3.2 相关部门负责主管业务范围内信息安全管理体系记录的编制、收集、保管和使用等工作。
4 程序4.1 记录的范围，包括所有与公司信息安全管理体系有关的记录及相关方的记录。
4.2 综合部根据程序文件的要求及各部门具体实施的需要，适当考虑现有记录的情况编制《记录一览表》。
4.3 记录的格式由使用部门设计，综合部统一审核，对管理内容相同的，力求统一。
4.4 所有记录均应编号标识，记录的编号如下：JL □□□□--□□记录顺序号文件类别和文件顺序号信息安全管理记录代号4.5记录的密级分类按《商业秘密管理程序》规定进行，涉密信息应将密级标识在记录上。
4.6 记录的填写必须实事求是，字迹清晰，按规定的份数及时传递，如发现错误应重新填写，不能随意涂改。
4.7 记录持有部门每月底对记录进行收集、整理，放在适当场所贮存，以防止破损丢失，且应便予存取和查阅。
4.8综合部根据记录的重要情况，规定各类记录的保存期限，并记入《记录一览表》。
如顾客有要求的，由顾客在合同中提出保存期限。
4.9 因工作需要借阅记录的，由借阅人提出申请，经得保管部门负责人同意方可借阅，借阅者在借阅期内，应妥善保管，并按期归还，如合同有规定，有关的记录应提供给顾客。
4.10 到期作废的记录，由持有部门填写《记录销毁记录》，综合部统一销毁。
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4.1受控文件：维持本公司社会责任管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由文控中心盖“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。
4.1.1用于指导本公司社会责任体系运行及操作的指导性文件，分四级：
a.一级文件：商业运作规范管理手册；
b.二级文件：程序文件；
c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等)；
-----------厂
文件记录管理程序
文件名称﹕文件记录管理程序
文件编号﹕-023
编写﹕日期﹕2011年06月27日
审核﹕日期﹕2011年06月27日
核准﹕日期﹕2011年06月27日
序号
修改单号
修改页码
页面修改情况
生效日期
核准人
2
3
4
5
6
7
8
9
10-29
1
新发布
20110627
史小玲
声明﹕◆批准人签字后、盖上受控印章后方可能视为有效；
5.4.3形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。
5.4.4经审批后的“受控文件变更/取消申请表”由文控中心保存，并执行5.3。
5.5文件与资料的存档、销毁。
5.5.1已发行的文件与资料的原稿（正本），均由文控员列册存档，保存的原版文件加盖“原版文件”章。
5.6文件与资料的使用和更新
5.6.1颁发有效版本文件时，必须同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登件，由使用人员填写“文件留用申请单”经部门主管同意，文控中心批准、备案后，在保留的失效版本上加盖“参考使用”章，作为特殊情况留用。
5.6.3文件使用部门因文件丢失、损坏、缺页等，可以用书面方式向文控中心申请，由文控员核实并对责任人按制度处罚后，予以补发。
7.8表格记录清单
7.9文件管制章样式
5.3.4发放的受控文件在封面盖“受控”章。
5.4文件与资料的修改和作废
5.4.1每年年底对商业运作规范管理手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。
5.4.2文件的修改，由申请修改的部门填写“受控文件变更/取消申请表”，报文控中心核准批，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。
5.5.2各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。
5.5.3现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件由使用部门集中保管。
5.5.4已作废的文件和资料由文控中心文控员负责收回，收回的失效文件需加盖“作废”章。
5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控员填写“文件记录销毁申请单”，经管理者代表批准后按规定程序销毁。
◆此为内部文件，未经许可不得翻印。
1.目的
对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。
2．适用范围
本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。
3．职责
3.1文控中心是文件与资料控制的管理部门。
3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。
5.6.4文件补发程序同5.3.3-5.3.4。
5.6.5文控中心资料室需准备一套文件与资料的副本，并加盖“副本”章。由文控员负责版本或修改版的及时更新。
5.6.6文控中心每年6月、12月底或文件专管人离职时，依据“受控文件签收记录”、“受控文件清单”核查现场使用的文件与资料是否完整、有效。
5.7外来文件的控制
部门管理文件
部门主管
文控中心
公司级管理文件
文控中心
总经理
5.2文件与资料的编号、版本号、修改状态号规则
5.2.1文件版本号用大写英文字母A、B、C……依次排序。
5.2.2文件修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、3……表示。
5.2.3文件与资料编号规则：
部门编号：
文控中心
DCC
最高管理者
CG
工程部
GC
财务部
AC
行政部
XZ
生产部
SC
管理者代表
MR
品质部
QC
采购部
CG
仓库
CD
5.3文件与资料的发布
5.3.1经批准的商业运作规范管理手册、程序文件、作业文件、社会责任记录表统一由文控员编目，并负责填制“受控文件清单”，报管理者代表审批发放。
5.3.2部门内部管理文件发放前，必须报总经理备案。
5.3.3所有经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必须在“受控文件签收记录”上签字。
5.8.2经批准可外发的文件，按照5.3.3执行。
5．9记录表单可以使用质量管理体系的相关表单。
6.相关文件
6.1《商业运作规范管理手册》
7.记录
7.1受控文件清单
7.2受控文件变更/取消申请表
7.3受控文件签收记录
7.4文件记录销毁申请单
7.5文件留用申请单
7.6外来文件管制表
7.7外来文件变更报告表
5.工作程序（附流程图）
5.1文件与资料的编制、批准
5.1.1商业运作规范管理手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。
5.1.2文件与资料审批：
文件类型
文件名称
初审
核准
受控文件
商业运作规范管理手册、程序文件
管理者代表
总经理
作业文件、社会责任记录
部门主管
管理者代表
非受控文件
5.7.4文控中心文控员每年至少全面核查一次被本公司利用的外来文件的版本变化情况，如有版本升级、变更等情况，需填写“外来文件变更报告表”，报请管理者代表批准后获取，并按照5.7.1-5.7.3管理。
5.8文件的对外控制
5.8.1一切文件(含受控文件和非受控文件)，未经总经理批准不得外发、外传、外借，不得查阅、复制、抄录。
5.7.1文控中心应将外来文件登录于“外来文件管制表”，并视类别填写送阅单，在文件上加盖“受控”章，分送给需要部门传阅，按规定时间及时回收。
5.7.2国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，文控中心需列册存档。
5.7.3外来文件由责任部门（使用部门）受控使用后，交文控中心文控员存档。
d.四级文件：社会责任记录格式。
4.1.2外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；国家颁布的有关政策、法规。
4.2非受控文件:社会责任文件的参考资料或与社会责任无直接关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
a.部门管理文件；
b.公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。