天顿培训教材

池州学院经济贸易制第三章账套管理系统3.1 账套管理系统简介天顿信息管理系统的任何业务操作，如账务、工资、固定资产、应收应付等都以账套为最基础的管理单位。

我们把某个核算单位的一个会计年度的全部会计资料集合起来存放在一个数据库中，称之为“账套”，根据财务管理的明细及复杂程度不同，企业也可以将业务拆分成多个账套进行分别核算，如图3-1所示。

图3-1 账套管理列表天顿账套管理系统是新建、修改和删除账套，对现存账套进行管理和维护的操作平台，它是整个信息管理系统应用的起点。

3.2 新账套的建立运行账套管理程序，在[文件]菜单中选择“新增账套”或点击工具栏上“新增”按钮，弹出“核算单位账套设置”对话框，如图3-2所示。

图3-2 核算单位账套设置将账套的初始信息按实际情况逐项填入后即可，各项信息分别为：1．编号标识账套在管理系统中的顺序，字母和数字均可，其信息长度不超过10个字符。

账套编号不能重复。

鉴于天顿信息管理系统在同一台数据库服务器上最多允许建立999个账套，所以为了便于记忆，一般我们可以将账套编号用3为数字表示，如“004”等。

2．名称即账套的名称，可以根据账套的特征来填写，不超过32个字符，如“演示账套”等。

账套名称不等于单位名称。

3．单位全称即填写单位的全称，不超过32个字符，如“杭州天顿信息科技有限公司”等。

4．行业类型不同行业类型的企业所使用的会计制度不同，相应地会计科目也不同。

系统会根据新建账套时用户为核算单位选择的行业类型来预置基础信息。

账套管理系统提供了“行政”、“事业”、“股份制”等18类行业模板，这里用户只需按实际情况选择即可。

5．账套类型系统按账套的性质将它们分为标准账套、查询账套、合并账套三类，用户根据实际情况选择，一般情况下选“标准账套”即可。

6．建账日期账套建立日期，一般为账套所属会计年度的第一天，天顿信息管理系统教学版将建账日期限定为“2002年1月1日”。

7．系统主管即负责整个账套全面管理的主管人员的登录账号。

主管人员拥有对账套的所有业务操作权限，并且负责分配账套内其他一般操作账号的权限。

上述七项信息填写完毕，点击[确定]按钮，系统会自动根据所收集的信息初始化账套数据库。

建账完成后，系统账套列表中将出现新的账套记录。

3.3 账套管理新账套建立后，还可以通过账套管理系统对现存的账套进行修改、删除等操作，以及建立新年度账、结转上年数据、账套间数据复制、生成合并账套等对账套进行管理。

一、修改账套账套一经建立，其中很多信息已经被系统初始化，所以大多数的账套信息是不能修改的，我们所能做的修改仅仅是“账套编号”、“账套名称”和“单位全称”等有限的几项信息。

在账套管理系统中点击[编辑]菜单下的[修改]按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的[修改]按钮，将弹出“核算单位账套设置”窗口，如图3-3所示。

图3-3 核算单位账套设置窗口中“编号”、“名称”、“单位全称”信息修改后，点击[确定]按钮即可保存。

其余部分为不可修改信息（显示为灰色）。

二、删除账套删除账套是将账套数据库从服务器上彻底除去，是一个不可逆的过程，所以需要谨慎操作。

一般建议用户在作删除操作前先备份数据库。

在账套管理系统中点击[编辑]菜单下的[删除]按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的[删除]按钮，将弹出提示窗口，如图3-4所示。

图3-4 删除账套前的提示确认无误后，点击“是”按钮，账套将立即被删除。

点击“否”将退出删除操作程序。

注意：账套被删除前应停止所有客户端程序对该账套的操作。

三、新建年度账账套是以会计年度划分的。

当一个会计年度结束时，为了对当前年度财务总体情况加以统计，应及时对该账套结账，并建立新年度账套以供下个会计年度继续使用。

在账套管理系统中首先选中需要新建年度账的账套，点击[年度账]菜单下的[建立新年度账]按钮，系统将根据当前选中账套的基础信息自动弹出新建账套的对话框，并提示确认，如下图3-5所示。

图3-5建立新年度账新年度账套编号仍然为“001”以示与原账套在内容上的承启关系，账套名称自动以“XXXX年度账”提示，单位全称、企业类型、系统主管等信息保持不变，而账套类型变为“年度账”，相应地建账日期变为下一会计年度的第一天。

上述各项信息也可以手工修改。

点击[确认]按钮，系统开始创建新账套的进程，点击[取消]按钮则退出当前窗口。

四、结转上年数据由账套管理系统生成的新年度账套里面最初只包含按要求预置的会计基础信息，并没有上一会计年度的余额数据。

我们可以通过“结转上年数据”这个功能使同一核算单位的上下年度数据联系起来。

结转上年数据具体可以分为：总账、固定资产、工资等模块数据结转。

在账套管理系统中选择需要结转的新年度数据库，然后点击[年度账]菜单下的[结转上年数据]，选择要结转的模块，如“总账数据结转”、“固定资产结转”等，即可完成相应的数据结转步骤。

如果对已结转过上年数据的账套进行再次结转，则余额数据会以新结转的数据为准，前一次结转数据将被覆盖，所以“结转上年数据”功能操作时应谨慎。

五、账套间数据复制系统支持结构类似的两个账套之间的数据复制，即凭证的复制，一般可在账套进行合并时使用。

复制分为两种情况：一种是所有凭证复制，另一种是根据条件筛选的部分凭证复制，两者功能相似，主要的差别在于复制的范围不同，下面以后者为例介绍。

在账套管理系统中首先选中凭证复制的目的账套，然后点击[合并账套]菜单下的[复制凭证]按钮，弹出复制源账套的选择窗口，如图3-6所示图3-6凭证复制账套选择选择复制的源账套后，点击[下一步]按钮，在弹出的凭证筛选窗口中设置组合条件，其中日期为必选项目，其他条件用户可根据实际情况进行设置。

如图3-7所示。

图3-7 凭证条件筛选在筛选所得的凭证列表中选择要复制的凭证，可以按[全选]按钮选择所有凭证，也可在相应的凭证前打勾，光标移动到各条记录，可以在窗体的下部显示该凭证的详细分录信息。

如图3-8所示。

图3-8 复制凭证列表点击[下一步]按钮，系统将提示复制的源账套与目的账套之间的凭证类型，以及会计科目、辅助核算信息一一对应，再点击[下一步]按钮，系统提示确认账套复制后，我们此次所复制的凭证会以全部未保存的状态存在，如图3-9 所示。

图3-9 账套凭证复制保存界面如果需要修改的话，应点击[修改]按钮，将凭证设置为可修改的状态；如果不需要作出修改，可以点击[全存]按钮保存所有复制的凭证，或者点击[保存]按钮和翻页按钮来对凭证单张保存。

3.4 账套维护会计软件及其数据文件，作为会计电算化明确要求的会计资料的一部分，其正确性和完整性尤其需要我们重点关注。

所谓账套维护工作是指运用天顿账套管理系统对各账套数据库进行备份、恢复以及升级等一系列操作，是数据维护人员经常需要操作的内容。

注意：账套维护工作应在数据库服务器上完成。

一、备份数据库在账套管理系统中首先选择需要备份的账套，然后点击[应用]菜单下[备份数据库] 按钮，弹出数据库备份界面如下图3-10所示。

图3-10 数据库备份界面系统将默认以所备份账套的“单位名称”+“账套名称”+“当前系统日期”为备份文件的全名，备份路径默认为“D:\databak”。

以上的备份参数可以人工修改。

点击[确认]按钮可以将开始备份进程，点击[取消]将退出。

二、恢复数据库点击账套管理系统中[应用]菜单下[备份数据库]按钮，弹出数据库恢复源文件选择界面如下图3-11所示。

图3-11 数据库恢复源文件选择界面首先从窗口左侧选择账套数据库备份文件所在的文件夹，（系统会从默认备份路径中查找，用户可以根据实际情况更改备份文件所在的驱动器和文件夹），然后选中所要恢复的备份文件。

点击[下一步]按钮，弹出数据库恢复目的文件夹选择界面如下图3-12所示。

图3-12 数据库恢复目的文件夹选择界面系统将默认数据库文件恢复至“D:\datasql”目录下，用户可以人工修改此路径。

因为数据库备份时已经将一些账套基本信息写入备份文件内，所以数据库恢复后形成的账套名由系统管理，一般为“原备份账套名”+“恢复”，比如“测试账套恢复”等。

从数据安全的角度考虑，数据库恢复并不是对当前数据库的覆盖，而是用备份文件重新生成一个新的数据库。

三、升级数据库天顿信息管理系统软件升级后，为了使数据库和软件在版本功能上保持一致，要将数据库进行升级更新。

数据库升级分两步：第一步，将从软件供应商处取得的升级文件复制到软件安装目录下指定文件夹中，比如X:\天顿信息管理系统\天顿账套管理\files\（X 为天顿信息管理系统的安装盘符）。

第二步，在账套管理系统中选中需要升级的账套，点击[应用]菜单下[升级数据库]按钮即可。

升级数据库需要花费较长的时间，并且有一定的风险，所以操作时需谨慎，建议先做数据库备份操作。

【小结】本章介绍了《天顿信息管理系统V3.0》系统中账套管理子系统的功能和用法，包括如何新建、修改和删除账套，账套间的数据复制以及会计年度之间的数据接转，还有对账套数据库的备份、恢复和升级操作的方法。

本章的重点是如何建账。

第四章账务处理系统4.1 业务流程目前，较常见的会计电算化软件品牌很多，它们的操作大同小异。

天顿账务处理系统的工作流程如图4-1所示。

图4-1财务系统工作流程图4.2 系统初始一、基础设置在刚开始使用账务处理系统时，应先进行以下初始录入工作：（1）操作员及权限：对本单位财务人员的分工和权限进行设置（2）分级设置：由于系统中各项目的录入都采用分级核算，因此，在系统初始时，您应对系统将要用到的一些项目的编码级次及每级位数进行定义，以便录入各类信息的目录。

（3）会计科目：会计科目采用分级录入方式，使用前用户应先将已整理好的会计科目录入到系统中。

（4）各辅助核算项目：如果您的单位有较多的往来业务、有较多的部门或需对一些特殊业务进行项目核算，那么，录入会计科目后，还应录入单位往来目录、部门目录、个人目录、项目目录等等。

（5）外币及汇率：如果您的企业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。

（6）期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户此时的余额和年初到此时的借、贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。

若有辅助核算，还应输入各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应录入各部门的期初余额。

（7）凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。

如：收款凭证、付款凭证、转账凭证。

凭证类别可根据需要进行设置。

二、分级设置分级设置用于对会计科目、往来单位、部门、项目、现金流量等基础信息的编码进行不同级次的长度控制。

三、结算方式设置结算方式设置用于设置银行结算方式，如现金支票、转账支票、汇票、电汇、委托收款单等。

四、单位往来辅助核算设置单位往来设置用于设置辅助科目——往来单位的信息，该信息设置采用分级设置，编码方案遵循[分级设置] 中的设置。