第七章 会展的法律与风险管理

第六章会展的法律与风险管理第一节会展涉及的法律问题会展项目大多数都存在产生过失行为的隐患，这种过失行为将使会展组织者卷入诉讼官司中。

由于职业管理的活动数量不断地增多，有关会展的法律、规章制度和风险管理越来越受到重视。

在我国和其他国家举办国内展时，都需要得到某些官方机构的批准和许可。

会展的规模越大，出席人数越多，官方关注的程度一般也就越高。

从风险管理的目的看，有四点：保护自己的合法权益；遵守伦理道德惯例；对项目利益相关人提供安全和保障；保护投资者的利益。

要想使会展不受任何干扰、平稳而不间断地举行，首先需要制备完善的合同，了解需要申领的许可证和执照，并执行其他有关的法律规定。

一、会展的合同拟制合同或协议的形式多种多样，会展组织者应在签订和履行合同之前，请经验丰富的律师审核这些标准协议。

1.合同类型（1）设备合同在会展举办前，组织者需要与某些设备商签订租赁或买卖合同，如同声翻译设备、影响设备、录像设备等，必须明确陈述全部当事人的具体责任，如设备的数量、安装、调试与使用、服务人员与方式、付款方式、可能出现的冲突等，保证全部当事人的利益。

（2）场地使用合同会展举办方必须对场地各方面的条件和情况熟悉，通过签订一定的使用合同，保证场地设施设备的安全性。

（3）赞助合同通过明确双方的责任和义务来体现双赢。

（4）比赛合同一般由参赛的双方或多方签订，合同内容包括地点、日期、时间、报酬、转播权、赠券、故意不履行的终止条款与补偿等。

而且，比赛合同牵涉的内容比较多，如设备租赁合同、赞助协议等。

（5）演出合同对演出节目和时间、地点安排、甲乙双方责任、承担费用、违约责任等做出明确描述。

（6）商品合同对商品的交货时间、质量、数量、包装、安全使用的方式、保质期等明确责任。

（7）分包管理合同涉及食品供应、卫生的清洁、物品的运输等方面的合同。

（8）附件主协议的附属文件。

（9）其它协议：咨询协议、雇佣协议、酒店合同、参展者合同、非竞争协议、赞助协议、经销商协议、订货单。

2.合同或协议中的关键要素（1）当事方的名称：甲方、乙方。

（2）报价：一方向另一方提供的服务或产品的价格。

（3）要约：明确规定的一方按照接受的价格向另一方提供的标的物。

（4）接受：双方接受报价后，签署这份协议。

（5）其他要素：条件条款：支付价款的方式和时间，预付款支付，及其作为信用资金或作为现金返还的规定。

活动组织的取消：活动取消时，在何种情况下可以取消活动义务，以及处罚的规定。

不可抗力：按照条款，一项活动在发生不可抗力后被取消，任何一方都不得受到处罚。

仲裁：双方在无法达到一致情况下，使用仲裁的方式来取代法律性的判决，解决纠纷所花费用要比传统的诉讼方式少得多。

名称登载：规定娱乐表演者名称在广告中登载方式。

时间要素：协议在规定时间内签署方能生效。

转让：规定不得把合同转让给其他方的条款。

保险：对合同双方投保及保险品种和金额的规定。

免责：任何一方发生过失，过失方同意保护对方免受伤害，并且不因此受到处罚。

声誉：会展举行期间，各方都将尽力维护和保护对方的声誉，使其免受损害。

协议结尾：所有当事方对本协议的各项内容充分理解和认可。

二、许可证和执照1.许可证只有领取到政府机构签发的许可证，才能在会展中从事某些行为。

常见的许可证有：彩票、食品、场所使用、停车、公共集会、公园使用、焰火、户外广告、交通封闭、公共场所悬挂标语和旗帜、高空气球等。

在申领许可证之前，应该查明许可证颁发机构都需要会展组织者提供哪些文件，以及收费方式。

例如：《营业性演出许可证》的申领（1）办事依据（2）申领范围（3）申领条件（4）申领程序（5）年度审验2.执照执照是政府机构、或一个公共尸体同意活动组织经理人从事一项特定行为的证明。

在一些司法权管辖地，许可证和执照之间几乎没有什么区别。

一般来说，申领执照的要求更严格，在执照颁发前需要提供资质鉴定证明等文件。

会展活动有时还需要申领临时执照。

3.合同、许可证和执照三者之间的协同关系不少会展需要同时申领许可证和执照。

而举办会展要申领的许可证和执照的种类更多。

会展企业经理人不仅要清楚地了解，而且善于利用合同、许可证和执照三者之间生成的优势。

这三份文件是会展职业化运作的基本工具。

在编制一份协议时，要提前明确谁负责申领特别许可证和执照并支付申领费用，然后把这一条写进协议中。

如果没有对谁负责申领特别许可证和执照并支付申领费用做出明确规定，很有可能造成会展运作中断，并使各个利益关系人之间发生纠纷。

在合同、许可证和执照中包含了法律、伦理道德和风险管理等许多衍生物。

为了使它们在相互撞击中产生正面效应，会展组织经理人必须积极地与相关的发证机构保持交流沟通，同时，还要制订以及执行有效的协议。

三、管理会展的规章制度1.北京大型社会活动安全管理条例（1）使用范围：文艺演出、体育比赛、展览展销、招聘会、庙会、灯会、游园会等群体活动。

（2）对单场次参加人数一千以上的大型活动实行安全许可。

（3）公安机关是会展安全许可的实施机关，对大型活动的安全实施监督管理，政府的其他有关部门也对会展的安全工作实施监督管理。

（4）安全管理包括：安全职责、安全许可、安全规范和法律责任。

2.会展活动审批制度部分大型活动（面向社会的活动）应当在活动开展得20日前书面申请至公安机关，公安机关接到书面申请后的20日内作出许可与否的决定。

第二节会展的风险管理（一）会展风险管理概述1.风险风险是指具有不确定性的时间和情况，一旦发生就会对项目目标产生积极的或消极的影响。

一般，风险多强调负偏离或消极影响，是预期损失、损失发生的不确定性、损失发生的概率及其后果的函数。

风险可以预见、减轻和规避。

会展尤其容易受到风险的影响。

在会展领域中，风险指的是会展没有达到预期目标的可能性。

特定的场地、拥挤的人群、新雇的工作人员和志愿人员、大量设备的运输、狂欢气氛，这些都是危险潜在的地方。

那些忽视风险防范管理的会展管理者将会招致危险，并缩短自己的会展管理生涯。

对潜在危险进行谨慎评估并采取预防措施是风险管理的基础。

风险并不一定会造成伤害。

当一个会展主办单位赢得了该活动的主办权时，原因之一就是别的公司可能会认为主办这个会展风险过高。

风险是商业企业的基石，不冒风险也就不存在竞争优势，不冒风险也就不存在走钢丝和极限运动。

一个会展的特殊性，部分就在于它的风险性——以前无人尝试过。

风险具有阶段性，不同的风险存在于活动的某一阶段；对活动项目关系人具有不同的意义，或财产损失，或生命损失。

风险类型：（1）政治文化和宗教民俗约束风险会展主题对举办地和目标观众的社会意识形态、社会道德规范、宗教民俗习惯考虑不周，造成的民族矛盾、政治对抗、局部战争等风险。

（2）法律政策约束风险会展超出法律允许的范围以及相关部门的授权和许可，涉及行业不正当竞争等行为所带来的风险。

（3）商业运作风险在市场运作过程中，履行主办方义务、合同义务时，产生的资源风险、技术风险、人员风险、时间风险、财务风险、经营风险、信用风险、销售风险、品牌风险等。

（4）健康和安全风险自然灾害和意外事故导致的组织者、临时工作人员、嘉宾、演出人员和观众的人身伤害。

在1982年的世界杯足球决赛中，西德队负于意大利队，西德人掀起了长达数月的“狂热运动”，到处砸带有意大利牌照的汽车；1985年5月份，欧洲冠军杯比赛期间，仅在这一个月内就发生了9次“足球战争”。

另外在限时抢购等活动中，也易因争抢等引发大规模的伤亡事故。

我国的一些大城市都出现过赛事风波，如北京的519事件。

（5）不可抗力风险海啸、地震、飓风、雷雨、疫病暴发等。

法国空军“法兰西巡逻兵”飞行表演队的飞行表演因天气情况不好被取消。

2003年国际足联女子足球世界杯原计划在中国举行，但由于中国一些城市出现“非典”疫情，不得不改变赛址，移师美国。

我国的赛事组织单位由于对国际赛事的风险管理认识不足，以至于遭受到重大的损失，而且无法按照国际惯例获得保险赔偿等应该获得的利益。

（6）人群聚集风险由于人群的固有特征，人员及人群之间不可避免出现的不安全行为有可能引发事故。

如大型体育活动中由于双方的支持者发生争执，引发的人群骚乱。

2002年5月31日至6月30日在韩国和日本举行的第17届世界杯足球赛，31天内，仅在韩国就有800名运动员参赛，参与报道的新闻记者有1万名，后勤人员约1.6万名，还有数以万计的球迷。

2005年日本爱知世博会，原本预计参观人次1500万，但实际达到2200万，原先估计每天参观人数最多不会超过20万，但实际上单日参观人数最多达到了28万。

人群拥挤已经成为大型社会经营活动的一个普遍现象。

在2002年7月21日，北京华联商厦呼和浩特联锁店开业首日，就因为商家宣传过于火爆，现场群众近10万余人，结果有20多人被挤踩受伤；2003年1月16日上午，北京华联超市包头友谊店开业典礼上，由于现场群众达数万人，大家争相进入超市，发生严重挤压事故，当场2人死亡，15人重伤。

有些会展的策划很疯狂。

会展中拥挤人群的顺畅管理受到许多因素的影响。

第一个面临的风险就是对会展参与人员数目的正确估计。

无论采取何种场地设计方案，过多的参与者都会造成会展资源的极度紧张。

即使是免费举办的会展，如果参与人数过少也会影响整个会展的既定目标。

对拥挤人群的管理也包括对听众类型和行为标准的管理。

对风险管理来说，利用在进行会展之前发布正确的信息做好参加人数的预计工作。

（7）酗酒风险会展风险可以有多种类型，如，宴会上拥挤的年轻人集聚在一起狂饮白酒，造成的影响足以使一次活动被迫取消。

对饮酒风险的管理过程将渗入某些会展的方方面面，如限制售票数量、提前关闭旅店、增加保安和对某些地区实行宵禁。

（8）环境污染风险现代会展所引起的环境问题越来越得到全体社会的广泛关注。

环境问题也是一个风险问题。

这里既存在很危险的风险，如污染，危险物的溢出、倾倒和泄漏，也存在一些间接风险，而这些风险能够通过废弃物的回收、水和能源的保护来降至最低。

根据会展的项目生命周期的不同，环境控制的优先级和影响也不同。

2.风险管理风险管理是对由于突发的、非预期的特殊事件或故意侵权事件所造成的人员、财务的风险的不确定性进行预测、识别、分析、评估和有效处理和控制，以最低成本为会展的顺利完成提供安全保障的过程。

风险管理包括采用与任何会展、仪式或过程相关的，确认、评估、预警、监控和传达风险的系统方法，这些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低会展的损失，并增加成功的概率。

风险管理不仅要发现机会，还要避免或减轻损失。

风险管理的重点在于预测与避免。

会展管理中的各个部分都存在潜在风险。

（票务管理）2月18日至2月24日，北京11个区县春节期间举办17项99场次大型活动。

警方已经对每一场庙会都进行了风险预测，并且与主办单位已经制定了安保方案和应急处置预案。