再议文件生命周期理论在电子文件时代的适用性

再议文件生命周期理论在电子文件时代的适用性作者：黄新荣何晓东来源：《档案与建设》2018年第01期[摘要]文章对文件生命周期理论的相关问题进行了进一步探讨，提出：电子文件的运动以业务流程为基础，整个运动过程是单向线性的，无论是实践中，还是逻辑上都不存在“逆向运动”；电子文件与纸质文件在本质上都是一样的，即代表业务活动的法定权威，针对个体文件，强调文件运动整体性与阶段性统一的文件生命周期理论在电子文件时代依旧适用；在具体的业务活动中，OA系统与档案管理系统共同支撑着文件生命周期理论的实践与应用。

[关键词]文件生命周期电子文件文件运动[分类号]G270Reconsider the Applicability of Theory of Record’s Life Cycle in the Era of Electronic Records Huang Xinrong， He Xiaodong（School of Public Management of Northwest University，Xi’a n， Shanxi， 710127）Abstract：This paper discusses the related issues of the theory of record’s life cycle，and points out that the movement of electronic records is based on the business process.The whole process of motion is unidirectional and linearity， whether it is in practically or logically. Electronic records and paper documents are same in nature， and both of them represent the legal authority of business activities and emphasize the unification of the integrity and stage of the movement of records， so the theory of record’s life cycle is still applicable in the era of electronic records.In specific business activities， the office automation system and the record management system support the practice and application of the theory of record’s life cycle together.Keywords：Record’s Life Cycle； Electronic Records； Movement of Electronic Records网络时代到来，电子文件替代纸质文件成为主要的办公和信息传输形式，以数字形式为主的管理模式成为未来文档管理的主要趋势似乎也已经明朗化。

美国、澳大利亚等国家均已确立了“国家电子文件管理”的战略地位，我国上海自贸区依托其政策优势，也展开了电子文件归档和电子档案“单套制”的管理模式探索[1]。

文件生命周期理论是文件运动的基本理论，关于其对电子文件管理适用性的探讨依旧存有分歧，而且存在许多曲解文件生命周期理论的言论，这些争论影响着实践部门的工作。

本人与学生封玮的文章《电子文件会作“逆向运动”吗——兼论文件生命周期理论对电子文件的适用性》发表后，屈洁莹同学发表了《电子文件运动若干问题探讨——与黄新荣教授等商榷》，肯定了本人文章中一些基本观点，同时也指出了其中的不足，让本人深受启发。

本人与学生在课堂上就有关问题进行了讨论，觉得还有必要通过阐释文件生命周期理论的真正内涵，分析电子文件运动规律与特点，以正确认识文件生命周期理论在电子文件时代的地位与作用。

1电子文件运动及其“逆向运动”与“跳跃运动”1.1文件运动文件作为社会实践活动中具体业务工作的副产品，其作用与价值的发挥依赖于组织机构的业务活动。

在描述文件运动时，是否将其与具体的业务活动联系起来会形成对“文件运动”的两种完全不同的理解：其一，将文件运动从其具体的业务活动中抽象出来的概念性运动，即文件生命周期理论所描述的“文件运动”，由文件内在的价值变化驱动文件的运动，文件在不同的运动阶段呈现出不同的价值表现；其二，将文件运动与具体业务活动联系来描述的“文件运动”，其典型的观点如“文件的横向运动”，即“文件在横跨两个先后开展的、不同且又相关的社会实践活动间所能发生的运动情形。

”[2]文件运动规律的研究所要揭示的应当是各种文件运动现象所表现出的具有一般性、普遍性的规律，对于文件运动的理解显然应该从抽象的、概念的层面去思考。

如果将文件运动放在具体的社会实践或业务活动中去阐述，以文档管理与应用中的实例揭示文件运动内涵，很容易将其限定在具体的活动范围之内而使其缺乏普遍的适用性与解释力，因此，对于“文件运动”的内涵应该从其内在价值变化规律性的角度去理解。

1.2电子文件“逆向运动”与“跳跃运动”的思考国内大部分学者持有文件生命周期理论在电子文件时代不再适用的观点，其基本论据都是基于电子文件与纸质文件的特性不同，而其中最重要的两个观点，一是电子文件存在“逆向运动”，二是电子文件存在“跳跃运动”，颠覆了文件生命周期理论所描述的线性运动。

然而，电子文件存在“逆向运动”与“跳跃运动”的论断是否真的能站得住脚呢？（1）基于实践的思考。

根据文件生命周期理论所划分的文件管理环节，电子文件将在业务系统、电子文件管理系统、电子档案管理系统中依次流转[3]。

在实际活动中，由于电子文件的可复制性，往往多点保存，即业务部门在将电子文件归档之后，依旧保存着电子文件的复件，因此在其产生利用该电子文件的需求时，可以直接在业务系统中获取并利用该电子文件，但该电子文件的业务流程并没有发生变化，业务部门利用该电子文件，要么是以该文件中的内容作为处理事务的参考，要么是在该文件的基础上形成一份新的电子文件，发起一个新的电子文件业务流程，如图1所示。

在日常工作中，由于前一份电子文件对业务部门产生的作用与价值而致使这一电子文件利用过程往往被误认为是其“逆向运动”。

事实上，前一份电子文件完成归档流程，即意味着文件的控制权、管理权向档案管理部门移交[4]。

归档之后，业务部门再次利用该电子文件，要么是属于档案利用行为，电子文件发挥其参考、凭证价值；要么是在新的实践活动或业务活动中，由业务活动赋予新的职能或价值而开始一个新的业务流程，形成新的电子文件运动过程，即使两个业务活动的内容、流程完全一样，但由于时间的原因，这两个业务活动也是两个完整而独立的过程。

其前后所产生的两份电子文件所反映的是两个过程，不能因为后一份文件使用了前一份文件的内容就论断电子文件存在“逆向运动”。

电子文件存在信息易更改性、信息与特定载体的可分离性等特性，在电子文件的管理中，要求进行全程管理与前端控制以保证电子文件的连续性与真实性，对于重要的电子文件会采取提前归档、备份等措施。

对于将原本处于文件管理流程后端的归档行为提前到文件管理前端的做法，并不意味着电子文件运动发生“跳跃”，电子文件的运动阶段并不等同于电子文件管理阶段，提前归档仅仅是管理形式上的提前，其目的是为了保证有重要价值的电子文件不会因其他因素而导致丢失，但提前归档并没有改变电子文件运动，因为电子文件运动是由电子文件内在的价值驱动的，而非由具体的保管形式、管理环节决定。

（2）基于逻辑的思考。

电子文件的产生和纸质文件一样，是由其所反映的具体的业务活动所决定的。

作为业务工作的副产品，它记录了业务过程和活动经历，其内在的价值亦是由业务流程决定，业务流程的改变必然引起电子文件内在价值的变化，进而影响电子文件的运动。

业务流程实质上决定了电子文件内在价值变化的逻辑状况，而其价值变化呈现在电子文件运动中即运动的阶段性。

因此，业务流程是电子文件运动的基础。

在具体的业务工作中，业务的流程是不可逆的，已经完成的工作不可能重来，记录工作活动的文件也无法撤销[5]。

而由业务流程所决定的电子文件，作为一种法定权威的代表，必然和业务流程一样，都要向前运动，而不会发生所谓的“逆向运动”。

1.3电子文件运动过程与电子文件管理过程的区分如前文所述，电子文件的运动阶段并不等同于电子文件管理阶段。

对于这两个概念的混淆往往导致人们将电子文件管理中具体管理过程或阶段当作客观的电子文件运动进行分析与研究。

尽管电子文件运动与电子文件管理阶段存在着一定程度的联系，但二者的区别是明确且显著的。

电子文件的运动是由其内在的价值变化而导致的客观运动[6]，其运动阶段反映的是其不同的内在价值；而电子文件管理过程所反映的，或者说处理的是电子文件的保管、安全性、连续性等问题。

电子文件的运动不会因电子文件管理阶段的变化而改变，相反，理想的电子文件管理模式下，电子文件管理阶段的划分应遵循电子文件运动的规律，以保证电子文件管理的合理性。

2对文件生命周期理论内容的理解2.1文件生命周期理论针对个体文件的运动文件生命周期理论所描述的文件运动过程呈现出单向线性运动，其揭示的是个体（单份）文件从产生到永久归档保存或销毁这一完整的运动过程，考量的是个体文件在时间轴上运动变化的特点。

对于一系列文件所构成的整体文件的运动规律及文件间的相互联系等并不属于文件生命周期理论所揭示的内容范围。

对于文件价值与其形成者、形成活动、保管过程之间的有机联系，以及这些要素在时空变化过程中的多维联系的揭示是由文件连续体理论完成的。

文件连续体理论关注的是文件之间的有机联系以及作为整体的系列文件的价值，而文件生命周期理论关注的是个体文件的运动过程。

两者之间有很大的差异，各自站在不同的层面审视文件的运动过程及其价值的实现。

概念层面的个体文件的运动，具体到实际工作中，则与业务活动紧密相连，由一个个业务活动产生了一份份文件，因而文件生命周期理论所描述的文件运动对于业务活动的依赖使得文件生命周期理论具有很强的应用理论色彩。

2.2文件生命周期理论强调整体性与阶段性的统一整体性指文件（狭义）与档案是一体的，两者的运动过程是连续的，档案由文件转化而来，二者共同构成了文件（广义的文件，即大文件）的外延，从文件（狭义）形成到其归档保管或销毁是一个完整的线性过程，如同生命的历程一样。