高效会议培训课件(PPT 49张)
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高效会议管理技巧培训课件课件
准时开始
会议应准时开始，避 免浪费时间等待迟到 者。
精简议程
会议议程应精简明确 ，避免无关紧要的话 题干扰会议进程。
充分讨论
与会者应有充分的机 会发表自己的观点和 意见，并就议题进行 深入讨论。
达成共识
会议应就所讨论的问 题达成共识，并制定 明确的行动计划。
会议管理的原则
01
02
03ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
04
准备充分
会议前应充分准备，了解会议 的目的、议程和参与人员。
讨论环节
鼓励与会者积极参与讨论，提出问题 和建议。
互动环节
通过游戏、小组讨论等方式，增加与 会者的参与度和互动性。
控制会议时间和节奏
时间管理
合理安排每个环节的时间，确保会议按时完成。
节奏控制
保持会议的节奏和氛围，避免过于拖沓或紧张。
确保会议记录和总结
会议记录
详细记录会议内容和讨论结果。
总结
在会议结束后，及时总结会议内容和成果，以便后续跟进和执行。
分析利弊和风险
通过收集信息、了解现状、分析影响 等步骤，深入理解待决策的问题。
对每个选项进行利弊分析，评估可能 的风险和回报。
列举所有选项
充分考虑各种可能的解决方案，列举 出所有可能的选项。
制定决策方案和计划
制定实施计划
根据分析结果，制定详细的实施 计划，包括明确的时间表、责任
人和所需资源。
制定应急预案
04
会议沟通技巧
倾听和理解观点
总结词：在会议中，有效的倾听和理解 他人的观点是建立良好沟通和关系的关 键。
情感管理：保持中立和客观，不过度反 应或批评发言者的观点，尊重他人的情 感和意见。
高效会议管理技巧培训课件PPT(共 66张)
20
三、会前准备工作
4、主持人会前六项准备工作 明确会议的主题 明确沟通的目标 设计会议的议程 预见可能的冲突 预见冲突的对策 进行SOWT分析
21
四、成功会议五个对策
只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议
一. 说好开场白 二. 合理分配会议时间 三. 控制会议进度 四. 有效达成会议决策和方法 五. 会议结束要总结
6. 情绪控制不好 7. 地点选择不当 8. 沟通时间过长 9. 人员选择不妥 10.不当讨论引导
29
2.会议有效沟通十大技巧
技技巧巧之之一一::防防止止沟沟通通漏漏斗斗
高效会议管理技巧
二○○七年十月七日 李思林
1
高效会议管理技巧
本课程的目的:
了解会议有关知识 掌握会议基本流程 分析低效会议原因 交流会议管理技巧 提升会议综合效率
2
高效会议管理技巧
会议需要管理吗?
经理级人员每周约花1/4的时间在开会上 中高层经理1周约2天；资深行政人员达1周4天
除一对一会议，三人以上会议平均占时最多
策略3： 控制会 议进度
25
四、成功会议五个对策
策略4： 达成会 议决议
1.用足够时间检 查讨论的困难
2.例举用图表提 方案进行讨论
3.客观比较各方 案的优劣
4.估计支持率 5.是否需要采集
新的资料
6.征求反方意见 7.主持人在中间
角度评估优劣 8.对提案进行必
要调整 9.当场对提案进
行表决 10.跟踪:负责人,
签到簿
是否准备席签
是否安排交通食宿
18
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
三、会前准备工作
3、会务筹备事项
是否预先发放资料
三、会前准备工作
4、主持人会前六项准备工作 明确会议的主题 明确沟通的目标 设计会议的议程 预见可能的冲突 预见冲突的对策 进行SOWT分析
21
四、成功会议五个对策
只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议
一. 说好开场白 二. 合理分配会议时间 三. 控制会议进度 四. 有效达成会议决策和方法 五. 会议结束要总结
6. 情绪控制不好 7. 地点选择不当 8. 沟通时间过长 9. 人员选择不妥 10.不当讨论引导
29
2.会议有效沟通十大技巧
技技巧巧之之一一::防防止止沟沟通通漏漏斗斗
高效会议管理技巧
二○○七年十月七日 李思林
1
高效会议管理技巧
本课程的目的:
了解会议有关知识 掌握会议基本流程 分析低效会议原因 交流会议管理技巧 提升会议综合效率
2
高效会议管理技巧
会议需要管理吗?
经理级人员每周约花1/4的时间在开会上 中高层经理1周约2天；资深行政人员达1周4天
除一对一会议，三人以上会议平均占时最多
策略3： 控制会 议进度
25
四、成功会议五个对策
策略4： 达成会 议决议
1.用足够时间检 查讨论的困难
2.例举用图表提 方案进行讨论
3.客观比较各方 案的优劣
4.估计支持率 5.是否需要采集
新的资料
6.征求反方意见 7.主持人在中间
角度评估优劣 8.对提案进行必
要调整 9.当场对提案进
行表决 10.跟踪:负责人,
签到簿
是否准备席签
是否安排交通食宿
18
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
三、会前准备工作
3、会务筹备事项
是否预先发放资料
高效会议培训课件(PPT 45张)
高效会议
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
高效会议开会秘诀PPT培训课件
会议
议 习
讨论、商议
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第5 页
01
会 议 概 述
什 么 是 会 议
第一节
会议起源
人类开会的历史可谓是源远流长。 公元前2198年，大禹在浙江绍兴的 会稽山召集了全国的部落首领，庆 功封爵并商讨全国的财政问题。据 说，会稽山原名茅山，因召开此会 而更名。 公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、 蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议 的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐 升高，齐国召开的国际会议的频率和规模 也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是 “文山会海”的祖师爷。
会议 成本
时间 成本
金钱 成本
效益 成本
机会 成本
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正文 . 第一章
第 13 页
01
会 议 概 述
会 议 的 成 本 分 析
第四节
时间 成本
时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会
者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。
而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。
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正文 . 第一章
第 11 页
01
会 议 概 述
会 议 的 成 本 分 析
第四节
先请各位管理者思考一下？
会议有哪些成本？
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正文 . 第一章
第 12 页
01
会 议 概 述
会 议 的 成 本 分 析
第四节
一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公 司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看， “文山会海”的成本是：
具体而言，57.4％的人每星期平均开会2次 以上。受访者中，40.8％的人是企业职员， 30％的人是事业单位员工，12.9％的人是政 府机关工作人员。另外，只有不到三成的白 领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大 多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变 成职场“恐会族”。
高效会议管理培训ppt完整版x
高效会议管理培训
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
高效会议管理培训课件PPT(共 53张)
参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力。
会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果
的和结果
通知所有的参会者。
实施有效会议的四个环节
4 记录
1 方面的规范 2、固定的会议流程规范 3、会议本身要遵守的规则
称“电梯演讲”。
会议需要管理 吗？会议管理还需
要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
PART 1 企业和部门会议中存在的问题及原因分析
• 1、企业会议常见的问题： 参而不议，议而不决， 决而不行，行而无果
高效会议管理
禅宗心印
这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗 故事
难因是日本一位有名的禅师，有一天，有一 位游方弟子来向他请教禅的真谛。难因与他 聊了一会儿后请他喝茶。他向那弟子的茶杯 里不断地倒水，水杯满了，他还是在倒，水 都溢了出来。弟子感到非常惊讶，问难因： “师傅，水已经满了，倒不进去了。”
•点明困难所在 •发现问题与找寻解决办法 •决定问题的轻重缓急 •引导众人集思广益发觉新 点子 •排除团体间的异议 •厘清解决步骤与划分责任 归属
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类
预防性管理措施
时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能
会议一般应安排在周二至周四上午或者下午 两点半以后，避免安排在周一或周五。
高效会议接待培训讲义PPT(共 49张)
叉于身后。
2019/9/4
女士站ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ基本要求
身体立直， 抬头、挺胸、收腹， 下颌微收，双目平视， 两脚成“V”字型，膝和脚
后跟尽量靠拢，两脚尖张开 距离为两拳， 双手自然放下或交叉
2019/9/4
男士坐姿基本要求
上体挺直、胸部挺起， 两肩放松、脖子挺直， 下颌微收，双目平视， 两脚分开、不超肩宽、两脚
2019/9/4
接待
2019/9/4
报到时
2019/9/4
引导时
2019/9/4
接送时
2019/9/4
宴会时
2019/9/4
协调时
2019/9/4
大 留 和 灵
会后收尾
2019/9/4
会后扫尾－拿下最后三分
2019/9/4
2019/9/4
•
10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。
•
11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。
•
12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。
•
13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。
•
14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。
•
15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!
2019/9/4
女士站ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ基本要求
身体立直， 抬头、挺胸、收腹， 下颌微收，双目平视， 两脚成“V”字型，膝和脚
后跟尽量靠拢，两脚尖张开 距离为两拳， 双手自然放下或交叉
2019/9/4
男士坐姿基本要求
上体挺直、胸部挺起， 两肩放松、脖子挺直， 下颌微收，双目平视， 两脚分开、不超肩宽、两脚
2019/9/4
接待
2019/9/4
报到时
2019/9/4
引导时
2019/9/4
接送时
2019/9/4
宴会时
2019/9/4
协调时
2019/9/4
大 留 和 灵
会后收尾
2019/9/4
会后扫尾－拿下最后三分
2019/9/4
2019/9/4
•
10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。
•
11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。
•
12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。
•
13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。
•
14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。
•
15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!
高效的会议培训课件(PPT 77张)
• 会议是一种群体沟通的方式
会议的目的
• 开展有效的沟通 • 传达资讯 • 监督员工、协调矛盾 • 达成协议与解决问题 • 资源共享 • 开发创意 • 激励士气 • 巩固主管地位
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
会议效率不高的原因及具体表现：
项 次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） 原因
时间
地点 开会对象的选择 主持人的技能 参会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、目的 和结果
具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥 肠辘辘，无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频 繁打断，无法正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些 可有可无的参加者。 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会 者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不 知如何引退，致使会议失败。 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会 议拖沓而无成效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽 然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣 告失败。
时下有一句很流行的话——“最近比较 烦”，对太多像小王一样的职场人士来说， 这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所 以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫 无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长 时间，即使有决议，质量也很低”，简而言 之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效 率不高的原因就显得格外重要。
会议本身要遵守的规则（一）
1、所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人， 以找出最适宜所有参会人的开会时间。 2、超过1小时的会议要有书面的通知
3、所有参会者都要有准备发言的心态
会议的目的
• 开展有效的沟通 • 传达资讯 • 监督员工、协调矛盾 • 达成协议与解决问题 • 资源共享 • 开发创意 • 激励士气 • 巩固主管地位
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
会议效率不高的原因及具体表现：
项 次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） 原因
时间
地点 开会对象的选择 主持人的技能 参会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、目的 和结果
具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥 肠辘辘，无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频 繁打断，无法正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些 可有可无的参加者。 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会 者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不 知如何引退，致使会议失败。 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会 议拖沓而无成效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽 然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣 告失败。
时下有一句很流行的话——“最近比较 烦”，对太多像小王一样的职场人士来说， 这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所 以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫 无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长 时间，即使有决议，质量也很低”，简而言 之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效 率不高的原因就显得格外重要。
会议本身要遵守的规则（一）
1、所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人， 以找出最适宜所有参会人的开会时间。 2、超过1小时的会议要有书面的通知
3、所有参会者都要有准备发言的心态
高效会议管理培训ppt课件
会议场地的布置
中央政治局常委（9人）来我们公司视察，您如何安排座位？
会议主持人职责
参会者职责
时间 开会前
开会中
开会后
参会者的责任 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 做好在会议中尽量表达的心理准备 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成 分配给自己的任务如何完成
比较以下会议图片，我们缺什么Fra bibliotek1、外界干扰。
2、与会者发言离题。 【比如经营问题、管理问题、以及我们今天说的会议问题。
2、不能对决议事项进行有效追踪。 －－摘自：哈佛经理手册
3、主持人出难题。 如何做会前准备，如何开始会议，
他山之石－调研会议议程 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。
公司会议个人体会
3、会议之后没有对会上达成事宜确认和后 续相关落实、检查的说明。
4、讨论问题，编于完美，希望面面俱到都 能满足，但执行就很困难，一定要遵循人们 对事务认识从模糊到清晰的过程，执行改善 也是一样。
会议管理制度参考 导读
实践是检验真理的唯一标准
谢谢观看！
➢能够因参与会议而获得好处的人 【新人培养】
会议时间的选择
➢会议时间必须包括起止时间 ➢会议时间以不超过一个半小时为佳
会议地点的选择
➢一般性的会议或是为时较短的会议， 原则上应在与会者办公室附近召开；
➢特别重要的会议或是为时较长的会议， 则应选择远离与会者办公室的地方召开。
议程的指定
➢按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序
6、资料不充足，却贸然决策。
高效会议管理培训课件(共 55张PPT)
20
会议后导致失败的原因
21
五、如何开成功会议
22
避免会议的五“不”现象
23
会议效率不高的原因及具体表 现
项目 1 2 3 4 5 6 7 时间 地点 原因 具体表现 即将午餐的时间，每个人饥肠辘辘无心开会 会议设在经理办公室，时常被打断
开会对象选择 该来的不来，可不该来的都来了 主持人的技能 缺乏影响力，说服力，被与会者牵着鼻子走无法实 现会议意图 与会者的技能 发言混乱，既不知如何表意，也不足如何引退 会议的准备工 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓没 作 有成效 开会的原因目 会议进行中发行皆不明确，使会议毫无意义、宣告 的和结果 失败
24
预防会议效率不高的管理
项目 1 时间 原因 具体表现 会议一般安排在周二到周四上午或下午2： 30后，避免周一到周五
2
3
地点
开会对象选择
会议室尽量安排在一个封闭会议室内， 且最后围着圆桌进行
事先必须提前通知出席会议的人，且分 为参加者、旁听者和可选择者
4
5 6 7
主持人的技能
与会者的技能 会议的准备工作 开会的原因目的和结果
51
改变旧习惯
写下想改变的习惯 写下你的目标 列出习惯带来的问题 列出习惯带来的好处 奖励自己 坚持21天 回顾新的习惯行为
52
让优秀成为你的职业习惯
学习知识并在实践中反复 不断练习，把习惯变成技 巧及行为。
53
提问&讨论?
结束 谢谢!
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35
七、会议控制与冲突
少数人冲突怎么办？ 会议中出现冲突怎么办？
高效会议管理技巧教材ppt
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
主持人作为矛盾调停者的失败表现
❖听完陈述后，就没词了 ❖向双方之一表示赞同 ❖阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 ❖认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 ❖建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 ❖引导双方攻击你 ❖缩小问题的严重性 ❖换话题 ❖当双方争执时，表达不愉快的情绪
会议记录的10大建议
❖重要的会议应该进行录音
❖定期召开的会议不用录音 ❖会议记录内容全面而准确
❖多数会议指定记录者
❖会议结束后整理会议内容
❖记录者的笔记流畅不失真 ❖会议记录应有组织的整理
❖会议记录者的责ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ更全面 ❖与主席共同修正错误部分
❖将会议记录发送给与会者
团队会议的误区
社会性懈怠 团体思维 团体极化
参会者的守则和责任
❖ 会前充分准备 ❖ 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 ❖ 以解决问题为己任 ❖ 开放的心态，摒除部门之见 ❖ 尽可能多的获取信息 ❖ 耐心聆听，尊重他人的意见 ❖ 勇于发言，言之有物 ❖ 不隐善扬恶，不人身攻击 ❖ 避免不当的肢体语言 ❖ 会后总结
如何处理会议中的冲突
➢竞争（暴力） ➢协作
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
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对低效率会议的抱怨
美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开 会的原因有：
跑题： 83% 准备不足： 77% 低效率： 74%
缺乏倾听： 68%
会议长度： 60% 缺乏参与： 51%
低效率会议的高成本
研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高 级管理人员甚至达到50% 低效率会议掠夺你的时间 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 ＝ ？ 你主持的低效率会议掠夺别人的时间
记录人
笔录会议决议 备份会议记录
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议，你是否完成了：
主持人的任务 协助人的任务
记录人的任务
会议准备5WIH
WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW
以下情况，开会是种资源的浪费
主持人没有时间为会议作充分准备 与会者没有时间为会议作充分准备 必要人物不能出席 会议没有时间对问题展开讨论 书面形式比开会更有效
6-2 会议的基本步骤
Step3 征求方案 ・・・・・・征集意见、商讨方案
信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
WHAT：议什么？
WHAT：议程
“会议讨论什么主题？” “议程有哪些？” “每项议题的时间分配？”
制订议程注意事项
议程应提前分发，使与会者有备而来 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题
用一个比喻形容参加会议的心情
用一个比喻形容主持会议的心情
界定“会议”
三人以上 聚在一起 展开有组织的讨论 有效达到明确目的
会议和渠道沟通
沟通渠道
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
优点
可以利用现场气氛 双向沟通 集思广益 可当场看到对方的身体语言 方便 双向沟通 费用低廉 传播范围广 完整全面 可以事前充分准备 生动形象，视觉冲击力强，印象深 内容伸缩性强，可重复使用
通过语调完成的
是通过所使用的言辞传达的
开会具有电子邮件、电话、信函等方式 不可比拟的优势
会议的作用
发放消息型 Presentation Meeting 互通消息型 Information Sharing Meeting 解决问题型
信息沟通类
Problem-solving Meeting
重要议题应留有充分时间
常规议题先讨论 (时间简短) 重要议题之间应穿插一些简单议题
一次会议不要安排太多重要议题
会前合理划分每个议题的◇ ◇
议题：关于「沟通技巧」培训的企划 目的：构筑整体的培训内容 出席者： 日時：
◇
場所：
时间 9：00-9：30 会议项目 ◇该培训所被期待发挥的作用 ・ ◇与沟通技巧相关的能力要件确认 ・ ◇今后的实施日程 ・ ×× ○○ △△ 担当
完成会议既定的目标
会议要素--会议程序
有完整的会议过程，以便有效完成会议任务
会议要素--会议成员
充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛
会议要素--会议角色
主持人
完成会议讨论任务 确保会议达到预期 目的 确保高质量讨论内 容
协助人
监控会议程序 贯彻会议规则/纪律 确保与会者平等参与
做出决定型 Decision-making Meeting
会议的作用
决策讨论类
会议是由哪些要素组成的？
会议三维立体图
会议任务
会议程序
会议成员 会议成员--会议角色
会议要素--会议三维立体图
会议任务 Task 会议程序 Process 会议成员 People
会议要素--会议任务
低效率会议 ＝ “犯罪”
先开一个会 Things in Common
议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点
目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟 通和关系的建立
地点：XX会议室 时间：8分钟
主持人：志愿者
记录人：志愿者 阐述人：志愿者
课前热身回顾
是什么行为和心态导致你们的讨论结果
缺点
面子作用 传达范围有限 须事先准备 有可能出现混乱局面 可能误解 看不到非语言的反馈 看不见非语言信息 反馈慢 须多重审核 不能及时获取反馈 制作时间及成本相对高 需要专业人员协助
会议的独特优势
在有效沟通中，所传递的信息
55%
是通过身体语言传达的
38％
7％
达成共识
Step5
Closing
6. 高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Opening ・・・・・・阐明会谈内容和目的
・对出席者表示感谢
・说明会谈的目的和重要性
・说明议题的讨论进程（时间分配等）
Step2 把握状况
・确认背景状况 ・寻求补充信息
・・・・・・说明详细的相关信息
・总结
6. 高效会议
WHEN&WHERE：何时何地？
WHEN，WHERE
“何时开会最有效达到会议目的”
“在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”
WHEN&WHERE：何时何地？
避免：
在用餐时间开讨论决策型会议
在临近下班时间仓促开会
在刚上班时间开会 在大家疲劳时间开会 没有及时提前通知会议时间与地点 在嘈杂地点开会
你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。
WHY：会议的目的
WHY
“会议的具体目的是什么？”
会议主题≠会议目的！
会议目的：通过开会预期达到的结果 会议主题：会议讨论的核心议题
WHO：谁？
WHO：关键人物
“谁参加？”
“每个成员的独特作用”
考虑因素：
职位
会议中发挥的作用 会后发挥的作用
HOW：怎么议？
HOW 用什么方法
“如何让大家作最好准备？” “哪些内容需提前通知？”
“会议规则有哪些？”
6.高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Step2 Step3 Step4 Opening 把握状况 征求意见、方案 阐明会议内容、目的 介绍详细的相关信息 寻求意见、商讨方案 就结论和执行方法 达成一致 回顾会议内容 确定跟进方法
美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开 会的原因有：
跑题： 83% 准备不足： 77% 低效率： 74%
缺乏倾听： 68%
会议长度： 60% 缺乏参与： 51%
低效率会议的高成本
研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高 级管理人员甚至达到50% 低效率会议掠夺你的时间 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 ＝ ？ 你主持的低效率会议掠夺别人的时间
记录人
笔录会议决议 备份会议记录
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议，你是否完成了：
主持人的任务 协助人的任务
记录人的任务
会议准备5WIH
WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW
以下情况，开会是种资源的浪费
主持人没有时间为会议作充分准备 与会者没有时间为会议作充分准备 必要人物不能出席 会议没有时间对问题展开讨论 书面形式比开会更有效
6-2 会议的基本步骤
Step3 征求方案 ・・・・・・征集意见、商讨方案
信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
WHAT：议什么？
WHAT：议程
“会议讨论什么主题？” “议程有哪些？” “每项议题的时间分配？”
制订议程注意事项
议程应提前分发，使与会者有备而来 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题
用一个比喻形容参加会议的心情
用一个比喻形容主持会议的心情
界定“会议”
三人以上 聚在一起 展开有组织的讨论 有效达到明确目的
会议和渠道沟通
沟通渠道
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
优点
可以利用现场气氛 双向沟通 集思广益 可当场看到对方的身体语言 方便 双向沟通 费用低廉 传播范围广 完整全面 可以事前充分准备 生动形象，视觉冲击力强，印象深 内容伸缩性强，可重复使用
通过语调完成的
是通过所使用的言辞传达的
开会具有电子邮件、电话、信函等方式 不可比拟的优势
会议的作用
发放消息型 Presentation Meeting 互通消息型 Information Sharing Meeting 解决问题型
信息沟通类
Problem-solving Meeting
重要议题应留有充分时间
常规议题先讨论 (时间简短) 重要议题之间应穿插一些简单议题
一次会议不要安排太多重要议题
会前合理划分每个议题的◇ ◇
议题：关于「沟通技巧」培训的企划 目的：构筑整体的培训内容 出席者： 日時：
◇
場所：
时间 9：00-9：30 会议项目 ◇该培训所被期待发挥的作用 ・ ◇与沟通技巧相关的能力要件确认 ・ ◇今后的实施日程 ・ ×× ○○ △△ 担当
完成会议既定的目标
会议要素--会议程序
有完整的会议过程，以便有效完成会议任务
会议要素--会议成员
充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛
会议要素--会议角色
主持人
完成会议讨论任务 确保会议达到预期 目的 确保高质量讨论内 容
协助人
监控会议程序 贯彻会议规则/纪律 确保与会者平等参与
做出决定型 Decision-making Meeting
会议的作用
决策讨论类
会议是由哪些要素组成的？
会议三维立体图
会议任务
会议程序
会议成员 会议成员--会议角色
会议要素--会议三维立体图
会议任务 Task 会议程序 Process 会议成员 People
会议要素--会议任务
低效率会议 ＝ “犯罪”
先开一个会 Things in Common
议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点
目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟 通和关系的建立
地点：XX会议室 时间：8分钟
主持人：志愿者
记录人：志愿者 阐述人：志愿者
课前热身回顾
是什么行为和心态导致你们的讨论结果
缺点
面子作用 传达范围有限 须事先准备 有可能出现混乱局面 可能误解 看不到非语言的反馈 看不见非语言信息 反馈慢 须多重审核 不能及时获取反馈 制作时间及成本相对高 需要专业人员协助
会议的独特优势
在有效沟通中，所传递的信息
55%
是通过身体语言传达的
38％
7％
达成共识
Step5
Closing
6. 高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Opening ・・・・・・阐明会谈内容和目的
・对出席者表示感谢
・说明会谈的目的和重要性
・说明议题的讨论进程（时间分配等）
Step2 把握状况
・确认背景状况 ・寻求补充信息
・・・・・・说明详细的相关信息
・总结
6. 高效会议
WHEN&WHERE：何时何地？
WHEN，WHERE
“何时开会最有效达到会议目的”
“在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”
WHEN&WHERE：何时何地？
避免：
在用餐时间开讨论决策型会议
在临近下班时间仓促开会
在刚上班时间开会 在大家疲劳时间开会 没有及时提前通知会议时间与地点 在嘈杂地点开会
你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。
WHY：会议的目的
WHY
“会议的具体目的是什么？”
会议主题≠会议目的！
会议目的：通过开会预期达到的结果 会议主题：会议讨论的核心议题
WHO：谁？
WHO：关键人物
“谁参加？”
“每个成员的独特作用”
考虑因素：
职位
会议中发挥的作用 会后发挥的作用
HOW：怎么议？
HOW 用什么方法
“如何让大家作最好准备？” “哪些内容需提前通知？”
“会议规则有哪些？”
6.高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Step2 Step3 Step4 Opening 把握状况 征求意见、方案 阐明会议内容、目的 介绍详细的相关信息 寻求意见、商讨方案 就结论和执行方法 达成一致 回顾会议内容 确定跟进方法